Чаще всего организационные структуры в коммерческих, государственных и некоммерческих организациях стремятся поддерживать и управлять существующими методами с помощью существующих процедур. Структура таких организаций оставалась неизменной в течение некоторого времени. Заведенный порядок и опыт сформировали способность организации к управлению повторяющимися мероприятиями и заданиями. Разовая сущность проекта по улучшению бизнес-процессов предъявляет особые требования к организации. Ниже приведены некоторые моменты, на которые следует обратить внимание.
Во-первых, огромное значение имеет участие руководителей высшего уровня.
Проект предъявляет особые требования к ресурсам организации (трудовым ресурсам и деньгам), которые должны быть рассмотрены и учтены. Разовая сущность проекта по улучшению бизнес-процессов предъявляет специфические требования к управлению этими факторами.
Члены организации должны быть уверены в том, что проект поддерживается на высшем уровне руководства. Иначе существует опасность, что проект не будет воспринят серьезно.
Мероприятия, связанные с проектом, должны быть согласованы с общей политикой организации. Это особенно важно для выводов и рекомендаций, сделанных в ходе фазы анализа.
Проект должен охватывать все уровни организации для создания оптимальных условий для реальной модификации существующих административных бизнес-процессов или для внедрения новых.
Участие высшего руководства заключается во включении его представителей в состав команды по управлению проектом. В организации должно быть понимание необходимости реализации проекта и привлеченными менеджерами отделов, и членами команды по улучшению процесса. Это значит, что обе эти группы должны быть заинтересованы в выполнении проекта. Заинтересованность должна поддерживаться в ходе проекта.
Для поддержания заинтересованности участвующих в проекте менеджеров отделов необходимо выполнение следующих требований:
Сотрудники должны быть вовлечены в проект с самого начала. Это означает, что они должны внести свой вклад в формулировку целей и разработку проекта.
Процесс принятия решении и ходе осуществления проекта должен быть предельно ясным. Необходимо поощрять активное участие сотрудников, связанных с проектом, особенно в ходе фазы анализа и организации нового процесса. Пути вовлечения сотрудников должны одобряться командой по улучшению процесса.
Неопределенность, возникающая всегда в отношении будущего вовлеченных отделов, работ, организации, статуса вовлеченных менеджеров и т.д., должна быть устранена.
Необходимо поддерживать равновесие между тем, что сотрудники дают, и тем, что они за это получают. Они должны постоянно оценивать, какое воздействие окажет успешное выполнение проекта на организацию с тем, чтобы поддерживалось позитивное отношение.
Для поддержания заинтересованности членов команды по улучшению процесса важна открытость и эффективность в рамках проекта. Члены команды по улучшению процесса должны понимать и принимать цели проекта. Кроме того, каждый член команды по улучшению процесса должен чувствовать, что его вклад оценивается как значительный. Также важно, чтобы каждый член команды по улучшению процесса понимал и видел необходимость в потенциальном участии других. Необходимо уделять достаточное внимание обеспечению понимания членами команды по улучшению процесса того, какое влияние может оказать успешное выполнение проекта на их собственное будущее. Эти проблемы будут иметь большое значение, если члены команды по улучшению процесса вовлечены в процесс, который может оказать влияние на их будущее. Они же будут иметь меньшее значение, если проект выполняется постоянными сотрудниками; к примеру, отдел административного управления организации.
На проект должно выделяться достаточное количество времени. Для поддержки движущей силы проекта необходимо, чтобы ряд людей посвящал проекту все свое рабочее время. Если в проект вовлечены люди, занятые в нем не полный день, следует обдумать контроль планирования и прогресса с тем, чтобы другие их задания не вступали в конфликт с приоритетами проекта. Следует также часто проверять количество времени, доступного для проекта.
Жизненно важным является выбор лидера проекта. Это человек должен пользоваться доверием всех людей, вовлеченных в проект. Следует тщательно продумать подготовку и обучение членов команды по улучшению процесса в отношении применяемых методов. Существенно важным является хорошее руководство специалиста высокого класса, особенно в начале.
Члены команды по улучшению процесса должны учиться работать и команде, понимать процесс, собирать и анализировать данные.
Каждый отдельный человек должен быть обучен применению основных приемом работы в команде и способов решения проблем, таких как:
Командный процесс
Мозговой штурм
Контрольные ведомости
Графики (диаграммы; графы)
Гистограммы
Диаграммы Парето
Диаграммы разброса (результатов анализа)
Методы условных групп
Метод Дельфи (метод экспертных оценок)
Анализ силового поля
Диаграммы причинно-следственных связей
Карта мнений
Статистический контроль процессов
Если члены команды не были обучены основным приемам работы в команде и решения проблем, то команда по улучшению процесса должна начать с курса обучения этим предметам. Недостаток подготовки всегда приводит к долгосрочным негативным результатам. В начале работы команды уровень энтузиазма обычно настолько высок, что команда начинает активно действовать и даже может достичь некоторых результатов. Однако в долгосрочном периоде команда, которой не достает подготовки и опыта, не сможет полностью разобраться в ситуации, которую они стараются улучшить, и не сможет внедрить лучший набор решений.
