d9e5a92d

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Бланки документов проектируются в соответствии с приложением 1. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 2.4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках угловой и продольный.
2.4.5. Реквизит 01 располагают над серединой реквизита 02.

Реквизит 02 допускается располагать на уровне реквизита 01.
Реквизиты 02, 03, 04, 08, ограничительные отметки для реквизитов 05, 06, 07 в пределах границ зон расположения реквизитов располагают одним из способов:

  • центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
  • флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.4.6. Для ООО Телебалт, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
2.4.7. Общий бланк включает реквизиты 01, 02.
Бланк письма включает реквизиты 01, 02, 03 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 05, 06, 07, 08, 10, 11, 12, 13, 14, 15.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 01, 02, 04, 08, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 05, 06, 07, 08, 13, 14.
2.4.8. Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).
2.4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
2.4.10. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Организационная структура предприятия
3.1.1. Организационная структура ООО Телебалт закрепляется специальным документом.

Такой документ оформляется на общем бланке ООО Телебалт, подписывается директором предприятия, визируется членами Совета директоров и утверждается председателем Совета директоров.
Гриф утверждения организационной структуры ООО Телебалт заверяется гербовой печатью.
3.1.2. Организационная структура ООО Телебалт состоит из двух частей:

  • общезаводская организационная структура отражает структуру ООО Телебалт от Совета директоров до четвертого уровня управления (отдел);
  • организационные структуры подразделений второго уровня управления (Департаментов и служб, непосредственно подчиняющихся директору предприятия).

3.1.3. Общезаводская организационная структура выполняется на бланке формата А4 (210х297 мм) либо формата А3 (297х420 мм).
Организационные структуры подразделений второго уровня управления выполняются на бланках формата А4 и являются неотъемлемой частью общезаводской организационной структуры.
3.1.4. Все изменения и дополнения в организационную структуру ООО Телебалт утверждаются решением Совета директоров.

При этом издается приказ директора предприятия о введении в действие вновь утвержденной организационной структуры.
При изменении или дополнении организационной структуры подразделений второго уровня управления, не повлекших за собой изменений или дополнений в общезаводской организационной структуре, издается приказ о введении изменений (дополнений) только в организационной структуре данного подразделения.
3.1.5. Организационная структура ООО Телебалт после утверждения размножается и распространяется среди руководителей структурных подразделений предприятия.
Оригинал утвержденной организационной структуры ООО Телебалт хранится в отделе организации и оплаты труда.
3.2. Штатное расписание
3.2.1. Штатное расписание ООО Телебалт - документ, закрепляющий должностной и численный состав работников предприятия с указанием фонда заработной платы.
3.2.2. Ответственность за разработку штатного расписания, внесение в него изменений и дополнений возлагается на отдел (бюро, группу) организации и оплаты труда.
Координирует работу по подготовке штатного расписания, изменений и дополнений к нему начальник Департамента управления персоналом ООО Телебалт.
3.2.3. При оформлении штатного расписания используют следующие реквизиты:


01 товарный знак (эмблема) предприятия;
02 наименование предприятия;
11 гриф утверждения документа;
13 заголовок к тексту;
15 текст документа;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
3.2.4. Текст штатного расписания оформляется в виде таблицы (приложение 3).
3.2.5. Штатное расписание содержит в себе следующие данные:

  • наименование структурных подразделений;
  • наименование должностей служащих и профессий рабочих;
  • количество штатных единиц;
  • размер месячного должностного оклада, тарифной ставки;
  • данные о надбавках и доплатах к должностному оRладу (тарифной ставке);
  • месячный фонд заработной платы;
  • итоговая численность работников по структурным подразделениям и в целом по предприятию.

3.2.6. Наименования самостоятельных структурных подразделений ООО Телебалт указываются в штатном расписании в алфавитном порядке.

Наименования указываются без сокращений в единственном числе именительного падежа.
3.2.7. Наименование структурного подразделения указывается в строке-заголовке.
3.2.8. Наименования должностей (профессий) указываются в составе структурных подразделений.
Наименования должностей в структурном подразделении приводятся по старшинству, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном (руководитель, заместитель руководителя, старший специалист, ведущий специалист, специалист, технический исполнитель и т. д.).
Наименования должностей должны указываться в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 с изменениями и дополнениями) и Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93, утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 298, с последующими изменениями и дополнениями).
3.2.9. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком -. При этом должностной оклад (тарифная ставка) указывается по первой должности в двойном наименовании.
3.2.10. Если работник не входит в состав ни одного структурного подразделения ООО Телебалт, его должность указывается в конце штатного расписания.

Такие должности выделяются в отдельную группу Прочий персонал.
Если в ООО Телебалт есть работники, которые находятся вне штата, группировка всех наименований должностей производится по принципу штатные и нештатные.
3.2.11. Наименование должности в штатном расписании указывается полностью, в единственном числе именительного падежа.
3.2.12. Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии.
Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25; 0,5; 0,75).
3.2.13. При составлении штатного расписания не допускаются подчистки и исправления.
Заполнение всех граф штатного расписания обязательно. Если должность не предполагает никаких надбавок, доплат, то в соответствующей графе штатного расписания проставляется прочерк.
3.2.14. Проект штатного расписания разрабатывает отдел организации и оплаты труда.
3.2.15. Штатное расписание подписывает начальник отдела организации и оплаты труда.
3.2.16. Штатное расписание согласовывается управляющим по делам производства, финансовым директором (членами Совета директоров), руководителями всех самостоятельных структурных подразделений (департаментов и служб).
Согласованное в установленном порядке штатное расписание представляется на утврждение директору ООО Телебалт.
3.2.17. В случае возникновения у визирующих замечаний по отдельным положениям штатного расписания после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи и даты) указывается: Замечания прилагаются. Личная подпись А. А. Савин
12.10.2003 3.2.18. Замечания к проекту штатного расписания (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом с обязательным обоснованием. 3.2.19. Замечания руководителей самостоятельных структурных подразделений, принятые отделом организации и оплаты труда, учитываются путем внесения в проект.
Возникающие в ходе разработки и неурегулированные в процессе согласования проекта штатного расписания разногласия разрешаются Советом директоров.
3.2.20. Замечания, не оформленные надлежащим образом в письменном виде, не рассматриваются.
3.2.21. Если в процессе визирования в проект штатного расписания вносятся изменения, то он подлежит повторному визированию.
3.2.22. Вся документация по разработке штатных расписаний (справки, заключения, отзывы, служебные записки) хранится вместе с проектами в отделе организации и оплаты труда.
3.2.23. Утвержденное директором ООО Телебалт штатное расписание направляется по одному экземпляру:

  • в отдел кадров;
  • в бухгалтерию.

Первый экземпляр штатного расписания хранится в отделе организации и оплаты труда.
Остальным структурным подразделениям ООО Телебалт при необходимости выдаются извлечения из штатного расписания.
3.2.24. Основанием для внесения изменений (дополнений) в штатное расписание является приказ директора ООО Телебалт.
Приказ О внесении изменений (дополнений) в штатное расписание издается в соответствии с общими требованиями к оформлению приказов, установленными настоящим Стандартом.
3.2.25. Структурное подразделение (должностное лицо) ООО Телебалт, являющееся инициатором изменений (дополнений) штатного расписания оформляет свои предложения в виде служебной записки на имя начальника Департамента управления персоналом, в которой должны обосновываться предлагаемые изменения (дополнения).
3.2.26. Начальник Департамента управления персоналом, получив служебную записку об изменениях (дополнениях) штатного расписания, направляет их начальнику отдела организации и оплаты труда для проведения экспертизы.
Начальник отдела организации и оплаты труда, проведя экспертизу предлагаемых изменений (дополнений) штатного расписания, дает обоснованное заключение об их организационной и экономической целесообразности.
3.2.27. На основании заключения отдела организации и оплаты труда и представления начальника Департамента управления персоналом директор ООО Телебалт принимает решение о разработке проекта изменений (дополнений) штатного расWисания, либо об отказе в предлагаемых изменениях (дополнениях).
3.2.28. В случае принятия решения о внесении в штатное расписание изменений (дополнений) отдел организации и оплаты труда совместно с инициатором разрабатывает проект изменений (дополнений) в штатное расписание.
При разработке проекта изменений штатного расписания отделом организации и оплаты труда проверяется соответствие предлагаемых изменений нормативам формирования подразделений, численности работающих и организации труда.
3.2.29.Проект изменений (дополнений) в штатное расписание подписывается начальником отдела организации и оплаты труда.
3.2.30. Проект изменений (дополнений) штатного расписания согласовывается руководителями структурных подразделений, затрагиваемых вносимыми изменениями (дополнениями), руководителями департаментов (служб), в которые эти подразделения входят, а также управляющим по делам производства, финансовым директором и начальником Департамента управления персоналом.
Согласованные изменения (дополнения) штатного расписания представляется на утверждение директору ООО Телебалт.
3.2.31. Вся документация по разработке изменений (дополнений) штатного расписания (справки, заключения, отзывы, служебные записки) хранится вместе с проектами в отделе организации и оплаты труда.
3.2.32. Утвержденные директором ООО Телебалт изменения (дополнения) штатного расписания направляются по одному экземпляру:

  • в отдел кадров;
  • в бухгалтерию.

Первый экземпляр изменений (дополнений) штатного расписания хранится в отделе организации и оплаты труда.
3.2.33. Все разногласия, возникающие и неурегулированные в ходе разработки и согласования изменений (дополнений) штатного расписания, разрешаются Советом директоров.
3.2.34. В случае изменения штатного расписания прежние наименования структурных подразделений, наименования должностей, их количество, размеры должностных окладов и пр. перечеркивают одной линией и рядом вносят новые с указанием номера и даты соответствующего приказа.
К штатному расписанию прикладывают справку Учет изменений, где указывают номер приказа, дату его подписания, краткое содержание организационно-штатного мероприятия и изменения численности. Справка составляется отделом организации и оплаты труда и оформляется по форме, установленной на предприятии.
3.3. Положение о структурном подразделении
3.3.1. Структурное подразделение ООО Телебалт - официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач; структурная единица предприятия, не обладающая полными признаками юридического лица и не являющаяся обособленным подразделением.
3.3.2. В ООО Телебалт выделяются следующие виды структурных подразделений:

  • Департамент;
  • Служба;
  • Цех;
  • Отдел;
  • Участок;
  • Лаборатория;
  • Бюро;
  • Группа.

3.3.3. Положение о структурном подразделении ООО Телебалт организационно-нормативный документ, устанавливающий:

  • порядок создания подразделения, его реорганизации и ликвидации;
  • структуру подразделения и его правовое положение в организационной структуре ООО Телебалт;
  • задачи и функции подразделения;
  • права подразделения;
  • взаимоотношения с другими подразделениями ООО Телебалт;
  • ответственность подразделения.

3.3.4. При оформлении положения о структурном подразделении ООО Телебалт используются следующие реквизиты документа:
01 эмблема предприятия;
02 наименование предприятия и структурного подразделения, являющегося автором документа;
05 дата документа;
06 регистрационный номер документа;
11 гриф утверждения документа;
13 заголовок к тексту;
15 текст документа;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
Последним листом положения о структурном подразделении является лист ознакомления с положением.
3.3.5. Реквизиты положения о структурном подразделении оформляются в соответствии с требованиями настоящего Стандарта.
3.3.6. В заголовке к тексту документа после слова Положение указывается наименование структурного подразделения в предложном падеже единственного числа (приложение 4).
Наименование структурного подразделения должно соответствовать его наименованию, указанному в утвержденной организационной структуре ООО Телебалт.
3.3.7. Текст положения о структурном подразделении включает следующие разделы:

  1. Общие положения;
  2. Структура;
  3. Задачи;
  4. Функции;
  5. Права;
  6. Взаимоотношения (служебные связи);
  7. Ответственность.

3.3.8. В разделе Общие положения указывают:

  • место подразделения в структуре ООО Телебалт;
  • порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения;
  • подчиненность подразделения;
  • руководство подразделением;
  • основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

3.3.9. В разделе Структура указывают структуру подразделения, порядок ее формирования, утверждения и изменения, а также порядок распределения должностных обязанностей и прав между работниками подразделения.
Структура подразделения изображается в виде схемы, в которой отражаются структурные единицы подразделения и взаимосвязи подчиненности между ними.
3.3.10. В разделе Задачи указывают основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие направление деятельности подразделения.
3.3.11. В разделе Функции перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.
3.3.12. Раздел Права содержит перечень прав как самого подразделения так и его руководителя.
3.3.13. В разделе Взаимоотношения (служебные связи) указывают:

  • с какими структурными подразделениями ООО Телебалт взаимодействует данное подразделение;
  • что подразделение предоставляет другим подразделениям ООО Телебалт;
  • что подразделение получает от других подразделений ООО Телебалт.

3.3.14. В разделе Ответственность указывают, какую ответственность и за что несут руководитель подразделения и его работники.
3.3.15. Лист ознакомления с положением о структурном подразделении оформляется в виде таблицы (приложение 5), содержащей следующие графы:

  • номер по порядку;
  • наименование должности;
  • фамилия, имя, отчество работника, назначаемого на должность;
  • дата и подпись работника после ознакомления с положением;
  • дата и номер приказа о назначении на должность;
  • дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности.

3.3.16. С положением о самостоятельном структурном подразделении (департаменте, службе) знакомятся руководители подразделений (цехов, отделов, групп, бюро), входящих в этот департамент (службу).
С положением о структурном подразделении, находящемся в составе департамента (службы), знакомятся все руководящие, инженерно-технические работники и служащие этого подразделения.
Дату и подпись после ознакомления с положением в листе ознакомления работники проставляют лично. Остальные графы листа ознакомления могут заполняться руководителем подразделения либо другим работником по поручению руководителя.
С положением о структурном подразделении знакомятся все работники подразделения, независимо от того, принимаются они на работу временно или на постоянной основе.
С положением о самостоятельном структурном подразделении (Департаменте, службе) знакомятся руководители всех структурных подразделений и их заместители (при наличии), входящих в данное самостоятельное структурное подразделение (Департамент, службу).
3.3.17. Положение о структурном подразделении ООО Телебалт разрабатывается, подписывается, согласовывается и утверждается в порядке, утвержденном директором предприятия.
3.3.18. Датой положения о структурном подразделении является дата его утверждения директором ООО Телебалт.
3.3.19. Положение о структурном подразделении пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
3.3.20. При внесении в положение о структурном подразделении изменений (дополнений) применяются те же требования, что и при его разработке и утверждении.
3.3.21. Введение в действие положения о структурном подразделении, а также изменений и дополнений к нему осуществляется приказом директора ООО Телебалт.
Ознакомление с приказом о внесении изменений (дополнений) в положение о структурном подразделении производится аналогично ознакомлению с положением о структурном подразделении.
3.4. Должностная инструкция
3.4.1. Должностная инструкция организационно-нормативный документ ООО Телебалт, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность работника предприятия при осуществлении им деятельности в определенной должности.
3.4.2. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности ООО Телебалт и носит обезличенный характер.
Должностные инструкции разрабатываются на руководителей, специалистов и других служащих ООО Телебалт.
На рабочих предприятия разрабатываются квалификационные характеристики.
Должностная инструкция и квалификационные характеристики разрабатываются на основе Общероссийского классификатора должностей, Единого тарифно-квалификационного справочника, других нормативных документов с учетом конкретных условий работы и целей ООО Телебалт.
3.4.3. При оформлении должностной инструкции используют следующие реквизиты документа:
01 эмблема предприятия;
02 наименование предприятия и структурного подразделения, являющегося автором документа;
05 дата документа;
06 регистрационный номер документа;
11 гриф утверждения документа;
13 заголовок к тексту;
15 текст документа;
17 подпись;
18 гриф согласования документа;
19 визы согласования документа;
Последним листом должностной инструкции является лист ознакомления с инструкцией.
3.4.4. Реквизиты должностной инструкции оформляются в соответствии с требованиями настоящего Стандарта.
3.4.5. В заголовке к документу после слова Должностная инструкция указывается наименование должности, профессии в родительном падеже единственного числа (приложение 6).
Наименование должности, профессии должно соответствовать ее наименованию, указанному в штатном расписании ООО Телебалт.
3.4.6. Текст должностной инструкции включает следующие разделы:

  • Общие положения;
  • Должностные обязанности;
  • Права;
  • Ответственность.

Последним листом должностной инструкции является Лист ознакомления с должностной инструкцией.
3.4.7. В разделе Общие положения указывают:

  • категория должности;
  • квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью;
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия (документы, которые сотрудник обязан знать);
  • наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник;
  • перечень структурных подразделений (отдельных сотрудников), непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если такие имеются);
  • порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

3.4.8. В разделе Должностные обязанности указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения ООО Телебалт с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.
3.4.9. В разделе Права перечисляют права сотрудника, определенные законодательством и локальными нормативными актами, которыми он пользуется при исполнении своих должностных обязанностей.
3.4.10. В разделе Ответственность указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение или ненадлежащее соблюдение им своих должностных обязанностей, а также требований законодательства.
3.4.11. Лист ознакомления с должностной инструкцией оформляется в виде таблицы (приложение 7), содержащей следующие графы:

  • номер по порядку;
  • фамилия, имя, отчество работника, назначаемого на должность;
  • дата и подпись работника после ознакомления с инструкцией и получения ее копии;
  • дата и номер приказа о назначении на должность;
  • дата и номер приказа об освобождении от занимаемой должности.

3.4.12. В листе ознакомления с должностной инструкцией расписываются все работники, нанимаемые на данную должность после ознакомления с инструкцией и получения ее копии на руки (независимо от того, принимаются они на временную работу или на постоянной основе).
Дату и подпись после ознакомления с должностной инструкцией работники проставляют лично. Остальные графы листа ознакомления могут заполняться руководителем подразделения либо другим работником по поручению руководителя.
3.4.13. Должностная инструкция разрабатывается и подписывается непосредственным руководителем данного сотрудника.
3.4.14. Должностная инструкция руководителя самостоятельного структурного подразделения ООО Телебалт (Департамент, служба, подчиняющаяся непосредственно директору предприятия), а также должностного лица, подчиненного непосредственно директору предприятия, разрабатывается и подписывается этим должностным лицом.
3.4.15. Должностная инструкция руководителя структурного подразделения (отдельного сотрудника), подчиненного непосредственно Совету директоров, разрабатывается и подписывается членом Совета директоров, ответственным за данное направление деятельности.



Содержание раздела