1. Проще и короче. В десяти заповедях менее трехсот слов, а Аврааму Линкольну понадобилось лишь 271 слово для его Геттисбергского послания*. Вам тоже стоит научиться обходиться парой сотен слов, поскольку так вы сэкономите и свое время, и время читателя.
Если вы не уверены, что слово действительно нужно, не пишите его.
Вместо «для того, чтобы» пишите просто «чтобы». Выделяйте главные идеи, и читателю будет проще понять, что вы хотите сказать.
Идею можно «подчеркнуть» различными способами:
начать с нее;
использовать выделение, например, более крупный шрифт или курсив; важное можно подчеркнуть;
выделять каждый абзац (как это делаю сейчас я);
разбивать документ на части, озаглавив каждую из них.
Помните, что нужно обязательно «подчеркивать» все, что вы делаете для сотрудников, и все, что вы требуете от них. Избегайте неточностей. Будьте конкретнее и точнее выражайте свои мысли.
Чем проще ваш язык, тем лучше. Это облегчит жизнь и вам, и тем, кому адресуется документ. Не забывайте, что гласит мудрость: больше говоришь — меньше делаешь.
2. С места в карьер. Если, прежде чем браться за работу, вам нужно собраться с мыслями, составьте собственный план. Для начала определите тему текста и напишите ее в центре листа бумаги. Не задумываясь над последовательностью, напишите основные проблемы, на которых вы хотите заострить внимание. Подумайте, какие из них вы можете проиллюстрировать цифрами, примерами и т.д.
Затем выделите основные идеи и решите, в какой последовательности они должны идти.
Если у вас недостаточно сведений, то вы поймете это сейчас (а не тогда, когда половина текста будет написана). Приступайте к основной работе тогда, когда будете наверняка знать, каким должен быть результат.
Теперь можно садиться за компьютер. Печатайте, не задумываясь о пунктуации, орфографии и структуре предложений. На этом этапе важно передать основные идеи и связать их между собой.
Безусловно, позже придется вернуться к написанному и отредактировать его, но, поверьте, это займет гораздо меньше времени, чем если вы будете сидеть и думать над каждым словом, пытаясь с ходу добиться совершенства.
Вполне возможно, вы не умеете быстро печатать, но, если работа этого требует, стоит записаться на курсы машинописи и приучить себя работать за компьютером. Поначалу, как и все новое, это будет нелегко, но очень скоро вы научитесь «думать пальцами».
3. Работайте равномерно. Останавливайтесь, чтобы передохнуть, до того как это станет необходимо. Письмо — очень тяжелый род деятельности. Не ждите, пока окончательно выбьетесь из сил. Потянитесь, прогуляйтесь, попейте и возвращайтесь к работе.
Если вы «дотянете» до того момента, когда будете вынуждены остановиться, незаконченная работа будет висеть над вами тяжким грузом, и когда вы к ней вернетесь, будете долго «втягиваться» в нее.
Делайте перерывы тогда, когда точно знаете, с чего начнете следующую «порцию». Набросайте себе две-три подсказки, которые помогут вам без промедления продолжить работу.
4. Заключение должно быть четким. Итак, вы сказали все, что хотели. Теперь нужно подвести итоги, так? Нет. «Солидное заключение» — это еще одна потеря времени. Если текст большой, то в заключении стоит просто повторить основную идею или главные пункты. Если же он небольшой, то не стоит ничего выдумывать — просто заканчивайте последним пунктом.
5. Редактируйте написанное. Вы писали быстро и некачествен но, так что теперь придется отредактировать написанное. Если возможно, спланируйте свое время так, чтобы можно было передохнуть, прежде чем браться за редактирование. Это означает, что вы начнете работать над текстом заранее, а не в последний вечер, что, собственно, и называется разумным планированием времени.
Сначала отредактируйте текст в целом и лишь потом переходите к деталям. Начните с того, что избавьтесь от повторений, всего лишнего и необязательного.
Теперь просмотрите текст еще раз, используя список своих типичных ошибок.
Даже не думайте показывать кому-то свою работу, прежде чем вы ее не отредактируете. Безусловно, иначе вы потратите меньше времени на написание, но больше — на объяснения, что вы имели в виду или почему клиент отказался подписывать контракт.
Сколько бы времени вы не сэкономили, это не компенсирует испорченную репутацию.
Конечно, Дейл не стала Шекспиром или даже Стивеном Кингом, но она научилась писать кратко, конкретно и просто. Теперь она никогда не редактирует написанное сразу. Дейл и сейчас не может понять, как можно писать в свое удовольствие, но, по крайней мере, не боится письменных заданий.
Советы по планированию времени
Пишите проще и короче.
Простые слова, которые вы употребляете каждый день в устной речи, облегчат жизнь и вам, и тем, кто будет читать написанное вами.
Не спешите.
Составляя текст, соблюдайте перерывы, чтобы собраться с мыслями.
Сделайте перерыв между составлением текста и редактированием.
Составьте список своих типичных ошибок и используйте его, когда редактируете написанное.
