Стандарт предприятия. Требования к документации в ООО – Управление персоналом.

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 1.1. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее документы), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ООО Телебалт, его структурных подразделений и отдельных сотрудников:

организационно-нормативные документы: Устав ООО Телебалт, структура и штатная численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников ООО Телебалт;
организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;
информационно-справочные документы: письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т. п.;
плановые документы: плановые задания, заявки на материальное обеспечение, на специалистов, наряды, расчеты, программы, графики проведения мероприятий и т. п.;
отчетно-статистические документы: по экономическим, социальным, техническим показателям деятельности ООО Телебалт;
документы по личному составу: заявления, анкеты, резюме, автобиографии, рекомендации, личные карточки, удостоверения, пропуски, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;
документы по социальному обеспечению: документы, связанные с оформлением пенсий, пособий, льгот, социального страхования и т. л.

1.2. Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов документов;
требования к оформлению реквизитов документов;
порядок составления и изменения документов;
порядок прохождения документов и контроля за их исполнением;
порядок подготовки документов к хранению;
требования к условиям хранения документов.

1.3. Настоящий Стандарт разработан в соответствии с Государственным Стандартом Российской Федерации Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003) с учетом опыта организации документооборота в Федеральных органах власти и коммерческих организациях России.
1.4. Требования настоящего Стандарта вступают в силу с момента его утверждения и действуют до издания специального приказа директора ООО Телебалт о его отмене или вводе нового стандарта предприятия.
1.5. Изменения и дополнения в настоящий Стандарт вносятся приказом директора ООО Телебалт.
1.6. Изменения (дополнения) в настоящий Стандарт вносятся по инициативе членов Совета директоров, директора ООО Телебалт либо руководителей самостоятельных структурных подразделений (департаментов, служб).
Изменения (дополнения) в настоящий Стандарт вносятся в следующих случаях:

изменения законодательства, касающиеся документационного обеспечения деятельности организаций;
внедрение в ООО Телебалт новой технологии и техники создания, обработки и хранения документов;
существенного изменения организационной структуры ООО Телебалт.

1.7. В случае внесения в настоящий Стандарт значительных изменений (дополнений) он подлежит переизданию.
1.8. Все изменения (дополнения) к настоящему приказу согласовываются с:

управляющим по делам производства,
руководителем проектов,
начальником Департамента управления персоналом,
начальником Департамента контроля качества;
административным управляющим.

1.9. Работники ООО Телебалт, виновные в нарушении требований, установленных настоящим Стандартом, несут ответственность в соответствии с локальными нормативными актами предприятия.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Бланки документов
2.1.1. Организационно-нормативные и организационно-распорядительные документы ООО Телебалт должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение 1).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.1.2. В ООО Телебалт применяются следующие бланки:

бланки с указанием наименования предприятия;
бланки с указанием должности директора и его заместителей;
бланки структурных подразделений ООО Телебалт, имеющих право издавать распорядительные и нормативные документы и осуществлять самостоятельную переписку со сторонними организациями.

Состав видов бланков, применяемых на предприятии, утверждается директором ООО Телебалт по представлению начальника Департамента управления персоналом.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется приказом директора ООО Телебалт по представлению начальника Департамента управления персоналом с приложением образцов бланков.
2.1.3. Бланки ООО Телебалт изготавливаются и распространяются по подразделениям в централизованном порядке канцелярией предприятия.
2.1.4. Бланки ООО Телебалт подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.2. Состав реквизитов документов
2.2.1. При подготовке и оформлении документов в ООО Телебалт используют следующие реквизиты:

01 товарный знак (эмблема) предприятия;
02 наименование предприятия;
03 справочные данные о предприятии;
04 наименование вида документа;
05 дата документа;
06 регистрационный номер документа;
07 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
08 место составления или издания документа;
09 гриф ограничения доступа к документу;
10 адресат;
11 гриф утверждения документа;
12 резолюция;
13 заголовок к тексту;
14 отметка о контроле;
15 текст документа;
16 отметка о наличии приложения;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
20 печать;
21 отметка о заверении копии;
22 отметка об исполнителе;
23 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
24 отметка о поступлении документа в организацию.

2.2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, а также отметки для расположения реквизитов 05, 06, 07, 08, 10, 13, 14, 15.

Возможно использование реквизита 15 при применении трафаретных текстов документов.
2.2.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 05, 06, 07, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25.
2.3. Требования к оформлению реквизитов документов
2.3.1. Товарный знак (эмблему организации) помещают на бланках документов в соответствии с учредительными документами ООО Телебалт (приложение 2).
2.3.2. Наименование предприятия должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах ООО Телебалт.
Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование предприятия, оно (в скобках) помещается ниже полного наименования.
Если в учредительных документах закреплено наименование предприятия на иностранном языке, оно (в скобках) помещается ниже наименования на русском языке.
Наименование структурного подразделения ООО Телебалт указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее ООО Телебалт.
2.3.3. Справочные данные организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты.
Если автором документа является структурное подразделение ООО Телебалт, то в справочные данные включаются номер телефона и адрес электронной почты (при наличии) этого подразделения.
2.3.4. Наименование вида документа, составленного или изданного в ООО Телебалт, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
В письме наименование вида документа не указывается.
2.3.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания (принятия решения), для акта дата события.

Если авторами документа являются несколько структурных подразделений (должностных лиц), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 года следует оформлять: 05.06.2003.
При подготовке организационно-нормативных и организационно-распорядительных документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 января 2003 г.
2.3.6. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
2.3.7. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации и Справочные данные об организации.

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
2.3.8. Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциальUо и пр.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к конфиденциальной информации.
2.3.9. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например ООО Модуль-Стиль Бухгалтерия Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ООО Модуль-Стиль Бухгалтерия
Старшему бухгалтеру
О. Н. Печикиной или
Генеральному директору ООО Модуль-Стиль
А. Г. Чегодаеву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Начальникам отделов Департамента логистики Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке, например:
Главному редактору Издательского дома
Питер
Н. В. Колобадзе В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
101000, Москва, Центр,
Милютинский пер., д. 7а При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И. П. ул. Гурьева, д. 5, кв. 8
, пос. Сосновка, Гурьевский р-н,
Калининградская обл., 314238 2.3.10. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
Утверждаю Директор
ООО Телебалт
Личная подпись Н. Г. Десятнюк
01.10.2003 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждено (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например: Протокол Совета директоров
от 15.09.2003 или
Утверждено Приказ директора
ООО Телебалт
от 12.10.2003 85 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 2.3.11. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например: Никитину П. С. Прошу подготовить проект
приказа о поощрении
Кузина А. Н. к 15.11.03
Личная подпись
05.11.2003 Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 2.3.12. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? например:

Должностная инструкция инженера по нормированию труда.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять. 2.3.13. Отметка о контроле это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой К, словом или штампом Контроль.
2.3.14. Текст документа составляют на русском языке.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились и т. п.). характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующей странице печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели создания документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения; справки, докладные записки оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации (подразделения) автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, зголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение), издаваемых должностными лицами ООО Телебалт, а также в документах, адресованных руководству предприятия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, работников предприятия (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав подразделения входят, комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);
от третьего лица единственного числа (ООО Телебалт не возражает, Департамент управления персоналом считает возможным).

2.3.15. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:

Положение о Департаменте логистики на 8 л. в 1 экз.
Должностная инструкция начальника Департамента логистики на 5 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к нормативному, распорядительному документу на первом его (приложения) листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования нормативного (распорядительного) документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу директора ООО Телебалт
от 15.10.2003 85 Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.1997 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о егV наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
2.3.16. В состав реквизита Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Директор ООО Телебалт Личная подпись Н. Г. Десятнюк
или
Директор Личная подпись Н. Г. Десятнюк
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор Личная подпись Н. Г. Десятнюк Начальник Департамента управления персоналом Личная подпись В. Н. Клюев При подписании документа должностными лицами равных по статусу должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Технический директор Директор по производству Личная подпись А. В. Иванов Личная подпись В. В. Петров В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись А. В. Иванов Члены комиссии Личная подпись В. В. Петров
Личная подпись Н. Н. Комаров Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности. 2.3.17. Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: Согласовано Финансовый директор
Личная подпись А. А. Мамонов
23.09.2003 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
Согласовано Письмо мэрии Центрального р-на
г. Калининграда
от 01.05.2003 302-450 или
Согласовано Протокол заседания
Совета директоров ООО Телебалт
от 21.10.2003 10 2.3.18. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи визирующего (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости должность визирующего, например:
Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов
25.08.2003 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются Личная подпись А. С. Орлов
25.08.2003 Визы проставляют на последнем листе подлинника нормативного (распорядительного) документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз нормативного (распорядительного) документа на отдельном листе. 1.3.19. На согласование проекта документа, а также на оформление замечаний (предложений) к нему предоставляется три рабочих дня.
В случае отсутствия оформленных замечаний (предложений) к проекту документа через три рабочих дня, документ считается безусловно согласованным, и в дальнейшем замечания от данного подразделения не принимаются.
2.3.20. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью ООО Телебалт.
2.3.21. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Подпись Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись В. В. Петров
07.10.2003 2.3.22. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров (или Петров Иван Николаевич) 57-25-82 2.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого краткие сведения об исполнении;
слова В дело;
номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.3.24. Отметка о поступлении документа в ООО Телебалт содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в ООО Телебалт проставлять в виде штампа.
2.4. Общие требования к бланкам документов и оформлению документов
2.4.1. Устанавливаются два основных формата бланков документов А4 и А5. допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

20 левое;
10 правое;
20 верхнее;
10 нижнее.

2.4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
2.4.3.

Содержание раздела

Главная сайта