Создание запроса на подачу отчета



Создание запроса на подачу отчета

Для работы с отчетами о состоянии предназначен раздел сервера Status Reports (Отчеты о состоянии), перейти в который можно с помощью одноименной ссылки в меню в верхней части страниц сервера. В разделе доступны две операции: отправка и запрос отчета о выполнении. Для запроса отчетов у сотрудников нужно щелкнуть на ссылке Request a status report (Запрос отчета о состоянии). После этого откроется страница работы с запросами статусного отчета.

На этой странице нужно, выбрав соответствующий переключатель, определить выполняемые действия: вы можете создать новый запрос отчета (первый переключатель) или изменить существующий запрос (второй переключатель), или удалить его (третий переключатель). Поскольку текущий пользователь сервера еще не создавал запросов на статусные отчеты, два последних переключателя недоступны. После выбора первого переключателя и нажатия кнопки ОК загружается первая страница мастера создания запросов статусных отчетов.

На первом шаге мастера нужно определить название отчета, регулярность отправки запроса на подачу отчета и дату отправки первого запроса. Название отчета указывается в поле Name (Название). В примере мы ввели название отчета Отчет о статусе работ по проекту «6», так как мы собираемся рассылать запрос на подачу отчета только задействованным в нем сотрудникам.
Регулярность подачи запроса определяется переключателем, выбранным в группе Recurrence (Частота). MS Project Server предлагает три варианта: отправлять запрос на создание отчета еженедельно (weekly), ежемесячно (monthly) и ежегодно (yearly). На рис. 20.29 мы выбрали первый переключатель.

В зависимости от выбранного переключателя перестраивается раздел для выбора дня в выбранном интервале. Например, в нашем случае отображается список для выбора недели и дней недели, в которые будут отправляться запросы на подачу отчетов, и мы установили режим отправки запроса в пятницу каждой недели.

При выборе ежемесячной или ежегодной отправки день отправки выбирается либо по конкретной дате, либо по номеру недели и дню (и по месяцу при ежегодной отправке запроса). Например, можно установить дату подачи отчетов в каждое 23 число месяца или в каждую последнюю пятницу месяца.

Дата отправки первого запроса на подачу отчета определяется значением параметра Start (Начало). Например, для нашего отчета в качестве первой даты отправки запроса мы указали 05.07.2002. После заполнения полей и нажатия кнопки Next (Далее) открывается вторая страница мастера.

На втором шаге мастера запроса статусного отчета определяются сотрудники, которые должны подать отчет по запросу. Для этого в левом списке нужно выбрать новых сотрудников и перенести их в правый список с помощью кнопки Add (Добавить). Если сотрудника нет в списке доступных (то есть он еще не зарегистрирован на сервере), его можно создать, нажав кнопку Click here to create a new resource and add it to list (Создать ресурс и добавить его в список).

Отчеты о состоянии, поступившие от ресурсов, можно объединять в общий отчет. Это можно делать вручную после прочтения отдельных отчетов, но можно настроить сервер так, чтобы отчеты объединялись автоматически. Для этого в списке ресурсов, подающих отчет, нужно установить флажки рядом с теми ресурсами, отчеты от которых должны объединяться. В нашем запросе отчета о состоянии (см. рис. 20.30) будут объединяться отчеты от Тестировщика и Тестировщика 1.

После присоединения отчета к общему его данные нельзя удалить из общего отчета. Поэтому в автоматическом режиме можно объединять в общий отчет лишь отчеты опытных сотрудников, когда вы уверены, что их сообщение соответствует требованиям к отчету, предъявляемым в нашей организации. А отчеты неопытных сотрудников стоит просматривать, прежде чем включать в общий отчет, — возможно, потребуется запросить у них дополнение к отчетам или подать отчет заново.

На третьем шаге мастера (рис. 20.31) настраивается структура отчета. Страница настройки структуры состоит из таблицы, в первой колонке которой находятся названия разделов, а во второй колонке можно указать, какую информацию сотрудник должен поместить в разделе. Строки таблицы перемещаются с помощью кнопок Up (Вверх) и Down (Вниз). Добавить или удалить строку можно с помощью кнопок Insert Row (Добавить строку) и Delete Row (Удалить строку).

На четвертом шаге мастер сообщает об успешном завершении подготовки отчета и предлагает либо отправить его сразу с помощью кнопки Send (Отправить), либо сохранить для дальнейшей отправки с помощью кнопки Save (Сохранить). Мы сразу же разослали запрос на подачу отчета.



- Начало - - Назад - - Вперед -