Упражнение-техника: "Буферное время"

Если вы убеждены, что успевать в срок (причем так, чтобы это было отмечено) очень важно, вам потребуется произвести реалистичные расчеты. Часто мы отказываемся от этого, чтобы опередить одних или угодить другим, однако будет лучше просчитывать все с запасом и успевать вовремя. Ведь даже если ваши расчеты точны, дела все равно могут пойти плохо, и тогда вы сумеете переломить ситуацию.

Выложившись на сто пятьдесят процентов, чтобы успеть в срок, и своевременно ставя партнеров в известность о ходе работы, вы получите достойную оценку своей деятельности и сможете сохранить контроль над своим временем. Иногда это предполагает, что в последний момент вам придется пересмотреть свои приоритеты, но дело будет того стоить. Проверьте сроки, отпущенные на выполнение ваших текущих задач, насколько они реалистичны?

Может быть, вам надо что-нибудь изменить?

Взгляните для этого на сроки своих самых удачных и неудачных дел.
Обратная связь
Эта техника вовсе не требует движения от одного кризиса к другому. Если вам постоянно приходится лезть из кожи вон для решения возникающих проблем, это означает, что вы допускаете ошибки в расчетах.
Результат
Как это ни странно, но в нашем обществе, ориентированном на интересы потребителя, доставка заказанных товаров редко осуществляется в срок. Добейтесь в этом успеха, и вы не только научитесь управлять своим временем, но и поспособствуете своему преуспеванию.
Варианты
Проблема оценок и расчетов выходит за рамки нашего курса, однако не забывайте, что, прогнозируя на будущее, нельзя ни за что поручиться. Не пытайтесь оценить то, что вам известно лишь приблизительно, до одной тысячной доли. Планирование оказывается более эффективным, если у вас есть ориентировочные цифры и основные вехи, объединяющие второстепенные детали; кроме того, менять подобные планы в последнюю минуту всегда легче.

7.5
Упражнение-техника: "Буферное время"
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Две минуты. Средства для выполнения: Ежедневник.

Частота выполнения: Еженедельно.
Это упражнение призвано научить вас выделять в своем ежедневнике "буферные" промежутки свободного времени. В идеальном мире можно было бы заранее запланировать любое собрание и любое занятие (включая и время для перехода от одного из них к другому) так, чтобы наши дела перетекали одно в другое. (На самом деле это был бы ад, а не идеальный мир, но суть, надеюсь, вам ясна.) В реальном мире что-то не укладывается в сроки, а что-то мы недооцениваем, для этого нам и нужно "буферное время": это запас на случай всевозможных изменений.
В течение короткого времени окиньте мысленным взором последние пару недель. Как часто вы обнаруживали, что что-то не укладывается в сроки? Скажем, вы застряли в дорожной пробке, или человек, с которым у вас назначена встреча, опаздывает, или какое-то дело потребовало больше времени, чем вы предполагали... или случилось одно из миллиона других происшествий из-за времени.

В результате вы или громоздите одно опоздание на другое, или встраиваете в свой график небольшие "буферные" промежутки времени.
Для того чтобы обеспечить себе практически полную гарантию точности, вам может понадобиться выделить на эти "крайние случаи" до пятидесяти процентов своего времени. Однако есть более эффективная система управления временем: вам может помочь правило Парето (занятие 4.4), и вы обойдетесь только двадцатью процентами. Попробуйте выделить двадцать процентов своего времени лишь на крайние нужды и будьте готовы увеличить это количество, если такая схема окажется эффективной.
Обратная связь
Неиспользованное "буферное время" отнюдь не является потерянным. Располагая им, вы сможете выполнить все дела с
низким приоритетом, которые в противном случае оказались бы незавершенными.
Результат
Злоупотребление "буферным временем" может подорвать ваш распорядок, однако если вы будете в этом вопросе более реалистичны, то сумеете управлять своим временем гораздо эффективнее.
Варианты
"Буферные" промежутки времени могут быть самой разной длительности, в зависимости от характера вашей деятельности. Так, встречи с отдельными людьми всегда выбиваются из графика, а некоторые поездки превращаются в кошмар, стоит лишь возникнуть небольшой задержке. Поэтому здесь следует руководствоваться не твердыми цифрами, а здравым смыслом.

Содержание раздела