Банки управленческих данных и моделей



2.2.2.2. Банки управленческих данных и моделей

Необходимость иерархического построения файлов и различный характер задач на разных уровнях управления имеет следующее значение для концепции интегрированной информационной системы: становится возможным создать специальный локальный централизованный или комбинированный централизованно-децентрализованный банк управленческих данных и банк моделей, которые, будучи связанными со всеми другими банками данных предприятий, станут, однако, выполнять собственные функции. Решение о том, следует создавать специальные банки управленческих данных и моделей или данные можно представить в качестве части общего банка данных, зависит от следующих факторов:

а) уровня организационного развития предприятия;

б) имеющихся технических средств;

в) объема используемых данных;

г) вида программы обработки данных.

В связи с более быстрым доступом к данным обособленные банки управленческих данных и моделей имеют большие преимущества перед банками базовых данных и моделей. Большая часть массивов данных создана таким образом, что в той форме, которая определяется исполнительским уровнем, едва ли может служить непосредственно в качестве управленческой информации. Массив данных содержит, однако, элементы данных, которые после соответствующего обобщения и пересчета будут представлять собой интересующую управленческую информацию.

Типичным примером здесь является файл окладов сотрудников. Он содержит для каждого сотрудника набор данных, в котором отражены все необходимые для проведения рутинных расчетов параметры, касающиеся персонала. Эти рутинные операции проводятся к определенным датам. Однако руководство предприятия вряд ли будет интересоваться окладами отдельных сотрудников, за исключением особых случаев. Ему нужны прежде всего сводные данные по оплате труда в разрезе тарифных классов или налоговых групп, или других организационных признаков. Этот способ рассмотрения требует значительно меньшего объема данных. Такая принципиально обобщенная управленческая информация хранится в этом случае в соответствующем банке управленческих данных.

С другой стороны, в банках управленческих данных и моделей могут содержаться специальные плановые показатели и методы их расчета, например, для стратегического планирования, которые не 'Используются в общих банках базовых данных и базовых моделей.

(1) Банк управленческих данных

Банк управленческих данных в качестве справочного файла постоянно доступен для системы обработки данных. При тщательной организации работы с ним он имеет то преимущество, что существенно разгружает банк базовых данных с непосредственным доступом. Поскольку содержащиеся в нем данные соответствуют информационным потребностям руководителей, то обращения к системе могут быть реализованы значительно быстрее, ибо не требуется привлечения всех исходных данных. Поскольку банк управленческих данных содержит вторичные файлы, обобщающие первичные файлы, а не входные учетные документы, их актуальность так же велика, как и первичных файлов. Кроме того, у руководителей всегда сохраняется прямой доступ к банку базовых данных.

(2) Банк управленческих моделей

Информация в рамках всеобъемлющей системы ПиК может быть подготовлена только в том случае, когда в банке управленческих моделей есть в распоряжении соответствующие модели решения проблем, позволяющие получать на основе внешней и имеющейся в банке управленческой информации актуальные плановые и контрольные данные, которые в свою очередь уже частично отражены в документальном учете и строятся на данных системы обработки заказов (договоров).

В качестве важнейших моделей можно назвать:

  • программы, в которых при проведении плановых расчетов используются дискриптивные (аналитические) модели и модели принятия решений. К таким моделям относятся, например, калькуляционные модели, модели инвестиционных расчетов, расчета мощностей с календарными графиками или линейного программирования по расчету показателей производственных программ;
  • программы, предназначенные для представления в обобщенном виде утвержденных плановых показателей с целью построения пирамидальной структуры периодической плановой информации, получения соответствующей контрольной информации после учета фактических данных. Речь идет об индивидуальных для каждого предприятия моделях; и здесь пытаются разрабатывать для подразделений предприятия модульные программы, например, для планирования и контроля затрат по местам их возникновения либо для периодических расчетов выгодности тех или иных продуктов.

Особое значение в связи с ее интегрирующей и координирующей функцией для всех подразделений предприятия имеет система ПиК, ориентированная на прибыль и ликвидность. Это касается прежде всего сводного общефирменного планирования результата (прибыли) и финансового планирования. В качестве примеров таких программ обработки данных, входящих в банк управленческих моделей, могут быть названы:

  • программы обработки данных в рамках планирования генеральных целей. Здесь речь идет преимущественно о корпоративных моделях, на основе которых должны изучаться воздействия альтернативных решений и мероприятий на возможные цели. Такие модели используются и в рамках стратегического и оперативного планирования;
  • программы обработки данных в рамках стратегического планирования. Здесь речь идет о программах обработки данных, в которых используются простые и комплексные расчетные модели для инвестиционных расчетов, модели планирования производственных программ и потенциала и сводного планирования прибыли и финансов;
  • программы обработки данных в рамках оперативного планирования. Здесь речь идет о программах обработки данных в моделях обоснования решений в рамках планирования продуктовых программ при заданном потенциале, о моделях обобщения и оценки данных при плановых и контрольных расчетах в подразделениях, о моделях в рамках планирования проектов, прежде всего о моделях сетевого планирования;
  • программы обработки данных при разработке сводных общефирменных планов результата (прибыли) и финансовых планов. Здесь речь идет о программах обработки данных, где используются модели приняти решений для разработки балансовых и финансовых моделей предприятия в целом для одного или нескольких плановых периодов.

Во всех подсистемах ПиК требуются модели подготовки данных для обобщенного представления управленческой информации различным уровням руководства.

В связи с этим в последние годы все большее значение приобретают создаваемые специально для верхнего уровн управления исполнительные информационные системы (Executive Information Systems - EIS). Здесь речь идет о банках управленческих данных и моделей, структурированных в соответствии с особыми информационными и техническими потребностями руководителей верхнего уровня. Подобные системы характеризуются прежде всего следующими признаками:

  • предложение информации в соответствии со спросом на нее;
  • представление управленческой информации в соответствии с потребностями;
  • удобный интерфейс пользователей системой;
  • интеграция рабочих мест, обеспечивающих руководство;
  • незначительное время на вход в систему и получение ответа.

В зависимости от конфигурации банков управленческих данных и моделей существуют различные возможности внедрени EIS.

Если базовые управленческие данные некоторой EIS организованы в виде чисто документальной библиотеки, то пользователь получает в распоряжение стандартизованные каталоги планов и отчетов. В этом случае нельзя селекционировать отдельные данные. Для такого гибкого запроса с прямым обращением к желаемой информации требуется более высокая степень разделения базовых управленческих данных. Это может быть достигнуто, например, если превратить структуру управленческих данных в реляционную модель данных.

Наряду с чистым представлением данных в форме таблиц банк управленческих моделей EIS должен предлагать и другие, построенные на этой основе варианты. Важный вклад в решение задачи сокращения информационного потока может внести система выборочной отчетности (Exception Reporting). При помощи оптического выделения выходящих за границы допустимых отклонений параметров внимание пользователя сосредоточивается на важных проблемных вопросах. Должна также существовать возможность преобразования большого количества числового материала в стандартизованные, а частично и в свободно создаваемые графики. Нередко представляемая в такой форме информация дополняется различными вариантами ее анализа. В этом случае EIS расширяется до системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems - DSS) с включением в нее соответствующих основных элементов. Инструментами для элементарной подготовки решений служат прежде всего анализ тенденций (трендов) и анализ типа "что, если...".

В плане программного обеспечения между банками управленческих данных и моделей и банками базовых данных и моделей нет принципиальных различий.



- Начало - - Назад - - Вперед -