Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации
Данная сетевая модель помогает рационализировать проведение инвентаризаций, сократить время их проведения, что в свою очередь, скажется на улучшение организации торговли, увеличение товарооборота и как следствие, улучшение финансовых результатов.
Для более достоверных данных по результатам инвентаризации необходимо совершенствовать сам процесс проведения инвентаризации. Одним из рациональных приёмов проведения инвентаризации является ярлычный метод.
Его сущность состоит в том, что работники торгового предприятия подбирают одноимённые товары в порядке, удобном для их подсчёта. Затем подсчитав количество товаров и заполняют на каждый его отдельный вид товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, сорт, количество, цену и другие признаки, определяющие данное наименование товара.
Председатель комиссии в присутствии материально ответственного лица может поручить члену комиссии проверить правильность на нём регистрационный номер, записать данные ярлыка в контрольную ведомость.
После этого товарный ярлык направляется оператору вычислительной машины для включения в инвентаризационную опись данные проверенного товара. Применение этого метода позволяет на 35-40 % сократить время проведения инвентаризации.
Для сокращения времени проведения инвентаризации можно порекомендовать применение специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация в них отражается как обычно, а последующие на выкладках с указанием лишь количества и стоимости товаров. Этот метод позволяет за счёт одноимённых товаров почти вдвое сокращать объём описи.
При инвентаризации продовольственных товаров можно пользоваться такой более эффективной формой её проведения как обмер, но такой способ проверки не совсем точен и достоверен.
Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприятиях розничной торговли
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товаров, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она опломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчёты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчётов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей.
Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчёты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчётов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.
Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям, сортам, виду упаковки и укладываются в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемеривания и перевешивания.
Товары подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения товаров в данном помещении.
Товары, находящиеся на розничных торговых предприятиях в нераспакованном виде, вскрывают и проверяют как по количеству, так и по качеству.
Инвентаризация товаров, учитываемых партионно, проводится по отдельным партиям. Товары, поступившие на предприятие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись.
Документы на эти товарно-материальные ценности включаются в первый товарно-денежный отчёт, составленный после инвентаризации.
В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт ф. 2026 (см. Приложение 3) и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.
На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару на торговых предприятиях составляются инвентаризационные описи (см. Приложение 4).
В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и чётко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путём зачёркивания ошибок и написания сверху правильных данных.
Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цена должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии, что на практике нередко не совершается.
Комиссия составляет опись в трёх экземплярах, а при передаче материальных ценностей (под копирку 3, а два других материально ответственное лицо).
Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку).
Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы.
В опись записывается товар в полном и правильном наименовании с указанием номенклатурного номера, расфасовки. В графе "цена" указывается цена, по которой товар сдан под отчёт по товарным документам материально ответственному лицу.
При этом цены должны соответствовать единице измерения, в которой товар внесён в опись.
Например, количество товара указано в штуках, и цена ставится за одну штуку.
Очень часто в магазинах возникают трудности при инвентаризации особо крупных остатков отдельных видов товаров. Даже при очень крупных остатках какого-либо товара комиссия обязана пересчитать их, а не записывать в опись их количество со слов материально ответственного лица или путём умножения количества ящиков на количество бутылок в одном, без проверки содержимого в каждом ящике.
Если в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его и записывает в отдельную опись. На приходных документах делается отметка о том, что товар получен во время инвентаризации. Он приходуется после инвентаризации.
Но такие случаи на практике случаются не очень часто.
По весовым товарам в таре указывается вес брутто и вес нетто. Фактически оказавшуюся в момент инвентаризации тару рассортировывают по качественному признаку и составляют для неё две описи на порожнюю и на занятую под товарами.
Если на торговом предприятии имеется остаток денег, не сданных в банк от продажи товаров, то этот остаток, проверенный инвентаризационной комиссией, записывается на лицевой стороне описи. По каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях (безотносительно к их характеру).
Такой подход исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. После взаимной сверки каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В конце описи инвентаризационная комиссия записывает прописью количество порядковых номеров и натуральных единиц отдельно по последней странице и по всей описи в целом, а также суму всех ценностей. На последней странице описи материально ответственное лицо (бригадир, члены бригады) даёт подписку о том, что все ценности проверены комиссией в натуре в его присутствии и внесены в опись.
На предприятиях с коллективной материальной ответственностью инвентаризация может проводиться по числу материально ответственных лиц с распределением участников согласно протоколу. В связи с этим после окончания инвентаризации на основе отдельных инвентаризационных описей составляется сводная опись фактических остатков товаров.
В сводной описи перечисляется отдельно каждая инвентаризационная опись с указанием суммы ценностей и подсчитывается общий итог всех ценностей по предприятию в целом.
После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем порядке:
- первый экземпляр описи, заполненный членами комиссии, а так же экземпляр, заполненный материально ответственным лицом, в бухгалтерию организации, где ведётся учёт ценностей;
- второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, - материально ответственному лицу.
На инвентаризационные описи составляется перечень в двух экземплярах и под расписку передаётся главному бухгалтеру. Сданные в бухгалтерию инвентаризационные описи должны тщательно проверяться и затем после проверки выводится результат инвентаризации.
Исследования, произведённые в универсальном торговом комплексе 5 показали, что документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей находится не на должном уровне, совершаются такие нарушения как подтирки и подчистки, записи не всегда производятся ясно и чётко.
Не выполняется методика составления инвентаризационных описей, то есть не ведётся отдельно инвентаризационная опись по таре, а вносится в опись по товарам (см. Приложение 4).
Определение, оформление, рассмотрение и учёт результатов инвентаризаций и их влияние на финансовое состояние организации
Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.
Первый этап подведение предварительных результатов инвентаризации, которые определяются немедленно после её окончания. Точность и быстрота выявления предварительных результатов инвентаризации определяет во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями.
Имея эту оперативную информацию, председатель и члены комиссии сразу на месте могли бы решать вопрос о дальнейшей деятельности материально ответственного лица, особенно это важно в настоящее время, когда каждая недостача вливается в миллионную сумму. Председатель инвентаризационной комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации ценностей руководителю организации, назначившему инвентаризацию, и в случае выявления крупной недостачи, материально ответственное лицо отстраняется от занимаемой должности до получения окончательных результатов.
Второй этап определение окончательных результатов инвентаризации. Оно осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех документов в следующие сроки:
- по мелкой рознице (ларьки, киоски, палатки) в этот же день;
- по магазинам не позднее двух дней.
Необходимые подготовительные работы для выведения результатов инвентаризации в бухгалтерии включают: проверку последних товарно-денежных отчётов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии, записи данных по ним в учётные регистры, подсчёт итогов в журналах для учёта товарно-материальных ценностей, сверку данных синтетического и аналитического учёта, взаимную сверку учётных регистров, проверку полноты поступления ценностей по встречным (внешним и внутренним) документам, выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц (бригад) к началу инвентаризации. Особое значение имеет сверка сумм, списанных в расход, и реализованных товаров с выручкой кассы, анализ внутреннего перемещения товаров из одного магазина в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отражённых ранее в отчётах актов о списании боя, порчи товаров и т. д.
Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:
- неоговоренные исправления цен, количества и сумму определённых товаров;
- подчистки записей, добавления и дописки цифр;
- неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству указанному комиссией;
- указанные в описи завышение остатков отдельных товаров (особенно в конце описи);
- указанные в описи превышающий лимит остатков и сумм, не сданной денежной выручки;
- наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;
- несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.
Для выявления хищений, которые характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения и другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений.
Признаки приписок в инвентаризационных описях рекомендуется выявить составлением записей об остатках одних и тех же наименований в описях на начало и конец учётного периода.
Одним из распространённых способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и подсчёт на отдельных страницах и в описях в целом. Необходимо осуществлять встречные проверки правильной таксировки и подсчёта итогов в описях с использованием вычислительных средств.
Для выявления факторов скрытия недостач повышенной суммой сданной выручки накануне инвентаризации или в период её проведения необходимо сравнить выручку за день до начала и после окончания снятия фактических остатков ценностей со среднедневной плановой и ежедневной выручкой и в другие периоды торговли.
Для выявления признаков хищений, скрываемых при проведении инвентаризации рекомендуется также сопоставить количество возможного завышения товарных остатков с указанной в инвентаризационной описи тарой, занятой под ними. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись товаров, то это может служить признаком приписки товаров.
Скрытие недостач путём неоприходования товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчётов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.
Важное значение при оценке материалов инвентаризации имеет проверка перемещения товаров между розничными предприятиями и их отфактуровка поставщикам в сроки, приближённые к инвентаризациям. Документы свидетельствуют о фактах отпуска ценностей в завышенных количествах предприятиям, обычно обнажаемым другими поставщиками, отправка товаров сложного ассортимента на заводы, якобы для гарантийного ремонта.
Безосновательный возврат товаров и отсутствие письменного разрешения руководителя организации на этот возврат.
Существует ещё один способ выявления различных негативных явлений при проведении инвентаризации. Это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. Контрольная проверка оформляется актом о контрольной проверке инвентаризации ценностей (см.
Приложение 5).
К проверкам качества проведённых инвентаризаций привлекаются опытные работники и специалисты в совершенстве знающие организацию проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко.
Такая тенденция имеет место из-за загруженности работой бухгалтеров и нехваткой достаточного количества необходимых счётных работников.
В настоящее время количество проверяемых при контрольной проверке ценностей определяется работником её проводящим.
В акте контрольной проверки сопоставляется, что при фактическом пересчёте и что значится по описи. Акт подписывается проводившим проверку председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
Контрольные проверки проводятся в присутствии членов инвентаризационной комиссии не только после окончания инвентаризации, но и в процессе её проведения.
Результаты инвентаризации выявляются на основе сопоставления остатков товаров, тары и других ценностей по учётным данным с фактическим их наличием по инвентаризационным описям. Для установления окончательных результатов инвентаризации ценностей бухгалтерия составляет сличительную ведомость о ф. инв-21 для розничной торговли (см.
Приложение 6). В ней указываются остатки товарно-материальных ценностей по бухгалтерским данным на момент проведения инвентаризации, которые сличаются ф фактическими остатками согласно описи.
При количественно-суммовом учёте сличительная ведомость составляется по тем позициям товаров, по которым установлены расхождения с учётными данными. Ценности, по которым расхождения не установлены, в сличительную ведомость включаются общим итогом.
Пересортица товаров, которая может быть вскрыта при инвентаризации, означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой товар.
Взаимный зачёт излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен как исключение только в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица при условии, что недостачи и излишки явились результатом ошибки или просчёта. Допускаются также в виде исключения производить зачёт излишков и недостач товаров в результате пересортицы, происшедшей в одной и той же группе товаров, если входящие в её состав товары имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару. Если при зачёта излишков и недостач от пересортицы товаров стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке, то разница относится на виновных лиц.
Кроме пересортицы, могут образовываться так называемые "суммовые разницы", когда товар отпускается по повышенной или пониженной цене. Зачёт в этом случае производится аналогично.
О допущенной пересортице материально ответственные лица дают письменное объяснения. На лиц, виновных в пересортице товаров, могут налагаться дисциплинарные взыскания, а при умышленном внесении путаницы в первичные документы и учёт их привлекают к судебной ответственности.
При установлении факта недостачи товаров бухгалтерия производит расчёт их естественной убыли (см. Приложение 7). Определяется естественная убыль на основе установленных норм после инвентаризации, если вскрыт факт недостачи товаров. В норму убыли не включаются потери товаров, внутренняя их переброска, списания по актам.
Утверждённые нормы являются предельными и не распространяются на штучные, фасованные и транзитные товары.
При количественно-суммовом учёте естественная убыль товаров исчисляется отдельно по каждому виду. Нормы естественной
Руководители организаций и предприятий обязаны определить и относить недостачу к мелкой или к крупной, а также уведомлять прокурора о недостачах, не переданным следственным органам и погашаемых в общегражданском порядке.
Мелкие недостачи должны немедленно погашаться, и лишь в определённых случаях допускается получение от работника обязательства с указанием сроков погашения (как правило 2-3 месяца).
По недостачам и растратам, явившимся следствием злоупотреблений, дела направляются в судебно-следственные органы не позднее 5 дней с момента установления недостачи, а также принимаются неотложные меры к наложению ареста на имущество обвиняемых и возмещению материального ущерба.
Для записей результатов инвентаризации товаров и тары в предприятиях розничной торговли используют журнал К-3, отводится отдельная строка по каждому лицевому счёту материально ответственного лица, у которого она проводилась (см. Приложение 8).
Результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором она проводилась с соответствующим отражением на счетах бухгалтерского учёта. При этом делаются следующие проводки (цифровой материал взят с приложения 6).
| Дебет | Кредит | |
| 841 | 412 | 217272 |
| 442 | 841 | 51206, 4 (73152-21945,6) |
| 423 | 841 |
21945,6 (73152х30 %) 72152 |
| 733 | 841 | 144120 (217272-73152) |
| 423 | 833 | 43236 (114120х30 %) |
| 50 | 733 | 144120 |
| 833 | 801 | 43236 |
- если зачитывается пересортица по однообразным товарам:
| 412 | 412 | Зачёт пересортицы |
| 412 | 81 | Оприходование излишков |
| 412 | 423 | увеличение торговой наценки за счёт излишков |
| 841 | 412 | списание естественной убыли |
| 442 | 841 | на издержки за минусом скидки |
| 423 | 841 | уменьшение торговой наценки |
- взыскание недостач с применением коэффициента по молочным и мясным продуктам:
| 841 | 412 | отражение недостачи по учётной цене |
| 731 | 841 | за счёт материально ответственного лица по учётным ценам |
| 731 | 832 | взыскание суммы с применением коэффициента |
| 423 | 833 | уменьшение набавки |
| 50 | 731 | погашение недостачи в кассу |
| 832 | 683 | перечисление в бюджет |
| 833 | 801 | перечисление надбавки на прибыль |
- оприходование излишков
| 412 | 801 | На сумму излишков за минусом торговой надбавки |
| 412 | 423 | На сумму торговой надбавки |
Используя материалы инвентаризации, можно выявить влияние результатов инвентаризации на финансовое состояние организации.
В 1997 году сумма выявленных недостач составила 7280 тыс. р., а процент взыскания недостач 78,55 %. Если принять за 100 % сумму всех взысканных недостач из выявленных, то 10078,55=21,45%.
Процент невзысканных недостач от 7280 тыс. рублей составляет 1561,56 тыс. рублей. Это означает, предприятие недополучило доходов на сумму 374,78 тыс. рублей (24% от 1561,56 тыс. рублей), 24% - средний процент реализованных торговых надбавок в данном периоде в УТК 5. Недополучение доходов влечёт за собой уменьшение собственных оборотных средств предприятия.
Для восполнения оборотных средств предприятие прибегает к использованию заемных средств. А так как процентная ставка за использование кредитом банка составила 120 %, то можно рассчитать дополнительные расходы, понесённые предприятием
Итого расходы составят 824,52 тыс. рублей (процент за кредит плюс возвращённая сумма), что незамедлительно скажется на финансовом состоянии. А ведь при должной сохранности средств этих расходов можно было бы избежать.
Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов
.
В настоящее время широкое распространение при обработке инвентаризационных документов получили самые разнообразные средства вычислительной и организационной техники. Объясняется это прежде всего большим объёмом счётной технической работы, которую необходимо выполнить в сжатые сроки с наименьшими трудовыми запасами.
Но в настоящее время учёт инвентаризации в УТК 5 не автоматизирован. Использование ЭВМ было бы большим подспорьем и привело бы к снижению трудоёмкости производимых работ.
А теперь рассмотрим как же используются средства вычислительной и организационной техники на предприятиях розничной торговли, где используются эти средства.
При изменении машинопечатных документов, в которые будут записываться данные о наличии ценностей стимулированным шрифтом, достигается восприятие их как человеком, так и ЭВМ. В качестве данного документа может быть использована шрифт карта, содержание которой идентично товарному ярлыку.
Их применение обеспечит автоматическое считывание информации, минуя процесс формирования машинного носителя, позволит улучшить качество информации, её достоверность, снизить затраты труда и времени на получение результативной информации, что даёт возможность ускорить проведение инвентаризации.
Необходимо внедрить на практике оформление приёмки товаров с помощью контрольных ярлыков. Книжки контрольных ярлыков будут выдаваться материально ответственным лицам по разрешению главного бухгалтера, так как они являются бланком строгой отчётности. Контрольные ярлыки выдаются для каждого документа поставщиков, корешок приходного ярлыка будет прикладываться к приходному документу.
Они заменяют собой многочисленные доверенности и штампы магазина о приёмке товарно-материальных ценностей. При получении товаров материально ответственное лицо заполняет очередной номер контрольного ярлыка, который работник, выдавший товары вместе с документом на выдачу товаров сдаёт в бухгалтерию.
Представитель магазина сдаёт корешок ярлыка и документ на получение товаров вместе с товарно-денежным отчётом, указав в соответствующей графе его номер.
Во время инвентаризации товарно-материальных ценностей проводится и инвентаризация контрольных ярлыков.
