d9e5a92d

Тема 21 Как одолеть бюрократизм и бумажную работу


Как одолеть бюрократизм и бумажную работу
Джон Голл, автор замечательной книги о системах под названием "Систематика", которая уже стала библиографической редкостью, недаром снабдил свой труд следующим подзаголовком: "Как системы действуют, и в особенности как они рушатся". Как указывает Голл, системы обнаруживают склонность разрастаться своими собственными усилиями, так что в отдельных случаях ограничивать систему бесполезно и лучше начать все с самого начала.
Бюрократия именно такая система. Начинается она с разумных мер, принимаемых для выполнения той или иной работы, но вот она разрастается и становится все более сложной. Затем бюрократизм утрачивает свою первоначальную цель, но система продолжает работать теперь уже только для поддержания своего собственного существования.

В своей незначительной части бюрократизм, с которым мы сталкиваемся, необходим; такие бумажные процедуры (часто это скучные обязанности) мы выполняем, зная, что они оказывают минимальное воздействие на наши "настоящие" занятия.

Что касается всего остального, от этого нужно избавляться так вы не только сэкономите время, но и сделаете свою жизнь более насыщенной.
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
20.1
Упражнение-техника: Пресекайте бумагомарание
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Десять минут. Средства для выполнения: Не требуются.

Частота выполнения: Ежегодно.
Это упражнение следует выполнять нечасто (может быть, раз в год), но ценность его велика. Уделите несколько минут размышлениям о непроизводительной работе, которой вы занимаетесь. Это может быть заполнение всяческих форм, управленческая работа и все прочее.

Составьте список главных из этих занятий и подчеркните те из них, которые всплывают у вас слишком часто или требуют больших затрат времени.
Теперь займемся делами, которые вы подчеркнули. Для каждого из них постарайтесь рассмотреть три варианта. Во-первых, нельзя ли вам совершенно прекратить это делать?

Может быть, небо упадет на землю, если вы не будете заполнять документы для ухода в отпуск, а просто отправите своему боссу электронное сообщение? Или ваша компания рискует развалиться оттого, что вы самостоятельно купите в супермаркете коробку скрепок вместо того, чтобы заполнять три требования на них в трех экземплярах, а затем ждать шесть недель? Отметьте, какие из этих занятий вы можете никогда больше не выполнять.
Во-вторых, определите, какие дела вы могли бы переложить на плечи кого-то другого. Если уж вам действительно необходимо заполнять документы для ухода в отпуск, то, может быть, ваш персонал будет заполнять их самостоятельно? А если вам все-таки придется прикладывать к этому руку, то нельзя ли делать это пореже или выполнять меньше работы?

Не можете ли вы составлять расписание отпусков раз в год, для чего от вас потребуется только подписать документ?

Так ли уж вам необходимо принимать участие в покупке скрепок? Может быть, вы (или кто-то еще) сможете просто заказать их через Интернет?
Обратная связь
Не тратьте на это упражнение слишком много часов. Когда вы расправитесь с главными пожирателями своего времени,
остановитесь: нет смысла разбираться со всем до последней мелочи. Кроме того, не выполняйте это упражнение слишком часто: инерция бюрократии велика, и изменения в бюрократической системе случаются крайне редко.
Результат
Время, сэкономленное за счет бюрократизма, принесет пользу и вам, поскольку вы будете меньше утомляться, и вашей компании, поскольку вы станете заниматься более производительной работой. Кроме того, работать вам будет интереснее.
Варианты
Если вы глава компании, то можете открытым текстом запретить весь подобный бюрократизм. Если вы рядовой сотрудник, не желающий навлечь на себя неприятности, то, вероятно, будет мудрее тихо игнорировать этот канцелярский стиль, не поднимая по этому поводу шума.



20.2
Упражнение:
Обработка поступивших документов
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пятнадцать минут. Средства для выполнения: Не требуются.

Частота выполнения: Один раз.
Теперь мы поговорим о хранении документов но не пропускайте это упражнение, скука вас не уморит. Бумаги можно хранить на лотках, в шкафах, в грудах на полу (не забывайте того, что в первой части книги было сказано о внешнем виде рабочего места) делайте с ними что вам угодно. В качестве первой части упражнения пометьте для разных надобностей несколько лотков для бумаг (или других емкостей, в которых вы их храните).

Чаще всего возникает необходимость в лотках "Входящие", "Исходящие", "Прочесть сегодня", "Работа на неделю" и "На хранение". Возможно, у вас будут и другие надобности. Я завел себе лотки "Расходы" и "Налоги", поскольку веду небольшое дело.
Теперь вам нужно приучить себя к двум требованиям. Во-первых, используйте лотки по назначению. Когда документы попадают к вам, они должны оказаться в лотке "Входящие".

Когда вы работаете с документами (как вы уже узнали из занятия 13.5. "Бумажные горы"), они должны распределяться по соответствующим лоткам (или отправляться в корзину для мусора). В лотке "Входящие" ничего не должно застревать; также ни одна бумага не должна остаться нераспределенной. Кроме того, ежедневно проверяйте, не пришла ли пора переложить какие-нибудь документы из лотка "Работа на неделю" в лоток "Прочесть сегодня". Второе, к чему вы должны приучиться, это хранение документов.

Этим следует заниматься регулярно, но не очень часто: скажем, раз в неделю.

Просматривая лоток "На хранение", постарайтесь освободить его: многие судебные процессы показали, что хранение лишних документов может дорого обойтись. Если бумагу нужно хранить, подшейте ее в соответствующую папку, если такой папки нет заведите ее, а если для этой бумаги папку заводить не стоит, отправьте документ в мусорную корзину.
Обратная связь
Эта система лотков может показаться мечтой бюрократа. На самом деле она ею не является: вы ведь только сортируете бумаги. Распределив документы по лоткам, вы сможете от них освободиться и приступить к действительно важной работе.
Результат
Это упражнение призвано помочь вам освободиться от вороха входящих документов. С его помощью можно упорядочить поступающие материалы, чтобы с ними было проще работать.
Варианты
Если ваши потребности в хранении документов невелики, обрабатывайте их сразу, не откладывая в папку "На хранение".


20.3
Техника:
План работы с документами
Подготовка: Выполните предыдущее упражнение. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Не требуются.

Частота выполнения: Ежедневно или еженедельно.
Если вы хотите все держать под контролем, вам потребуется максимум определенности в работе с документами. Прежде чем приступать к этому упражнению, вы должны выполнить предыдущее ("Обработка поступивших документов") и обзавестись аккуратной системой лотков для бумаг. Поступите с ними следующим образом: для каждого рабочего дня укажите в ежедневнике время для обработки документов, телефонных звонков и электронной почты.

Не забывайте также выделять особое время для чтения вы можете запланировать его заранее (я предпочитаю читать за обедом) или просто отвлекаться на хорошую книгу, когда у вас пропадет охота чем-либо заниматься (в таком случае постарайтесь, чтобы желание работать не пропадало у вас окончательно).
Но ваш рабочий день далеко не закончится после того, как вы рассортируете документы по лоткам (если только это не является основным занятием). В начале каждой недели составляйте примерный план работ на предстоящие дни; сверяйтесь для этого со своим списком задач и просматривайте все документ ты, которые уже лежат в лотке "Работа на неделю". Вчерне наметьте в своем ежедневнике "окна" для работы с документами.

В начале каждого дня, прежде чем браться задела, уточните свой план работ на этот день, приняв к сведению содержимое лотка "Входящие" и свой план задач. Ставьте себе следующую цель: разобраться к концу рабочего дня со всеми бумагами, запланированными для обработки. Это не всегда будет вам удаваться (безукоризненного планирования не бывает), но по крайней мере у вас будет цель, к которой следует стремиться.
Обратная связь
Это упражнение выглядит страшно, но выполняется просто примените его на практике.
Результат
Систематичная работа делает возможным управление временем. В противном случае вас завалит лавина бумажных дел или вы не сможете справляться с ними, испытывая регулярные кризисы в работе.
Варианты
То, как именно вы организуете обработку документов, зависит от вашего личного подхода к этому вопросу. Попробуйте запланировать эту работу на те периоды времени, которые совпадают со спадом вашей интеллектуальной активности (об этом в занятии 21.1. "Пики работоспособности").



Содержание раздела