Тема 8 Дробление: Как сделать задачу удобной

Дробление: Как сделать задачу удобной
для выполнения
Вероятно, деление масштабной задачи на ряд небольших и легко выполнимых это наиболее характерный и важный аспект управления временем. Иногда это называют "съесть слона": вы не сможете съесть слона целиком, но вполне способны это сделать, разделив его на маленькие порции. В силу значимости этого аспекта управления временем (что даже заставляет выпускать специальные ежедневники и компьютерные программы) эта часть нашего курса может показаться бюрократической процедурой, нагромождением бессмысленных списков.

Однако это не так: перед вами главное средство достижения поставленных задач (ведь вы едва ли преуспеете в личном развитии, если не будете в силах чего-либо достигнуть).
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
7.1
Упражнение-техника: Дробление ключевых занятий
Подготовка: Выполните упражнение "Ключевые занятия"
(4.2).
Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Записная книжка.
Частота выполнения: Еженедельно.
Всем нам приходится иметь дело с задачами, которые нельзя выполнить в один прием. Так бывает с большинством ключевых задач (смотрите упражнение "Ключевые занятия" 4.2), поэтому их следует делить на части. Это крайне важно для эффективного управления временем (вот почему данная книга написана в столь удобном изложении).

Разбейте каждое из ваших ключевых занятий на несколько задач, и пусть у каждой из них будет четкий результат и точный срок выполнения. Неважно, имеет ли движение к главной цели конкретный срок окончания: главное, чтобы на каждую из мелких задач отводилось строго определенное количество времени.
Возьмем два примера из упражнения "Ключевые занятия". Цель "Совершенствование в теннисе" может делиться на такие задачи: "Начать брать уроки тенниса к первому марта" и "Купить новую ракетку к четырнадцатому марта". Точно так же цель "Подготовка нового продукта к весне" может делиться на такие задачи, как "Провести собрание по выработке идеи к первому октября" и "Выбрать и отшлифовать концепцию продукта к восемнадцатому октября".
Обратная связь
Очень важно, чтобы у вас имелись даты и сроки работы, но помните, что их редко удается спланировать точно/Список задач следует пересматривать еженедельно, вычеркивая из него уже выполненные, добавляя новые и пересматривая сроки работ.
Результат
Мы часто допускаем ошибку, считая, что управление временем ограничивается лишь выбором ключевых занятий и их дроблением на части. Однако все это ни к чему не приведет, если вы не разобрались со своими приоритетами. Если же сделать
приоритеты основой для подобной деятельности, она обретет большое значение.
Варианты
Вам может понадобиться пойти еще дальше и разделить задачи на подзадачи. Кроме того, одна задача может повлечь за собой следующие, а для этого вам потребуется привлечь к работе других людей. Электронные устройства и программы, облегчающие управление временем, часто позволяют перепоручать работу другим, чтобы затем использовать результат.

В этом не будет ничего плохого, если только обеспечение информацией для решения данной задачи не перерастет в самостоятельное задание. Если же ваш список задач слишком обширен, воспользуйтесь упражнением "Приоритеты" (занятие 4.3).

7.2
Упражнение-техника: Работа со списком задач
Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Записная книжка.
Частота выполнения: Ежедневно или еженедельно.
В предыдущем упражнении мы дробили ключевые задания на задачи. Список задач, в котором должно быть точно написано, что нужно сделать, следует зафиксировать в вашей записной книжке. Каждый из пунктов этого списка будет включать в себя краткое описание и дату выполнения.

Привязывать каждую из задач к ключевым занятиям полезно, но необязательно: безусловно, многие задачи и так будут логически из них вытекать.

Раз в неделю полезно сверяться с ключевыми занятиями и списком задач, чтобы выяснить, не следует ли к ним что-нибудь добавить.
Иногда задачи дробятся самым естественным образом. Допустим, я избрал в качестве ключевого занятия стать популярным писателем; тогда одной из задач явится написание данной книги. Однако это процесс достаточно длительный, поэтому его можно разбить на следующие составные части: написание глав, создание упражнений, проверка корректуры и так далее.

Однако дробить задачи слишком подробно не следует: если бы я выделял создание каждого упражнения в качестве отдельной задачи, это было бы чрезмерной тратой сил.

Вместе с тем на каждую задачу в идеале нужно потратить около недели. Скажем, я могу разделить процесс написания упражнений на части, придумывать по десять из них к определенным срокам и так далее.
Обратная связь
Выполнение задач из списка должно определяться и другими условиями, в частности удобством исполнения. Не стоит тратить время и превращать каждую задачу в отдельный маленький проект, отмечая, на сколько процентов вы ее выполнили к концу текущего дня.
Результат
Список задач прекрасное средство обретения широкой перспективы. Это важный способ организации труда, и, кроме
того, в него должны входить и личные, а не только профессиональные задачи такой баланс будет справедливым.
Варианты
Понятие "записная книжка" я трактую широко. Это может быть обычный блокнот, тетрадь на пружинах, компьютерная программа по организации времени, электронный органайзер или электронная записная книжка. Особенно удобны электронные устройства, поскольку они могут оповещать вас о ключевых датах и сроках, чтобы вы не забыли о том или ином деле.

Главное, чтобы записная книжка полностью вам подходила.

7.3
Упражнение-техника: Невыполненные задачи
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Две минуты. Средства для выполнения: Ежедневник.

Частота выполнения: Еженедельно.
Все мы сталкиваемся с тем, что до определенных задач у нас с первого раза не доходят руки: это неизбежно. Однако некоторые задачи, по-видимому, навсегда останутся незаконченными. Когда вы составляете новый график своих дел и список задач на следующую неделю, воспользуйтесь этой возможностью для того, чтобы сделать что-нибудь с этими незавершенными задачами.

У вас есть две альтернативы: или сделать их высокоприоритетными, или вовсе от них избавиться. Если вы предпочтете первое, то постарайтесь, чтобы их приоритет действительно был высоким: если в течение одного-двух дней дела не сдвинутся с места, попробуйте вообще отказаться от этих задач.
Впрочем, есть и третий вариант, который годится на тот случай, если у задачи низкий приоритет и она малоприятна, но при этом должна быть выполнена в определенные сроки, рано или поздно обретя высокий приоритет. Часто мы подступаемся к некоторым задачам (например, к заполнению налоговых деклараций) чересчур заблаговременно, и тогда их никак не удается выполнить. В этом случае будет лучше запланировать их как можно ближе к самому крайнему сроку, а до тех пор вычеркнуть их из списков.
Обратная связь
Часто бывает очень трудно что-либо вычеркнуть в конце концов, вы ведь уже включили эту задачу в список, поэтому ее все-таки следует закончить. Тогда вам полезно будет помнить "правило восемьдесят двадцать" (упражнение "Правило Парето", занятие 4.4). Ведь не можете же вы всегда делать все!

Более того, задачам, которыми вы вовсе не собираетесь заниматься, также нет числа.

Что плохого случится, если подобных задач станет на одну больше? Очевидно, все дело в том, по каким причинам вы отказываетесь от данной задачи, хотя невероятное
количество различных дел можно отбросить без всякого ущерба для себя.
Результат
Невыполненные задачи могут стать стихийным бедствием для ваших списков. Если в нем то и дело повторяются знакомые дела, которые никак не сдвигаются с места, то бывает очень легко вслед за этими задачами проигнорировать и те, которые по-настоящему важны. Избавляйтесь от невыполненных дел тогда ваш список задач будет реалистичным.
Варианты Отсутствуют.

7.4
Упражнение:
"Мы не укладываемся в сроки"
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Не требуются.

Частота выполнения: Один раз.
Многие вечно не укладываются в сроки. Они уверяют, что все будет сделано вовремя, и готовы даже подписать соответствующий документ. Затем они, к собственному удивлению, не успевают к сроку, или, что еще хуже, им даже нет до этого дела.

Если вы хронически не укладываетесь в сроки, это означает, что не сумели правильно организовать свое время и теперь испытываете последствия этого.

Более того, ваша схема управления временем может давать сбои и дальше, поскольку незавершенные дела будут влиять на все то, что вы еще только собираетесь сделать.

Содержание раздела