Проект подробного календарного плана составляется в соответствии с Рисунком 2.D. Процессы, которые должны быть проанализированы, заносятся в колонки. Различные мероприятия на различных фазах проекта отмечаются в строках. К моменту прохождения фазы регистрации проекта, известными уже считаются процессы, которые должны быть описаны, число вовлеченных отделов (на один процесс) и методики документирования, которые предполагается применить.
Для каждого процесса известны мероприятия, которые в будущем должны получить дальнейшее развитие, такие как:
Сбор исходных материалов
Изучение текущих процедур
Документирование в соответствии с выбранными методиками
Установление обратной связи и получение одобрения от людей, вовлеченных в проект
Составление окончательной документации и включение ее в установленный набор документации
Для каждого из этих мероприятий нужно оценить время, необходимое для его выполнения. Требуется также рассчитать процент времени, потраченного командой по управлению проектом и командой по улучшению процесса на консультирование, времени, потраченного лидером проекта на руководство, составление планов и т.д. На основе схемы (см. Рисунок 2.D) можно увидеть различные степени сложности процессов. Они требуют различное количество часов, показанное на Рисунке 2.D.
Проблемой может стать определение времени, необходимого для завершения фазы анализа процесса. В конце концов, не всегда известно, какие методики будут использоваться при анализе. Можно рассмотреть методы, которые стали известны в течение фазы по разработке проекта.
|
Дата: 02- 15- 1992 |
Код документа: |
|
Проект: Адм. организация |
Фаза проекта: Определение деталей проекте |
|
Команда, работающая над проектом: ... |
Предметная область: Планирование трудовых ресурсов |
|
Составитель документа: Лидер проекта |
Предмет: Почасовой план для каждой группы процессов |
|
Номер |
Мероприятие |
Процессы, которые должны быть проанализированы |
||||||||||
|
Итого |
Главный |
41 |
42 |
43 |
44 |
45 |
46 |
47 |
48 |
49 |
||
|
V. |
Документирование: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
V1. |
исходные материалы |
82 |
40 |
4 |
4 |
6 |
4 |
8 |
4 |
4 |
4 |
4 |
|
V2. |
запас |
160 |
20 |
12 |
12 |
20 |
16 |
24 |
12 |
16 |
18 |
12 |
|
V3. |
регистрация |
164 |
20 |
12 |
12 |
20 |
16 |
28 |
12 |
16 |
16 |
12 |
|
V4. |
получение обратной связи |
76 |
8 |
6 |
6 |
8 |
В |
12 |
6 |
8 |
8 |
0 |
|
V5. |
итоговый вариант (версия) |
76 |
8 |
6 |
6 |
8 |
8 |
12 |
6 |
8 |
8 |
в |
|
|
промежуточный итог |
558 |
96 |
40 |
40 |
62 |
52 |
84 |
40 |
52 |
52 |
40 |
|
V6. |
консалтинговый файл и т.д. |
88 |
40 |
4 |
4 |
6 |
6 |
8 |
4 |
6 |
в |
4 |
|
V7. |
файл лидера проекта |
128 |
128 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итог по документированию |
774 |
264 |
44 |
44 |
68 |
58 |
92 |
44 |
58 |
58 |
44 |
|
A. |
Анализ: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A1. A2. |
члены команды, работающей над проектом лидер проекте |
420 120 |
50 120 |
30 |
30 |
44 |
44 |
60 |
30 |
44 |
44 |
44 |
|
|
Итог по анализу |
540 |
170 |
30 |
30 |
44 |
44 |
60 |
30 |
44 |
44 |
44 |
|
(отведено 880 часов) |
||||||||||||
|
|
Итого по документированию и по анализу |
1314 |
434 |
74 |
74 |
112 |
102 |
152 |
74 |
102 |
102 |
88 |
Рисунок 2.D Пример подробного календарного плана
Для планирования этой фазы можно воспользоваться процентным соотношением времени, которое требуется для описания этих процессов. В зависимости от выбранной модели проведения консультаций (привлекаются или не привлекаются контактные группы) и от целей проекта (анализ процедур в форме математической оптимизации займет значительно больше времени, чем анализ внутреннего контроля), основываясь на опыте, будет выбрано процентное соотношение в диапазоне от 50% до 100%.
На фазе разработки проекта планирование времени, необходимого для формулирования предложений по модификации процессов, для нового проектирования процессов и для интеграции этих процессов представляет собой нелегкую задачу.
|
Процесс |
Количество вовлеченных (под)отделов |
Количество этапов (мероприятия) (под)отделы |
Количество перемещений из одного в другой |
|
Найм новых работников |
7 |
140 |
35 |
|
Увольнения |
7 |
60 |
15 |
|
Повышение квалификации |
7 |
40 |
|
|
Продвижения |
7 |
40 |
20 |
|
Возмещение расходов на образование |
7 |
20 |
10 |
Рисунок 2.Е Пример обзора передвижений (маршрута)
Бывает также, что уже сформировалось определенное мнение о том, стоит ли частично модифицировать существующие процессы или же следует разрабатывать новую систему административной организации. В зависимости от этого в ходе этой фазы будет также использовано процентное соотношение для планирования времени.
Необходимо в принципе оценить общее время, нужное на осуществление проекта. Разумеется, подробный календарный план потребует корректировки и внесения улучшений в ходе реализации различных фаз проекта (по мере продвижения проекта, команде по улучшению процесса будет легче планировать последующие фазы). Первый раз улучшения будут вноситься в подробный календарный план в конце фазы детализации проекта.
Следующим шагом должно стать планирование наличия рабочей силы. Это может быть сделано на основе Рисунка 2.F. Для каждого месяца, в течение которого будет осуществляться проект (это могут быть недели для небольшого проекта), на этом рисунке будут отмечены сотрудники, доступные для участия в проекте, и время, которое они могут посвятить проекту. Достаточно получить общее представление о том, кто из сотрудников собирается принять участие в проекте. Члены команды по управлению проектом и контактных групп отвечают лишь за относительно небольшую часть общего объема работ.
