Проект по улучшению бизнес-процессов должен быть разработан в соответствии со структурой организации. В проект вовлекается большое количество отделов и направлений (линейный менеджмент, члены административного аппарата, эксперты по административной организации). Эффективным подходом организацию временной отдельной структуры проекта делают два момента: требуемая вовлеченность сотрудников в проект (сотрудники должны иметь возможность полностью посвятить себя проекту) и случайный выбор характера мероприятий.
Определение Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов (Project Management Team - РМТ) создается для управления и координации мероприятий по улучшению бизнес-процесса, которые проводятся в рамках организации.
Команда по улучшению процесса (Process Improvement Team - PIT) - команда, работающая над проектом по улучшению определенного процесса. В такую команду обычно входят люди, представляющие различные отделы. Команда по улучшению процесса отчитывается перед командой по управлению проектом для управления и поддержки.
Контактные группы не являются частью проекта по улучшению бизнес-процессов организации, они служат своего рода «резонатором» для команды по улучшению процесса. Для оценки работы команды по улучшению процесса контактная группа будет рассматривать наиболее ценные нацеленные на будущее решения, разработанные командой по улучшению процесса, а также сопроводительную документацию, результаты проведенного анализа, запланированные улучшения, прибыль на инвестированный капитал. Они могут также давать технические рекомендации, относящиеся к определенному инструменту.
Работа по организации проекта происходит в ходе его реализации и прекращается сразу по его завершении. В процессе организации проекта создается команда для контроля и отслеживания всего проекта по улучшению бизнес-процессов.
Рисунок 2.А Организационная структура улучшения административного бизнес-процесса
Эта команда называется « команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов» (Project Management Team (РМТ)). Кроме того, каждый раз для изучения нового административного бизнес-процесса создается новая группа, работающая над проектом, называемая «команда по улучшению процесса» (PIT) (см. Рисунок 2.А)