В разделе 4.4 рассматривается значение группировки мероприятий по организационным объектам как части эффективного использования файлов. Было сделано предположение, что как можно более эффективное использование файлов и технических административных инструментов может стать одним из критериев при изучении распределения административных мероприятий между различными отделами. Следует стремиться к группировке (кластеризации) мероприятий, которые используют одни и те же файлы или одни и те же инструменты.
Часто схожие мероприятия группируются в рамках отдела для увеличения знаний или ресурсной базы. Поручение схожих мероприятий отдельным сотрудникам или группам сотрудников увеличивает эффективность выполнения мероприятий. Часто оказывается полезным сгруппировать мероприятия, которые требуют приблизительно одинакового уровня образования и интеллекта. Это подстегивается желанием оптимально использовать человеческие возможности.
Сходство мероприятий может анализироваться путем разбивки мероприятий на ряд категорий.
При определении категорий мероприятий следует учитывать следующее:
Типы выполняемых операций, таких как ввод (набор) с клавиатуры, кодирование, контроль и т. д.
Виды бухгалтерской отчетности, которую необходимо обновлять, такие как бухгалтерские книги, дебиторская задолженность, платежные ведомости, кредиторская задолженность и т. д.
Можно проанализировать, как различные категории мероприятий распределяются среди различных сотрудников, а также среди различных отделов.
Затем мероприятия подразделяются на ряд категорий:
Мероприятия по разработке политики, такие как формулирование предложений, касающихся административной организации.
Мероприятия по изменению политики, такие как подготовка распоряжений административному отделу.
Задачи, для выполнения которых требуются особые мощности, такие как управление сложными платежными ведомостями.
Задачи, которые легко выполнить, такие как обновление отчета по продажам, заполнение накладных и т. д.
Группировка мероприятий определяется их классификацией по соответствующим категориям и затем проводится рассмотрение, как различные категории распределяются между отдельными сотрудниками и отделами.
В качестве критерия оценки также может выступать влияние, которое различные наборы задач оказывают на оптимальное удовлетворение работой. Это указывает, достаточное ли разнообразие или свободу обеспечивает набор задач для каждого сотрудника или каждого отдела. Также важно, может ли в рамках набора задач быть просмотрена и выполнена комплексная часть административного бизнес-процесса.
Анализ, возможно, также будет направлен на изучение вопроса: может ли степень связанности различных мероприятий отражаться па распределении этих задач между отделами и сотрудниками. С этой точки зрения особое внимание при изучении мероприятий уделяется определению того, в какой степени они связаны. Для этой цели используется матрица, в которой различные мероприятия представлены по вертикали и по горизонтали. В этой матрице указаны категории отношений, по которым должны быть сгруппированы мероприятия.
