d9e5a92d

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.32. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
4.33. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.

Отправителю необходимо поставить отметку Подтвердить получение сообщения и Подтвердить прочтение сообщения. 4.34. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: 4.34.1. Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.
4.34.2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения автора (отправителя) документа.

Заявки хранятся в течении одного года.
4.34.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
4.34.4. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
4.34.5. Запрещается передавать текст документов с пометкой Для служебного пользования.
4.34.6. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
4.34.7. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
4.34.8. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
4.34.9. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.
4.35. Руководители структурных подразделений ООО Телебалт обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
4.36. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
4.37. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Совету директоров, директору ООО Телебалт, или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.
На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
4.38. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:

  • о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю);
  • о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);
  • о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.39. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
5.2. Обязательному контролю подлежат следующие документы:

  • все документы, поступившие из органов государственной власти;
  • постановления органов местной администрации;
  • приказы директора ООО Телебалт;
  • постановления Совета директоров ООО Телебалт, приказы, распоряжения председателя Совета директоров;
  • служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;
  • любые другие документы по особому указанию директора ООО Телебалт или председателя Совета директоров.

5.3. Контроль исполнения обеспечивает директор ООО Телебалт и по его поручению секретари, которые осуществляют учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений ООО Телебалт.
5.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документа (приказы и распоряжения директора ООО Телебалт, распоряжения руководителей самостоятельных структурных подразделений, постановления Совета директоров и др.).
5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

  • поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
  • поступивших из других организаций и от граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
5.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
5.6.1. С конкретной датой исполнения - в указанный срок.
5.6.2. Без указания конкретной даты исполнения:

  • имеющие в тексте пометку срочно - исполняются в 3-дневный срок;
  • имеющие пометку оперативно - в 10-дневный срок,
  • остальные - в срок не более месяца;

5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
5.8. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
5.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого отрока.
5.10. Продление срока исполнения документа допускается в исключительных случаях, когда исполнение документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам.

В этом случае ответственный исполнитель представляет автору документа (поручения) мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.
5.11. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
5.12. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует секретарей для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
5.13. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только непосредственные руководители исполнителя или автор документа.
5.14. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
5.15. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещения, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и подразделением, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.
5.16. При пересылке документа на исполнение в обособленное структурное подразделение с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки.

После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
5.17. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

  • задания последующих лет - не реже одного раза в год;
  • задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
  • задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
5.18. Снятие документа с контроля осуществляет директор ООО Телебалт или по его поручению секретарь.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
5.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:

  • краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
  • отметка в дело, номер дела, в котором будет храниться документ, дата;
  • подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5.20. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям, подразделениям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
5.21. Секретари директора ООО Телебалт на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений (приложение 14), не реже одного раза в месяц готовят сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины на предприятии, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

6.1. Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ООО Телебалт, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях ООО Телебалт, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Изучаются документы, образующиеся в деятельности предприятия, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В ООО Телебалт составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 15) и сводная номенклатура дел ООО Телебалт (приложение 16).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется, лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с секретарем ООО Телебалт, подписывается руководителем подразделения и представляется в секретариат.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в секретариат ООО Телебалт.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется секретарями ООО Телебалт на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи юридического отдела и отдела организации и оплаты труда.
6.1.6. Сводная номенклатура дел ООО Телебалт подписывается секретарем, ответственным за ее составление, согласовывается с юридическим отделом и отделом организации и оплаты труда и утверждается директором ООО Телебалт.

Согласовывается номенклатура дел с юридическим отделом и отделом организации и оплаты труда не реже одного раза в 5 лет, если на предприятии не было структурных изменений.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения ООО Телебалт получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел секретариата.
Второй экземпляр используется секретарями ООО Телебалт в качестве рабочего.
Третий экземпляр номенклатуры применяется в архиве ООО Телебалт.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений структуры ООО Телебалт.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел ООО Телебалт являются названия структурных подразделений.
В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой ООО Телебалт.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ООО Телебалт.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ООО Телебалт цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
  • название структурного подразделения (автор документа);
  • название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
  • краткое содержание документов дела;
  • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин документы, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с филиалом РГАНТД (г. Москва) об использовании архивных документов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты ООО Телебалт о работе складского хозяйства
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформлении дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела.
В графе 5 Примечание указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое подразделение для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в ООО Телебалт возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в ООО Телебалт децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от характера документа и исполнителя, секретарям или лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется секретарями ООО Телебалт.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

  • помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
  • помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
  • в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением т.1, т.2 и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел работников ООО Телебалт осуществляется в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности ;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. Дела ООО Телебалт подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится секретарями ООО Телебалт и работниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

  • оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 17);
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа - заверителя дела (приложение 18);
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 13);
  • подшивку и переплет дела;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

  • наименование предприятия (ООО Телебалт;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • дата дела (тома, части);
  • количество листVв в деле;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

  • наименование предприятия указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
  • наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной организационной структурой;
  • индекс дела, - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел ООО Телебалт;
  • заголовок дела - переносится из номенклатуры дел ООО Телебалт;
  • дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
6.2.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.



Содержание раздела





Главная сайта