В проекте административной организации процессы, которые должны быть задокументированы и проанализированы, могут выбираться путем последовательного составления иерархического обзора (см. Раздел 3.9.3), составления полного обзора процессов и отделов (матрица; см. Раздел 3.9.4) и выбором ячеек из матрицы для дальнейшего изучения и анализа.
В соответствии с этим, анализ процесса происходит на уровне ячейки (или столбца горизонтально ограниченных ячеек) матрицы. При самом документировании отношениям с другими отделами или процессами по практическим соображениям уделяется меньше внимания.
|
Отделы |
А |
В |
С |
D |
|
1 |
А1 |
81 |
С1 |
|
|
2 |
А2 |
В2 |
С2 |
|
|
3 |
|
ВЗ |
|
03 |
Рисунок 4.N Матрица отношений отдел/процесс
В ходе анализа эти отношения должны быть также включены в оценку, с тем чтобы рассмотреть проблему субоптимизации. Уровень анализа административной организации в этом случае происходит на слишком низком уровне ячейки (ячеек). Для пояснений смотри Рисунок 4.N.
Определение Субоптимизация определяется как дополнительные ресурсы, затрачиваемые организацией на изменение одного мероприятия и ориентированное на экономию ресурсов на этом мероприятии, но приводящие к негативному воздействию на общее количество ресурсов, потребляемых процессом.
На Рисунке 4.N ячейка В2 имеет следующие внешние связи:
Связи (отношения) данных с ячейками А2 и С2 (они относятся к одним и тем же административным бизнес-процессам).
Организационные связи с ячейками в колонке В (одна и та же организационная единица).
Существующие между организациями связи требуют, чтобы команда по улучшению процесса постоянно задавалась вопросом: все ли существенные факторы документации показаны. Другими словами, выполняется ли оценка, основывающаяся на выбранной цели анализа, на выбранном уровне ячейки. В конце концов любое описание фактических результатов сознательно или бессознательно игнорирует многие их аспекты, хотя в принципе, все эти результаты могут быть важны при проведении тщательного анализа.
