Вот уже более 150 лет руководство и сотрудники компаний во всем мире увлечены идеей улучшения деятельности организации. Необходимость в улучшении значительно усилилась в последнее время в связи с ускорением технологического прогресса, открывшем для мирового рынка компьютеры, спутниковую связь и самолеты. Страны, рассчитывавшие на то, что огромные водные пространства и большие расстояния защитят их от иностранной конкуренции, стали первыми жертвами этих изменений. Ответственные в первую очередь перед инвесторами, корпорации покинули свои родные страны и перенесли значительную часть своей деятельности в другие, более «дешевые» и гостеприимные. Они воспользовались преимуществами, которые дают невысокие требования в области охраны окружающей среды, дешевый труд и рабочая сила, охотно жертвующая собственными удовольствиями ради того, чтобы полностью посвятить себя работе.
Высокая мобильность мирового бизнеса привела к значительным переменам в организационной стратегии. Чертежи, законченные в 5 часов вечера в немецком городе Майнц, за считанные минуты могут быть переправлены в Китай, где модель будет собрана и протестирована за несколько часов. Результаты тестов немецкий проектировщик сможет получить уже в начале своего рабочего дня в 9 часов утра.
Организации осознали, что в этом быстро меняющемся мире страны с дешевой рабочей силой захватят львиную долю рынка, если представители развитых стран не будут опережать развивающиеся страны по эффективности. Рабочим развитых стран угрожало значительное снижение уровня жизни в случае, если они не повысят производительность и не улучшат качество производимой продукции в такой степени, чтобы результат был аналогичен или даже лучше, чем в развивающихся странах. Осознание этого факта породило первую волну программ по улучшению качества в 80-х и 90-х. Эти программы сфокусированные на устранении дефектов и на постоянном повышении качества были направлены на улучшение выполнения сотрудниками своих задач с целью достижения «нулевого уровня дефектов».
Эта работа заключалась в следующем:
Проведение командного мозгового штурма для определения проблем
Подготовка диаграмм Парето для приоритизации проблем
Вовлечение сотрудников
Заявления о миссии качества
Построение древовидных диаграмм для помощи в определении источников возникновения проблем
Общие программы корректировки действия
Регулярный контроль процессов, используемый для определения причин отклонений
-
Предисловие 2
Минимизация затрат на хранение путем применения методов формирования запасов just-in-time и непрерывного производства Подход постоянного улучшения оказался очень эффективным. Прекрасным примером...
Предисловие 3Основываясь на «Улучшении деятельности», паша книга представляет технические процедуры, необходимые для внедрения концепции улучшения бизнес-процессов в организации. Рисунок 0.А Постоянное улучше...
Предисловие 4Данная методология продолжает развиваться до сих пор, и уже явно наметились два следующих подхода: 1. Применение систем предотвращения ошибок 2. Усовершенствование и модернизация бизнес- систем Ср...
Предисловие 5Этот учебник создавался для читателей, обладающих практическим опытом анализа и улучшения критических административных бизнес-процессов и связанных с ними систем. Для начала читатель ознакомится...
Улучшение административных бизнес-процессовВо время первой волны мероприятий по улучшению деятельности в 70-х, 80-х годах основная часть проведенной работы была направлена ни снижение уровня дефектов на миллион изделий и максимизация эффек...
Основные процессыРисунок 1.А Иерархическая структура процессов Подпроцесс - это часть основного процесса, которая выполняет специфическую роль в обеспечении функционирования основного процесса. Мероприятия (также...
Административные бизнес-процессыАдминистративные бизнес-процессы - это серия последовательных мероприятий по выполнению административных задач. Эти процессы охватывают всю организационную структуру. Они определяют инструменты и...
СистемаРисунок 1.В Группировка системы (В конце этой главы приведен список типичных административных бизнес-процессов.) Улучшение производственных бизнес-процессов направлено на совершенствование процесс...
Улучшение бизнес-процессаОпределение Организация - любая группа, компания, корпорация, подразделение, департамент, завод или отдел сбыта. Концентрация усилий на улучшении бизнес-процессов проникла в самые отдаленные уголк...
Подходы к улучшению бизнес-процессовТри из четырех подходов (бенчмаркинг процесса, перепроектирование и реинжениринг процесса) были описаны в книге «Performance Improvement» («Улучшение деятельности», McGraw-Hill, 1991). Методика бы...
FAST (Методика быстрого анализа решения)Методика быстрого анализа решения основывается на способе улучшения, впервые использованном IBM в середине 80-х. В 90-х этот подход был усовершенствован компанией «Дженерал Электрик». Компания «Фо...
Бенчмаркинг процессаБенчмаркинг процесса - давно известный метод, получивший второе рождение, когда компания «Ксерокс» воспользовалась им для радикального изменения своей стратегии и получила премию Малкольма Болдрид...
Перепроектирование процесса (Концентрированное улучшение)Подход к перепроектированию процесса концентрирует усилия Команды по Улучшению Процесса (Process Improvement Team (PIT)) на совершенствовании существующего процесса. Перепроектирование процесса об...
Реинжениринг процессаРеинжениринг процесса - наиболее радикальный из всех четырех подходов к улучшению бизнес-процессов. Его также часто называют инновацией процесса, поскольку его успех в основном основывается па инн...
Задача № 1. Анализ общей картины.При решении этой задачи ко-мнпдп но улучшению процесса не ограничена рамками своего видения. Результаты мероприятий по реинженирингу процесса должны соответвовать корпоративной миссии и стратегии....
Задача № 2. Теория единиц.Как только сформулированное представление готово, команда по улучшению процесса должна определить необходимые действия в рамках процесса, начиная с ресурсов па входе и закапчивая отгрузкой продукц...
Задача № 3. Имитация процесса.Когда проект нового процесса теоретически согласуется с целями, установленными в сформулированном представлении, строится имитационная модель. Затем на имитационной модели проверяется, как будет ф...
Задача № 4. Моделирование процесса.Как только имитационная модель показывает, что вновь разработанный процесс соответствует сформулированному представлению, теоретическая модель реализуется физически для подтверждения концепции. Об...
Влияние различных подходов к улучшению бизнес-процессовРисунок 1.D показывает, как типичные методы бенчмаркипга, перепроектирования и реинжениринга сокращают длительность цикли процесса. Он наглядно иллюстрирует различные уровни улучшения типичного пр...
Постоянное улучшение (Процесс постоянного улучшения)Кроме четырех подходов, используемых для радикального улучшения бизнес-процессов, значительные усилия направляются также на постоянное улучшение подпроцессов, мероприятий и задач. Хотя в этой кн...
Документирование, анализ и разработка улучшенного административного бизнес-процессаВ этой книге обсуждаются пути определения, понимания и улучшения ваших бизнес-процессов. Однако работа заканчивается лишь тогда, когда процессы хорошо задокументированы. Необходимо обеспечить до...
Документирование, анализ и разработка улучшенного административного бизнес-процесса 2Рисунок 1.Е Разбивка (классификация) документации Документирование также полезно при изменении существующих процессов для сравнения существующих и предлагаемых методов. Еще одним доводом в пользу...
Новые международные стандарты фокусируются на процессахТребования потребителей и правительства все настойчивей подталкивают многие организации к анализу своих процессов и систем. Международная организация по стандартизации выпустила свою систему станд...
Выбор подходящих методикОдного описания административных бизнес-процессов и их взаимодействий обычно оказывается недостаточно для получения полного представления о том, как эти процессы организованы. В связи с этим часто...
Внедрение документирования, анализа и разработки проектов для административных бизнес-процессовПредпочтительно проводить документирование, анализ и разработку административных процессов в форме проекта. Эта форма предпочтительна, поскольку состоит из разовых мероприятий, в которые вовлечены...
Управление организационными изменениямиПрименение вышеназванных четырех подходов к улучшению бизнес-процессов может создать больше проблем, чем следует, если ваша организация не управляет изменениями, вытекающими из мероприятий по улуч...
Управление организационными изменениями 2Люди, работающие в рамках улучшаемого процесса, часто теряют самообладание в начале переходной фазы изменения процесса. Все неожиданно выходит из-под контроля; они перестают управлять своей собств...
Роль информационной технологии в улучшении административных бизнес-процессовВ 70-е - 80-е годы информационные технологии использовались как двигатель процесса, который придавал новую форму нашим бизнес-процессам, основанным на программах информационных технологий и доступ...
Организация улучшения процессаПроект по улучшению бизнес-процессов должен быть разработан в соответствии со структурой организации. В проект вовлекается большое количество отделов и направлений (линейный менеджмент, члены адми...
Организация улучшения процесса 2Рисунок 2.А Организационная структура улучшения административного бизнес-процесса Эта команда называется «команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов» (Project Management Team (РМ...
Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессовКоманда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов является высшей инстанцией в организационной структуре проекта. Руководство делегирует полномочия по проекту по улучшению бизнес-процес...
Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов 2Рисунок 2.B Пример комплектования команды по управлению проектом и контактных групп Важнейшими задачами команды по управлению проектом являются: Организация проекта Планирование фаз проекта Принят...
Лидер проектаОсновной задачей лидера проекта, часто называемого хозяином процесса, является управление командой по улучшению процесса. Лидер проекта делегирует обязанности членам команды по улучшению процесс...
Команда по улучшению процесса -команда, работающая над проектомРеальное выполнение проекта осуществляет команда, работающая над проектом, ее часто называют «команда по улучшению процесса». Число участников команды по улучшению процесса зависит от размера орг...
Контактные группыЕсли в команду по управлению проектом должно быть включено слишком большое количество отделов и менеджеров, вовлеченных в процесс, иногда оказывается полезным создание специальных контактных груп...
План проектаЦель деятельности по планированию заключается в том, чтобы сделать проект более управляемым. Количество мероприятий, входящих в проект, зависит от целей проекта. Прогресс может отслеживаться при...
Предложение по проектуВ предложении по проекту описываются причины инициирования проекта и его цели. Предложение также включает набросок структуры проекта, которая предоставляется команде по управлению проектом. В пред...
Предложение по проекту 2Основанием для этого может быть любая из следующих причин: Изменения внутри организации и/или изменение метода управления бизнес-процессами, что отражается на управленческой информационной систе...
Разработка проектаПри разработке проекта дополнительно определяются структура проекта, методы, методики и инструменты, которые будут использованы в проекте. Определение структуры проекта связано с созданием и объе...
Определение деталей проектаПри определении деталей проекта осуществляется дальнейшая проработка предложений по проекту, составляется окончательный план проекта, состоящий из восьми конкретных шагов: Определение стандартов...
Определение стандартов документированияВо-первых, определение стандартов включает в себя общепринятые нормы методик документирования и анализа, которые будут использоваться. Для каждого метода в стандартах должно быть отражено следую...
Определение порядка подходов и установка приоритетов при документировании и анализе процессовУстановка приоритетов и определение порядка подходов обычно характеризуется: Степенью, до которой проблемы вырастают в различных процессах Сезонными факторами, влияющими на масштаб работ по каждо...
Определение лиц, ответственных за выполнение мероприятийДля каждого процесса оценивается время, необходимое для его описания, анализа, модифицирования и внедрения новых процессов. На основе этой оценки и с учетом времени, которое могут уделить проект...
Управление подготовкой и обучениемНеобходимо, чтобы сотрудники, вовлеченные в проект, говорили о применяемых методиках на одном языке. Кроме того, часто требуется повышение квалификации сотрудников по сбору информации (методикам...
Представление проекта организацииКрайне важно предоставлять информацию о проекте не только людям, вовлеченным в него. Информация о цели проекта, о его структуре, о квалификации команд, о значении проекта для различных подразделе...
Составление детального плана проектаДетальный план проекта может составляться па основе полученных ранее данных. Для этой цели рекомендуется использовать стандартные формы. План должен отражать работу различных сотрудников и возможн...
Методы планирования и мониторингаПроект состоит из ряда мероприятий, которые должны быть выполнены последовательно или параллельно к определенной дате и в рамках установленного бюджета. Для достижения этого необходимо осуществля...
Подробный календарный планПроект подробного календарного плана составляется в соответствии с Рисунком 2.D. Процессы, которые должны быть проанализированы, заносятся в колонки. Различные мероприятия на различных фазах прое...
Подробный календарный план 2Номер Мероприятие...
Подробный календарный план 3Для планирования этой фазы можно воспользоваться процентным соотношением времени, которое требуется для описания этих процессов. В зависимости от выбранной модели проведения консультаций (привлек...
План работВ плане работ во временных рамках проекта составляется календарный план мероприятий, которые будут осуществляться в ходе проекта. Планирование заключается в уточнении: кто из персонала будет вовл...
План работ 2Номер недели...
План работ 3При заполнении таблицы, показанной на Рисунке 2.G необходимо учитывать две переменные величины: количество доступных членов команды по улучшению процесса и окончательная форма проекта. Взвешиван...
План работ 4Сотрудники Номер недели...
План работ 5Результаты этого планирования можно представить наглядно (см. Рисунок 2.Н). Стрелками обозначена длительность соответствующих мероприятий и указано, кто из сотрудников (групп сотрудников) отслеж...
Финансовый планПлан работы персонала показывает, сколько времени сотрудники (категории сотрудников) тратят па участие в проекте в течение каждого периода. Умножая число рабочих дней на индивидуальную дневную ст...
План управления организационными изменениямиПлан управления организационными изменениями должен состоять из трех частей. Эти части соответствуют периодам, в которые: Процесс перепроектируется (подготовка) Внедряется наиболее ценное нацеленн...
План управления организационными изменениями 2Ниже приведены наиболее часто встречающиеся риски, связанные с внедрением: Затраты па поддержание статус-кво Четкость представления Участие спонсора Навыки агента изменений Сторонники изменений -...
Согласование культуры организацииНасколько изменения согласуются с существующей организационной культурой? Насколько согласуются существующие системы поощрений, признания заслуг, управления деятельностью, компенсаций, найма работ...
Улучшенные показатели деятельностиЧто будет делать организация с излишками (людей, пространства, времени и т.д.), которые появятся в связи с внедрением наиболее ценного нацеленного на будущее решения, как служащие отреагируют на э...
Улучшенные показатели деятельности 2КАРТА РОЛЕЙ. Карта ролей идентифицирует и описывает отношения между основными группами контрагентов (спонсорами, сторонниками, агентами и людьми, подвергаемыми изменениям), на которые окажут влия...
Улучшенные показатели деятельности 3Люди, вовлеченные в процесс изменений, часто одновременно выполняют несколько ролей, эти роли часто меняются по мере прохождения различных фаз улучшения бизнес-процессов. К примеру, менеджер сре...
Улучшенные показатели деятельности 4Рисунок 2.I Карта ролей при управлении организационными изменениями...
Улучшенные показатели деятельности 5АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИЙ. План объединяет оценки эффективности коммуникаций и рекомендации в один общий документ. Результаты этих оценок используются для коррекции плана изменений коммуникаций. План...
Улучшенные показатели деятельности 6На Рисунке 2..I приведена типичная диаграмма Ганта для управления организационными изменениями, показывающая мероприятия но управлению организационными изменениями, которые осуществляются и ходе...
Мониторинг прогресса и затратПрогресс проекта и затраты на его осуществление отслеживаются с помощью ряда показателей. Во-первых, члены команды по улучшению процесса будут отчитываться по времени, потраченному на проект (и со...
Мониторинг прогресса и затрат 2Мероприятие Дата планируемого завершения...
Условия успешного выполнения проектаЧаще всего организационные структуры в коммерческих, государственных и некоммерческих организациях стремятся поддерживать и управлять существующими методами с помощью существующих процедур. Стру...
Условия успешного выполнения проекта 2Члены команды по улучшению процесса должны учиться работать и команде, понимать процесс, собирать и анализировать данные. Каждый отдельный человек должен быть обучен применению основных приемом ра...
10 фундаментальных приемов (инструментов)В дополнение к такому обучению основам работы в команде и решения проблем, члены команды по улучшению процесса также должны пройти специальное обучение, которое подготовит их к участию в соответ...
10 усложненных приемов улучшения бизнес-процессовПо мере осуществления мероприятий по улучшению бизнес-процессов команда по улучшению процесса может использовать более сложные приемы для получения еще более высоких результатов. Среди этих прие...
Выбор подходаДля проведения организацией или компанией документирования административных бизнес-процессов может существовать несколько причин. В этой главе мы рассмотрим, что является целью документирования...
Документирование процессовДля описания административных бизнес-процессов используют следующие шаги. A. Инвентаризация существующей документации B. Изучение текущих процедур C. Документирование в соответствии с выбранными...
Инвентаризация существующей документацииНа этом этапе собираются все доступные материалы, касающиеся административных бизнес-процессов, которые должны быть документированы. Следует рассмотреть такие материалы, как описание системы бух...
Изучение текущих процедурВ начале фазы анализа мы уже привлекали ваше внимание к проблемным областям и спорным вопросам в различных процессах, таким как: сколько времени должно уделяться каждому процессу, параметры, кото...
Документирование в соответствии с выбранными методикамиЕсли документирование не было проведено в ходе интервью, то наблюдаемые процедуры должны быть установлены в соответствии с выбранными методиками документирования. Необходимо убедиться, что доку...
Обеспечение обратной связи с вовлеченными лицами и получение их одобренияВсе описания должны быть одобрены сотрудниками, участвующими в рассматриваемом процессе. Для этого документация по различным элементам процесса предоставляется сотрудникам, отвечающим за эти элем...
Введение описаний процесса в набор документовОкончательной подробно рассмотренной документации присваивается номер, и она включается в набор документации. Эти наборы подразделяются в соответствии с процессами и связанными с ними отделами....
Выбор окончательных целей и методик анализаВыбор методик анализа в большой степени определяется характером исследуемой проблемы. К примеру, методики, используемые при решении проблем в области внутреннего контроля, отличаются от тех, кото...
Определение целей документирования процессовПеред началом проведения документирования процесса важно определить, для каких целей будет использована эта информация. Каждая задача и цель предъявляют различные требования к содержанию докумен...
Понимание административных бизнес-процессовДля достижения хорошего понимания того, как организованы административные бизнес-процессы, часто оказывается недостаточным простое описание процессов и их взаимодействий. При составлении описан...
Основа для анализа и оценки административных бизнес-процессовНастоятельная потребность в тщательном документировании существенных факторов относится также к анализу и оценке административных бизнес-процессов. Проведение анализа и оценки возможно только в...
Передача знанийОпределение Можно установить различия между методиками документирования, используемыми для передачи знаний при личных контактах и методиками, используемыми при передаче знаний во времени. Часто к...
Факторы документированияФактор - любой элемент (к примеру, окружающая среда, деньги, труд, технология, расстояние, размер и т. д.), оказывающий воздействие на функционирование процесса. Для правильного выбора методики д...
Характер процедурХарактер процедур (мероприятий) показывает, какие (административно-организационные) процедуры выделяются и почему. Уровень детализации процедур сильно зависит от целей проекта. В то время как пр...
Элемент времениЭлемент времени может быть подразделен на вопросы, касающиеся крайних сроков, отрезков времени, последовательности. Под крайними сроками подразумеваются сроки начала и завершения мероприятия. При...
ДокументыНеобходимо также рассмотреть концепцию документов, поскольку данная концепция включает в себя все элементы, которые могут обеспечить знания в письменной, графической или вербальной форме. Таким о...
ИнформацияВ основном информация (данные) связана с тем, как функционирующий процесс отражен в формах. Обычно незаполненные формы включаются в документацию. Формы определяют, какая информация (данные) долж...
Географическое месторасположениеВ отношении географического месторасположения в описании необходимо делать упор на определение: Места или местоположения, где происходят операции Времени или расстояния, которые необходимо преодо...
Местоположение организацииКонцепция местоположения организации (местоположения в организационной структуре, в которую входят мероприятия) тесно связан с фактором отдельных лиц и отделов, которые выполняют определенные опе...
Отделы и сотрудникиПри рассмотрении географического и организационного местоположения возникает вопрос, какие отделы и конкретные сотрудники участвуют в процессе. Изучение отдела включает в себя изучение функций о...
ПериодичностьПериодичность показывает, как часто что-либо происходит. Этот фактор особенно важен, если относится к производительной мощности отделов и конкретных сотрудников или административно-технологических...
МетодикаМетодика показывает как, с помощью каких инструментов выполняются процедуры. В особенности это относится к методике и методу сбора данных, их обработке и распространению. В рамках этой книги спис...
Уровень детализации документацииПосле принятия решения относительно факторов, которые должны быть представлены (не забывая, что они должны соответствовать цели, для который проводится документирование бизнес-процесса), необходи...
Уровень детализации документации 2Документы четвертого класса - Инструкции - документы, которые используются для определения того, как выполняется задание. Они пишутся на уровне задач и дают детальные инструкции относительно тог...
Определение масштаба и уровня детализации на практикеКаждый раз, когда необходимо провести документирование административного бизнес-процесса, требуется знать заранее, какие факторы должны быть документированы и до какого уровня детализации. В кон...
Факторы и уровень детализации: в теории и в практикеИспользование принципов факторов и уровня детализации обычно вызывает теоретические дискуссии разного рода. В отношении Рисунка 3. А часто возникает вопрос, существует ли четкая разница между проц...
Критерии выбора методик документированияОставшаяся часть главы концентрирует внимание на методиках документирования административных бизнес-процессов. Мы не приводим исчерпывающего описания всех возможных методик документирования, поск...
Цели и факторыВ этой главе рассматривается процесс выбора методики (комбинации методик) для документирования административных бизнес-процессов: цели документирования определяют факторы и уровень детализации....
Удобство для пользователяТермин «удобство для пользователя» достаточно широко используется в информационных системах. При развитии систем слово обозначает стремление к представлению конечным пользователям результатов и...
Заранее проведенное документированиеИногда вы можете заметить, что не используется оптимальная комбинация методик документирования. Для упрощения коммуникации между различными направлениями во многих организациях одна или несколько...
Удобство эксплуатацииОчевидно, что легкость изменения существующей документации также является критерием выбора методики документирования. Как указано в Разделе 3.9, одни документы изменяются достаточно просто, в то...
ТрудоёмкостьПонятие трудоёмкости тесно связано с количеством усилий, необходимых для разработки и поддержки процесса. Если описание процесса при помощи некоторой определенной методики документирования заним...
СубъективностьСубъективные соображения также играют роль при выборе методики документирования. Субъективные соображения - определенное использование знаний по какой-либо методике документирования. Существуют...
Характеристики методик документированияОбщие характеристики Перед тем как переходить к обсуждению реальных методик документирования (Раздел 3.9), представляется интересным сперва изучить некоторые общие характеристики методик. Принци...
Свободные схемыСвободные схемы не связаны заранее установленными правилами в отношении формата и особенно удобны, поскольку они дают пищу для размышлений, компактны и могут эффективно передавать знания для обесп...
Поймет ли это читатель, или нужен текст с пояснениями?Понятны ли применяемые символы? Подчеркнуты ли важные факторы? Опущены ли незначительные факторы? Добавляет ли схема что-то повое к знаниям читателя или же она избыточна? Примерами свободной схемы...
Связанные схемыДля связанных схем формат, классификация и используемые символы описываются заранее. Схема разбита на несколько вертикальных и горизонтальных колонок (столбцов и строк), в которых представлены ко...
Рекомендации по использованию методик схематического изображенияВ Разделе 3.9 при обсуждении отдельных методик схематического изображения будут представлены требования, предъявляемые к каждой методике. Несмотря на то что существуют большие различия между отде...
Обсуждение выбранных методик документированияНиже приведено краткое описание десяти методик документирования. Описание для каждой методики указывает, какая цель наилучшим образом ею достигается, какие факторы и какой уровень детализации мож...
Схема организационной структурыСхема организационной структуры обеспечивает понимание структуры организации. Схема фокусирует внимание на формальных отношениях между отделами. Эти отношения могут быть по своей природе как иер...
Принципиальная схема административного бизнес-процессаПринципиальная схема разработана для представления сути административного бизнес-процесса, системы или всего предприятия. Важно отметить, что эта схема компактно и понятно представляет необходимы...
Иерархическая схемаИерархическая схема обеспечивает понимание структуры и сочетания общей административной системы. Она позволяет увидеть иерархию административных бизнес-процессов. В иерархической схеме предприним...
Общая схема процессаОбщая схема процесса предназначена для представления общих тем в рамках административного бизнес-процесса. Схема не годится для представления процедур или информационных каналов, однако ее можно...
Детальная схема процессаДетальная схема процесса дает точную картину последовательности рабочих инструкций и каналов движения документов в административном бизнес-процессе. Для каждой процедуры могут быть указаны докуме...
Схема инструкцийСхема инструкций предназначена для того, чтобы обеспечить сотрудникам организации понимание административных мероприятий и инструкций, которые должны выполняться и которым необходимо следовать....
Схема управления формамиСхема управления формами показывает использование и маршрут движения форм административного бизнес-процесса. В этом контексте не следует рассматривать концепцию форм слишком узко. Она часто оказы...
Схема обращения формСхема обращения форм предоставляет информацию по использованию и маршруту движения форм административного бизнес-процесса. Эта схема в общем рассматривается как связанная. Схема устроена таким об...
Бухгалтерская диаграммаБухгалтерская диаграмма - подходящая методика документирования для проведения быстрого и детального обзора системы учета организации. Для не очень опытного читателя схема может даже служить в ка...
Разработка набора методик документированияВ этой книге мы не сможем охватить все методики, используемые на практике. В Разделе 3.9. обсуждается 10 наиболее важных методик. Этот набор методик может удовлетворить большую часть целей докумен...
Разработка набора методик документирования 2Рисунок 3.В Выбор методик документирования На Рисунке 3.С перечислены факторы, которые должны быть представлены для конкретной цели анализа. Буква d обозначает, должен ли фактор описываться деталь...
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены выбранной методикой документирования?На Рисунке 3.D показано, какие факторы могут быть представлены посредством одной из рассмотренных методик документирования. Иногда методика документирования может отражать большее количество фак...
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 2Рисунок 3.С Отношения между факторами и целями анализа Легенда: x: методика документирования подходит для представления фактора (х): методика документирования умеренно подходит для представления ф...
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 3Рисунок 3-D Отношения между факторами и методиками документирования...
Какие методики документирования подходят для каких целей?Комбинация двух предыдущих рисунков («факторы для каждой цели» и «факторы для каждой методики документирования») обеспечивает обзор методик документирования, которые могут быть использованы для д...
Какие методики документирования могут быть скомбинированы (набор методик документирования)?При обсуждении, какие методики документирования могут применяться в комбинации с другими методиками, оказывается, что все методики комбинируются между собой. В конце концов, каждая методика може...
Обзорные методики, которые обеспечивают понимание всего административного бизнес-процессаДетальные методики, которые детально документируют административный бизнес-процесс Консультативные методики, которые документируют определенный фактор административных бизнес-процессов Кроме консу...
Набор методик документирования: пример часто используемых комбинацийКак сказано выше (Раздел 3.6), перед началом проекта по анализу административной организации полезно путем краткого предварительного изучения выявить существующие в административном бизнес-проце...
Набор методик документирования 2Также используется метод разработки детальных схем процесса (Раздел 3.9.6) на базе каждой горизонтальной строки матрицы (см. Рисунок 3.G). Эти детальные схемы процесса можно использовать в качест...
Определение возможностей для улучшенийПричиной документирования процесса обычно становится потребность в проведении анализа административного бизнес-процесса. Причина анализа процесса и методика анализа не могут рассматриваться незави...
Проведение анализаРоль, которую сотрудники (члены команды по улучшению процесса, контактных групп и административные сотрудники) играют в проведении анализа, сильно зависит от выбранного направления анализа. Край...
Обсуждение результатов анализа с вовлеченными сотрудникамиНеобходимо провести обсуждение отчета с соответствующими административными сотрудниками и менеджерами отделов. В зависимости от широты выполняемого анализа, обсуждение можно провести в форме сов...
Предоставление отчета команде по управлению проектомПосле проведения обсуждений с отделами и контактными группами команда по улучшению процесса представляет команде по управлению проектом окончательный отчет. Кроме результатов анализа отчет может...
Предоставление отчета команде по управлению проектом 2Целью анализа может также быть оценка конечных результатов административного бизнес-процесса. В этом случае может анализироваться эффективность данных по административному бизнес-процессу как час...
Причины дефектов административных бизнес-процессовСуществует тенденция проникновения со временем дефектов в административные бизнес-процессы, делая их тем самым менее эффективными или результативными и вызывая определенную неудовлетворенность р...
Эффективность управления информациейАдминистративные бизнес-процессы - это процессы, посредством которых уточняются данные. Важно, чтобы не только процессы были эффективно организованы, но и информация, вытекающая из этих процесс...
Эффективность управления информацией 2Достаточно ли имеется данных о различных фазах бизнес-процесса (экономическое положение, оценки требований, текущая работа и т. д.)? Все ли возможные аспекты (информация о месторасположении, исто...
Эффективность управления информацией 3Рисунок 4.С Схематическое представление цикла управления Эти направления важны, поскольку различные процессы управления предъявляют различные требования к информации, используемой в рамках процес...
Эффективность управления информацией 4Рисунок 4.D Иерархия подсистем Показатели необходимости в peгулировании на уровне контролирующих мероприятии могут оказывать воздействие на цикл управления операционной деятельностью. Иерархия р...
Эффективность управления информацией 5Следует изучить управление информацией на каждом из грех уровней, упомянутых для фаз процесса управления. Для осуществления политики должен быть доступен достаточный объем информации в форме циф...
Результативность и эффективность файлов данныхВ этом разделе особое внимание будет уделено оценке результативности и эффективности создания, обновления и использования файлов, а также созданию и дальнейшему использованию документов. В отноше...
Оценка результативности эффективности дизайна отдельных файловОценка результативности и эффективности дизайна отдельных наборов данных происходит в ходе трех подэтапов: Оценка схемы расположения данных на экране и на распечатке компьютеризированных файлов....
Оценка эффективности организации файлов, используемых одним или несколькими административными бизнес-процессамиЭта оценка выявляет ненужные дублирования, связанные с вводом данных в один или несколько файлов в рассматриваемом процессе, а также в других процессах в рамках организации. Списки покупателей яв...
Оценка эффективности организации файлов 2Проведение такого рода анализа не всегда целесообразно. Рекомендуется перед началом проведения анализа сформировать широкую схему возможностей изменений. Оценку организации файла можно найти на Р...
Анализ своевременности выполнения и длительности циклаМетодики, учитывающие элемент времени, можно разделить на две группы: Методики, измеряющие своевременность выполнения административных бизнес-процессов. Методики, анализирующие длительность цикла....
Анализ своевременности выполнения и длительности цикла 2На основе анализа можно определить, происходит или не происходит следующее: Большое количество отделов вовлечено в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой....
Анализ своевременности выполнения процессовВ ходе этого вида анализа составляется график отрезка времени между: Моментом начала процесса (начальной границей). В процессе набора и отбора сотрудников этот момент может начинаться с принятии р...