Венедиктова О. - Тайм-менеджмент в действии
Время - деньги - известная истина. XXI век поставил ее под сомнение.
Сейчас стало очевидно: время - дороже денег, время - важнее денег.
Время, в отличие от денег, нельзя накопить, это невосполнимый ресурс. Мастерство управления временем или тайм-менеджмент - популярный товар на рынке тренингов и курсов.
Разберемся вместе, как оптимизировать свое время и чему учит тайм-менеджмент? Если нет цели в жизни, то экономия времени теряет свой смысл.
Причем это касается как отдельных людей, так и организаций. Времена, когда был распространен подход жить одним днем и не думать о будущем, уже давно прошли.
Все больше и больше людей обучается тайм-менеджменту для достижения своих личных и профессиональных целей. Управление временем означает желание сделать свою жизнь более эффективной, сбалансированной и гармоничной.
Для этого существуют специальные методики, упражнения, тренинги. Но можно и самому начать с малого: прочитать статью и обдумать свои пробоины, проблемные места, куда уходит время.
Причины дефицита времени
Чтобы понять всю глубину проблемы необходимо осознать, прежде всего, причины дефицита времени. Это может быть постоянная спешка.
При спешке менеджер, руководитель или просто сотрудник не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые могут оказаться лучше, чем то, что первым пришло на ум. При нагромождении работы сотрудник начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами.
У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.
Причина может крыться и в постоянной доработке дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу.
Человек не успевает прийти в себя, что сказывается на его работоспособности в последующие дни и, в конечном итоге, ведёт к ухудшению здоровья. В результате длительной работы в условиях постоянной спешки развивается переутомление, а из-за плохой организованности дня человек становится суетливым.
Существенное значение здесь имеет общий стиль жизни компании и ее руководителя. Если в организации нет четкой согласованности действий членов коллектива, очень скоро это выльется в низкую производительность труда и хроническую нехватку времени.
Время необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно.
Найти минутку, чтобы разобраться в себе прямо сейчас, порой просто необходимо.
Посмотрим, как можно улучшить свой график, при этом не уработавшись до синдрома менеджера!
Инвентаризация, анализ использования времени
Общие советы на день
Формируйте рабочие блоки для крупных или сходных по характеру заданий. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.
Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить, для того чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения.
Главные задачи выполняйте рано утром: утренний час дарит золотом нас. Берите на себя публичные обязательства сделать что-либо.
Оговаривайте срок, к которому вы сделаете обещанное. Откажитесь от совершенства.
Не стоит шлифовать то, что готово к употреблению в сыром виде.
Получая задание со стороны, четко уясните необходимую степень готовности.
Тайм-менеджмент это также порядок на рабочем месте. Используйте правило одну бумагу один раз в руки.
Пишите ответы на корреспонденцию на самом письме. Сжигайте мосты.
Например, если вас удерживает телевизор, избавьтесь от него. Рассказывайте окружающим о своих проблемах и просите их напоминать вам в случае, если вы теряете время.
Удачи.
ЦИТАТА
Деньги пропали - наживешь, время пропало - не вернешь
(пословица)
Воры времени - знай врага в лицо!
I. Все, что зависит от нас, а следовательно может быть изменено. Последствия нарушения режима дня: долгое засыпание, пересып, долгое пробуждение.
Злоупотребление средствами коммуникации и информации: телефон, телевизор, е-mail, ICQ, интернет-форумы и блоги, удаление спама вместо использования фильтров, сёрфинг в интернете.
Личностный конфликт: бессмысленные споры, откладывание дел, общение с ненужными людьми. Недостатки самоорганизации: долгий поиск нужных документов, чрезмерное накапливание мусора.
Отсутствие мотивации: лень, колебания перед принятием важных решений.
II. Трудно поддающиеся корректировке, зачастую от нас не зависящие обстоятельства. Форс-мажоры: от них никто не застрахован.
Затянутые совещания проблема руководителей, не ценящих свое и чужое время.
Пробки отчасти объективная причина, но чаще транспортные проблемы это все же последствия неправильного планирования времени.
Принцип парето
Вильфредо Парето в XIX веке обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов, или только в 20% текста статьи или письма содержится 80% всей информации.
Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата.
Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела.
