Общий обзор не только обеспечивает понимание, но также актуален для анализа отделов и административных бизнес-процессов.
Общий обзор может применяться в дальнейшем для анализа:
Отношений между отделами и процессами.
Отделов, которые вовлечены в процесс.
Мероприятий в рамках каждого отдела.
Характера вовлеченности отделов в процесс.
Учитывая широкий характер общего обзора, в большинстве случаев может быть указано только основное направление дальнейшего анализа. К тому же общий обзор всегда используется наряду с другими методиками документирования, которые больше внимания уделяют деталям. В зависимости от факторов, которые должны быть изучены, можно также использовать, к примеру, схему обращения форм, схему управления формами или детальную схему процесса.
Общий обзор представлен в виде матрицы, в которой административные бизнес-процессы изображены на вертикалях, а отделы - на горизонталях. Символы на пересечении колонок и столбцов отражают отношения между отделами и процессами, а также характер этих отношений.
Общий обзор процессов и отделов составляется в начале документирования административной организации. Он может служить в качестве перечня всех описаний процессов. В нем перечисляются все процессы и отделы, которые должны быть изучены (что, в основном, не так уж легко сделать на практике). К тому же в матрице указывается (например, Х-ами), какие отделы заняты в каких процессах и наоборот, без углубления в изучение характера этих отношений.
Общий обзор может быть удобным инструментом при наблюдении за планом подхода к документированию административных бизнес-процессов организации. Если все необходимые отделы рассмотрены и не забыт ни один административный бизнес-процесс, это означает, что план подхода эффективен (к примеру, какие процессы может документировать какой интервьюер посредством проведения интервью в отделе).
