Варгасов О. Б. - КОМПЬЮТЕРНЫЕ СРЕДСТВА организации труда юриста
Необходимость владения юристом - практиком компьютерными средствами работы с информационно-правовыми системами баз данных, таких как КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс и ЮСИС (АРМ Юрист) не вызывает сомнения. Настоящее учебнометодическое пособие разработано с целью подробного изучения студентами-юристами всех вышеперечисленных справочно-правовых систем. В предлагаемое учебное пособие входят практические занятия по следующим разделам, курса:
- работа юриста с информационно-правовыми системами (базами данных) ИПС Консультант+, одно занятие 4 ч.;
- работа юриста с информационно-правовыми системами (базами данных) ИПС Кодекс, 0,5 занятия 2 ч.;
- работа юриста с информационно-правовыми системами (базами данных) ИПС Гарант, 0,5 занятия 2 ч.;
- работа юриста с аналитической ИПС ЮСИС (АРМ Юрист), одно занятие 4 ч.
Этот объем практических занятий и их смысловое содержание, по мнению авторов, вполне достаточны для того, чтобы студенты юридического факультета вполне грамотно владели
современными компьютерными средствами организации труда юриста.
Структура пособия
Учебное пособие имеет следующую структуру:
1) тема практической работы;
2) введение (если оно необходимо);
3) цель практической работы;
4) задачи практической работы;
5) практические занятия:
- номер практического занятия;
- название практического занятия;
- методические указания к выполнению, необходимые Вам для уяснения того, что Вам надо выучить на данном практическом занятии;
- задание к изучению материала, входящего в практическое занятие, который необходимо тщательно проработать с использованием компьютера;
- задание к выполнению на практическом занятии, необходимое для выяснения усвоения пройденного материал;
- краткая теоретическая справка по материалам практического занятия. Здесь чаще всего даны основные понятия и определения из изучаемого раздела, дабы устранить путаницу в терминологии и понятиях. Некоторые теоретические пояснения могут быть приведены в тексте задания к изучению;
- контрольные вопросы по тематике практического занятия, которые помогут подготовиться к практическому занятию.
6) Приложения и дополнения (если они есть).
Литература к учебному пособию
1. Введение в правовую информатику. Справочное правовые системы КонсультантПлюс: Учебн. пос. / Под ред. Д.Б.
Новикова и В.Л. Камынина.
М.: Консультант Плюс, 1999.
2. Прикладная система АРМ Юрист руководство пользователя. М.: Юридическое Информационное Агентство INTRALEX, 2001.
61с.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА
1 Работа юриста-пользователя с информационно-правовой системой баз данных Консультант+
I. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ, ЗАДАНИЯ К ИЗУЧЕНИЮ
1. Поиск документов
При поиске документов могут возникнуть две основных ситуации:
- известны какие-либо реквизиты документа (например, название, номер, примерная дата принятия);
- о документе практически ничего не известно - известна лишь тематика интересующего вопроса.
В каждом конкретном случае поиска документов советуем Вам сначала понять, какая из двух приведенных выше ситуаций, имеет место и в соответствии с этим строить алгоритм поиска.
1.1 ПОИСК ДОКУМЕНТА, ЕСЛИ ИЗВЕСТНЫ ЕГО РЕКВИЗИТЫ
A. Если известен номер документа В этом случае в карточке реквизитов нужно заполнить только одно поле НОМЕР.
Пример. Найдем Письмо Минфина РФ от 30.01.95 3-Г1-14/28 О ПОГАШЕНИИ КАЗНАЧЕЙСКИХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ. заполнено хотя бы помощи кнопки
- Если карточка реквизитов заполнена (т.е. одно из полей), очистить ее при ПИКТОГРАФИЧЕСКОГО меню УДАЛИТЬ ВСЕ
- Дважды щелкнуть по полю НОМЕР. В окне СЛОВАРЬ с помощью линейки прокрутки найти номер 3-Г1-14/28 и щелкнуть по нему мышкой;
- Нажать кнопку ВЫБРАТЬ для заполнения карточки реквизитов;
- Нажать кнопку ПОИСК для формирования списка найденных документов. Таким образом, по номеру найдено Письмо Минфина РФ О ПОГАШЕНИИ КАЗНАЧЕЙСКИХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ.
Вернитесь из списка документов обратно в карточку реквизитов, закрыв окно ТЕКУЩАЯ ПАПКА.
Внимание! Любая ошибка в наборе номера документа при заполнении поля НОМЕР может привести к тому, что Вы не найдете искомый документ (например, если вместо номера 71 - ФЗ Вы наберете номер 71 / ФЗ).
Поэтому, в тех случаях, когда Вам не удается найти документ по его номеру, очистите карточку реквизитов и попробуйте провести поиск по другим известным Вам реквизитам (например, по названию документа).
Задание к самостоятельному выполнению Найти ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 26.03.98 42 - ФЗ О ФЕДЕРАЛЬНОМ БЮДЖЕТЕ НА 1998 ГОД (проведите поиск по номеру).
Необходимо запомнить: Если точно известен номер документа, достаточно заполнить только одно поле карточки реквизитов - поле НОМЕР.
B. Если известно название документа.
В этом случае важно выделить именно те слова, которые являются определяющими, характерными для данного документа (как правило, не более двухтрех слов).
Пример. Найти документ, который называется: О ПОРЯДКЕ И УСЛОВИЯХ СОВМЕЩЕНИЯ ПРОФЕССИЙ (ДОЛЖНОСТЕЙ).
В данном документе речь идет о совмещении профессий. Для поиска будем использовать слова СОВМЕЩЕНИЕ и ПРОФЕССИЙ:
- Очистить карточку реквизитов при помощи кнопки УДАЛИТЬ ВСЕ
- Дважды щелкнуть по полю НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА для входа в словарь. Он состоит из всех слов, встречающихся в названиях документов. Количество слов в словаре (см. левый верхний угол окна) огромно.
Поэтому найти нужное слово с помощью клавиш t и 4 невозможно.
- Найти слово СОВМЕЩЕНИЕ в словаре.
Обращаем Ваше внимание, что найти точно такое слово не удается! Курсор после ввода нескольких букв установится на строке СОВМЕЩЕН*.
Нам нужно выбрать два слова, поэтому перед тем как начать набирать второе слово, необходимо выделить уже выбранное. Для этого нажать клавишу Insert.
Обратите внимание, что теперь это слово занесено в окно ВЫБРАНЫ.
- Найти слово ПРОФЕССИЙ в словаре, выбирая его до тех пор, пока курсор не остановится на строке ПРОФЕС*. Отметить найденное слово клавишей Insert.
- Установить условие И и нажать кнопку ВЫБРАТЬ.
- Закрыть окно.
C. Если известны название и вид документа.
Пример. Найти ПРИКАЗ МИНИСТРА РФ от 3.09.1997 65Н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ", действующую редакцию.
Нам известно название документа. Поэтому проведем
поиск по словам БУХГАЛТЕРСКИЙ и УЧЕТ в поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА:
- Очистить карточку реквизитов при помощи кнопки УДАЛИТЬ ВСЕ
- Установить курсор на поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА.
- Начать выбирать слово БУХГАЛТЕРСКИЙ до тех пор, пока курсор не остановится на слове БУХГАЛТЕРСКИ Нам нужно выбрать два слова, поэтому перед тем как начать набирать второе слово, необходимо выделить уже выбранное. Для этого нажать клавишу Insert. Обратите внимание, что теперь это слово занесено в окно ВЫБРАНЫ.
Найти слово УЧЕТ в словаре, выбирая его до тех пор, пока курсор не остановится на слове УЧЕТ. Отметить найденное слово клавишей Insert.
Теперь необходимо выбрать логические условия. В данном случае в названии документа должны содержаться оба слова, поэтому выбрать условие И.
- Нажать кнопку ВЫБРАТЬ для заполнения карточки реквизитов. Посмотреть на информационную строку карточки реквизитов.
Вы можете сократить количество найденных документов, заполнив еще одну строку карточки реквизитов.
- Нам известно, что искомый документ - ПРИКАЗ. Поэтому необходимо установить курсор на поле ВИД ДОКУМЕНТА и выбрать слово ПРИКАЗ в СЛОВАРЕ, затем нажать кнопку ВЫБРАТЬ.
Так как словарь не очень велик, нужное слово можно найти пользуясь линейкой прокрутки или клавишами клавиатуры Page Up, Page Down, Home, End (курсор на позицию вверх, курсор на позицию вниз, курсор в начало списка, курсор в конец списка).
- Снова обратить внимание на информационную строку карточки реквизитов: количество найденных документов сократилось.
- Внимание! Поле ВИД ДОКУМЕНТА можно заполнять только в том случае, если есть полная уверенность, т.к. иногда документ может оказаться, например, не законом, а постановлением и, ошибочно заполнив поле ВИД ДОКУМЕНТА, Вы не найдете нужный документ.
Нам нужно найти действующую в настоящее время редакцию кодекса. Для этого дважды щелкнуть по полю ПОИСК ПО СТАТУСУ, установить курсор на строке ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ НЕДЕЙСТВУЮЩИХ И УТРАТИВШИХ СИЛУ и нажать кнопку ВЫБРАТЬ. Обратите внимание на сокращение количества соответствующих запросу документов в информационной строке
карточки реквизитов. Таким образом, для поиска документа мы применяем принцип последовательного сужения количества документов - с заполнением каждой строки в карточке реквизитов, запросу соответствует все более узкий круг документов.
- Теперь, когда запрос сформирован, нажать кнопку ПОИСК. В списке Вы видите найденный документ.
Задание к самостоятельному выполнению
Найти действующую ИНСТРУКЦИЮ О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ В БЮДЖЕТ НАЛОГА НА ИМУЩЕСТВО ПРЕДПРИЯТИЙ. название документа и примерная дата его принятия.
Пример. Найдем законодательные акты, вносящие изменения и дополнения в уголовно-процессуальный кодекс, причем принятые начиная с 1997 г.
- Очистить карточку реквизитов при помощи кнопки УДАЛИТЬ ВСЕ
Характерными словами в названии искомых документов будут, по-видимому, слова ИЗМЕНЕНИЯ, УГОЛОВНО и ПРОЦЕССУАЛЬНЫЙ.
Установить курсор на поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА и выбрать слова ИЗМЕНЕН*, УГОЛОВН* и ПРОЦЕССУАЛЬН*. Не забывайте после каждого слова нажимать клавишу Insert.
Затем выбрать условие И и нажать кнопку ВЫБРАТЬ. Обратите внимание на достаточно большое количество найденных документов (информационная строка карточки реквизитов).
Дважды щелкнуть по полю ДАТА ПРИНЯТИЯ, затем щелкнуть по корешку ДИАПАЗОН в верхней части появившегося окна ДАТА ПРИНЯТИЯ.
Щелкнуть мышью в кружке слева от условия ПОЗЖЕ, затем
щелкнуть мышью по кнопке с двумя стрелками в конце строки условия ПОЗЖЕ.
В появившемся календаре выбрать дату 01.01.1997, щелкая по соответствующим полям календаря, затем нажать кнопку ВЫБРАТЬ. Таким образом, Вы сформулировали условие
ПОЗЖЕ 01.01.1997.
Теперь нажать кнопку ВЫБРАТЬ для занесения этого условия в карточку реквизитов. Обратите внимание на то, что количество найденных документов существенно сократилось (информационная строка карточки реквизитов).
Нажать кнопку ПОИСК. Перед Вами список найденных документов.
Необходимо запомнить: Формирование условий в окне ДИАПАЗОН ПРИНЯТИЯ, удобный календарь дл
выбора даты.
Задание к самостоятельному выполнению Найти все соглашения, ОБ УСТРАНЕНИИ ДВОЙНОГО НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ, подписанные в 1996 г. (провести поиск по словам в названии и интервалу дат принятия).
ПОИСК ДОКУМЕНТА, ЕСЛИ О РЕКВИЗИТАХ НИЧЕГО НЕ ИЗВЕСТНО, ИЗВЕСТЕН ЛИШЬ КРУГ ИНТЕРЕСУЮЩИХ ВОПРОСОВ
В этом случае для поиска документов часто используются поля ТЕКСТ ДОКУМЕНТА, ТЕМАТИКА, КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА И ПОИСК ПО СТАТУСУ.
A. Полнотекстовый поиск (словарь поля Текст документа) Пример. Найти все документы в которых говорится о доверительном управлении.
Будем проводить полнотекстовый поиск по словарю поля ТЕКСТ ДОКУМЕНТА. В словаре этого поля есть все слова, которые хотя бы раз встречаются в тексте документов, включенных в информационный банк. Будем искать в тексте сочетание слов ДОВЕРИТЕЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ:
- Очистить карточку реквизитов при помощи кнопки УДАЛИТЬ ВСЕ
- Дважды щелкнуть по полю ТЕКСТ ДОКУМЕНТА. В верхней части появившегося окна ТЕКСТ ДОКУМЕНТА выбрать корешок СЛОВАРЬ.
- Выбрать слова ДОВЕРИТЕЛЬН* и УПРАВЛЕН*. Не забывайте после каждого слова нажимать клавишу Insert. Обратите внимание на окошко условий. К уже встречавшимся Вам условиям И, ИЛИ, КРОМЕ добавилось условие РЯДОМ -необходимо выбрать именно это условие.
Условие РЯДОМ означает, что выбранные слова должны быть расположены в тексте рядом друг с другом. Поэтому условие РЯДОМ предполагает задание диапазона расположения слов в тексте, т.е. в пределах какого числа строк должны быть расположены выбранные слова. По умолчанию это число равно 3, т.е. слова должны быть расположены в пределах трех строк.
Выбор такого числа строк объясняется тем, что слова вследствие переносов, могут быть расположены, в тексте на соседних строках. В нашем примере выбрать число строк, равное двум.
- Нажать кнопку ВЫБРАТЬ для заполнения карточки реквизитов. Обратите внимание на информационную строку. СЛОВА БЕЗ
УТОЧНЕНИЯ означают следующее. Пока система отобрала документы, в текстах которых одновременно встречаются все выбранные вами слова без учета близости их взаимного расположения.
Нажать кнопку ПОИСК. Теперь система отберет из списка документы, в текстах которых выбранные слова встречаются в пределах двух строк (эта операция потребует некоторого времени).
Нажать клавишу End на клавиатуре для перехода к последнему документу в списке.
- Войти в текст этого документа, дважды щелкнув мышью по его названию. На фоне текста появится поисковое окно, курсор установится на первом упоминании в тексте заданных слов.
- Для нахождения следующего упоминания заданных слов нажать кнопку ИСКАТЬ в поисковом окне.
Задание к самостоятельному выполнению
Найти документы, в которых говорится о депозитных сертификатах (провести поиск по словарю поля ТЕКСТ ДОКУМЕНТА).
B. Поиск по тексту документа и временному интервалу.
Пример. Найти действующие документы, принятые во втором полугодии 1996 года, в которых говорится о проездных документах. - Очистить карточку реквизитов при помощи кнопки УДАЛИТЬ ВСЕ
- Дважды щелкнуть по полю ТЕКСТ ДОКУМЕНТА. В верхней части появившегося окна ТЕКСТ ДОКУМЕНТА выбрать корешок СЛОВАРЬ.
- Выбрать слова ПРОЕЗДН* и ДОКУМЕНТ*. Не забывайте после каждого слова нажимать клавишу Insert.
- Выбрать условие РЯДОМ, в пределах 2 строк. Нажать кнопку ВЫБРАТЬ.
Дважды щелкнуть по полю ДАТА ПРИНЯТИЯ, затем щелкнуть по корешку ДИАПАЗОН в верхней части появившегося окна ДАТА ПРИНЯТИЯ.
- Щелкнуть мышью в кружке слева от условия С ... по ... , затем щелкнуть мышью по кнопке с двумя стрелками справа от условия С.
В появившемся календаре выбрать дату 01.07.1996, щелкая по соответствующим полям календаря, затем нажать кнопку ВЫБРАТЬ. Таким образом, Вы сформулировали условие С 01.07.1996.
Щелкнуть мышью по кнопке с двумя стрелками справа от условия ПО. В появившемся календаре выбрать дату 31.12.1996, щелкая по соответствующим полям календаря, затем нажать кнопку ВЫБРАТЬ.
Таким образом, Вы сформулировали условие С 01.07.1996 по 31.12.1996. Теперь нажать кнопку ВЫБРАТЬ для занесения этого условия в карточку реквизитов.
- Дважды щелкнуть по полю ПОИСК ПО СТАТУСУ, в появившемся окне установить курсор на строку ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ НЕДЕЙСТВУЮЩИХ РЕДАКЦИЙ И УТРАТИВШИХ СИЛУ и нажать кнопку ВЫБРАТЬ. Нажать кнопку ПОИСК.
В сформированном списке находятся действующие документы, принятые во втором полугодии 1996 года, в которых говорится о проездных документах.
- Войти в текст первого документа списка, дважды щелкнув по его названию. На фоне текста появится поисковое окно, курсор установится на первом упоминании в тексте заданных слов.
Задания к самостоятельному выполнению
1. Найти действующие документы, принятые в четвертом квартале 1997 года, в которых говорится о страховых взносах. Провести поиск по словам в тексте документа и интервалу времени.
2. Найти действующую редакцию ЗАКОНА РФ от 06.12.91 1992-1 О НАЛОГЕ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ. Провести поиск этого документа несколькими способами: поиск по номеру, поиск по дате принятия, поиск по нескольким словам в названии, поиск по тематике, поиск по ключевым словам.
3. Найти действующую редакцию ТАМОЖЕННОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ утв. ВС РФ от 18.06.93 5221-1.
Поиск этого документа также провести всеми перечисленными выше способами.
НЕКОТОРЫЕ ЧАСТО ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПОИСКОВЫЕ ЗАПРОСЫ
A. Поиск справочной информации
Для удобства работы некоторые часто необходимые пользователям
данные сведены в специально подготовленные разработчиками
систем КонсультантПлюс таблицы. В частности, в виде таких
таблиц приведены:
- ставки подоходного налога с физических лиц,
- предельная стоимость оборотных средств,
- минимальный размер оплаты труда,
- нормы возмещения командировочных расходов,
- индекс инфляции,
- календарь бухгалтера,
- а также курсы валют (доллара США и немецкой марки).
Пример. Найти документ, содержащий данные о минимальном размере оплаты труда в РФ.
- Очистить карточку реквизитов при помощи кнопки УДАЛИТЬ ВСЕ
- Дважды щелкнуть по полю ТЕМАТИКА для входа в словарь. Словарь поля ТЕМАТИКА представляет собой многоуровневый рубрикатор.
Если слева от рубрики тематики стоит символ то щелкнув по нему мышью, Вы можете увидеть следующий уровень, т.е. все подрубрики этой рубрики.
Щелкнуть мышью по символу ^ слева от первой рубрики -рубрика раскроется. Для закрытия рубрики щелкнуть по
символу^1. Чтобы открыть весь рубрикатор, нажать правую клавишу мыши и, в появившемся локальном меню, выбрать ОТКРЫТЬ ВСЕ.
Чтобы закрыть весь рубрикатор, нажать правую клавишу мыши и, в появившемся локальном меню, выбрать ЗАКРЫТЬ ВСЕ. Нажать клавишу End на клавиатуре для перехода к последней рубрике тематики - это рубрика СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ.
- Для раскрытия рубрики СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
щелкнуть по символу слева от нее. Установить курсор на рубрику МИНИМАЛЬНЫЙ РАЗМЕР ОПЛАТЫ ТРУДА В РФ.
Нажать кнопку ВЫБРАТЬ.
- Нажать кнопку ПОИСК для формирования списка документов. Для перехода в текст дважды щелкнуть по названию документа.
Задание к самостоятельному выполнению
Найти документ, содержащий ставку рефинансирования (провести поиск при помощи рубрики СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ в тематическом рубрикаторе).
СЛОЖНЫЙ ПОИСК ПО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА
Найти все документы, в которых говорится о доверительном управлении или о трасте:
Очистить карточку реквизитов при помощи кнопки УДАЛИТЬ ВСЕ
- Дважды щелкнуть по полю ТЕКСТ ДОКУМЕНТА. В верхней части появившегося окна ТЕКСТ ДОКУМЕНТА выбрать корешок СЛОЖНЫЙ ПОИСК.
В появившемся окне набрать поисковое выражение: ТРАСТ* или (ДОВЕРИТЕЛЬН* + УПРАВЛЕН*).
- Установить число строк, в пределах которых будет вестись поиск по условию РЯДОМ, равное двум. По такому выражению система будет искать документы, в которых имеются находящиеся в пределах двух строк слова ДОВЕРИТЕЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ, а также документы, в которых имеется слово траст.
Внимание! Обязательно нужно проверять, написанное в сложном запросе.
Любая (даже орфографическая) ошибка может привести к неудовлетворительному результату поиска.
- Проверив поисковое выражение, нажать кнопку ВЫБРАТЬ для заполнения карточки реквизитов.
- Нажать кнопку ПОИСК. Система отберет из списка документы, в текстах которых встречаются выбранные слова (эта операция потребует некоторого времени). Войти в текст первого документа в списке, дважды щелкнув по его названию.
На фоне текста появится поисковое окно, курсор установится на первом упоминании в тексте одного из заданных слов.
- Войти во второй документ списка. Для перехода в текст следующего документа списка не обязательно выходить из текста в список и затем открывать следующий документ.
Для этого достаточно нажать кнопку СЛЕДУЮЩИЙ ИЗ СПИСКА ? в панели инстрз^ментов (ПИКТОГРАФИЧЕСКОГО меню). Для перехода в предыдущий документ списка можно воспользоваться кнопкой ПИКТОГРАФИЧЕСКОГО меню ПРЕДЫДУЩИЙ ИЗ СПИСКА В. Войти в несколько других документов из сформированного списка и убедитесь, что система действительно нашла документы, в которых есть слова ДОВЕРИТЕЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ, а также документы, в которых есть слово ТРАСТ.
Нужно запомнить. Обязательно нужно проверять сложное поисковое выражение.
Задание к самостоятельному выполнению
Найти действующие документы, в которых говорится о приобретении акций или о приобретении облигаций (провести сложный поиск).
История запросов
Система запоминает несколько последних заполненных карточек реквизитов (запросов). Для вызова окна с историей запросов выбрать корешок ИСтОрИЯ, находясь в окне БАЗА ДАННЫХ.
Теперь перед нами окно ИСТОРИЯ. В верхней части этого окна Вы видите список нескольких последних запросов (время, когда они были сделаны, и число найденных документов).
В нижней части окна ИСТОРИЯ Вы видите реквизиты того поискового запроса, на котором установлен курсор в верхней части окна. Запросы можно именовать, уточнять, удалять из Истории. Все сохраненные запросы можно упорядочить по названию, дате и числу найденных документов. Для этого надо использовать кнопки ИМЯ, ДАТА, ЧИСЛО ДОК. над списком запросов.
С течением времени количество документов, найденных по сохраненному запросу, может измениться за счет пополнения информационного банка системы, т.е. число найденных документов может увеличиться за счет того, что среди новых документов, введенных в систему, будут присутствовать документы, удовлетворяющие условиям сохраненного запроса. Пример. Установить курсор на один из поисковых запросов и нажать кнопку ПАПКА.
Будет сформирован список документов, соответствующий выбранному запросу.
Внимание! Система запоминает только несколько последних запросов.
Если Вы хотите сохранить найденные документы для постоянной работы с ними, нужно создать папку, включающую эти документы.
Задание к самостоятельному выполнению
Отсортировать запросы в окне ИСТОРИЯ ЗАПРОСОВ по дате, затем по числу документов. Присвоить имя одному из запросов.
3. Папки
Для длительного хранения подборок документов, например, по определенной тематике, предназначены папки документов. Все папки сохраняются после выхода из системы. Наполнять папку документами можно постепенно, по мере поиска документов, в том числе и за несколько сеансов работы.
Папку можно создать через основное окно базы данных (корешок ПАПКИ), создать папку можно также, находясь в списке документов или находясь непосредственно в документе. Документ, может быть, занесен в папку, как непосредственно из его текста, так и из списка.
Пример. Найти документы, в которых говорится о ЛИЗИНГЕ, и создать папку, содержащую эти документы. Перед тем как начинать поиск документов, обратить внимание на то, что в этом примере нам не известны реквизиты документов, известен лишь круг интересующих вопросов. Как Вы помните, в таких случаях очень часто проводится поиск по тематике и полнотекстовый поиск.
Иногда также используется поиск по ключевым словам - именно таким способом будем производить поиск в этом примере.
- Очистить карточку реквизитов при помощи кнопки УДАЛИТЬ ВСЕ
Установить курсор на поле КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА, открыть его двойным щелчком и выбрать в словаре слово ЛИЗИНГ.
Нажать кнопку ВЫБРАТЬ для заполнения карточки реквизитов. Нажать кнопку ПОИСК для формирования списка документов. Занести все документы сформированного списка в папку с названием ЛИЗИНГ.
Сначала нужно отметить все документы в списке. Для этого нажать кнопку ПОМЕТИТЬ ВСЕ
Теперь нажать кнопку ПИКТОГРАФИЧЕСКОГО меню В
в появившемся окне нажать кнопку НОВАЯ и набрать ЛИЗИНГ, затем нажать кнопку ЗАНЕСТИ. Таким образом, создана папка ЛИЗИНГ, в которую занесены найденные документы. Созданную папку можно посмотреть следующим образом. Выйти из списка документов в окно базы, выбрать корешок ПАПКИ.
Через это окно Вы можете создать, а также удалить, переименовать, посмотреть имеющиеся папки.
- Для того, чтобы посмотреть папку ЛИЗИНГ, дважды щелкнуть по ее названию. Перед Вами - список документов, входящих в эту папку.
В уже созданную папку можно добавить документы.
Пример. Необходимо занести в папку Лизинг закон О налоге на прибыль предприятий и организаций.
Найдем действующую редакцию ЗАКОНА О НАЛОГЕ НА ПРИБЫЛЬ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ.
- Очистить карточку реквизитов при помощи кнопки УДАЛИТЬ ВСЕ
- Установить курсор на поле НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА и выбрать в словаре слова НАЛОГ* И ПРИБЫЛ* (не забывайте нажимать клавишу Insert после каждого слова).
- Выбрать условие И и нажать кнопку ВЫБРАТЬ.
- Установить курсор на поле ВИД ДОКУМЕНТА, набрать на клавиатуре слово ЗАКОН и нажать кнопку ВЫБРАТЬ.
- Дважды щелкнуть по полю ПОИСК ПО СТАТУСУ, установить
курсор на строке ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ НЕДЕЙСТВУЮЩИХ РЕДАКЦИЙ И УТРАТИВШИХ СИЛУ и нажать кнопку ВЫБРАТЬ. Нажать кнопку ПОИСК для формирования списка документов. В сформированном списке установить курсор на названии закона ІБЫЛЬ ПРЕДПРИЯТИЙ
И ОРГАНИЗАЦИЙ и нажать кнопку ПИКТОГРАФИЧЕСКОГО меню В ПАПКУ
В появившемся окне установить курсор на папку ЛИЗИНГ и нажать кнопку ЗАНЕСТИ.
