Глава 1   Глава 2

Реорганизация документов и форм


Команда по улучшению процесса должна теперь оценить формы и другие документы, используемые в рамках процесса для выявления по­тенциальных возможностей улучшения результативности и эффективно­сти административных бизнес-процессов.

Анализ оценивает, насколько оптимально используются:

Производственное и обрабатывающее оборудование, такое как персональные компьютеры, миникомпьютеры, микрокомпьютеры или терминалы, которые комбинируются или не комбинируются с формами телекоммуникаций.

Соответствующее программное обеспечение.

Методики, которые могут применяться для улучшения производительности создания текста, такие как компьютеризированная обработка текстов, магнитные карты и т. д.

Инструменты, которые дают возможность одновременно созда­вать ряд документов, таких как дублированные методики выво­да на печать, машинописные экземпляры, полученные через копировальную бумагу и т. д., печатное оборудование, соединен­ное параллельно и т. д.

Методики для размножения документов, такие как фотокопи­ровальное оборудование и т. д.

Возможности стандартизации документов (могут ли отдельные документы с более или менее похожим текстом объединяться для формирования одного документа).

Анализ потребности в непрерывном существовании всех применяемых форм, документов и копий является отправной точкой для этой оценки. Кроме того, команде по улучшению процесса потребуется определить, действительно ли нужны все действия, выполняемые в связи с применяе­мыми документами. Эти оценки могут, к примеру, осуществляется на ос­нове схемы управления формами (см. Приложение 7 и Рисунки 4.Е. и 4.F.) В этих рисунках описываются документы и файлы, применяемые в связи с ними.

 

Кроме того, обзор составляется с учетом специфики каждой катего­рии:

Цель документов.

Количество документов, создаваемое за период времени.

Время, необходимое для этого создания.

Связанные с этим затраты.

Стандартные или нестандартные документы.

 

Проведение анализа лучше всего начинать с изучения схемы управ­ления формами. При помощи этой схемы можно достичь понимания мес­та, где создаются документы, и основы, на которой они создаются, ис­пользуемые количества (параметры), для какой цели они используются и как они регистрируются и хранятся. На этой основе может быть состав­лен ряд предварительных заключений в отношении использования доку­ментов. Эти заключения должны быть соответственно скорректированы, и на основе Рисунков 4.Е и 4.F должны быть изучены потенциальные воз­можности для улучшения. Используя эти рисунки, команда по улучше­нию процесса может определить, какие комбинации документов могут быть выпущены одновременно. Также на основе этих рисунков команда по улучшению процесса сможет понять, могут ли быть объединены или упрощены действия, связанные с документами.

Этот анализ также завершается оценкой затрат, соответствующих ва­риантам различных альтернатив. Анализ выпуска различных докумен­тов должен включать в себя возможности для применения оборудования для обработки текстов. К примеру, оборудование для обработки текстов приведет к значительной экономии, если большое количество документов выпускается независимо и применение стандартных документов не­желательно или невозможно.

 





Содержание  Назад  Вперед