При анализе использования наборов данных и документов можно увидеть, что внедрение компьютеризации и/или информационной технологии дает целый ряд преимуществ. Общая оценка возможностей применения и распространения компьютеризации будет проведена в ходе дальнейшего изучения. Эта будущая оценка будет определять, следует ли рассматривать компьютеризацию различных мероприятий, составляющих административные бизнес-процессы.
Это изучение будет сконцентрировано на количестве действий, масштабе действий и на времени, необходимом для осуществления этих действий на основе следующих категорий мероприятий:
Вычисления.
Сортировка графиков и/или форм.
Передача информации от одного документа к другому.
Подведение итогов по данным, содержащимся в различных документах.
Сравнение данных и впоследствии принятие стандартных решений и проведение стандартных мероприятий.
Передача носителей информации (дисков, документов и т. д.).
Хранение и поиск документов.
Обработка текста.
Анализ будет концентрироваться на возможностях осуществления интеграции различных действий. Обычно только в некоторых ситуациях будет приемлемо функционирование автоматизированного оборудования по обработке данных для стимулирования производительности только одного мероприятия в рамках административного бизнес-процесса.
В ходе этой фазы изучения будет проведена общая оценка возможностей для компьютеризации. Если потребуется, будет проведено более детальное изучение возможностей для компьютеризации. Следует отметить, что описанные исследования могут указать только на две возможные причины необходимости компьютеризации: снижение стоимости и увеличение скорости обработки данных. Кроме того, очевидно, что может существовать большое количество других причин для проведения дополнительного, более детального изучения (к примеру, необходимость в улучшении качества системы управления информацией и потребность в снижении длительности цикла). Только после завершения изучения может сформироваться определенное мнение о возможности и желательности внедрения компьютеризации.
