d9e5a92d

Уровень детализации документации


После принятия решения относительно факторов, которые должны быть представлены (не забывая, что они должны соответствовать цели, для который проводится документирование бизнес-процесса), необходи­мо принять решение относительно уровня детализации. Каждый из фак­торов, упомянутых в Разделе 3.4, может быть документирован с большей или меньшей степенью детализации.


Если конкретная цель может быть достигнута с помощью общего опи­сания и при этом не требуется понимания деталей бизнес-процесса, то нет необходимости в дальнейшей работе с этим документом. На практике это случается достаточно часто, поскольку уровень детализации, необходи­мый для точного документирования бизнес-процесса, не задается зара­нее. Зачастую исследователи обеспокоены недостаточным пониманием процесса на этапе анализа и стараются провести документирование про­цесса как можно подробней. Это ведет к напрасной трате времени и уси­лий и может даже привести к срыву, как только они обнаружат, что было рассмотрено слишком много или слишком мало деталей.

Аналогично, требование к определению уровня детализации важно при выборе подходящей методики (методик) документирования. Хотя не­сколько методик подходит для представления одновременно и общих принципов и деталей, большинство методик годится для представления либо одного, либо другого. В Разделе 3.9 уточняется, какие методики до­кументирования представляют общие принципы, а какие представляют детали. Раздел 3.10 обращается к роли, которую уровень детализации вместе с целью и факторами играет в выборе подходящей методики доку­ментирования. Типичная организация имеет пять классов документации (см. Рисунок 3.А). Рисунок 3.А также показывает связь между иерархией процесса и иерархией документов.

Документы первого класса - Организационные требова­ния. Документы первого класса состоят из миссии орга­низации, ее ценностей, долгосрочных целей, факторов, критических для успеха, видения. Это документы, кото­рые определяют и направляют всю деятельность органи­зации и ее управленческую систему. Они разрабатывают­ся высшим руководством, поскольку его главной задачей является выбор направлений.

Документы второго класса - Руководства (справочники) - документы, определяющие, что должно быть сделано; кон­цептуальны по природе. Эти документы часто определяют перекрестно-функциональные стратегии и обязанности.

Документы третьего класса - Процедуры - документы, которые используются для определения основных процессов, существующих в рамках организации. Их часто называют операционными процедурами. Они отвечают на четыре воп­роса: что, когда, кто и где делает в отделе или на функцио­нальном уровне.


Рисунок 3.А   Уровень детализации документации

 

Документы четвертого класса - Инструкции - документы, которые используются для определения того, как выпол­няется задание. Они пишутся на уровне задач и дают де­тальные инструкции относительно того, как конкретные сотрудники выполняют мероприятие. Их называют по-раз­ному: рабочие инструкции, должностные инструкции, инструк­ции по наладке, описание рабочего задания и инструкции по мероприятию.

Документы пятого класса - Записи - документы, которые подготавливаются для обеспечения контроля результатов проверки, подтверждающие, что требуемая задача или ме­роприятия завершены. Также они часто определяют, насколь­ко эффективно и производительно выполняются задачи или мероприятия.

Структура документации - систематический и логический способ описания различных элементов Коммерческой адми­нистративной организации в Справочнике Административ­ной организации. Он также содержит описание процессов, используемых для обновления документации.

В качестве примера того, как уровень детализации может быть опре­делен заранее, здесь представлена схема процессов произвольного отдела дебиторской задолженности.

 



Для документации процессов, используемых при учете дебиторской задолженности, определены четыре уровня дета­лизации:

процедуры

мероприятия

задачи

рабочие инструкции

 

Основным процессом в рамках функции учета дебиторской задолжен­ности является ведение записей по дебиторской задолженности (см. Рису­нок 3.А). Этот процесс состоит из большого количества взаимодейству­ющих, связанных мероприятий; к примеру, поддержка исходной инфор­мации, поддержка ежедневных остатков, поддержка напоминания, ввод платежей. Эти мероприятия дальше подразделяются на задачи. К приме­ру, мероприятия по «обновлению напоминаний» могут быть подразделе­ны на такие задачи, как обновление текста, печать списка уведомлений, блокировка обновления напоминаний, печать и рассылка по почте напо­минаний (уведомлений напоминания). Рабочие инструкции содержат ин­формацию о том, как следует выполнять определенную задачу.

 

К приме­ру, рабочая инструкция для задачи «печать и рассылка по почте напоми­наний» инструктировала бы служащего следующим образом:

взять лист бумаги

вставить в принтер

подготовить принтер к печати

выбрать пункт меню

 

Операционные процедуры являются письменной блок-схемой, опи­сывающей мероприятия, связанные с определенным процессом. Рабочие инструкции используются для выявления определенных задач, связанных с каждым мероприятием и для объяснения того, как реализуется каждая из задач.

Мероприятие выполняется в рамках естественной рабочей группы (отдела) одним или более сотрудниками, реализую­щими различные части мероприятия.

Задачи являются отдельными элементами и/или подмноже­ствами мероприятия. Обычно задачи связаны с выполнением конкретным сотрудником поставленного перед ним задания.

В большинстве случаев необходимо также определить уровни дета­лизации, требуемые для других факторов, перечисленных в Разделе 3.4.

Это особенно важно для факторов информации и методики. К примеру, такие определения, как «при помощи компьютера» или «вручную» слишком туманны для выполнения административного процесса дол­жным образом.

 

 




Содержание раздела