Для определения сущности модификаций необходимо иметь документацию о существующих процессах, которые будут модифицироваться.
В документации должны быть указаны:
Мероприятия и задачи, составляющие процесс.
Порядок выполнения этих мероприятий и задач.
Место проведения мероприятия.
Данные, которые должны быть получены в результате процесса.
Информация, задействованная в процессе.
Нормативы процесса.
Все эти задачи будут зарегистрированы и процессе мероприятий по документированию процесса. На основе этих документов можно изучить изменения, вносимые в процесс, используя сформулированные проблемные области, основные предположения и цели.
Иногда из результата анализа мероприятий становится ясно, какие именно из упомянутых факторов нужно изменить. Если оценка средств информационного управления показывает непригодность функционального разделения, то мероприятия или задачи следует перевести из одного отдела в другой (или от одного сотрудника к другому).
Отношение между желаемым результатом и изменением, которое необходимо внести, не всегда ясно. Иногда для достижения желаемой цели сначала требуется провести дополнительное исследование характера вносимых изменений. Это в первую очередь относится к ситуациям, когда возможно несколько альтернативных изменений административного бизнес-процесса. При разработке нацеленного па будущее решения, нужно рассмотреть множество комбинаций подходов к улучшению (например, при поиске решения для увеличения возможностей обработки, эффекта от всех видов инструментов, показателей одновременного выполнения задач или мероприятий, при устранении мероприятий, и т. д.). В некоторых ситуациях разрабатываются и анализируются сразу несколько альтернативных нацеленных на будущее решений.
Для каждого потенциального нацеленного на будущее решения устанавливается степень вклада изменения в реализацию заданной цели. Кроме того, следует рассмотреть последствия задач и мероприятий (место, порядок и т. д.), использование информации (нужна ли другая информация или нужна ли данная информация на другой фазе), информацию, которую необходимо получить, а также затраты и длительность цикла, необходимые для внедрения потенциального решения.
Необходимо наметить организационные последствия изменений. В то же время, следует сделать попытку составления картины влияния изменений на затраты и скорость обработки.
Лучше всего будет разработать несколько концептуальных нацеленных на будущее решений.
Каждое потенциальное нацеленное на будущее решение может быть проанализировано путем построения предварительной модели процесса и апробирования ее с целью проверки того, что:
Нет проблем с взаимодействием.
Система работает в соответствии с ожиданиями.
Не появилось непредвиденных проблем.
Обычно построение модели на этом этапе представляет собой либо компьютерное, либо физическое моделирование или же комбинацию этих двух видов.
В современных условиях моделирование с помощью компьютерной имитации дает массу преимуществ. Существует большое количество отличных программ, которые помогут вам воспроизвести нацеленным n;i будущее процесс, не обработав при этом ни одной детали и даже не передвинув стола. Программы компьютерного моделирования в приложении к проектированию аппаратного обеспечения и производственным потокам стали популярными с середины 1970-х годов, но имитация бизнес-процессов завоевала популярность лишь в середине 1990-х.
Моделирование расположения позволяет разработчику построить правильную по масштабу трехмерную модель каждого мероприятия и соединить мероприятия вместе, различным образом варьируя входные переменные с целью определить работу процесса и выявить проблемы.
Как правило, имитация процесса представляет собой расширение процесса составления блок-схем, используемых для характеристики текущих элементов (элементов «как есть») и построения исправленных блок-схем, используемых для определения нацеленного на будущее процесса. Современные имитационные модели чрезвычайно сложны.
Для имитации хода процесса в них используются иконки, чтобы определить:
Препятствия, возникающие в ходе процесса.
Критические пути.
Длительность цикла.
Время обработки.
Проблемы, связанные с большой рабочей нагрузкой.
В таких имитационных моделях продукт изображается движущимся через процесс, в то время как иконки с изображением маленьких людей отвечают на телефонные звонки, отдыхают во время перерывов, посещают собрания и даже делают кое-какую работу. Большинство программ позволяют ускорять или замедлять ход (последовательность) процесса. Дни или месяцы хода процесса могут быть сведены к минутам в имитационной модели. Можно создавать наихудшие (пессимистичные) сценарии и анализировать их, не нанося вреда реальному процессу и не огорчая потребителя. Хорошо разработанная имитационная модель берет теорию и преобразовывает ее в суровую реальность ежедневной деятельности вашей организации. Вначале подготовка компьютеризированной имитационной модели может занять определенное время, но если изменение является существенным, то время будет потрачено не зря, и с помощью модели можно будет избежать начальных неудач.
Во многих случаях для подтверждения определенной концепции необходимо подготовить физическую модель нацеленных на будущее процессов. Это в первую очередь относится к процессам, которые представляют собой продукт или элемент, не поддающийся компьютерной имитации. Такие компьютерные программы, как автоматизированное проектирование (CAD) и автоматизированное производство (САМ) оказывают огромную помощь в сокращении времени, необходимого для построения аппаратных моделей. Как правило, эти аппаратные модели подвергаются серии тестов на эффективность функционирования и на нагрузки с тем, чтобы получить подтверждение для проектируемых показателей.
Административные бизнес-процессы могут моделироваться физически. Этот вид моделирования называется моделированием в конференц-зале. В таких случаях подготавливают макеты компоновки, терминалов, клавиатур, форм и оборудования. Если в нацеленное на будущее решение включено коммерческое программное обеспечение, то оно используется в ходе операции моделирования. Новое, некоммерческое программное обеспечение имитируется вручную, создавая лишь внешнюю иллюзию того, что оно уже написано. Моделирование процесса часто требует существенной скрытой поддержки для того, чтобы создать иллюзию нацеленного на будущее процесса.
В результате мероприятия моделирования определяются многие проблемы и возможности по улучшению, в соответствии с которыми следует обновить и улучшить нацеленное на будущее решение. К концу фазы моделирования должна быть четко определена целесообразность каждого будущего решения и риска, связанного с его физической реализацией.
