d9e5a92d

Тема 10 Поощряйте себя сами


Как управлять собраниями
и не давать им управлять вашей жизнью
Собрания являются полезным средством решения практически любых вопросов, однако мы слишком часто позволяем им руководить нашей жизнью и превращаться в самоцель, поэтому в итоге забываем, для чего то или иное собрание вообще созывалось.
Когда я провожу семинары, то часто говорю группе: "Конечно, никто из вас никогда не бывал на собраниях, которые слишком затягивались...", и к этому моменту аудитория неизменно начинает смеяться, но невеселым смехом. Поскольку практически каждый проводит на таких собраниях слишком много времени, знает это и тем не менее продолжает слепо вносить их в свои планы. Это очень напоминает зависимость.
Техники, предлагаемые в этой теме, помогут вам отчасти решить проблему собраний, но лишь в том случае, если вы действительно готовы ее решать.
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
9.1
Техника: Повестка дня
Подготовка: Выполняется перед собранием.
Время выполнения: Две минуты.
Средства для выполнения: Собрание, записная книжка.
Частота выполнения: Регулярно.
Если у собрания нет повестки дня, оно может пройти без ясной цели, поэтому его участники рискуют долгое время обсуждать не относящиеся к делу вопросы. Эту технику вы можете применить на следующем собрании, которое сами организуете. Во-первых, сделайте так, чтобы его повестка дня была обнародована по крайней мере за неделю до дня проведения.

Если это невозможно, поскольку собрание состоится раньше, то хотя бы ознакомьте участников с повесткой дня, когда будете их приглашать. При этом откажитесь от непонятного профессионального сленга и укажите, сколько времени будет затрачено на каждый вопрос. Например, формулировка "ОСР" никому ничего не скажет, если вы имеете в виду "обсуждение сводки результатов".

Но гораздо лучше будет сформулировать вопрос так: "Решение вопроса о том, будет ли финансовый отдел в следующем году использовать обсужденную сводку результатов (десять минут)".

Если на собрание приглашены неспециалисты (вероятно, не знающие, что такое сводка результатов), можете поместить на приглашении короткое разъяснение, с которым приглашенные смогут ознакомиться.
Повестка дня должна быть краткой: на собрании невозможно эффективно обсудить сразу множество вопросов. Безжалостно вычеркивайте всяческие "и прочее". Конечно, это может вызвать гневные протесты ведь не всегда можно знать заранее, какие вопросы будут обсуждаться.

В таком случае вам следует добавить в повестку дня новые пункты в самом начале собрания. Если в результате повестка дня чересчур разрастется, выпустите или отложите отдельные ее пункты. Строго придерживайтесь графика обсуждения, кроме тех случаев, когда собравшиеся постановят выделить для тех или иных вопросов добавочное время (в этом случае придется пожертвовать другими вопросами).
Обратная связь
Повестки дня иногда без всякой нужды составлены бюрократически. При помощи данной техники вы сможете изменить их так, чтобы этого не происходило.
Результат
Правильная повестка дня залог более короткого, но и более целенаправленного собрания, которое даст реальные, практические результаты.
Варианты
Легче всего придерживаться повестки дня на собраниях, которые организуете вы сами, однако если отсутствием четкой повестки дня грешит чужое собрание, предложите ее в самом начале. Все, что вам для этого потребуется, это доска для записей или лист бумаги, на которых вы сможете записать вынесенные на обсуждение вопросы.


9.2
Техника:
Эффект от результатов собрания
Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Варьируется по необходимости. Средства для выполнения: Собрание, записная книжка. Частота выполнения: Регулярно.
Полезность собрания определяется тем, насколько действенны его результаты. Цель предлагаемого упражнения максимально повысить пользу проведения собраний и свести к минимуму бесполезные их результаты. В первую очередь вам предстоит отказаться от любых протоколов собрания: ничто не читается утомительнее, чем эти бумаги.



Если по ряду причин от вас все же требуется вести протокол, воспользуйтесь таким практичным средством, как аудиозапись. Если и это не представляется возможным, то тогда постарайтесь не тратить время и средства на рассылку протоколов собраний: просто напишите этот документ и держите его при себе.
Вместо официальных протоколов лучше делать записи о конкретных мерах: здесь вам нужно будет кратко сообщить, что конкретно следует сделать и кто за это отвечает. Заодно можно указать, кто будет следить за исполнением решений. Лишь самые исключительные собрания дают более обширные результаты, чем одна страница записей о предлагаемых конкретных мерах.
Если данное собрание является одним из целого ряда, то в повестку дня следует вносить пункт о выполнении мер, принятых в прошлый раз. Это не то же самое, что использование протоколов прошлого собрания (которое является скрупулезным копанием в протоколах): вам лишь предстоит установить, какие меры уже приняты, а какие еще следует принять.
Обратная связь
Если вы не ведете протоколов собрания, то не следует думать, что можете обойтись без записи конкретных мер (в противном случае собрание гарантированно не даст результатов).
Результат
Этот метод позволяет сэкономить время, которое тратится на написание, чтение и обработку протокола собрания и сни-
жает опасность, что оно не даст никаких практических результатов. Если в течение двух собраний подряд ваш лист для записи конкретных мер остается чистым, значит, череду этих сборищ можно прекращать.
Варианты
Заметки о принимаемых мерах могут иметь личный характер (вы записываете то, что должны сделать сами) или предназначаться для всех участников. Обычно бывает полезно раздать заметки всем участникам собрания, чтобы это подстегнуло их воплотить принятые решения в жизнь.


9.3
Техника:
Список участников собрания
Подготовка: Выполняется перед собранием. Время выполнения: Две минуты.
Средства для выполнения: Личные встречи, записная книжка. Частота выполнения: Регулярно.
В занятии "Повестка дня" мы учились работать со списком вопросов, однако список участников имеет не меньшую важность. Выполните это упражнение перед следующим собранием, которое вам предстоит организовать или на которое вас пригласил кто-то другой. Слишком часто на собрания приходят не те, кто на них нужен, и слишком часто они оказываются чересчур многолюдными.
Если вы устраиваете собрание, подумайте, кому там необходимо присутствовать. Кто имеет прямое отношение к обсуждаемым вопросам? Кто хорошо разбирается в этих вопросах?

Руководствуясь этими соображениями, составьте первоначальный список.

Если в ходе собрания потребуется принять решение (а не просто распространить там какую-либо информацию), желательно, чтобы участников было не больше девяти (идеальное количество от двух до восьми человек). Следует знать, что число участников серии из нескольких собраний имеет тенденцию возрастать: люди хотят участвовать в работе, выяснить, что происходит, "отметиться" или усилить личную власть. Организуя собрание, запаситесь твердостью, и если добавили в список одних участников, то избавьтесь от других.
Если вам предстоит посетить собрание, задайте себе вопрос: "Зачем это нужно?" Не может ли кто-нибудь пойти туда вместо вас? Нужно ли вообще кому-нибудь из вашего окружения туда ходить? Нет ли более удачного способа получить сведения или материалы, распространяемые на этом собрании?

И нужно ли вообще его проводить?
Обратная связь
Для начала поставьте под сомнение саму необходимость собрания. Если оно все же должно состояться, серьезно заду-
майтесь о том, кому на нем следует присутствовать и почему вам необходимо идти на него.
Результат
Чем меньше проводится собраний и чем меньше людей в них участвует, тем больше у каждого из работников остается времени для плодотворной работы и тем эффективнее проходят сами собрания (поскольку дело не вязнет в общении чрезмерного количества участников).
Варианты
Попробуйте заменить собрания обсуждением дел с группой людей по компьютерной сети. Постарайтесь не встать на сторону тех, кто считает, что этот метод никуда не годится, поскольку исключает личное общение: вы в любом случае можете пообщаться с этими людьми лично, но это не должно отнимать у вас много времени, и это общение можно организовать с большей пользой, чем на собраниях.


9.4
Упражнение-техника: Неформальные встречи



Содержание раздела