Эффективность (продуктивность) - это мера того, насколько эффективно используются ресурсы (люди, деньги, пространство, компьютерная память и т. д.). При измерении производительности предпринимается попытка сформировать суждение о пропорциональном соотношении между затратами и объемом производства в различных административных бизнес-процессах. Результатом анализа должно стать представление величины контрольных цифр или относительных показателей, которые дают представление о производительности изучаемого элемента.
Анализ проводится посредством осуществления следующих мероприятий:
Определить, какие продукты административного бизнес-процесса должны быть изучены. Возможными продуктами административного бизнес-процесса являются завершенная обработка данных о принятом на работу сотруднике, обработка счета, уведомления на номинация/гарантии, заполнения заказа и т. д. Важно для каждого процесса (если можно, для каждого отдела) определить небольшое количество продуктов. Продукты должны быть признаваемы сотрудниками. Продукт должен быть независимой единицей, что означает, что производство этого продукта можно остановить, не воздействуя при этом на другие продукты, которые зависят от результата изучаемого процесса. Продукты не обязательно должны иметь физическую природу. Следует также учитывать такие продукты, как участие в оказании консультационных услуг или управление персоналом.
Определить единицы измерения для каждого продукта. Этот этап определяет, каким образом измеряется производство. Для продуктов, приведенных в мероприятии 1, это может быть количество нанятых сотрудников, количество счетов, количество уведомлений напоминания, количество заполненных заказов, количество часов участия и количество персонала, которым управляют. Единицы измерения должны быть выбраны таким образом, чтобы они указывали на величину производства.
Определить, каким мероприятиям в административном бизнес-процессе соответствует какой продукт. Если мероприятие осуществляется для нескольких продуктов, то следует указывать, какое соотношение затрат должно соответствовать каждому из продуктов.
Определить затраты на административные продукты. Затраты (на персонал, производственные ресурсы, исходные материалы, жилищное строительство и т. д.) должны быть поставлены в соответствии мероприятиям, и затраты по мероприятиям и по продуктам должны быть просуммированы. Если затраты не могут быть рассчитаны напрямую, то следует использовать методики разбивки затрат. Если затраты на персонал не могут быть рассчитаны на прямую, необходимо при помощи карточек табельного учёта, хронометрирования и оценки продолжительности определить время, потраченное на каждое мероприятие. Затраты на персонал следует пропорционально разделить и распределить.
Определить масштаб производства. Масштаб производства определяется в этом мероприятии делением количества обработанных единиц на общие затраты по продукту. Таким образом, могут быть определены затраты на принятого на работу сотрудника, на счет, или на уведомление напоминания.
В каждом случае следует изучать количественную информацию о качестве процессов. Эта информация может относиться к количеству сделанных ошибок (к примеру, ошибки кодирования и ввода, а также количестно отсутствующих документов или инструментов). Этот анализ часто выявляет непроизводительное использование ресурсов, которое оказывает негативное воздействие на эффективность последующих процессов. Также может оказаться необходимо провести количественное описание длительности цикла (см. Раздел 4.5).
