Оптимизация бизнес процессов

Глава 2 Анализ своевременности выполнения процессов

Хотя средние данные по процессу являются хорошей отправной точ­кой, основная связанная с процессом проблема не всегда основывается на средних величинах. Часто, основываясь на средней длительности цикла можно потерять покупателей, так как фактическая длительность цикла, может оказаться больше средней. Это означает, что собранные данные должны включать в себя распределение нормативов и процент элемен­тов, которые проходят через повторяющиеся циклы. Это позволит осу­ществлять такие меры, как расчет и анализ сигмы длительностей цикла. Для оказания помощи в проведении расчетов, связанных с некоторыми сложностями процессов и соответствующих им данных, создаются ком­пьютерные модели процессов. Типичные коммерческие программы, ко­торые могут помочь при проведении этих расчетов - программы, предос­тавляемые компаниями EDGE Software Pleasanton, штат Калифорния и Pro-Model в Ореме, штат Юта (для более подробной информации о моде­лировании см. Главу 5). Если процесс должен быть завершен к определен­ной дате, то необходимо подсчитать, сколько раз норма превышалась из-за задержки с запуском процесса и сколько раз норма превышалась из-за запаздывания с обработкой.

Анализ времени может также проводиться путем наблюдения за про­цессом, который еще требует завершения. Этот метод должен использо­ваться в тех случаях, когда либо исходные документы, либо данные, со­держащиеся в этих документах, недоступны.


Наблюдение и документирование могут проводиться при помощи:

Сотрудников, занятых в административном бизнес-процессе.

Независимого, специально назначенного наблюдателя (только если интервал времени между началом и окончанием процесса не очень долгий).

Другими сотрудниками или отделами, участвующими или не участвующими в реальном процессе.

 

Объективность наблюдения можно гарантировать в том случае, если результаты изучения не будут напрямую влиять на сотрудника, непосред­ственно участвующего в процессе, или если он не будет иметь возможно­сти повлиять на них.

Анализ должен принимать во внимание структуру сезонных колеба­ний, касающуюся обрабатываемых объемов информации. Количество новых приемов на работу, заказов и т. д., которое должно быть обрабо­тано, может колебаться по неделям или месяцам в соответствии со струк­турой сезонных колебаний; таким образом может оказаться необходимым разбить исследование случайной выборки по неделям и месяцам. Затем по завершению рабочего цикла должны быть объяснены одноразовые задержки. На Рисунке 4.Н приведен пример возможных результатов ана­лиза времени.