Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования

В товарно-денежных отчётах при оприходовании товаров ярлыки должны идти строго в порядке очерёдности номеров. Введение такого порядка контроля за своевременностью и полнотой оприходования товарно-материальных ценностей полностью себя оправдывает, поскольку исключается возможность взаимодействия недостач товаров путём неоприходования ценностей до инвентаризации, отпадает необходимость в выписке многочисленных доверенностей.
Известно, что инвентаризация товарно-материальных ценностей сопряжена с трудоёмкой работой по подсчёту, взвешиванию, обмеру, а затем по записи результатов. Для совершенствования и обеспечения этой работы необходимо механизировать и автоматизировать процесс снятия фактических остатков.
Например, для этого можно применять диктофон. Инвентаризатор диктует код товара, количество цену за единицу.

Лента прослушивается, оператор набирает услышанные цифры, компьютер автоматически производит вычисления, фиксирует стоимость и подводит итоги по кодам, группам. Полученная информация печатается на бумажной ленте. При снятии фактических остатков можно широко применять перфокарты.

Внесение записей на перфокарты не отличается от ручного способа, потому что информация записывается от руки на самой перфокарте, которая потом пробивается поиней, автоматически умножается на цену и общий результат печатается на табуляторе. Этим достигается наибольшая экономия труда и значительно сокращаются сроки проведения инвентаризации.

Осуществление мер по совершенствованию действующего порядка организации бухгалтерского учёта использование машин при проведении инвентаризаций всё это будет способствовать решению задач по обеспечению сохранности собственности предприятий.
При наличии в организации распределительных складов и ведении натурально-стоимостного учёта целесообразно использовать дуаль-карту, представляющую собой технический носитель информации. Дуаль-карта фактических остатков товарно-материальных ценностей заготавливается заранее, следующим образом: из массива перфокарт учётных остатков на них наносятся с помощью перфоратора и расшифровочной машины постоянные реквизиты, к которым относятся: код магазина, бригады, наименования и код ценностей, единица измерения, цена. Затем они передаются членами инвентаризационной комиссии, которые с помощью графических отметок фиксируют в них фактические данные о наличии товарно-материальных ценностей, ставят дату проверки и подписывают.

После проверки дуаль-карты передаются на перфорацию для пробивки недостающих реквизитов, для счётной обработки на вычислительном перфораторе, ввода в ЭВМ и автоматизированного составления инвентаризационной или сличительной ведомостей.
В процессе инвентаризации на ЭВМ составляют инвентаризационную опись.
В которых таксировка или выведение на печать промежуточных итогов по каждой странице производится автоматически, описи составляются с одновременным получением машинного носителя. По окончании инвентаризации опись фактических остатков товаров и тары, проверенную и оформленную в установленном порядке, сдают в бухгалтерию.

В результате машинной обработки, предусматривающей контроль цен, проверку таксировки и подсчёта итогов сопоставление учётных и фактических остатков, выдаётся сличительная ведомость.
Если выявлена недостача товаров, то машинным путём исчисляется их естественная убыль по нормам, заложенным в справочник, после чего выводится окончательный результат инвентаризации.
Следовательно, учёт товарных потерь информационно увязан с решением задачи инвентаризации товарно-материальных ценностей. Результаты инвентаризации отражают в бухгалтерском учёте.

Поэтому при машинной обработке необходимо учесть многообразие отражения в бухгалтерском учёте результатов инвентаризации.
В магазинах в качестве первичных документов часто используют инвентаризационные товарные ярлыки. В процессе инвентаризации товарные ярлыки комплектуют по товарным группам в пачке по 30 штук, что соответствует заполнению одной странице инвентаризационной описи на машине.
Иногда на практике результаты, полученные при взвешивании товаров или их измерении, записывают непосредственно в инвентаризационную опись, оставляя операции таксировки и подсчёта итогов для последующей машинной обработки. В этом случае сведения описи служат в качестве исходных данных и имеют те же реквизиты, что и товарный ярлык.
В процессе инвентаризации используют и другие первичные документы (карточки материально ответственных лиц). Особенностью автоматизированной обработки данных инвентаризации является широкое использование результатов решения других задач.

Так, массив остатков товаров на дату инвентаризации, служит основой сопоставления учётных и фактических остатков, полученных при учёте товарных потерь, необходимо для выявления окончательного результата инвентаризации в случае недостачи товаров.
На участке кодирования номенклатур, кодированию подлежат те же номенклатуры, что и на других участках, относящихся к подсистема "Бухгалтерский учёт". В то же время кодируют и специальные номенклатуры: естественная убыль товаров. Код норм естественной убыли товаров может быть построен на основе порядкового метода кодирования или с помощью кода повторения. Алгоритмы и технологические особенности обработки данных, данного комплекса задач достаточно разнообразны, но отличаются простотой тих реализации на машинах.

С помощью подобных алгоритмов могут быть проверены регистры аналитического и синтетического учёта.
Некоторым своеобразием отличается алгоритм формирования на ЭВМ сличительной ведомости результатов инвентаризации. При получении сличительной ведомости необходимо для каждой позиции товара, содержащейся в массиве фактических остатков, отыскать по некоторым ключевым реквизитам (код товара, артикул, цена) соответствующую позицию в массиве учётных остатков.

В случае совпадения значений ключевых реквизитов, а так же количества товара формируется так называемый массив "равно", а при несовпадении только количественной характеристике товара соответственно массива "недостача" и "излишек". Сличительная ведомость выдаётся на печать по тем позициям товаров, по которым остаток, полученный на основе документального учёта, не совпадает с фактическим его наличием.
Сличительная ведомость результатов инвентаризации может быть составлена на ЭВМ двумя способами: путём ввода на печать всех учётных позиций или только тех, по которым обнаружены расхождения в учётных и фактических остатках.
Более предпочтителен второй способ печать сличительной ведомости по отклонению. Расхождение граф в сличительной ведомости может быть разное.

Одна из форм этой машинограммы включает такие графы: наименование и код товара, цена, количество (по учётным и фактическим данным, отклонение, сумма; по учётным и фактическим остаткам, отклонение). Итоги подсчитываются по товарной группе и по ведомости.

При выявлении недостачи товаров до составления акта результатов инвентаризации определяют естественную норму товаров за инвентаризационный период.
В этом случае может быть получена машинограмма расчёта естественной убыли по предприятию, на основании которой недостача в пределах норм убыли списывается в установленном порядке. Акт результатов инвентаризации оформляют вручную. Однако более часто сличительная ведомость выдаётся на печатающее устройство ЭВМ в законченном виде, т. е. с учётом естественной убыли. Итоги ведомости подводятся по странице и в целом по документу.

На ЭВМ может быть получен и акт результатов инвентаризации.
С помощью ЭВМ можно совершенствовать инвентаризационную работу следующим образом. При поступлении счёта поставщика при акцепте в платёжном требовании поставить код продукции.

Затем необходимо обработать платёжное требование в вычислительном центре и передать на склад, где в это платёжное требование занести фактическое количество поступившего товара. Если имеются отклонения, то составляется соответствующий акт.

Заведующий магазином должен дать информацию на ЭВМ о том, в какую ячейку заложен товар, код, место хранения, код товара, количество.
При отпуске товаров должны быть использованы отборочные листы, где материально ответственное лицо на основании товарно-транспортной накладной отмечает и в какой ячейке был выбран товар. Таким образом, можно иметь сведения о ценностях, находящихся на участках.

Используя их на день инвентаризации выдаётся опись ценностей на месте хранения. Члены комиссии в этой же описи просчитывают ценности, записывают их в графу "фактическое наличие" и ежедневно по мере просчёта листов подписывают и сдают их на обработку, по графе "примечания" отмечают фиктивные ценности.
После сдачи последнего отборочного листа на вычислительном центре выдаётся сличительная ведомость. Этот метод способствует высвобождению работников, исключает ошибки, пропущенные позиции, экономит бумагу.

Позволяет производить автоматический взаимный зачёт по пересортице.
Также передовым методом является АРМ "Баланс" предназначен для введения системы бухгалтерских счетов (включая интересующий нас счёт 841) предприятия, обработки бухгалтерских проводок, на основе реализации основного алгоритма бухгалтерского учёта принципа двойной записи.
Функции АРМ "Баланса" заключаются в следующем:

• введение системы синтетических счетов (в нашем случае без счётов, которые имеют отношение к счёту 841), а также субсчетов и аналитических счетов;
• обработка проводок;
• разноска сумм проводок в соответствии с заданной пользователем системой синтетических и аналитических счетов;
• выпуск машинограмм, аналогичных по содержанию главной книге, сводной оборотной ведомости, балансу (см. Приложение 9-11);
• выпуск машинограмм по отдельным синтетическим и аналитическим счетам, аналогичных по содержанию главной книге, оборотной ведомости (см. Приложение 12-14);

как мы убедились из рассмотренного пункта значение использования ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов, очень велико. Согласно рассмотренному материалу можно сделать следующий вывод.
Основными задачами машинной обработки на данном участке учёта являются : получение выходных документов в кратчайшие сроки, сокращение трудоёмкости инвентаризационных работ. Большой эффект при обработке инвентаризационных документов даёт применение ЭВМ. С их помощью составляют и инвентаризационную ведомость.

На таких машинах можно составлять также сличительную ведомость. Применения ЭВМ создаёт условия для повышения уровня автоматизации рассмотренного участка учётных работ.

С внедрением устройств регистрации автоматически считываемых кодов возникает совершенно новые возможности, связанные с резким сокращением сроков инвентаризации и повышением достоверности результатов обработки.
В универсальном торговом комплексе 5 в связи с отсутствием автоматизации инвентаризационной работы и учёта её результатов, очень большой объём счётной информации, технической работы. На их проведение тратится много времени и трудовых ресурсов.

Универсальному торговому комплексу 5 можно только пожелать успехов в изыскании средств на автоматизацию инвентаризации.

Анализ инвентаризационной работы и пути её совершенствования.

Контроль и анализ достоверности и качества инвентаризационных материалов.
Значительное повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации.
Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт соблюдения сроков и внезапности проведения; квалификационного подбора состава членов комиссии; точного пересчёта фактического наличия ценностей; правильного оформление инвентаризационных описей; своевременной и правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов.
Анализ недостач, выявленных в последние годы, свидетельствует о том, что 46-60 % их возникает по причине некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.
Низкое качество инвентаризационной работы вызывается:

• несоблюдением принципа внезапности;
• нарушением количественного и качественного подбора состава инвентаризационных комиссий;
• неправильным составлением инвентаризационных описей;
• нарушением сроков выявления результатов инвентаризаций.

Например, выявленные недостатки в универсальном торговом комплексе 5, были вызваны нарушениями в инвентаризационной работе, приведённые в таблице 3.1.
Приведённые данные показывают тенденцию роста негативных явлений инвентаризационной работы. Значительное количество отклонений вызвано нарушениями сроков инвентаризаций, приписками товаров в инвентаризационных описях и несоблюдением внезапности проведения инвентаризации. Плохо осуществлялся контроль за качеством инвентаризаций, что вызвало рост суммы недостач товарно-материальных ценностей на 151,2 %.
Таблица 3.1
Причины низкого качества инвентаризаций, способствовавшие возникновению недостач в УТК 5 за 1997 г.

причины	прошлый год	отчётный год	отчётный год в % к прошлому году	отклонение от прошлого года
кол-во случаев, ед.	сумма, тыс. р.	кол-во случаев, ед.	сумма, тыс. р.	В кол-ве случаев,	В сумме.	В кол-ве случаев,	В сумме.
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Недоброкачественные инвентаризации	18	780	26	1086	144	172,3	+8	+256
из них:
нарушение сроков инвентаризаций	8	416	10	440	125	105,7	+2	+24
нарушение состава комиссий	3	124	4	213	133	171,7	+1	+89
несоблюдение внезапности	3	102	5	124	166,7	118	+2	+22
приписки товаров, не имевшихся в наличии	4	138	7	259	175	187,6	+3	+121
из них в течение:
до 1 года			2	67
от 1 до 2 лет	1	56	1	68		121,4		+12
в том числе не проведение контрольных проверок качества инвентаризаций	3	82	4	124	133	151,2	+1	+42

В связи с этим возникает необходимость решения следующих проблем:

• определение рационального количества проведённых инвентаризаций;
• сокращение сроков проведения и улучшения их качества в результате совершенствования методов.

Наибольший эффект будут иметь инвентаризации в том случае, если контрольно-инвентаризационные службы будут вести систематические наблюдения за деятельностью предприятий. Тогда инвентаризационные бригады уже на этапе составления заданий и рабочих планов и инвентаризаций могли бы решать, в каких торговых предприятиях необходимо провести внезапные сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей, что придало бы плановым инвентаризациям больше целесообразности и повысило их эффективность, так как при выборе объектов для проведения инвентаризации ревизоры могли бы руководствоваться объективными выводами анализа данных отчётности.
На качество, оперативность и экономичность проведения инвентаризации значительно влияет количественный и качественный состав инвентаризационных комиссий. К проведению инвентаризационной работы должны привлекаться руководители или их заместители, товароведы, бухгалтера и другие работники, хорошо знающие цены, учёт и отчётность, не маловажное значение имеет образование, а так же стаж работы, непосредственно в торговле и стаж работы на занимаемой должности.

Однако в торговле многие руководители не участвуют при проведении инвентаризации.
При проведении контроля материалы инвентаризаций, с целью их достоверности и качества инвентаризационной работы необходимо тщательно проанализировать все нарушения заполнения инвентаризационных описей, обращая особое внимание на признаки, свидетельствующие о хищениях. К ним относятся:

• не оговорённое исправление цены, количества и суммы;
• подчистки записей, добавление и дописки цифр;
• неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам инвентаризационных описей;
• не соответствие количества единиц товаров по странице описи количеству, указанному инвентаризационной комиссией;
• неправильная таксировка и подсчёт итогов на отдельных страницах и в инвентаризационной описи в целом;
• указание в инвентаризационной описи завышенных остатков отдельных товаров;
• записи об остатках определённых товаров в описи на конец отчётного периода в большем объёме, чем записи тех же товаров в описи на начало периода (если по этим товарам не было движения).

Для выявления хищений, характеризующиеся указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательно проведённой проверки тех операций, которые содержат отдельные формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов встречной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы сокрытия хищений и злоупотреблений. В целях пресечения злоупотреблений и нарушений при составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков инвентаризационной работы необходимо совершенствовать технику её проведения. Для ускорения инвентаризаций применяют специальные книги, построенные по типу оборотных ведомостей.

Первая инвентаризация отражается в них как обычно, последующие на вкладыша с указанием лишь количества и стоимости товаров. Это позволяет за счёт одноимённых товаров почти вдвое сокращать объём описи и экономить при проведении инвентаризации не менее 25 % времени.
Дальнейшее совершенствование методов проведения инвентаризаций должно быть направлено на применение многочисленных документов, в которые будут записываться данные о наличии ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым как человеком, так и ЭВМ.
Рассмотренные методы проведения инвентаризаций позволяют сократить сроки её проведения, повысить достоверность и точность данных.
Определение результата инвентаризации является одним из ответственных моментов бухгалтерской обработки материалов инвентаризации. Между тем некоторые руководители не рассматривают инвентаризационные описи и не дают по ним своего заключения.
При тщательном изучении инвентаризационных описей представляется возможность определить товары в завышенных количествах и принять меры по рассмотрению или завозу отсутствующих товаров. Таким образом, инвентаризационные ведомости дают информацию для управления товарными запасами. Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение результатов инвентаризации. Следует рекомендовать инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте, немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия.

Предварительные результаты определяются путём сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные результаты носят оперативный характер и документального отражения не находят.
Улучшению качеству проводимых инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной комиссии и работников магазина способствуют контрольные проверки проведённых инвентаризаций. Поэтому необходимо проверять выполнение планов контрольных проверок, каковы их результаты, какие применяются меры к лицам, проводившим инвентаризацию на низком уровне.

Исследования показывают, что иногда они проводятся формально и не компетентными лицами.
Контрольные проверки должны возглавлять авторитетные лица. Желательно, чтобы контрольные проверки осуществляли и вневедомственные органы.
Необходимо контролировать не только 10-15 % наименований наиболее ценных товаров, числящихся по описи, но и проверять нет ли припрятанных ценностей с целью сокрытия излишков товара и экономии естественной убыли товаров.
Проверке должны подлежать ценности, количество которых вызывает сомнение у проверяющего. Рекомендуется проверять одноимённые ценности, находящиеся в одном помещении, но записанные в разных местах инвентаризационной описи, а также ценности, записанные в конце описи.
Имели место случаи, когда результаты инвентаризаций искажались по причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-денежных отчётов материально ответственных лиц за инвентаризационный период. Что свидетельствует о целесообразности проведения при необходимых обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа товарных запасов, поступления, реализации и внутреннего перемещения товаров, а так же своевременности и полноты оприходования товаров, отпущенных поставщиками по оплаченным и не оплаченным документам, сдачи выручки.

Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и достигнут цели.

Использование информации инвентаризаций для оценки имущественного состояния

Значительного улучшения инвентаризационной работы можно добиться за счёт более полного использования возможностей и приёмов экономического анализа. Источниками анализа служат: план распределения инвентаризаций между должностными лицами; журналы учёта проведённых инвентаризаций (контрольных проверок); табель учёта рабочего времени; оперативные сведения по растратам и недостачам; объяснительные записи к балансу; отчёт о контрольно-ревизионной работе (ф.

2кр). Используется так же первичная документация, инвентаризационные описи товаров, сличительные ведомости, постановления (приказы по результатам проведённых инвентаризаций).
Анализ сохранности собственности предприятия и инвентаризационной работы проводится в двух разрезах: на уровне ОРП "Облторгсоюза" и по организации (предприятию), входящему в состав "Облторгсоюза".
Мы же начнём анализ сохранности собственности организации и инвентаризационной работы, сначала с оптово-розничного предприятия "Облторгсоюз", а затем перейдём к универсальному торговому комплексу 5.
Анализ выявленных недостач и хищений в "Облторгсоюзе" начинается с оценки общего состояния сохранности средств, так как это оказывает существенное влияние на уровень издержек обращения, рентабельность и сохранность собственности. В таблице 3.2. приведены основные показатели сохранности средств за 1997 год. Таблица 3.2 Основные показатели сохранности средств ОРП "Облторгсоюз" за 1997 год в тыс. руб.

Показатели	годы	отчётный год в % к базисному	отклонение от прошлого года
базисный 1996	отчётный 1997
1	2	3	4	5
розничный т/об (тыс. руб.)	270780000	289161000,4	106,79	+18388000,4
выявление недостач
количество	364	380	104,39	+16
сумма (руб. руб.)	22772	33880	148,78	+11108
недостача на 1 тыс. руб. товарооборота	0,08	0,12	150	+0,04
средняя сумма недостачи на 1 случай (тыс. руб.)	62,56	89,16	142,52	+26,6
Продолжение таблицы 3.2.
1	2	3	4	5
средняя сумма недостачи на 1 организацию (всего 7) (тыс. руб.)	3253,14	4840	148,78	+1586,86
взыскано недостач (%)
а) с учётом недостач прошлых лет	81,89	100,7,	122,97	+18,81
б) из выявленных	78,55	92,25	117,44	+13,7

Характеризуя показатели 1996 и 1997 годов можно сказать, что сумма недостач в отчётном году по сравнению с базисным составила 148,78 %, что на 11108 тыс. руб. больше чем в 1996 году. В результате этого недостачи на 1 тыс. руб. товарооборота увеличились на 5,04 руб. в отчётном периоде наблюдается увеличение количество случаев недостач при росте средней суммы на 26000 рублей.

Сумма взысканных недостач из выявленных в отчётном году на 17,44 %, в сумме на 13700 рублей. Углубляя анализ, изучаем, в каких отраслях хозяйственной деятельности возникли недостачи и хищения (Таблица 3.3.).
Таблица 3.3
Анализ недостач и хищений выявленных в ОРП "Облторгсоюз" в 1997 году.

Группы недостач	Выявлено (тыс. руб.)
кол-во случаев	сумма	в %
1	2	3	4
всего недостач по отраслям	380	33880	100
торговля	252	24120	71,2
общепит	56	4436	13,1
Продолжение таблицы 3.3.
причины возникновения недостач и хищений
безответственное отношение МОЛ к работе	106	8215	24,2
присвоение материальных ценностей и денежных средств в личных целях	24	2304	6,8
злоупотребления служебным положением	60	5244	15,5
несвоевременная сдача выручки	72	3652	10,8
нарушения принципов подбора кадров на ответственные должности	54	5148	15,2
плохой учёт и бухгалтерский контроль	38	4117	12,2
раздача денег в долг	26	5200	15,3
ИТОГО:	380	33880	100
классификация МОЛ по возрасту
до 20 лет	72	6312	18,6
до 25 лет	138	13500	39,8
до 30 лет	46	4538	13,5
свыше 30 лет	124	9500	32,8
ИТОГО:	380	33880	100
выявлены недостачи при:
планированные инвентаризации	174	14194	42
передачи ТМЦ	126	10194	30
денежных ревизиях	56	5872	17,3
сверке расчётов	24	3620	10,7
ИТОГО:	380	33800	100

Содержание раздела

---