Справочника по административной организации
Вся документация по административной организации приведена в Справочнике по административной организации. Ниже обсуждается содержание и структура справочника, а также инструкции для него.
Содержание Справочника по административной организации
Справочник по административной организации играет важную роль как инструмент для управления административной организацией. Документация всех видов используется также при:
Анализе структуры административной организации.
Обзоре последствий предлагаемых изменений в административной организации.
Передаче знаний по административной организации.
Подготовке персонала.
Документация должна быть всеобъемлющей. Основное внимание следует уделять тому, что является необходимым для анализа (см. Главу 4), и при составлении справочника необходимо следовать логике, использовавшейся при проектировании административной организации (см. Глава 5 и, в частности, Рисунок 5.А). Такая комбинация требований приводит к созданию глав Справочника по административной организации; их содержание далее объясняется на Рисунке 7.В и приводится в нижеследующем списке.
Введение и индекс ключевых слов.
Общие сведения (контекст, бизнес-процессы, метод действия).
Организация.
Информационное управление (внутренняя связь).
Административные процессы.
Рабочие инструкции.
Внутренний контроль.
Различные аспекты (инструментальные методики).
Носители данных.
9. Определения данных.
Введение и индекс ключевых слов
- общее краткое введение о содержании, организации, методах работы и основаниях для
создания справочника
- объяснение методов управления административной организацией внутри организации
- индекс ключевых слов для большего удобства пользования справочником
- наставление (руководство по обучению), если необходимо быстро изучить содержание справочника
Общие сведения
- ситуация (среда и окружение): местоположение организационных единиц / бизнес-процессов в окружающей среде
- краткое определение бизнес-процессов, например посредством иерархии целей способ организации контроля бизнес-процессов, а также отобранные средства контроля связь со стратегическим планом информационных систем организации анализ риска
Организация
организационная структура и штатное расписание — отношения с другими организационными единицами
функции задействованных организационных единиц
должность, задачи, квалификация и обязанности вовлеченных сотрудников
правила ведения дел по доверенности и правила проектирования
связь с возможно существующим справочником по организации
Информационное управление (внутренняя связь)
- обзор наиболее важной информации по управлению (относительно руководства и обязанностей) /внутренних сообщений, а также спецификация информационных систем/административных процессов, на базе которых они созданы
Административные процессы
иерархический обзор административных процессов
полный обзор (матрица) административных процессов и организационных единиц описание административных процессов, например, в форме общих схем процесса или детальных схем процесса
разъяснение административных процессов, если это необходимо
Рабочие инструкции:
Текстовой, в форме схем инструкций, разработанный набор рабочих инструкций для тех ситуаций, которые стоят затраченного труда в силу сложности процессов, их важности или неизбежности использования меняющегося или неопытного персонала. Эти рабочие инструкции обычно записываются на правых страницах справочника, напротив соответствующих детальных схем процесса на левой стороне справочника
Внутренний контроль:
Обзор зарегистрированных внутренних контрольных мер как для контроля, так и для обеспечения надежности информации. Одно от другого может отличаться по:
конкретным средствам относительного и полного управления
сетевому графику общего контроля
организационным мерам типа функциональных подразделений, и т.д.
квалификационным правилам
особым (уникальным) мерам (квази-товарам, файлу существования, файлам создания и поручения, и тд.)
- детализацией управления в пределах административных процессов, например, в форме обзора действий по контролю
Различные аспекты (инструментальные методики):
расписание
таблица периодичности
планировка офиса
количественные обзоры
специфические финансовые факторы
специфические юридические факторы
специфические административные правила
правила бухгалтерского учета, например, в форме схемы использования счета
Приведенное содержание удовлетворяет определению базовой административной организации. Справочник обращается к систематическому сбору, документированию, обработке и распределению данных, нацеленных на производство информации, требуемой для управления ежедневными мероприятиями и выбора из альтернатив.
На практике, структура главы корректируется таким образом, чтобы удовлетворить каждой функции. В той части справочника, где документируются финансовые административные процессы, отводится специальное место для системы бухгалтерского учета, инструкций по внесению данных, повестки дня, периодических записей, финансовой сметы и ежегодного цикла учёта, правил оценки и т. д. В разделе, посвященном трудовым ресурсам и организации, отводится специальное место для правил обучения.
Помимо упомянутых выше исключений важно, чтобы структура глав для всех разделов Справочника по административной организации была по возможности одинаковой, если существуют различные подразделения организации, в которых производится управление административной организацией (или ее частью). Это дает возможность группировать различные предметы в различных разделах справочника. Так, комбинация всех пятых глав (административные бизнес-процессы) и третьих разделов (детальные схемы процесса) дает читателю понимание всех административных бизнес-процессов.
