d9e5a92d

Оценка эффективности организации файлов, используемых одним или несколькими административными бизнес-процессами


Эта оценка выявляет ненужные дублирования, связанные с вводом данных в один или несколько файлов в рассматриваемом процессе, а так­же в других процессах в рамках организации. Списки покупателей явля­ются хорошей иллюстрацией ненужного дублирования. Также необходи­мо провести анализ ненужного дублирования и других непроизводитель­ных мероприятий при использовании и обновлении файлов. Оценка дол­жна включать в себя файлы, которые хранятся в оборудовании по обра­ботке данных как в больших универсальных ЭВМ, так и в микроЭВМ. Необходимо учитывать, что неэффективность дизайна наборов данных не всегда можно легко исправить. Часто для усложненных приложений отсутствует возможность изменения компьютеризированных файлов в краткосрочном периоде, поскольку все эти файлы связаны с трудоемки­ми перестройками программы. С другой стороны, пространственные (гео­графические) или функциональные расстояния (к примеру, файлы, нахо­дящиеся в разных отделах), которые основываются на соображениях, не связанных с производительностью, не единственные соображения, относящиеся к местоположению файла (к примеру, доступность информации, если возможности (способности) обработки данных или файлы данных не доступны).

 

 

Рисунок 4.Е    Схема содержания наборов данных

Проведение такого рода анализа не всегда целесообразно. Рекомендуется перед началом проведения анализа сформировать широ­кую схему возможностей изменений.

Оценку организации файла можно найти на Рисунках 4.Е и 4.F. На Рисунке 4.Е сравниваются друг с другом различно применяемые файлы по первичной записи или первичному вводу информации (критерий вы­бора), элементы, к которым относится файл (такие как данные о персона­ле, данные об акциях и т. д.), и характеристики (информация) о каждом из этих элементов, хранящиеся в файлах. Рекомендуется составлять план отдельного обзора для каждого элемента. На Рисунке 4.F для каждого мероприятия указаны наборы данных и характеристики, связанные с ме­роприятием. Система кодирования отмечает, был ли файл обновлен, зап­рашивались или заимствовались из него данные, файл истощился или данные были удалены из него. В схеме мероприятия по сортировке пред­ставлены кружками, квадратами и т. д. Файл, относящийся к мероприя­тиям, обозначен буквами А, Б, В и т. д. Эти буквы соответствуют коду файла на Рисунке 4.Е.

В сфере бизнес-консалтинга для заполнения схем используются микрокомпьютеры. Преимуществом использования микрокомпьюте­ров является то, что они снимают ограничения физических рамок форм, представленных на Рисунках 4.Е и 4.F. Кроме того, можно применять автоматизированный подсчет, немедленно будут выявляться дублиро­вания и пропуски. Также из-за использования автоматизированных сим­волов и простых процедур коррекции снижается время обработки.

На основе Рисунков 4.Е и 4.F, а также на основе документации по процессу (в соответствии с методиками, описанными в главе 3), можно сформировать мнение результативности и эффективности дизайна и при­менения различных методик. Возможности комбинации файлов и концен­трации мероприятий могут быть проанализированы на основе этого мне­ния. На основе этих рисунков можно сделать вывод о том, что существу­ют значительные дублирования между информацией в анкете (форме) пер­сонала, графике работы персонала и в форме компьютерного ввода ин­формации. Далее целесообразно рассмотреть:

Можно ли исключить график работы персонала, поскольку ан­кета персонала и компьютерные данные могут использоваться как справочная информация.

Может ли небольшое количество данных, которые задокументированы в анкете персонала, а в не в графике работы персона­ла, быть записаны в графике работы персонала или в компью­тере, или требуемую справку надо брать в других файлах.

 

Рисунок 4.F    Схема использования наборов данных

 

Могут ли образовательный план и график поездок быть ском­бинированы с оставшимся набором данных.

Могут ли данные, занесенные в различные формы и графики (обучение, путешествия, затраты, выходные и данные о персо­нале), быть записаны вместе в одном файле в микрокомпьютере, предназначенном для этой цели (объединения всех этих дан­ных с файлом платежной ведомости).

Объединение файлов должно приводить к снижению количества ме­роприятий, соответствующих наборам данных (таким образом, меньше данных нужно будет документировать и вводить). Документация по про­екту должна использоваться наряду с этими методиками для того, чтобы выяснить, не препятствуют ли географическое или функциональное рас­положение вышеупомянутым изменениям. Если одна и та же информация необходима различным отделам (к примеру, график поездок находится в различных отделах), следует определить, возможно ли будет работать с терминалами или микрокомпьютерами, которые связаны друг с другом или с копиями или с машинописными экземплярами оставшейся докумен­тации, полученными при помощи копировальной бумаги графики рабо­ты персонала, анкеты (формы) персонала или компьютерная информация.

 






Содержание раздела