Раппорт легко устанавливается между людьми, достаточно долго существующими вместе (члены семьи, близкие друзья), так как за долгое время общения они выработали свой эффективный стиль взаимодействия. Наблюдая за людьми, находящимися в раппорте, вы можете заметить, что многие их поведенческие паттерны (жесты, позы, дыхание, голосовые характеристики и др.) совпадают. Известно, что иногда после долгих лет совместной жизни муж и жена начинают быть похожими друг на друга. Что же касается индивидуумов, которые могут легко и быстро входить в раппорт с незнакомыми людьми, то раньше мало кто мог дать точное сенсорное описание алгоритма их поведения в этот момент. Таких людей называли "прирожденными эффективными коммуникаторами" и считали их умение "быстро входить в контакт" скорее врожденным качеством, чем развиваемой способностью.
В результате наблюдений за эффективными коммуникаторами было замечено, что, вступая в разговор, они начинали неосознанно повторять некоторые элементы поведения своего партнера. Через несколько минут уже трудно было понять, кто из партнеров повторяет действия другого, а кто является инициатором этих действий. Беседа же при этом становилась достаточно легкой, наполнялась взаимопониманием и доверием. Трудно сказать, что же возникает в самом начале между партнерами по эффективной коммуникации: синхронизация их поведения или чувство доверия и взаимопонимание (то есть раппорт).
Так как жизнь современного делового человека (учителя, врача, продавца, бизнесмена, политика и др.) насыщена общением с самыми разными людьми, то очень многое в успехе его деятельности может зависеть от умения быстро входить в раппорт. Переводя фокус своего внимания на технологическую сторону коммуникации, человек может развивать свои способности в установлении раппорта.
Установление раппорта происходит через две последовательные фазы: подстройку и ведение.