Функциональное разделение 

Это распределение меропри­ятий между отдельными людьми и/или отделами с точки зре­ния противоположных интересов.

Функциональное разделение может быть также введено между раз­личными фазами цикла обработки операций, с тем чтобы провести раз­граничение между функциями управления, исполнения, хранения, доку­ментирования и контроля. Функция распоряжения принимает решения, которые оказывают влияние на административные бизнес-процессы, та­кие как закрытие заказов на продажу, закрытие заказов на приобретение и недопущение найма новых работников. Примерами функции исполне­ния являются мероприятия, осуществляемые в отделе отгрузки продук­ции, отделе приёмки или в отделе набора персонала. Функция хранения относится к накоплению запасов товаров на торговом складе. В то же

время, функция хранения может включать и себя депонирование и хране­ние претензий и долгов и даже такие вопросы как патенты, ноу-хау, ли­цензии и т. д. Контрольная функция включает в себя действия по контро­лю функционирования. Они представляют собой контрольные действия, встроенные в административный бизнес-процесс (отдел отгрузки продук­ции сравнивает складские документы, подтверждающие получение груза покупателем, и первоначальный заказ, полученный отделом продаж), а также контрольные действия, выполняемые независимой структурной единицей (отделом контроля).

Функциональное разделение может быть введено между различными фазами потока (движения) товаров или услуг через организацию. В про­изводственной организации функциональное разделение может относить­ся к распределению мероприятий между отделами материально-техничес­кого снабжения (отдел закупок), производственным отделом и отделом продаж. В банке функциональное разделение может включать в себя раз­мещение регистрации и вложение фондов на определенном рынке в двух разных отделах.

Третьей возможностью введения функционального разделения фор­мируется дроблением мероприятий по разным товарам или услугам, ко­торые организация производит или закупает. В торговой организации про­дажа различных неоднородных частей может осуществляться двумя раз­ными отделами. Дробление задач в организации происходит на основе коммерческих или других соображений. Содействие развитию хорошего внутреннего контроля является всего лишь одним из определяющих фак­торов.

Использование автоматизированных систем в организации предъяв­ляет особые требования к показателям внутреннего контроля из-за следу­ющих факторов:

Документирование исходных данных в ряде наборов данных (ручных и размещенных в разных местах) не проводится многократно, а происходит путем однократной записи в один или несколько взаимосвязанных (компьютеризированных и концент­рированных в определенном месте) наборов данных (см. также Рисунки 4.N и 4.0 в Разделах 4.13.2 и 4.13.3).

Интеграция (объединение в одно целое) наборов данных снижа­ет возможность того, что ряд сотрудников будет обрабатывать одни и те же данные и сравнивать полученные результаты.

 

Интеграция последовательных административных действий сни­жает вмешательство человека в административный процесс и таким образом снижает возможности для построения функцио­нального разделения. Это может привести к снижению количества связей (форм и т. д.), которые должны пониматься сотрудниками или быть ясными для них. Иногда необходимость в функциональном разделении исключается, так как процесс полностью автоматизирован; к примеру, в ходе обмена данными или магнитными лентами между организациями.

Концентрация мероприятий в компьютерном центре (разработка программ, ввод данных, наблюдение за выходными данными и т. д.) может побудить к использованию специальных мер по контролю.

 

В отношении внутреннего контроля необходимо гарантировать, что:

Используемые программы приводят к желаемым результатам.

В компьютер вводятся точные и полные данные.

Используются правильные программы и наборы данных.

Оборудование хорошо функционирует без нежелательного вмешательства во время работы программы.

Наборы данных защищены от аварийных ситуаций.

В наборы данных не вводятся неправильные или недопустимы исправления.

Возможно восстановление в случае выхода из строя компьютера.

 

Эти гарантии могут быть также реализованы путем:

Введения функционального разделения между проектируемыми требованиями системы, спецификациями пользователей, разработкой технических систем (программирование), оценкой разработанных систем и фактической обработкой данных. Пользователи должны быть убеждены в том, что разработанные программы приведут к желаемым результатам. Установка функционального разделения, упомянутая выше, должна помочь в выявлении несанкционированного использования программ.

Введения при обработке данных функционального разделения между вводом, контролем и хранением наборов данных, компьютерных программ и обработкой данных при помощи компьютера.

Внедрения специальных контрольных мер в компьютеризированные процессы обработки, такие как программное управление, использование контрольных чисел, процедурное peгулирование, периодическое проведение проверок электронной обработки данных и т. д.      

 

Часто в небольших организациях невозможно или неэффективно проводить строгое распределение функций. В этих небольших организациях

один человек может отвечать за весь процесс, поэтому будет неэффективно проводить добавляющий стоимость внутренний контроль по завершении отдельных подпроцессов или мероприятий. К примеру, в очень маленькой организации один человек может полностью отвечать за разработку про­дукции и он является единственным, кто способен проанализировать эффек­тивность отдельных мероприятий в рамках цикла разработки новой про­дукции.

Часто имеют место сочетание различных функций. Следует избегать этого, с тем чтобы не оставлять незамеченными ошибки в обработке дан­ных. Необходимо пересматривать и попутно оценивать установившееся функциональное разделение и контрольные меры, чтобы выяснить, отве­чают ли они требованиям, описанным на этапе А. Следует указать недо­статки и их причины.

 

Оценить полную систему внутреннего контроля (для всех административных бизнес-процессов вместе)

Система внутреннего контроля должна быть спроектирована на ло­гическом уровне. Даже если внутренний контроль отдельных процессов может быть оценен как достаточный, это не исключает возможности оши­бок отдельных сотрудников (пример: неполные, неточные, недопустимые, записанные или обработанные с опозданием операции). Следует осветить подобные разрывы в общей системе контроля путем оценки организации общей системы внутреннего контроля. Это можно эффективно реализо­вать на основе общего обзора, обсуждаемого в Приложении IV и конт­рольных действий, перечисленных на Рисунке 4.К. Общий обзор мер внут­реннего контроля будет рассмотрен в Главе 5 (Рисунок 5.Е).

Сформулировать основные принципы изменения процессов и/или системы

На основе результатов этапов В или С определяется способ улучше­ния интеграции внутрифирменных средств контроля в административном бизнес-процессе.