Глава 1   Глава 2

Оптимизация бизнес процессов

Глава 2 Анализ своевременности выполнения процессов

Хотя средние данные по процессу являются хорошей отправной точ­кой, основная связанная с процессом проблема не всегда основывается на средних величинах. Часто, основываясь на средней длительности цикла можно потерять покупателей, так как фактическая длительность цикла, может оказаться больше средней. Это означает, что собранные данные должны включать в себя распределение нормативов и процент элемен­тов, которые проходят через повторяющиеся циклы. Это позволит осу­ществлять такие меры, как расчет и анализ сигмы длительностей цикла. Для оказания помощи в проведении расчетов, связанных с некоторыми сложностями процессов и соответствующих им данных, создаются ком­пьютерные модели процессов. Типичные коммерческие программы, ко­торые могут помочь при проведении этих расчетов - программы, предос­тавляемые компаниями EDGE Software Pleasanton, штат Калифорния и Pro-Model в Ореме, штат Юта (для более подробной информации о моде­лировании см. Главу 5). Если процесс должен быть завершен к определен­ной дате, то необходимо подсчитать, сколько раз норма превышалась из-за задержки с запуском процесса и сколько раз норма превышалась из-за запаздывания с обработкой.

Анализ времени может также проводиться путем наблюдения за про­цессом, который еще требует завершения. Этот метод должен использо­ваться в тех случаях, когда либо исходные документы, либо данные, со­держащиеся в этих документах, недоступны.


Наблюдение и документирование могут проводиться при помощи:

Сотрудников, занятых в административном бизнес-процессе.

Независимого, специально назначенного наблюдателя (только если интервал времени между началом и окончанием процесса не очень долгий).

Другими сотрудниками или отделами, участвующими или не участвующими в реальном процессе.

 

Объективность наблюдения можно гарантировать в том случае, если результаты изучения не будут напрямую влиять на сотрудника, непосред­ственно участвующего в процессе, или если он не будет иметь возможно­сти повлиять на них.

Анализ должен принимать во внимание структуру сезонных колеба­ний, касающуюся обрабатываемых объемов информации. Количество новых приемов на работу, заказов и т. д., которое должно быть обрабо­тано, может колебаться по неделям или месяцам в соответствии со струк­турой сезонных колебаний; таким образом может оказаться необходимым разбить исследование случайной выборки по неделям и месяцам. Затем по завершению рабочего цикла должны быть объяснены одноразовые задержки. На Рисунке 4.Н приведен пример возможных результатов ана­лиза времени.

 

    Методики анализа длительности цикла
    Анализ длительности цикла связан с измерением своевременности вы­полнения процессов. Если предыдущий анализ выявляет, что процессы не выполняются в срок, то при помощи анализа длительности цикла м...
    Методики анализа длительности цикла 2
    Рисунок 4.I Пример обзора длительности цикла Имеет смысл связывать точки измерений с прибытием (выбытием) документов в (из) отделов. В рамках отделов точки измерений следует связывать с выполнение...
    Методики анализа длительности цикла 3
    Хотя рисунки, отражающие средние запаздывания и длительность цикла, обеспечивают достаточный объем информации, средние величи­ны часто создают ложное чувство безопасности. Организации теряют по­ку...
    Взаимоотношения мероприятий и функций в рамках административной организации
    В разделе 4.4 рассматривается значение группировки мероприятий по организационным объектам как части эффективного использования файлов. Было сделано предположение, что как можно более эффективное...
    Категории
    Взаимосвязи. Это означает, что существует взаимодействие между рядом мероприятий, мероприятия могут влиять друг на друга. К примеру, клиент заказывает изделие по телефону, проверяется наличие этог...
    Результативность и эффективность маршрутизации административных бизнес-процессов
    Разногласия, окружающие маршрутизацию административных биз­нес-процессов, особенно важны, если учитывать тот факт, что огромное влияние на административные бизнес-процессы может оказать физичес­ко...
    Результативность и эффективность маршрутизации 2
    В строках для каждого процесса приведены количественные данные. Количество перемещений документа из одного отдела и дру­гой в сочетании с количеством отделов, вовлеченных в процесс, дают ин­формац...
    Определение точности и тщательности операций по обработке данных
    В этом контексте внутренний контроль, направленный на обеспече­ние точности и тщательности операций по обработке данных, понима­ется как всевозможные виды контроля и проверок информационной си­сте...
    Определение точности и тщательности операций по обработке данных 2
    Отправной точкой этих видов анализа является оценка того, действи­тельно ли административные бизнес-процессы организованы таким об­разом, что получаемая система управления информацией достаточно т...
    Определение точности и тщательности операций по обработке данных 3
    Контрольный № Описание контроля...
    Оценка организации системы внутреннего контроля
    Оценка организации системы внутреннего контроля должна быть про­ведена в соответствии со следующими этапами: A. Сформулировать систему внутреннего контроля. B. Оценить систему внутреннего контроля...
    Функциональное разделение 
    Это распределение меропри­ятий между отдельными людьми и/или отделами с точки зре­ния противоположных интересов. Функциональное разделение может быть также введено между раз­личными фазами цикла о...
    Функциональное разделение 2 
    В отношении внутреннего контроля необходимо гарантировать, что: Используемые программы приводят к желаемым результатам. В компьютер вводятся точные и полные данные. Используются правильные програм...
    Функционирование системы внутреннего контроля
    Подтверждение того, что система внутреннего контроля хорошо ус­тановлена, еще не значит, что она действительно функционирует так, как это предполагалось. Всегда существует возможность, что админис...
    Эффективность административных бизнес-процессов
    Эффективность (продуктивность) - это мера того, насколько эффек­тивно используются ресурсы (люди, деньги, пространство, компьютер­ная память и т. д.). При измерении производительности предпринимае...
    Использование преимуществ возможностей стандартизации
    Анализ возможностей стандартизации административных бизнес-процессов будет направлен на изучение применяемого оборудования, по­требностей офиса и способов, которыми выполняются различные мероп­рия...
    Оборудование
    Оборудование для стандартизации (такое как персональные компь­ютеры, стандартные программы для обработки текстов, копировальное оборудование и т. д.) может дать ряд важных преимуществ; к примеру,...
    Выявление дублирующих и избыточных процедур и мероприятий
    В Разделе 4.4 рассматривается устранение избыточных процедур в ходе использования файлов и создания документов. Помимо этого, необходимо обсудить цели различных административно-организационных ме­...
    Эффективность и производительность применяемых инструментов
    Примерами применяемых инструментов являются: Документы и формы Компьютеры Сети Факсы Голосовая почта Электронная почта Анализ применяемых инструментов различается для следующих мо­ментов: Реоргани...
    Реорганизация документов и форм
    Команда по улучшению процесса должна теперь оценить формы и другие документы, используемые в рамках процесса для выявления по­тенциальных возможностей улучшения результативности и эффективно­сти а...
    Оценка возможностей автоматизации административных бизнес-процессов
    При анализе использования наборов данных и документов можно увидеть, что внедрение компьютеризации и/или информационной тех­нологии дает целый ряд преимуществ. Общая оценка возможностей при­менени...
    Оптимизация уровня использования административных технических инструментов
    Этот анализ концентрируется на оценке уровня использования суще­ствующих административных технических инструментов, таких как пер­сональные компьютеры, копировальная техника, читальные аппараты дл...
    Анализ административных бизнес-процессов
    Существует ряд практических рекомендаций относительно управле­ния различными целями анализа. Существует много различных способов для анализа того, в какой степени административная организация удов...
    Ограничение возможностей для анализа из-за методологии документирования
    В проекте административной организации процессы, которые долж­ны быть задокументированы и проанализированы, могут выбираться пу­тем последовательного составления иерархического обзора (см. Раздел...
    Различия в сути целей анализа
    В этой главе подводятся итоги по следующим целям анализа: A. Результативность управления информацией. B. Результативность/эффективность файлов. C. Длительность цикла/своевременность выполнения. D....
    Различия в сути целей анализа 2
    При взгляде на Рисунок 4.О возникает впечатление, что неадекватные предва­рительные условия часто приводят к неадекватной обработке и конеч­ных продуктов. Пример иерархии анализа, при помощи котор...
    Возможности для улучшения
    Указанные ограничения деятельности по анализу, очевидно, также влияют на возможности для предложенных улучшений. Предположим, что на раннем этапе выявлен недостаточный уровень эффективности управл...
    Автоматизированные инструменты
    Кроме автоматизированных инструментов, подходящих для создания описания (обычно при помощи персональных компьютеров) административных бизнес-процессов (см. Раздел 7.5), теперь также существуют про...
    Проектирование нового административного бизнес-процесса
    В данной главе представлены способы проектирования и улучшения бизнес-процессов. Перед началом фазы проектирования могут существо­вать две исходные ситуации: Анализ существующих бизнес-процессов у...
    Утверждение предложения у ответственных сотрудников.
    Представление отчетов по предложениям команде по управле­нию проектом. Получение окончательного одобрения предложения от коман­ды по управлению проектом. В данной главе более подробно обсуждаются...
    Методы, технологии и документация при проектировании административных бизнес-процессов
    Проектирование новых или уже измененных административных про­цессов часто рассматривается очень поверхностно. На практике, регуляр­но наблюдаются случаи, когда кому-нибудь дают задание «модифициро...
    Мероприятие 1: Определение начальной позиции организации
    Задание базовых организационных принципов Целью административных бизнес-процессов является создание инфор­мации, требуемой для функционирования, выполнения и управления те­кущими делами организаци...
    Мероприятие 1 (2)
    Рисунок 5.А Логический процесс при проектировании административных бизнес-процессов Эти измерения будут использоваться для определения ключевых целей процесса. Ключевыми факторами успеха (КФУ) наз...
    Управление
    Как только требования к первичным процессам определены, очень важно установить, как надо управлять этими процессами (с). Естественно, что управление будет направлено на то, чтобы удовлетворить тре...
    Организационная структура
    Выбранная организационная структура (d) также очень важна и яв­ляется основой всего рассмотрения. Она включает методы передачи пол­номочий и выработки правил. При передаче полномочий сотрудники па...
    Мероприятие 2: Определение применения информации
    Содержание системы информационного управления в организации может быть определено на основе управленческих решений, организаци­онной структуры, а также методов управления и работы. Это включает: И...
    Требуемая информация
    Рисунок 5.А показывает, что изначально информация, необходимая для каждой функции (например, контроля за производством, обеспече­ния качества, проектирования изделия), имеет большое значение для п...
    Требуемая информация 2
    Выявление требуемой информации может производиться согласно мето­ду, состоящему из пяти мероприятий (см. Рисунок 5.В): Выявить ключевые факторы успеха (КФУ). Определить бизнес-процессы. Выявить вз...
    Требуемая информация 3
    Рисунок 5.С Определение взаимосвязей между ключевыми факторами успеха и бизнес-процессами: пример промышленной компании со стратегией слияния Ключевые факторы успеха и бизнес-процессы связаны межд...
    Требуемая информация 4
    Таблицы в отчетах по управлению часто сопровождаются графиками. Текст отчета дает краткое объяснение наблюдаемых расхождений и другой важной информации (действий, предпринимаемых для исправления с...
    Диапазон качества необходимой информации
    Что касается заданных требований к информации, следует установить требования к ее качеству (f) в плане актуальности, надежности, формы представления и эффективности (см. Рисунок 5.D). Требования к...
    Цели и средства информационного управления
    Основные меры информационного управления (также называемого внутренним контролем) (g) направлены на надежность сбора, документирования и обработки данных. Целью этих мер является обеспечение требу...
    Мероприятие 3: Проектирование логической структуры
    В данном мероприятии проектирования проводится обзор административно-организационной системы. Использование информации, требования, предъявляемые к системе информационного управления, и соответств...
    Иерархический обзор административных бизнес-процессов
    Иерархический обзор административных бизнес-процессов (i) может дать понимание структуры и состава административной системы. Он демонстрирует внутреннюю иерархию административных бизнес-процессов...
    Связи между моделью данных и административными бизнес-процессами
    Модель данных и административные бизнес-процессы вместе составляют единую информационную систему (j). Во время фазы логического проектирования между этими двумя понятиями должна существовать четка...
    Связи между моделью данных и административными бизнес-процессами 2
    Рисунок 5.F.2 Определение детализации схем информационных потоков Реальный процесс изображается в виде круга. Хранилище данных изображается в виде маленького «контейнера». Ввод данных в файл или и...

    Рисунок 5.F.2 Определение детализации схем информационных потоков Реальный процесс изображается в виде круга. Хранилище данных изображается в виде маленького «контейнера». Ввод данных в файл или и...
    Другие элементы процессов
    Для каждого процесса необходимо указать событие, положившее начало административному бизнес-процессу, и точку, на которой процесс считается завершенным. Началом может послужить получение заказа, с...
    Мероприятие 4: Проектирование физической структуры
    Проектирование физической структуры административных бизнес-процессов (см. Рисунок 5. А.) включает следующие вопросы: Какие организационные единицы должны осуществлять мероприятия по обработке дан...
    Распределение мероприятий по организационным единицам
    Когда иерархический обзор объединяется со схемой организационной структуры, образуется полный обзор организационных единиц (см. матрицу в Приложении IV). С помощью этой матрицы можно определить ст...
    Распределение мероприятий по организационным единицам 2
    Следующие условия должны быть включены и заданы: Конкретные мероприятия должны выполняться сотрудниками или отделами, определенными заранее. Некоторые мероприятия должны быть объединены друг с дру...
    Определение последовательности мероприятий в процессе
    Мероприятия, которые вызваны одним и тем же событием (инициирующим событием) и имеют одинаковую периодичность, могут быть включены в один и тот же административный бизнес-процесс в качестве его ча...
    Определение необходимых файлов данных и форм
    Если таблица на Рисунке 5.J заполнена, то документы, необходимые для обмена данными между различными мероприятиями, можно определить из таблицы на Рисунке 5.1. Данные, созданные в первом мероприят...
    Определение необходимых файлов данных и форм 2
    Рисунок 5.J Пример обзора последовательности мероприятий Входные документы для всего мероприятия отмечены тем же способом, Если для конкретного мероприятия отмечены наборы данных, то эта информаци...
    Определение детализации процесса, нацеленного на будущее
    Исходя из информации, полученной в ходе предыдущих мероприятий, можно разработать административные бизнес-процессы, изображенные на Рисунке 5.А. Эта разработка будет состоять из: Детальной схемы п...
    Вычисление затрат и длительности цикла
    Оценка времени делается для каждого из заданных мероприятий по время проектирования новых административных бизнес-процессов. Кроме того, указывается категория служащих (или сотрудников), выполняющ...
    Внесение изменений в административные бизнес-процессы
    Методы, с помощью которых реализуются требуемые улучшения, достаточно редко определяются в ходе анализа административного бизнес-процесса. Важно установить систему измерений, которая может использ...
    Формулировка принципов
    Далее необходимо определить, какие именно результаты будут достигнуты благодаря изменениям процесса. Для каждого (под)процесса нужно сопоставить следующие моменты: Степень, в которой цели достигаю...
    Определение сущности модификаций
    Для определения сущности модификаций необходимо иметь документацию о существующих процессах, которые будут модифицироваться. В документации должны быть указаны: Мероприятия и задачи, составляющие...
    Определение сущности модификаций 2
    Обычно построение модели на этом этапе представляет собой либо компьютерное, либо физическое моделирование или же комбинацию этих двух видов. В современных условиях моделирование с помощью компьют...
    Утверждение нацеленного на будущее решения
    Теперь пришло время согласовать каждое из потенциальных нацеленных на будущее решений с собственниками и определить, какое решение они предпочитают. Это означает, что команда по улучшению процесса...
    Наилучшее по ценности нацеленное на будущее решение
    В сегодняшних условиях конкуренции, при перепроектировании административного бизнес-процесса трудно выбрать наилучшее решение из-за возникновения множества возможных вариантов. Если бы у команды п...
    Задание детализации
    В рамках проекта проводится модификация и дополнение исходных схематических описаний. Оцениваются результаты предыдущего мероприятия (см. Раздел 5.2.2) в отношении последствий изменений и определя...
    Проектирование административного бизнес-процесса и разработка системы
    С первого же взгляда создается впечатление, что между проектированием автоматизированных и ручных бизнес-процессов существует заметная разница. Эти различия присутствуют также при изучении физичес...
    Реализация решений, направленных на будущее
    Вся работа команды по улучшению процесса окупает себя в течение Фазы V. Именно в это время все результаты анализа данных и творческого мышления, вложенного в разработку нацеленного на будущее реше...
    Реализация решений, направленных на будущее 2
    После внедрения процесса важно, чтобы менеджеры отделов, контактная группа и руководитель проекта провели мониторинг процесса с тем, чтобы убедиться в его правильном функционировании. Возможные не...
    Мероприятие 1: Формирование команды по внедрению нацеленного на будущее решения
    На Фазе IV команда по внедрению нацеленного на будущее решения может набираться как из тех же самых людей, что создавали нацеленное на будущее решение, так и из других людей. (Замечание: наилучшее...
    Мероприятие 2: Разработка плана внедрения
    Хотя план внедрения в общих чертах часто подготавливается во время Фазы IV, детальный план внедрения должен быть подготовлен командой внедрения на данной фазе. Команда внедрения должна сосредоточи...
    6.4 Мероприятие 3: Внедрение плана на первые 90 дней
    Теперь команда внедрения должна сосредоточиться на внедрении плана на первые 90 дней. Это, вероятно, самая важная часть проекта внедрения, так как она задает темп для всего остального процесса вне...
    6.5 Мероприятие 4: Внедрение долгосрочных улучшений
    Долгосрочный (более чем на 90 дней) план внедрения представляет собой техническую часть нацеленного на будущее решения. Именно здесь в процесс вводится новое оборудование и программное обеспечение...
    Мероприятие 5: Измерение и составление отчета по результатам улучшения
    Регулярно, через заданные промежутки времени (около месяца), команда внедрения должна готовить отчет о состоянии дел. Отчет должен содержать: Текущие достижения по сравнению с планом. Обновленный...
    Мероприятие 6: Проведение периодических обзоров
    Команда внедрения должна проводить очень краткие периодические обзоры достижений с постоянными спонсорами и заинтересованными членами исполнительной команды. В начале процесса внедрения эти обзоры...
    Мероприятие 7: Сравнение результатов с целями
    По завершении процесса внедрения, результаты следует сравнить с целями проекта улучшения. Кроме того, нужно детально вычислить трехлетнюю прибыль на инвестированный капитал. В это время команда по...
    Мероприятие 8: Поощрение членов команды
    Очень важно поощрять желаемое поведение, если администрация хочет, чтобы это поведение повторялось в будущем. В большинстве книг по тотальному управлению качеством говорится о поощрении людей с по...
    Выводы
    С завершением Фазы V, нацеленное на будущее решение преобразовано в процесс «как есть», и его влияние на деятельность процесса измерено. Если процесс проводился должным образом, то администрация д...
    Управление административными бизнес-процессами для постоянного улучшения
    Теперь, после того как документирование, анализ и проектирование административных бизнес-процессов были обсуждены в предыдущих главах, в этой последней главе рассматривается, как управлять всем ад...
    Документация проекта
    Документация проекта охватывает всю документацию, образующуюся в ходе выполнения проекта. Документация проекта частично удовлетворяет следующим целям: Коммуникации. С помощью документации все люди...
    Документация проекта 2
    Рисунок 7.А Соответствие между Справочником по административной организации и документацией проекта Всем документам по проекту присваивается код из пяти чисел, в котором отражается следующее: Назв...
    Документация административной организации
    Для документирования административной организации требуется иная система. Сначала, важно, чтобы к документации обращались в соответствии с категорией ответственной организационной единицы (подразд...
    Содержание и компоновка
    Справочника по административной организации Вся документация по административной организации приведена в Справочнике по административной организации. Ниже обсуждается содержание и структура справо...
    Содержание и компоновка 2
    Общие сведения - ситуация (среда и окружение): местоположение организационных единиц / бизнес-процессов в окружающей среде - краткое определение бизнес-процессов, например посредством иерархии цел...
    Содержание и компоновка 3
    Внутренний контроль: Обзор зарегистрированных внутренних контрольных мер как для контроля, так и для обеспечения надежности информации. Одно от другого может отличаться по: конкретным средствам от...
    Структура Справочника по административной организации
    Справочник по административной организации является важным инструментом управления. Поэтому структура справочника должна быть связана со структурой управления организации (см. Раздел 7.6). Справоч...
    Структура Справочника 2
    Рисунок 7.С Справочник по административной организации при относительно высокой степени интеграции административных процессов...
    Структура Справочника 3
    В Разделе 5 менеджеры удаленных, децентрализованных организаций документируют все мероприятия своей административной организации, которые не управляются из центрального офиса. Сюда может входить д...
    Инструкции для Справочника по административной организации
    Цели Справочника по административной организации (см. Раздел 7.3)-создание единообразной структуры различных разделов и одинаковое использование символов. Введение такой единообразной структуры и...
    Инструкции для Справочника 2
    Справочник по административной организации...
    Инструкции для Справочника 3
    Таблицы файлов изменений могут содержать следующие колонки: Номер. Описание инициативы. Номер процесса. Дата одобрения. Дата внедрения. Одобрено (кем). Регистрация в справочнике. Оценка. Окончател...
    Компьютеризация Справочника по административной организации
    С точки зрения качества и продуктивности, рекомендуется компьютеризировать Справочник по административной организации. Это может быть сделано на персональном компьютере. В связи с этим важными явл...
    Компьютеризация Справочника 2
    Комбинированные (интегрированные) инструменты документирования. Они представляют собой особую категорию структурированных или специализированных программ рисования. Комбинированные инструменты док...
    Компьютеризация Справочника  3
    Таким образом, если изменяется имя документа, то изменение переносится и в энциклопедию. Имя документа изменяется также но всех других схемах, где фигурирует документ. Конкретные преимущества комб...
    Ответственность за административную организацию
    Во всех задачах, рассмотренных в книге вплоть до настоящей главы, был упущен один момент: вопрос о том, кто в организации несет ответственность за системы административного информационного управле...
    Финансовая служба и административная организация
    Часто Отдел административной организации является частью организационной структуры финансовой службы. Финансовая служба в данной ситуации несет ответственность за: Экономический анализ предприятия...
    Менеджер по информации и административная организация
    Обязанности административной организации до сих пор находятся в процессе разработки, в частности из-за влияния компьютеризации процессов, офиса и т. д Среди должностей, частично ответственных за а...
    Разделение функций
    Между финансовой службой, администрацией и менеджером информационных систем в области административной организации Как уже отмечалось в начале раздела, задачи по управлению административной органи...
    Разделение функций 2
    Вопрос о том, с помощью каких должностей в организации должны выполняться различные задачи административного управления, достаточно сложен, особенно когда организация растет, увеличивается специал...
    Разделение функций 3
    Предполагая, что для всей организации существует функция центральной финансовой службы, можно определить следующие задачи в области управления административной организацией: Общая постановка и про...
    Заключение
    Очень важно правильно определить обязанности по управлению административной организацией. В самом начале проекта важно записать, кто является ответственными пользователями, и кто несет ответственн...
    Схема организационной структуры
    Схема организационной структуры служит для обеспечения понимания структуры организации. Особенное внимание схема уделяет формальным отношениям между отдельными структурными единицами и отделами. Э...
    Свойства
    Из всех возможных методик схематического изображения схема организационной структуры применяется наиболее широко. Почти в каждой организации существует необходимость в уточнении формальных иерархи...
    Свойства 2
    Рекомендуется ограничивать схемы организационной структуры факторами, упомянутыми выше (иерархические связи, разбивка операций по отделам). Следует понимать, что схема может предлагать связи, кото...
    Правила
    Размещение Существует два варианта размещения схемы организационной структуры: вертикальные и горизонтальные схемы. Вертикальная схема В вертикальной схеме вертикальные линии отражают иерархическу...
    Правила 2
    Рисунок I.B Схема организационной структуры (вертикальная): Тип 2 В общем, комиссии, консультативные подразделения и команды, работающие над проектом, обозначены аналогичными кружком как часть орг...
    Правила 3
    Для более сложных схем из-за недостатка места может потребоваться создание схемы таким образом, что сохранение равенства на горизонталях не будет соблюдено. Рисунок I.C Схема организационной струк...
    Горизонтальная схема
    Эта форма схемы привлекательна с точки зрения использования места (особенно когда организация достаточно широка). Для экономии места по длине страницы самостоятельные отделы представлены с помощью...
    Схема принципов административных бизнес-процессов
    Схема принципов предназначена для изображения принципов административных бизнес-процессов. Важно, что схема дает четкое и быстрое представление существенно важных факторов. Схема принципов админис...
    Свойства
    Схема принципов должна быть полностью самоочевидной, то есть не требующей дальнейших объяснений. Схема может дать хорошее представление о процессах. Схема принципов - схема свободного формата в то...
    Свойства 2
    Кроме использования набольшего числа символов преимуществом может также считаться следующее: Эффективная передача знаний. «Заставляет задуматься». Выразительность. Представление основных концепций...
    Правила
    Правила использования схемы принципов, как свободной схемы, ограничены. Значение имеют руководящие принципы, которые применяются в общем для всех свободных схем. Помимо всего прочего, они включают...
    11.4 Примеры
    В качестве примеров схемы принципов административных бизнес-процессов на Рисунке II.А приведена схема администрации больницы и на Рисунке П.В. - схема агентства по временному трудоустройству. Рису...
    Схема иерархического обзора
    Схема иерархического обзора обеспечивает понимание структуры и связей во всей административной системе. Она показывает внутреннюю иерархию принципов административных бизнес-процессов. Иерархически...
    Свойства
    В иерархическом обзоре стремятся разбить административные бизнес-процессы таким образом, чтобы на нижнем уровне детализации различались управляемые процессы, которые могут быть описаны поэтапно и...
    Свойства 2
    Рисунок III.В Иерархический обзор процесов, связанных с персоналом Иерархический обзор может в то же время служить основой документации административной организации. Иерархический обзор также може...
    Схема общего обзора процессов и подразделений
    Схема общего обзора процессов и подразделений обеспечивает понимание общих отношений между всеми административными бизнес-процессами и подразделениями, которые должны быть изучены. Характер вовлеч...
    Свойства
    Общий обзор не только обеспечивает понимание, но также актуален для анализа отделов и административных бизнес-процессов. Общий обзор может применяться в дальнейшем для анализа: Отношений между отд...
    Правила
    Следующие коды указывают сущность вовлечения отдела в бизнес-процесс. В случае оценки существующих функциональных подразделений и внутреннего контроля, код может читаться следующим образом: М У =...
    Правила 2
    На Рисунке IV.В в базовую модель для представления применяемых файлов вводятся колонка и строка. По сравнению с системой кодирования на Рисунке IV.A, система кодирования характера вовлечения отдел...
    Правила 3
    Пример (Рисунок IV.В) описывает несколько административных бизнес-процессов в отношении обработки счётов на приобретённые материальные ценности в организации. Административные бизнес-процессы зано...
    Общая схема процесса
    Общая схема процесса предназначена для представления основных концепций административного процесса. Схема не подходит для воспроизведения информационных потоков, однако может использоваться в каче...
    Свойства
    Общая схема процесса воспроизводит основную модель отношений между различными частями административного бизнес-процесса. Общая схема процесса особенно хорошо проявляет себя, когда части могут быть...
    Свойства 2
    Рисунок V.A Продолжение На Рисунке V.A представлены способы управления издержками в произвольном филиале организации. Каждый раздел схемы обозначает часть операций в рамках отдела. Для каждого раз...
    Свойства 3
    Эти детальные описания для каждого раздела будут, в зависимости от цели документирования, отличаться схемами движения форм, управления формами, инструкциями или детальной схемой процесса (см. Разд...
    Правила
    Общая схема процесса принадлежит к категории свободных схем. Для нее, в общем, не существует обязательных правил в отношении размещения, методики, разработки, использования символов и т.д. Для тог...
    Детальная схема процесса
    Детальная схема процесса обеспечивает понимание последовательности мероприятий/действий и документопотока административного бизнес-процесса. Схема процесса особенно подходит для достижения пониман...
    Свойства
    Детальная схема процесса показывает последовательность мероприятий/действий административного бизнес-процесса. Для каждого мероприятия/действия указаны имеющие значение документы или файлы, однако...
    Свойства 2
    Рисунок VI.A Рисунок VI.А Пример детальной схемы процесса...
    Свойства 3
    Рисунок VI.A - Продолжение Добавление текста позволяет увеличить количество представляемых в схеме факторов. Детальные схемы процесса, в описанной выше форме, также являются хорошей основой для оп...
    Правила
    ИСО разработала международный стандарт на символы, используемые при составлении блок-схем, которые мы также называем детальными схемами процессов. Этот стандарт- ИСО 1028, названный «Обработка инф...
    Правила 2
    Рисунок VI.В Символы детальной схемы процесса Выходной блок объединения и входной блок объединения связаны одним и тем же символом. Если взаимодействующие выходной и входной блоки объединения разм...
    Схема инструкций
    Схемы инструкций или формы инструкций существуют для того, чтобы помогать сотрудникам организации разобраться в административных бизнес-процессах, которые они должны выполнять, и в административны...
    Свойства
    В данном разделе, говоря о инструкциях, мы имеем в виду письменные инструкции. Конечно, в определенных случаях и в зависимости от уровня знаний пользователя, могут использоваться такие методики, к...
    Свойства 2
    Следует постараться, особенно при помощи кодирования отдельных схем, четко указать связи и последовательность различных административных мероприятий и собрать в простой форме инструкции для каждог...
    Правила
    Схемы инструкций разделены в соответствии с требованиями организации. В зависимости от количества схем процесса и количества отделов, больше внимания надо уделить, к примеру, заголовку и коду схем...
    Правила 2
    В колонки, обозначенные «аварийное действие», записаны мероприятия, которые должны быть выполнены в том случае, если выполнение применяемой инструкции невозможно. В целом колонка «аварийное действ...
    Схема правления формами
    Схемы управления формами показывают использование и маршрутизацию форм в рамках административного бизнес-процесса. Часто оказывается, что необходимо схематически изобразить маршрут и использование...
    Свойства
    Схема управления формами принадлежит к категории ограниченных схем. Размещение, так же как символы, в общем, регулируются достаточно жестко. Этот недостаток свободы и степень необходимой полноты з...
    Свойства 2
    Рисунок VIII.A Схема управления формами (хронологическая)...
    Свойства 3
    Рисунок VIII.В Схема управления формами (по отделам)...
    Свойства 4
    Если вы хотите составить схему в ходе проведения интервью, рекомендуется заранее обеспечить наличие образцов форм, которые играют некоторую роль в вовлеченном процессе; на основе лих образцов можн...
    Правила
    Общие правила При использовании схемы управления формами необходимо придерживаться ряда общих правил: Использовать хорошую, заранее напечатанную форму. Заранее напечатанные линии не должны быть сл...
    Символы и их использование
    Все стандартные символы присутствуют на обычной пишущей машинке: X объект подвергается описанному действию О объект используется в действии, нацеленном на другой объект = объект используется для к...
    Схема движения форм
    Схема движения форм (иногда ее также называют схемой потока форм) помогает разобраться в использовании и маршруте движения форм административного бизнес-процесса. В этом отношении цель схемы движе...
    Свойства
    Схема движения форм принадлежит к категории ограниченных схем: при использовании схемы размещение и символы определены в общих чертах заранее (см. Раздел 3.8.1). Схема построена таким образом, что...
    Свойства 2
    Действия представлены при помощи символа с формой, на которой они сконцентрированы. Схема движения форм особенно подходит для быстрого получения представления об административных бизнес-процессах....
    Свойства 3
    Рисунок IX.С представляет пример комбинации схемы движения форм и детальной схемы процесса; она описывает тот же административный бизнес-процесс, что и на Рисунках IX.A и IX.B. В качестве дополнен...
    Свойства 4
    Рисунок IX.С Схема обращения форм в комбинации с детальной схемой процесса: процесс выписки счетов на реализацию В зависимости от целей анализа, может быть задан ряд вопросов, таких как: Как может...
    Правила
    На рисунке IX.D представлены символы, которые могут использоваться в типичной схеме движения форм. Следует подчеркнуть, что символы не имеют ничего общего с символами, используемыми в детальной сх...
    Правила 2
    Рисунок IX.D Продолжение...
    Схема системы бухгалтерского учета
    Схема системы бухгалтерского учета - удобный документ для получения детального представления о системе обработки данных бухгалтерского учета компании. Схема системы бухгалтерского учета обеспечива...
    Правила
    Схема изображена в форме таблицы, в колонках которой представлены различные расчеты, а в строках - различные действия, отраженные в проводках. Методы отражения проводок в расчетах представлены с п...
    Правила 2
    Определение применяемых символов: X: проводка в соответствии с колонкой О: в зависимости от обстоятельств -дебетовая или кредитовая проводка Рисунок Х.В Схема системы бухгалтерского учета: совмеще...
    Правила 3
    Определение применяемых символов: d: дебет с: кредит d/c: дебитовая или кредитовая проводка в зависимости от обстоятельств d - дебитовая проводка с - кредитовая проводка d/c - дебитовая или кредит...