www.antique-slotmachines.net : Exposed: Top Internet Casinos.              

  d9e5a92d

Оптимизация бизнес процессов. Улучшение административных бизнес-процессов

Вот уже более 150 лет руководство и сотрудники компаний во всем мире увлечены идеей улучшения деятельности организации. Необходимость в улучшении значительно усилилась в последнее время в связи с ускорением технологического прогресса, открывшем для мирового рынка компьютеры, спутниковую связь и самолеты. Страны, рассчитывавшие на то, что огромные водные пространства и большие расстояния защитят их от иностранной конкуренции, стали первыми жертвами этих изменений. Ответственные в первую очередь перед инвесторами, корпорации покинули свои родные страны и перенесли значительную часть своей деятельности в другие, более «дешевые» и гостеприимные. Они воспользовались преимуществами, которые дают невысокие требования в области охраны окружающей среды, дешевый труд и рабочая сила, охотно жертвующая собственными удовольствиями ради того, чтобы полностью посвятить себя работе.

Высокая мобильность мирового бизнеса привела к значительным переменам в организационной стратегии. Чертежи, законченные в 5 часов вечера в немецком городе Майнц, за считанные минуты могут быть переправлены в Китай, где модель будет собрана и протестирована за несколько часов. Результаты тестов немецкий проектировщик сможет получить уже в начале своего рабочего дня в 9 часов утра.

Организации осознали, что в этом быстро меняющемся мире страны с дешевой рабочей силой захватят львиную долю рынка, если представи­тели развитых стран не будут опережать развивающиеся страны по эффективности. Рабочим развитых стран угрожало значительное снижение уровня жизни в случае, если они не повысят производительность и не улуч­шат качество производимой продукции в такой степени, чтобы результат был аналогичен или даже лучше, чем в развивающихся странах. Осозна­ние этого факта породило первую волну программ по улучшению каче­ства в 80-х и 90-х. Эти программы сфокусированные на устранении де­фектов и на постоянном повышении качества были направлены на улуч­шение выполнения сотрудниками своих задач с целью достижения «нуле­вого уровня дефектов».

 

Эта работа заключалась в следующем:

Проведение командного мозгового штурма для определения проблем

Подготовка диаграмм Парето для приоритизации проблем

Вовлечение сотрудников

Заявления о миссии качества

Построение древовидных диаграмм для помощи в определении источников возникновения проблем

Общие программы корректировки действия

Регулярный контроль процессов, используемый для определения причин отклонений


Предисловие 2
Предисловие 3
Предисловие 4
Предисловие 5

Улучшение административных бизнес-процессов
Основные процессы
Административные бизнес-процессы
Система
Улучшение бизнес-процесса
Подходы к улучшению бизнес-процессов
FAST (Методика быстрого анализа решения)
Бенчмаркинг процесса
Перепроектирование процесса (Концентрированное улучшение)
Реинжениринг процесса

Задача № 1. Анализ общей картины.
Задача № 2. Теория единиц.
Задача № 3. Имитация процесса.
Задача № 4. Моделирование процесса.

Влияние различных подходов к улучшению бизнес-процессов
Постоянное улучшение (Процесс постоянного улучшения)

Документирование, анализ и разработка улучшенного административного бизнес-процесса
Документирование, анализ и разработка улучшенного административного бизнес-процесса 2

Новые международные стандарты фокусируются на процессах
Выбор подходящих методик
Внедрение документирования, анализа и разработки проектов для административных бизнес-процессов

Управление организационными изменениями
Управление организационными изменениями 2

Роль информационной технологии в улучшении административных бизнес-процессов

Организация улучшения процесса
Организация улучшения процесса 2

Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов
Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов 2

Лидер проекта
Команда по улучшению процесса -команда, работающая над проектом
Контактные группы
План проекта

Предложение по проекту
Предложение по проекту 2

Разработка проекта
Определение деталей проекта
Определение стандартов документирования
Определение порядка подходов и установка приоритетов при документировании и анализе процессов
Определение лиц, ответственных за выполнение мероприятий
Управление подготовкой и обучением
Представление проекта организации
Составление детального плана проекта
Методы планирования и мониторинга

Подробный календарный план
Подробный календарный план 2
Подробный календарный план 3

План работ
План работ 2
План работ 3
План работ 4
План работ 5

Финансовый план

План управления организационными изменениями
План управления организационными изменениями 2

Согласование культуры организации

Улучшенные показатели деятельности
Улучшенные показатели деятельности 2
Улучшенные показатели деятельности 3
Улучшенные показатели деятельности 4
Улучшенные показатели деятельности 5
Улучшенные показатели деятельности 6

Мониторинг прогресса и затрат
Мониторинг прогресса и затрат 2

Условия успешного выполнения проекта
Условия успешного выполнения проекта 2

10 фундаментальных приемов (инструментов)
10 усложненных приемов улучшения бизнес-процессов
Выбор подхода
Документирование процессов
Инвентаризация существующей документации
Изучение текущих процедур
Документирование в соответствии с выбранными методиками
Обеспечение обратной связи с вовлеченными лицами и получение их одобрения
Введение описаний процесса в набор документов

Выбор окончательных целей и методик анализа
Определение целей документирования процессов
Понимание административных бизнес-процессов
Основа для анализа и оценки административных бизнес-процессов
Передача знаний
Факторы документирования

Характер процедур
Элемент времени
Документы
Информация
Географическое месторасположение
Местоположение организации
Отделы и сотрудники
Периодичность
Методика

Уровень детализации документации
Уровень детализации документации 2

Определение масштаба и уровня детализации на практике
Факторы и уровень детализации: в теории и в практике
Критерии выбора методик документирования
Цели и факторы
Удобство для пользователя
Заранее проведенное документирование
Удобство эксплуатации
Трудоёмкость

Субъективность
Характеристики методик документирования
Свободные схемы
Поймет ли это читатель, или нужен текст с пояснениями?
Связанные схемы
Рекомендации по использованию методик схематического изображения
Обсуждение выбранных методик документирования
Схема организационной структуры
Принципиальная схема административного бизнес-процесса
Иерархическая схема

Общая схема процесса
Детальная схема процесса
Схема инструкций
Схема управления формами
Схема обращения форм
Бухгалтерская диаграмма

Разработка набора методик документирования
Разработка набора методик документирования 2

Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены выбранной методикой документирования?

Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 2
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 3

Какие методики документирования подходят для каких целей?
Какие методики документирования могут быть скомбинированы (набор методик документирования)?
Обзорные методики, которые обеспечивают понимание всего административного бизнес-процесса

Набор методик документирования: пример часто используемых комбинаций
Набор методик документирования 2

Определение возможностей для улучшений
Проведение анализа
Обсуждение результатов анализа с вовлеченными сотрудниками

Предоставление отчета команде по управлению проектом
Предоставление отчета команде по управлению проектом 2

Причины дефектов административных бизнес-процессов

Эффективность управления информацией
Эффективность управления информацией 2
Эффективность управления информацией 3
Эффективность управления информацией 4
Эффективность управления информацией 5

Результативность и эффективность файлов данных
Оценка результативности эффективности дизайна отдельных файлов

Оценка эффективности организации файлов, используемых одним или несколькими административными бизнес-процессами
Оценка эффективности организации файлов 2

Анализ своевременности выполнения и длительности цикла
Анализ своевременности выполнения и длительности цикла 2

Анализ своевременности выполнения процессов

Оптимизация бизнес процессов. Анализ своевременности выполнения процессов

Хотя средние данные по процессу являются хорошей отправной точ­кой, основная связанная с процессом проблема не всегда основывается на средних величинах. Часто, основываясь на средней длительности цикла можно потерять покупателей, так как фактическая длительность цикла, может оказаться больше средней. Это означает, что собранные данные должны включать в себя распределение нормативов и процент элемен­тов, которые проходят через повторяющиеся циклы. Это позволит осу­ществлять такие меры, как расчет и анализ сигмы длительностей цикла. Для оказания помощи в проведении расчетов, связанных с некоторыми сложностями процессов и соответствующих им данных, создаются ком­пьютерные модели процессов. Типичные коммерческие программы, ко­торые могут помочь при проведении этих расчетов - программы, предос­тавляемые компаниями EDGE Software Pleasanton, штат Калифорния и Pro-Model в Ореме, штат Юта (для более подробной информации о моде­лировании см. Главу 5). Если процесс должен быть завершен к определен­ной дате, то необходимо подсчитать, сколько раз норма превышалась из-за задержки с запуском процесса и сколько раз норма превышалась из-за запаздывания с обработкой.

Анализ времени может также проводиться путем наблюдения за про­цессом, который еще требует завершения. Этот метод должен использо­ваться в тех случаях, когда либо исходные документы, либо данные, со­держащиеся в этих документах, недоступны.


Наблюдение и документирование могут проводиться при помощи:

Сотрудников, занятых в административном бизнес-процессе.

Независимого, специально назначенного наблюдателя (только если интервал времени между началом и окончанием процесса не очень долгий).

Другими сотрудниками или отделами, участвующими или не участвующими в реальном процессе.

 

Объективность наблюдения можно гарантировать в том случае, если результаты изучения не будут напрямую влиять на сотрудника, непосред­ственно участвующего в процессе, или если он не будет иметь возможно­сти повлиять на них.

Анализ должен принимать во внимание структуру сезонных колеба­ний, касающуюся обрабатываемых объемов информации. Количество новых приемов на работу, заказов и т. д., которое должно быть обрабо­тано, может колебаться по неделям или месяцам в соответствии со струк­турой сезонных колебаний; таким образом может оказаться необходимым разбить исследование случайной выборки по неделям и месяцам. Затем по завершению рабочего цикла должны быть объяснены одноразовые задержки. На Рисунке 4.Н приведен пример возможных результатов ана­лиза времени.


Методики анализа длительности цикла
Методики анализа длительности цикла 2
Методики анализа длительности цикла 3

Взаимоотношения мероприятий и функций в рамках административной организации
Категории

Результативность и эффективность маршрутизации административных бизнес-процессов
Результативность и эффективность маршрутизации 2

Определение точности и тщательности операций по обработке данных
Определение точности и тщательности операций по обработке данных 2
Определение точности и тщательности операций по обработке данных 3

Оценка организации системы внутреннего контроля

Функциональное разделение 
Функциональное разделение 2 

Функционирование системы внутреннего контроля
Эффективность административных бизнес-процессов
Использование преимуществ возможностей стандартизации
Оборудование
Выявление дублирующих и избыточных процедур и мероприятий
Эффективность и производительность применяемых инструментов
Реорганизация документов и форм
Оценка возможностей автоматизации административных бизнес-процессов
Оптимизация уровня использования административных технических инструментов
Анализ административных бизнес-процессов
Ограничение возможностей для анализа из-за методологии документирования

Различия в сути целей анализа
Различия в сути целей анализа 2

Возможности для улучшения
Автоматизированные инструменты
Проектирование нового административного бизнес-процесса
Утверждение предложения у ответственных сотрудников.
Методы, технологии и документация при проектировании административных бизнес-процессов

Мероприятие 1: Определение начальной позиции организации
Мероприятие 1 (2)

Управление
Организационная структура
Мероприятие 2: Определение применения информации

Требуемая информация
Требуемая информация 2
Требуемая информация 3
Требуемая информация 4

Диапазон качества необходимой информации
Цели и средства информационного управления
Мероприятие 3: Проектирование логической структуры
Иерархический обзор административных бизнес-процессов

Связи между моделью данных и административными бизнес-процессами
Связи между моделью данных и административными бизнес-процессами 2

Другие элементы процессов
Мероприятие 4: Проектирование физической структуры

Распределение мероприятий по организационным единицам
Распределение мероприятий по организационным единицам 2

Определение последовательности мероприятий в процессе

Определение необходимых файлов данных и форм
Определение необходимых файлов данных и форм 2

Определение детализации процесса, нацеленного на будущее
Вычисление затрат и длительности цикла
Внесение изменений в административные бизнес-процессы
Формулировка принципов

Определение сущности модификаций
Определение сущности модификаций 2

Утверждение нацеленного на будущее решения
Наилучшее по ценности нацеленное на будущее решение
Задание детализации
Проектирование административного бизнес-процесса и разработка системы

Реализация решений, направленных на будущее
Реализация решений, направленных на будущее 2

Мероприятие 1: Формирование команды по внедрению нацеленного на будущее решения
Мероприятие 2: Разработка плана внедрения
6.4 Мероприятие 3: Внедрение плана на первые 90 дней
6.5 Мероприятие 4: Внедрение долгосрочных улучшений
Мероприятие 5: Измерение и составление отчета по результатам улучшения
Мероприятие 6: Проведение периодических обзоров
Мероприятие 7: Сравнение результатов с целями
Мероприятие 8: Поощрение членов команды
Выводы
Управление административными бизнес-процессами для постоянного улучшения

Документация проекта
Документация проекта 2

Документация административной организации

Содержание и компоновка
Содержание и компоновка 2
Содержание и компоновка 3

Структура Справочника по административной организации
Структура Справочника 2
Структура Справочника 3

Инструкции для Справочника по административной организации
Инструкции для Справочника 2
Инструкции для Справочника 3

Компьютеризация Справочника по административной организации
Компьютеризация Справочника 2
Компьютеризация Справочника  3

Ответственность за административную организацию
Финансовая служба и административная организация
Менеджер по информации и административная организация

Разделение функций
Разделение функций 2
Разделение функций 3

Заключение
Схема организационной структуры

Свойства
Свойства 2

Правила
Правила 2
Правила 3

Горизонтальная схема
Схема принципов административных бизнес-процессов

Свойства
Свойства 2

Правила
Примеры
Схема иерархического обзора

Свойства
Свойства 2

Схема общего обзора процессов и подразделений
Свойства

Правила
Правила 2
Правила 3

Общая схема процесса

Свойства
Свойства 2
Свойства 3

Правила
Детальная схема процесса

Свойства
Свойства 2
Свойства 3

Правила
Правила 2

Схема инструкций

Свойства
Свойства 2

Правила
Правила 2

Схема правления формами

Свойства
Свойства 2
Свойства 3
Свойства 4

Правила
Символы и их использование
Схема движения форм

Свойства
Свойства 2
Свойства 3
Свойства 4

Правила
Правила 2

Схема системы бухгалтерского учета

Правила
Правила 2
Правила 3

там
Учебник по Corel Painter 8.0 там