Цели Справочника по административной организации (см. Раздел 7.3)-создание единообразной структуры различных разделов и одинаковое использование символов. Введение такой единообразной структуры и подготовка управления и распространения справочника являются наиболее важными целями инструкций для Справочника по административной организации. На практике, они описываются главным образом в Разделе 0. Содержание Раздела 0 представлено на Рисунке 7.D. Ниже по каждой главе будет сделано несколько комментариев.
Глава 2 Раздела 0 содержит оглавление полного Справочника по административной организации.
В этой главе рассматривается следующее:
Содержание по разделам
Структура, используемая в главах и разделах.
Содержание глав
Так как административная организация постоянно корректируется, желательно оформить справочник в виде скоросшивателя или компьютеризировать его. В случае изменений руководству не придется каждый раз рассылать полный экземпляр справочника. Достаточно будет разослать измененные части. Поэтому каждая страница должна иметь уникальный идентификатор. Для этого служит заголовок каждой страницы. Содержание заголовка, как показано па Рисунке 7.Е, идентифицирует каждую страницу единственным образом, по возможности независимо от выбранной структуры справочника.
Необходимо обновлять оглавление справочника, чтобы отразить изменения, зарегистрированные в течение фазы документирования. По этим изменениям можно быстро узнать, какие изменения были внедрены и соблюдались ли предписанные процедуры. Если стандарты документирования не регистрировались больше нигде в организации, то их следует внести в справочник, в Главу 7 Раздела 0 (правила изменений).
В Главе 3 Раздела 0 указывается, как управление административной организацией и справочник включаются в организацию. Это будет далее обсуждаться в Разделе 7.6, посвященном подробному изучению управления.
В Главе 4 Раздела 0 описывается подготовка к распространению справочника. Распространением справочника занимается отдел, ответственный за ведение справочника. Имена сотрудников, получивших копню справочника, должны быть занесены в список распределения. Затем измененные варианты выдаются сотрудникам в соответствии с этим списком.
Возможно, что сотрудники получат только некоторые разделы справочника. В этом случае выданные разделы должны быть отмечены в списке распределения, и затем следует распространять лишь изменения к соответствующим разделам.
Вместе с обновленными вариантами справочника распространяется сопроводительный список, в котором, помимо прочего, указывается следующее:
Страницы, которые будут добавлены.
Страницы, которые будут удалены.
Дата рассылки.
Дата предыдущих изменений.
Количество текущих изменении.
Количество предыдущих изменений.
|
Справочник по административной организации |
|
|
|
|
|
|
Страница: |
1 |
|
Раздел: |
0. Инструкции для Справочника |
Версия: |
2 |
|
Глава: |
2. Содержание Справочника |
Автор: |
Noordam |
|
Параграф: |
4. Идентификация страниц |
Изменено: |
06-10-1991 |
|
Подпараграф: |
Дата: |
01-13-1992 |
|
Рисунок 7. Е Заголовок страницы Справочника по административной организации
Во всех случаях рассылается новое оглавление справочника. Возможно также ступенчатое распространение, при котором множество экземпляров справочника выдается начальникам отделов, которые по своему собственному усмотрению могут распределять их среди сотрудников. При использовании справочника следует соблюдать несколько условий, а именно: содержание должно быть надежным и использовать его следует только в ходе осуществления мероприятий организации. Таким образом, сотрудники обязаны вернуть справочник после того, как закончат свою работу. Способ, при котором справочники распространяются по комнатам, нежелателен, если на сотрудников не возложена ответственность за распределение копий в каждой комнате.
Несколько правил для документирования описаний в справочнике приведены в Главе 5 Раздела 0. Эти принятые правила схематического изображения должны быть увязаны с выбором ширины и глубины документирования (см. Разделы 3.4 и 3.5). В приложении читатель найдет примеры правил использования методик документирования. Компьютеризированные инструменты, используемые для документирования (см. Раздел 7.3), могут по роду своего действия оказывать влияние на разработку правил. В Разделе 7.6 описывается применение компьютеризированных инструментов из Главы 6 Раздела 0.
Глава 7 Раздела 0 содержит правила внесения изменений в справочник. В принципе, всем пользователям справочника дается право вносить предложения об изменениях или дополнениях к административным бизнес-процессам. Для осуществления изменений необходимо использовать хорошие процедуры, включающие достоверную проверку всех возможных последствий.
Очень важными являются следующие действия:
Регистрация предложения об изменении или дополнении к административным бизнес-процессам в центральном отделе - Отделе административной организации.
Ориентировка инициаторов, задействованных менеджеров отделов и Отдела административной организации в отношении изменения/адаптации.
Исследование результатов изменения в отношении других административных бизнес-процессов, производительности, внутреннего контроля, автоматизированных систем и т. д.
Назначение сотрудника, который должен одобрить изменение и составление предложения к дате завершения (делается Отделом административной организации).
Создание концептуального описания административного бизнес-процесса, в котором основное внимание уделяется связи с другими процессами, результативности и эффективности, фи к торам управления и автоматизации.
Оценка концептуального описания (начальниками отделов, а также внутренними и внешними экспертами).
Предложение заключительного описания процесса (Отделом административной организации).
Отправка описания в отдел документации. (Этот отдел подтверждает соответствие описания требованиям формы, отвечает за регистрацию его в справочнике, а также за доставку описания в организацию.)
Представление административного бизнес-процесса участвующим в нем отделам (под руководством Отдела административной организации, если это необходимо).
В целях контроля за завершением всех этапов внедрения изменении, можно, начиная с момента возникновения инициативы по изменению, регистрировать их в файле изменений, где может быть отмечено завершение каждого этапа.
Таблицы файлов изменений могут содержать следующие колонки:
Номер.
Описание инициативы.
Номер процесса.
Дата одобрения.
Дата внедрения.
Одобрено (кем).
Регистрация в справочнике.
Оценка.
Окончательная виза.
В Главе 8 Раздела 0 представлены правила обработки текстов для справочника. Здесь можно рассматривать определение размера текстов, макета страницы, использование различных типов шрифтов, заранее определенных макросов в программном обеспечении текстовых процессоров, а также использование специальных видов бумаги. В этой главе может также описываться подготовка, изменение и сортировка текстовых файлов и файлов компьютеризированных средств.
В Главе 9 Раздела 0 формулируются определения и концепции терминов, применяемых в разделе 0, а также рассматривается их связь с другими терминами и концепциями.
