ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
6.2.11. Реквизит срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел ООО Телебалт.
На делах постоянного хранения пишется: Хранить постоянно .
6.2.12. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архие ООО Телебалт чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, (до этого он проставляется карандашом).
6.2.13. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.14. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
6.2.15. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
6.2.16. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.17. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
6.2.18. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив ООО Телебалт дела хранятся по месту их формирования.
6.3.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
6.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре и наименования дел.
6.3.4. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.
6.3.5. Выдача дел другим подразделениям производится под расписку с разрешения руководителя подразделения автора дела. На выданное дело заводится карта-заместитель.
В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
6.3.6. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора ООО Телебалт, по актам.
6.3.7. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора ООО Телебалт или руководителя соответствующего самостоятельного структурного подразделения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Сроки хранения документов в ООО Телебалт устанавливаются в соответствии с требованиями Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06 октября 2000 г.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в ООО Телебалт на стадии делопроизводства проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к передаче в архив ООО Телебалт.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ООО Телебалт создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые разрабатываются секретариатом, согласовываются с руководителем соответствующего самостоятельного структурного подразделения (для ЭК) и утверждаются директором ООО Телебалт.
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованиf с Советом директоров.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ООО Телебалт непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ООО Телебалт;
- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой До минования надобности, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ООО Телебалт путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ООО Телебалт.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В каждом структурном подразделении ООО Телебалт описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством секретариата.
По этим описям документы сдаются в архив предприятия.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел ООО Телебалт, которую готовит секретариат и по которой он сдает дела на хранение в архив предприятия.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения 19, 20) и представляются в архив федерального органа исполнительной власти через два года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами то же, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи примечание используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с секретарем ООО Телебалт и утверждается руководителем структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив ООО Телебалт, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 21) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) ООО Телебалт одновременно.
7.1.19. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются директором ООО Телебалт только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архива описей дел постоянного хранения.
После этого подразделение имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.20. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего предприятия.
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.2. Подготовка и передача документов в архив
7.2.1. В архив ООО Телебалт передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив ООО Телебалт после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив ООО Телебалт не подлежат.
Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив ООО Телебалт осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и секретарем ООО Телебалт.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив ООО Телебалт сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел предприятия.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива ООО Телебалт в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
7.2.7. Вместе с делами в архив ООО Телебалт передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ООО Телебалт лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного пVдразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив предприятия, независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
