Глава 1   Глава 2

Условия успешного выполнения проекта


Чаще всего организационные структуры в коммерческих, государ­ственных и некоммерческих организациях стремятся поддерживать и уп­равлять существующими методами с помощью существующих процедур. Структура таких организаций оставалась неизменной в течение некото­рого времени. Заведенный порядок и опыт сформировали способность организации к управлению повторяющимися мероприятиями и задания­ми. Разовая сущность проекта по улучшению бизнес-процессов предъяв­ляет особые требования к организации. Ниже приведены некоторые мо­менты, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, огромное значение имеет участие руководителей высше­го уровня.

Проект предъявляет особые требования к ресурсам организации (трудовым ресурсам и деньгам), которые должны быть рассмот­рены и учтены. Разовая сущность проекта по улучшению биз­нес-процессов предъявляет специфические требования к управ­лению этими факторами.

Члены организации должны быть уверены в том, что проект поддерживается на высшем уровне руководства. Иначе существует опасность, что проект не будет воспринят серьезно.

Мероприятия, связанные с проектом, должны быть согласованы с общей политикой организации. Это особенно важно для выводов и рекомендаций, сделанных в ходе фазы анализа.

Проект должен охватывать все уровни организации для создания оптимальных условий для реальной модификации существующих административных бизнес-процессов или для внедрения новых.

Участие высшего руководства заключается во включении его пред­ставителей в состав команды по управлению проектом. В организации должно быть понимание необходимости реализации проекта и привле­ченными менеджерами отделов, и членами команды по улучшению про­цесса. Это значит, что обе эти группы должны быть заинтересованы в выполнении проекта. Заинтересованность должна поддерживаться в ходе проекта.

Для поддержания заинтересованности участвующих в проекте менеджеров отделов необходимо выполнение следующих требований:

Сотрудники должны быть вовлечены в проект с самого начала. Это означает, что они должны внести свой вклад в формулировку целей и разработку проекта.

Процесс принятия решении и ходе осуществления проекта должен быть предельно ясным. Необходимо поощрять активное участие сотрудников, связанных с проектом, особенно в ходе фазы анализа и организации нового процесса. Пути вовлечения сотрудников должны одобряться командой по улучшению процесса.

Неопределенность, возникающая всегда в отношении будущего вовлеченных отделов, работ, организации, статуса вовлеченных менеджеров и т.д., должна быть устранена.

 

Необходимо поддерживать равновесие между тем, что сотрудники дают, и тем, что они за это получают. Они долж­ны постоянно оценивать, какое воздействие окажет успеш­ное выполнение проекта на организацию с тем, чтобы поддерживалось позитивное отношение.

Для поддержания заинтересованности членов команды по улуч­шению процесса важна открытость и эффективность в рамках про­екта. Члены команды по улучшению процесса должны понимать и принимать цели проекта. Кроме того, каждый член команды по улуч­шению процесса должен чувствовать, что его вклад оценивается как значительный. Также важно, чтобы каждый член команды по улуч­шению процесса понимал и видел необходимость в потенциальном участии других. Необходимо уделять достаточное внимание обеспе­чению понимания членами команды по улучшению процесса того, какое влияние может оказать успешное выполнение проекта на их собственное будущее. Эти проблемы будут иметь большое значение, если члены команды по улучшению процесса вовлечены в процесс, который может оказать влияние на их будущее. Они же будут иметь меньшее значение, если проект выполняется постоянными сотруд­никами; к примеру, отдел административного управления организа­ции.

На проект должно выделяться достаточное количество време­ни. Для поддержки движущей силы проекта необходимо, чтобы ряд людей посвящал проекту все свое рабочее время. Если в проект вов­лечены люди, занятые в нем не полный день, следует обдумать конт­роль планирования и прогресса с тем, чтобы другие их задания не вступали в конфликт с приоритетами проекта. Следует также часто проверять количество времени, доступного для проекта.

Жизненно важным является выбор лидера проекта. Это человек должен пользоваться доверием всех людей, вовлеченных в проект. Следует тщательно продумать подготовку и обучение членов коман­ды по улучшению процесса в отношении применяемых методов. Су­щественно важным является хорошее руководство специалиста вы­сокого класса, особенно в начале.





Содержание  Назад  Вперед