Схема движения форм принадлежит к категории ограниченных схем: при использовании схемы размещение и символы определены в общих чертах заранее (см. Раздел 3.8.1). Схема построена таким образом, что поток форм представляется символами, при помощи которых формы для каждого сотрудника или отдела сгруппированы и независимые колонки.
Рисунок IX.А Схема движения форм: процесс выписки счета по продажам
Действия представлены при помощи символа с формой, на которой они сконцентрированы.
Схема движения форм особенно подходит для быстрого получения представления об административных бизнес-процессах. Это также является одной из причин, по которой эта методика доказала свою особую пригодность (например, для действий бухгалтера с управленческими функциями). В разделе файла бухгалтерского учета, в котором описывается административная организация компании, часть этого описания можно хорошо реализовать в форме схем, в то время как схемы также проявляют себя хорошо при быстром составлении описания основных дел административной организации. Многие бухгалтерские службы также используют варианты методики схемы движения форм как стандарты документирования для контрольных файлов.
Учитывая важность этих методик документирования, имеет смысл также выяснить, какие факторы могут (или не могут) быть представлены с помощью этой методики. Акцент в этих схемах делается на поток форм, общее представление мероприятий для каждой формы и распределение форм и действий между отделами. Последний фактор может оказаться особенно важным при анализе существующего в компании разделения задач и функционального разделения.
Для примера на Рисунке IX.А приведена схема движения форм. Схема затрагивает простой административный бизнес-процесс продаж, доставки товаров и выписки счета в компании. Входящие заказы па продажу после сверки со списками поставок и отчетом по кредитам, проводимой отделом продаж, заносятся в форму заказа. Затем выполняется доставка товаров па товарный склад и выписка счета администрацией. Также обновляется информация в отделах складирования, дебиторской задолженности и в бухгалтерской книге.
Ряд факторов не может быть адекватно представлен при помощи схемы обращения форм.
Действительно, действие может быть представлено для любой формы, но это ограничено упоминающимися связями с другими действиями, такими как сравнение, контроль или утверждение. В общем, методика не позволяет развивать дальнейшее определение деталей (может быть указано, что счет сверяется с формой заказа, но не указывается, какие части этих форм сравниваются).
Хотя необходимо стремиться к тому, чтобы схема читалась слева па-право и сверху вниз, последовательность действий не всегда отражается в схеме. Также в целом схема не отражает такие факторы, как время, периодичность, интенсивность, пространственное местоположение и применяемая методика. В этой форме схема потока форм нацелена на представление детального описания маршрута форм и основных действий, и то и другое схематически изображается для каждого отдела. Возможности контроля за завершенностью окончательной схемы, которые в определенной степени существуют для схемы управления формами, для схемы движения форм ограничены.
На практике, существует ряд вариантов схемы движения форм, которые направлены на устранение упомянутых выше недостатков. Для представления в схеме большего объема информации о действиях часто справа резервируется широкая колонка для описания хронологической последовательности действий. Этот вариант вполне применим, если количество отделов, вовлеченных в процесс, не так велико, чтобы вся ширина страницы была занята этой колонкой. В схеме связь между самой схемой и текстовой колонкой обозначается, к примеру, при помощи кружка с номером внутри.
На Рисунке IX. В повторяется процесс выписки счета продажи и добавлена колонка с пояснениями. В обоих схемах стандартные символы схемы движения форм замещены символами из известных методик изображения блок-схем (см. Раздел 3.9.6). С помощью этих символов административный бизнес-процесс разделен между колонками, соответствующими отделам, представленным в схемах процесса, в которых указан поток форм и действий. Этот последний вариант на практике доказал свою пользу не только при проведении анализа процессов, но и как средство информирования других. Рекомендуется ограничивать число символов, используемых этим вариантом схемы движения форм. Исходя из нашего опыта, более чем достаточным оказывается количество символов, используемых в детальных схемах процесса (см. Раздел 3.9.6)
Рисунок IX. С представляет пример комбинации схемы движения форм и детальной схемы процесса; она описывает тот же административный бизнес-процесс, что и на Рисунках IX.A и IX.B. В качестве дополнения к символам, рассмотренным в Разделе 3.9.6, большая стрелка изображена в левом верхнем углу, которая указывает, откуда надо начинать читать схему. Можно заметить, что в нижнем правом углу формы маленький черный уголок указывает на то, что форма была подготовлена в вовлеченном отделе (черный уголок также принадлежит к стандартным символам схемы обращения форм). Как и на Рисунке IX.B приведено несколько ссылок на пояснения.
Как и на Рисунках IX.A и 1Х.В., Рисунок IX.C дает хорошую основу для дальнейшего анализа описанных административных бизнес-процессов.
Рисунок IX.B Схема движения форм: процесс выписки счета по продажам
Рисунок IX.С Схема обращения форм в комбинации с детальной схемой процесса: процесс выписки счетов на реализацию
В зависимости от целей анализа, может быть задан ряд вопросов, таких как:
Как может администрации отдела продаж быть и курсе операций с дебиторской задолженностью и состоянием запасов сырья и материалов в результате продаж, о которых после 15 часов было доложено администрации и не зарегистрировано в дебиторской задолженности и балансе счетов сырья и материалов па следующий день?
Достаточен ли технический контроль функциональных подразделений, действующих в рамках отдела административного управления?
Возможно ли контролировать действия торгового персонала (минимальные и максимальные затраты, оценка кредитоспособности)?
Какие действия следует рассматривать на предмет компьютеризации?
