Глава 3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ДЕЛОВОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Новые технологии требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.

Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования предприятиями и организациями информационных ресурсов. Совершенствование информационного менеджмента связано с организацией систем обработки данных и знаний, последовательным их развитием до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Появление компьютеров привело к возникновению новых способов обработки информации, разработке прогрессивных информационных технологий, что позволило значительно сократить трудозатраты при подготовке различных документов.

На сегодняшний день практически стандартом стала подготовка необходимых документов с помощью интегрированного пакета Microsoft Office под управлением операционной системы Windows.

Трудно перечислить все достоинства этого пакета, позволяющего в значительной степени автоматизировать работу рядового пользователя. Однако нельзя забывать о других программах, предназначенных для решения специализированных функциональных задач и повышающих эффективность работы в процессе реализации управленческой деятельности.

3.1. Электронный офис

и информационные потоки в нем

Человек в производственном процессе все активнее отодвигается от механических в сторону управляющих операций. Механические машины взяли на себя все физические и иные рутинные операции, оставив для человека лишь истинно интеллектуальные творческие задачи. Меняется рабочее место человека: в электронном офисе он окружен разнообразными средствами информатизации с новыми возможностями.

Благодаря использованию средств мультимедиа компьютер способен отображать не только текст, но и графику, причем видеоизображения выглядят даже лучше, чем на обычном телеэкране. Мобильный телефон и личный цифровой помощник - электронный дневник (календарь) - становятся средствами связи и управления информационными потоками из любой точки мира. Новым этапом технического прогресса стали карманные компьютеры, реализовавшие возможность сопряжения с обычными, настольными, компьютерами. Электронная форма данных изменяет характер деятельности человека во всех областях жизни: динамичная работа в электронном офисе с “летучим предметом труда" - информацией принципиально отличается от монотонной и медленной работы с бумажными документами, позволяет проявить, развить и использовать творческую составляющую труда.

Развитие возможностей информатизации создает материальную базу для новых преобразований производственных отношений, определяя переход от традиционных способов производства к гуманным и экологически чистым - автоматизированным и автоматическим (ібезлюдным).

3.1.1. Информационные модели электронного офиса

Одно из определений термина офис, приведенное в Американском словаре английского языка Н. Уэбстера, означает "место, где совершаются служба или деловые операции". Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью. Рассматривая офис не только как единицу территориального размещения сотрудников, но и учитывая специфику офисной деятельности, офис можно определить как управляющую систему, которая в отличие от производственной системы занимается не непосредственно производством, а его рациональным управлением на основе сбора, анализа и обработки информации и создания предпосылок для принятия рационального управленческого решения.

Эффективность управления, определяющая в целом результативность бизнеса, достигается с помощью многих средств, в том числе и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Но базой качественных решений является качественная информация. Однако такой информации не было и, пожалуй, нет даже во многих современных предприятиях.

Напомним, что успешная попытка понять причины дефектов в производстве была предпринята в японских "кружках качества", которые пытались связать причины потери качества с обработкой результатов измерений параметров заготовок. Но рабочие (или специалисты) могут анализировать качество изделий, если проведены и систематизированы замеры необходимых параметров изделий на разных стадиях производства.

Сконцентрированная информация из цехов должна попадать в офис в количествах и формах, необходимых и достаточных для принятия управленческих решений. Однако исследователи этих проблем отмечают: "В то время, как рабочий переходил от стадии ручного производства к машинной, а затем к конвейерной, конторский служащий перешел от чернильного пера к шариковой ручке". Поэтому главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса в целях более качественного обеспечения их информацией. В то же время для достижения более высокой производительности управления вследствие повышения скорости обработки информации (при значительном увеличении ее количества) необходимо развивать фондовооруженность офиса - рабочих мест аппарата управления предприятия, объединения, правительственного органа управления.

Чтобы понять границы и направления автоматизированной обработки информации в офисе, а также выяснить, почему речь не может идти об автоматизации работы офиса, рассмотрим модели его функционирования.

Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная.

Информационный процесс (рис. 3.1) включает в себя четыре вида деятельности, связанной с информацией: генерирование, хранение, распространение и восприятие.

генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие, интерпретация и связанные с этим восприятием действия. Информация теряет смысл, если нет этапа интерпретации. Эти два процесса (генерирование и интерпретация) вызывают изменение и обработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация информации включают творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую составляющую и выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

Анализ показывает, что значительная часть времени специалистов офиса уходит на различного рода коммуникации, цель которых, однако, не сводится к составлению какого-либо информационного документа или принятию решения. Этот обмен информацией служит, скорее, обоснованию обсуждаемого решения или действия в целях поиска наиболее оптимального решения. В рамках данного подхода может быть предложена модель офиса как сложной системы социальных коммуникаций (рис. 3.2), состоящих из многих процессов коммуникации. В коммуникации участвуют два основных компонента - источник сообщения и приемник сообщения, связанные между собой связями влияния и обратной связи.

человек. Суть коммуникационных процессов - взаимоотношения между людьми при обработке информационных посылок. Сам же офис есть сложная иерархия рассматриваемых информационных и коммуникационных процессов.

Коммуникации между людьми делятся на вербальные (выражаемые словами - устная речь и письменный текст) и невербальные (не выражаемые словами - жесты, мимика, интонация). Любое сообщение - это не просто передача информации, а сложный социальный акт двусторонних и многосторонних коммуникаций. При этом говорящий, т.е. передающий сообщение устно, усиливает его эмоциональное и социальное воздействие интонацией, позой, жестами, окружающей обстановкой. С другой стороны, эти и иные невербальные знаки слушающих (воспринимающих) позволяют источнику информации ввести обратную связь в процессе передачи сообщения для того, чтобы скорректировать его содержание или форму.

Почти половина внутриофисных коммуникаций имеет невербальный характер. Это означает, что рассматриваемые коммуникации не могут быть автоматическими.

Следовательно, поскольку текст не полностью выражает передаваемое сообщение, то исключение из коммуникаций личного неформального общения искажает смысл текста и неизбежно приводит к увеличению объема вербальных сообщений (если требуется повысить информативность текста). Если автоматизация введена без учета этого фактора, она меняет тип социального поведения людей в офисе. Поэтому, в частности, очень важны средства визуализации при передаче сообщений (например, видеофоны, видеотелефоны, телевизоры). Таким образом, процессы коммуникации передаются технике только частично, поскольку автоматизация в корне меняет сам процесс коммуникаций, оказывая влияние на все стороны и элементы общения через изменения эмоциональных, психологических и социальных отношений людей в офисе.

При построении модели рассматриваются два контура офиса -социальный и технический и устанавливаются "отношения” между ними, прежде всего внутри социального контура.

Более или менее серьезные преобразования в техническом контуре офиса начались с 1964 г., когда появились пишущие машинки с электронной (тогда магнитной) памятью. Но многие важные начинания, например организация центров обработки текстов, не дали эффекта даже при наличии хорошей техники.

Это связано с тем, что в офисе существуют два типа ролевых отношений:

• базирующихся на знании правил выполнения конкретных работ;

• основанных на знании, как функционирует организация в целом и каковы взаимоотношения специалистов между собой.

Знание второго типа отсутствует у сотрудников централизованных вспомогательных служб. Поэтому если эти сотрудники не получают детальных указаний, что и как делать (а это требует очень большого внимания руководящих специалистов), то они невольно могут исказить суть подготавливаемых документов. Игнорирование социотехнических особенностей офиса неизбежно ведет к увеличению объемов обрабатываемых документов и потере эффективности.

Естественно, что работники офисов часто воспринимают автоматизацию как угрозу собственной работе. Но, как показал опыт лучших бизнес-фирм, суть офисной автоматизации заключается не в сокращении числа работающих, а в улучшении качества управления и управленческих решений за счет более полного и своевременного информирования и построения надлежащей коммуникации. Понимание автоматизации в таком контексте в целом не приводит к сокращению персонала (что многие пытались делать и делали на ранних этапах автоматизации). Напротив, в ряде компаний автоматизация ведет к увеличению численности сотрудников офиса, но при этом сам офис преобразовывается в новое управленческое подразделение со значительно большим объемом работ и более эффективным влиянием на деятельность предприятия.

3.1.2. Информационные потоки в электронном офисе

Как известно, информация гораздо лучше усваивается, если воспринимать ее сразу несколькими органами чувств. По данным научных исследований, человек запоминает:

• около 20 % услышанного;

• около 30 % увиденного;

• более 50 % того, что видит и слышит одновременно.

В электронном офисе разнообразные технические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных и изобраэюений (в статике и динамике). Следовательно, человек может максимально использовать свои чувства восприятия (слух, зрение), а также тактильные и механические воздействия (когда идет работа в виртуальном киберпространстве).

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или партнерами. Интертекст - взаимодействие между текстами - приводит к возникновению новых идей и образов, поскольку сопоставление усиливает информационную выразительность текста, выявляет приобретения и обнажает противоречия. Компьютер (как компонент информационных сетей) становится важнейшей составной частью глобального полилога, нового динамизированного способа объединения множественных разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профессионального стиля работы. Постановка задачи в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяют резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения задачи в процессе взаимодействия с компьютером. Сам компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще один результат построения электронного офиса, дающий до сих пор невозможный эффект: групповое взаимодействие, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.

Потоки речевых сообщений и бумажных документов

Развитие информационных технологий и их аппаратнопрограммного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Оказалось, что особенности формальных и неформальных отношений, которые проявляются при совместной работе людей в офисе по мере развития научно-технического прогресса, не ведут к сокращению объемов информации, уменьшению разнообразия носителей информации и к сокращению числа информационных каналов. Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятии) - потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

На рис. 3.3 показаны те информационные потоки (речь, изображение, текст, данные), которые должны интегрироваться на автоматизированном рабочем месте (АРМ) в офисе.

Shot Messages Service), которая в последнее время дополнилась возможностью обмена не только текстовыми сообщениями, но и изображениями (EMS - Enhanced Messages Service, сервис расширенных сообщений).

В последнее время стала активно развиваться новая услуга - беспроводной Интернет. Подключение к сети Интернет через портативные компьютеры теперь стало возможным с совместным использованием мобильных телефонов благодаря внедрению протокола WAP (Wireless Application Protocol).

Бумажные документы. Они поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов - важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально используются все возможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинации.

Развитием фототелеграфа стала факсимильная связь. Термин ’’факс" (лат. fax simile - сделай подобное) означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат передает и принимает документальные факсимильные сообщения. Суть передачи - преобразование документа путем сканирования в последовательность строк, состоящих из элементов, значение которых связано с передаваемым сообщением. Приемный аппарат принимает последовательные сигналы в строках, а также последовательно строки сообщения и "сворачивает" их в изображение на бумаге.

Факсимильные аппараты по мере совершенствования приобретают возможность передачи в цветном изображении высококачественных графических изображений (а также подлинных подписей документов со всеми их особенностями).

Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию и копированию.

Сканирование посредством специального устройства сканера (англ, scan - поле зрения) позволяет преобразовать документ в цифровую форму и передать в память компьютера. При этом нельзя "отделить" текст документа от носителя и манипулировать элементами текста (буквами, словами): весь текст рассматривается как единица хранения информации со всеми атрибутами документа (графическое изображение, оттиски штампов и печатей, подписи). Чтобы "отделить" текст (изображение) от бумажного носителя, используются так называемые читающие устройства (автоматы). Они распознают и считывают печатные и рукописные тексты, однако имеются ограничения по надежности и точности распознания.

Копирование документов в офисах с помощью так называемых ксероксов (лат. xerox - сухой, антипод мокрых процессов копирования в фотографии) приобрело массовый характер. При этом обеспечиваются высокое качество, включая цветность, и большая скорость копирования; изменение масштаба (уменьшение, увеличение) изображений; компоновка изображения электронным образом из нескольких исходных фрагментов с их увеличением или уменьшением.

Электронные информационные потоки

Из разнообразных источников в электронный офис поступает масса сообщений. Сотрудники офиса порождают и отправляют во внешний мир свои информационные сообщения, поэтому в офисе имеются развитые средства приема-передачи электронных информационных потоков.

Из телефаксной сети связи поступают бумажные сообщения, которые после сканирования вводятся в компьютер. Таким же образом в офисе могут быть введены в компьютер после сканирования бумажные документы. Речевые сообщения любого вида вводятся или выводятся из компьютера посредством специального речевого преобразователя. Через средства локальной сети или глобальной сети электронные сообщения вводятся или выводятся из компьютера с помощью сетевых адаптеров (сетевых карт) или модемов.

Компьютер в офисе становится интегрирующим устройством, которое позволяет объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку (рис. 3.5).

Телефон Бумажные документы Речь и видеокомпьютеры, которые обладают способностью работать с мультимедийными средами, т.е. с информацией комплексного вида (от текста и речи до статических и динамических изображений).

Для завершения работы с документами в офисе может быть установлено компактное наборное и печатающее оборудование с возможностями брошюровки и переплета. В этом случае прямо в офисе можно получать законченную печатную продукцию - высококачественные брошюры и альбомы, книги, отчеты и т.п.

Электронная почта. Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров. Ее возможности обеспечивают возможность передачи как коротких алфавитно-цифровых сообщений, так и деловых документов, графиков и таблиц, рисунков, картин и фотографий, газет и журналов, речевых сообщений в электронной форме.

Отправитель сообщения использует специальную программу электронной почты и создает специальным образом отформатированный файл своего сообщения. Это сообщение можно видоизменять, пользуясь специальным редактором электронной почты. В процессе подготовки сообщения в него включается один (или несколько) адрес получателя сообщения. Поскольку получатель может отсутствовать или он может заниматься важной работой и не хочет отвлекаться, то сообщение направляется в специальный электронный почтовый ящик, создаваемый на основе компьютера - почтового сервера. Получив сообщение, сервер помещает в почтовые ящики адресатов метки о том, что в их адреса получено сообщение. Потенциальный адресат, приступив к работе на своем компьютере, просматривает свой "электронный почтовый ящик". Если сообщения поступили, то он запускает свою программу электронной почты и переписывает полученные сообщения на жесткий диск своего компьютера.

Таким образом, электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой подготовки, сбора и передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которые включены компьютеры.

Особенности электронной почты:

• массовая услуга пересылки документальных сообщений на безбумажной основе;

• очень быстрая, практически мгновенная передача сообщения на любые расстояния;

• защищенность корреспонденции, определяемая тем, что "электронный почтовый ящик" менее доступен, чем обычный, и тем, что сообщения могут быть зашифрованы по взаимной договоренности отправителя и получателя сообщений в системе электронной почты;

• независимость от времени, ибо не требуется присутствие на месте получателя, как это, например, необходимо при передаче телефонных сообщений;

• возможность отправления сообщения одновременно нескольким адресатам, что существенно облегчает подготовку исходной информации, особенно снижая затраты на ее "упаковку".

Электронная почта, поглощая все возможности почты и телеграфа, отчасти факсимильной связи, предоставляет благодаря своему быстродействию совершенно новые информационные услуги, в том числе услуги по проведению коллективных телеконференций.

Электронные конференции организуются по различным темам на основе создания коллективных файлов общего доступа. В эти файлы участники телеконференции вносят информацию, с их точки зрения представляющую интерес для других пользователей (некоторого неформального коллектива), или пользователи считывают информацию, введенную другими пользователями. Таким образом, осуществляется распределенное во времени информационное общение между членами этого коллектива, а в рамках этого общения обсуждаются различные проблемы. Электронные конференции пригодны не только для научно-технических коммуникаций, но и для деловых, организационных совещаний.

Важной особенностью телеконференций является их асинхронность, совершенно свободный и добровольный характер взаимодействия участников. При этом следует подчеркнуть, что телеконференции по электронной почте - это общение через написанные тексты. Формальный вербальный язык и фиксация всех сообщений в системе телеконференций обеспечивают и строгую документальную основу общения, и учет интересов общающихся людей.

Система информационного обмена "телекс". Эта информационная система позволяет подготавливать и автоматически пересылать огромные потоки информации различным абонентам. В данной системе подготовки текстов с помощью терминалов, оборудованных высококачественными дисплеями, массив передаваемой информации запоминается в памяти системы. Затем через специальную аппаратуру передачи данных подготовленный массив пересылается абоненту или принимается от него.

3.1.3. Телевизионные системы и видеоконференции

Телевидение вошло в повседневную жизнь как "видение на расстоянии" и стало массовым явлением. Идеи построения телевизора путем преобразования элементов изображения в последовательность электрических сигналов (анализ изображения) с последующей передачей их по каналам связи в пункт приема, где осуществляется обратное преобразование (синтез изображения) из "точек” в движущуюся картину, были выдвинуты в конце XIX в. португальским ученым А. Ди Пайва и российским ученым П.Н. Бахметьевым. Разработка практических решений и начало использования телевидения связаны с именами В.К. Зворыкина и Ф. Франсуорта (США). Регулярное телевещание в нашей стране началось в 1939 г.

Телевидение широко используется в качестве системы массовой информации и поставляет своим многочисленным пользователям политическую, культурную, познавательную, учебную и экономическую информацию. Даже обычное эфирное вещание и раскрытие картины жизни стран мира представляют большую ценность для деловой жизни стран планеты и открывают перед ними колоссальные возможности. Сообщения о катастрофах и землетрясениях, войнах и эпидемиях, политических переворотах и болезнях лидеров мгновенно отзываются на фондовых биржах, переговорах, сделках. Но к этой информации можно еще добавить массу подробностей и фактов, провести анализ и дать прогноз последствий, раскрыть статистику влияния различных факторов на деловую жизнь и многое другое.

Телевидение все шире входит в экономику и предпринимательство и используется для различных производственных целей, например охранного слежения и идентификации. Оно обладает большими возможностями и огромным потенциалом развития. Следующий этап развития - интерактивное телевидение на основе цифровых телевизионных технологий.

В человеческом обществе объединение людей в некоторый коллектив при решении сложных задач всегда ведет к синергическим эффектам, поэтому для общения и его развития создаются все более совершенные системы. Конечно, технические системы не заменят неформального человеческого общения, однако они позволяют создать эффект присутствия и активизации творческой деятельности.

Несомненно, телефон как средство общения был и остается замечательным средством. Видеофон или видеотелефон - следующий этап, когда добавляются возможности не только речевого, но и визуального, невербального общения. Появление компьютеров и средств телеобработки информации создало условия общения через совместный труд по обработке информации при совместном проектировании и моделировании. Пересылая друг другу персональные сообщения и модифицируя общие массивы данных, участники, например, совместного проекта целенаправленно и эффективно общаются между собой. Несомненно, что электронная почта и факсимильная связь также вносят свой вклад в развитие средств общения.

Сочетание уже известных и новых методов общения в современных технических системах позволяет по-новому поставить вопрос общения, создавая атмосферу, близкую к реальности.

Видеоконференции представляют собой одну из новейших информационных технологий организации дистанционного визуального группового общения, проведения совещаний, обучения. Такая технология делает возможным одновременное общение множества лиц, разделенных стенами учреждений и расстояниями, позволяя не только видеть, слышать друг друга и создавать эффект присутствия в аудитории, но и одновременно передавать различные виды информации (таблицы, графики, карты, тексты, слайды, движущиеся видеоизображения), сопровождая обсуждение специальных вопросов необходимыми вычислениями с помощью компьютеров и используя информацию, хранящуюся в различных базах данных. При этом могут быть организованы специальные видеопередачи участникам конференций из мест, где происходят информационно насыщенные действия: экономические форумы и симпозиумы, обсуждения проектных решений и многое другое.

Удобство нахождения и плотная информационная насыщенность происходящего, возможность в любой момент вмешаться в ход происходящего или высказаться по мотивам голосования, несомненно, активизируют творческую деятельность участников, давая эффект, близкий к эффекту участия в реальной конференции.

Видеоконференции на основе телеконференц-связи должны обеспечить иллюзию присутствия в неком "виртуальном дискуссионном пространстве” для множества лиц, участвующих в обсуждении. Для этого необходимо объединить в интегральный комплекс телевизионные видеокамеры, видеомагнитофоны, передающие видеокамеры на месте событий, аппаратуру передачи данных, модемы, компьютеры, графические и аналого-цифровые дисплеи, акустическую аппаратуру, а также много свежей и крайне интересной информации. Именно интересная, актуальная, с большим последействием информация "привяжет” участников конференции к теме и создаст настрой эффекта присутствия.

Таким образом, можно отметить следующие возможности видеоконференций:

• оперативное оповещение и быстрый сбор участников, поскольку аппаратура видеоконференций используется многочисленными конференциями и должна быть всегда готовой к работе;

• коллективное использование как основа для экономической целесообразности данного направления информационного общения;

• отсутствие жестких ограничений на число присутствующих: всегда есть возможность подключить громадное число участников в ранге “однонаправленного участия", т.е. имеющих возможность участвовать без права говорить и что-то демонстрировать самим;

• перспектива создания в будущем объемных голографических “дискуссионных пространств" и “виртуальной реальности" для всех участников видеоконференций.

В целом следует отметить интеграционный характер информационных средств видеоконференции. Они, по существу, представляют собой комплексный набор информационных услуг, обеспечивающий направленное переключение (коммутацию) участников с одновременной передачей и обработкой для них интегральных потоков речевой, текстовой, графической и видеоинформации.

Технологии видеоконференций развиваются по пути использования существующих частных и общедоступных информационно-вычислительных сетей и сетей передачи данных. Для передачи по таким сетям аудио- и видеоинформации применяются специальные методы кодирования и декодирования, сжатия и расширения информации, которые при современных скоростях передачи информации обеспечивают высокое качество передачи и воспроизведения аудио-и видеоинформации в реальном масштабе времени. Цифровой характер представления всех видов информации и возможность их мультиплексирования для передачи в одном тракте позволяют интегрировать в единое целое и использовать при проведении деловых совещаний и дистанционном обучении многие новейшие технологии представления и обработки информации.

Информационная интеграция позволяет объединить технологии видеоконференций с технологиями мультимедиа, что дает практически необозримые возможности. Технологии мультимедиа и видеоконференций многое сближает: сочетание аудио- и видеосигналов, машинной графики, текста и других л/едмя-средств. В этом смысле видеоконференции можно рассматривать как одно из направлений мультимедиа. Вместе с тем технология мультимедиа, используемая в компьютерных сетях, становится основой для видеоконференций другого типа - мультимедиа-конференций (Multimedia Conferencing). Активно ведутся работы по созданию "пространств информационной среды взаимодействия" (Media Spaces) для группового видеовзаимодействия по каналам связи специалистов, размещенных на удалении в различных зданиях и даже странах.

Виртуальное пространство информационной среды взаимодействия образуется за счет комплексного объединения и использования пространственно-временных и объемных эффектов видео-, аудио- и компьютерного оборудования. Поскольку работа или деловое общение есть социальный процесс, то условия совместной деятельности очень важны. Следует разумно объединять людей, "расширяя" границы кабинетов и залов и вводя иных участников общего дела в совместную работу. Виртуальное пространство среды информационного взаимодействия обеспечивает непрерывное диалоговое рабочее общение специалистов в процессе совместно решаемой задачи, а также дружеское социальное общение и взаимодействие в период сотрудничества.

Иллюзия эффекта присутствия в данном случае помогает уточнить неявно стоящие задачи, облегчить формализацию "смутных идей" и обеспечить теплоту человеческих отношений при виртуальном общении. Влияние видеоконференций на международный бизнес и предпринимательство в условиях открытой экономики повышается по мере развития средств этой технологии.

3.2. Электронный документооборот в современном бизнесе

Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумажек определяет потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также для регламентации воздействия этих решений на производственные процессы. В результате перемещение бумажек задает маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений. При этом как бы "за кадром" оставались сами решения и технология их порождения: основная творческая переработка небольших потоков информации проводилась человеком и "проявлялась" в виде бумажек.

Многие, наверное, обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. В то же время быстро подготовить документ - не значит занести его текст в компьютер со скоростью 200 знаков в минуту. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информации, многократные и многосторонние обмены ею между исполнителями, контрольные операции, компоновку, согласование и утверждение результирующих документов.

Проблема компьютеризированного беспорядка всюду осознана, но мало где решена по-настоящему. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi, 15 % бумажных документов безвозвратно теряются и для их поиска сотрудники тратят до 30 % всего рабочего времени. А при переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается на 25 - 50 %. Следовательно, внедряя информационные технологии, любая организация не просто отдает дань моде, а стремится к повышению эффективности труда своих сотрудников и компании в целом.

3.2.1. Документационное обеспечение управления

Автоматизация документооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. Документооборот: что это такое и почему мы о нем говорим? Прежде всего надо определиться с дефинициями, входящими в это понятие.

Основное понятие рассматриваемой области - несомненно, док\>-мент. Этот термин появился в России в XVI в. (лат. documentum -доказательство). Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документа как "зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" зафиксировано следующее определение: "Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив". Сущность документационного обеспечения управления (ДОУ), объединяющего процессы документирования и организации работы с документами, отражена на рис. 3.6.

Документационное обеспечение управления

Создание Технологии обработки — Согласование Оформление ^г Л Регистрация Изготовление Контроль исполнения Рис. 3.6. Состав документационного обеспечения управления 97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов" определяет делопроизводство как "комплекс мероприятий по обес-

печению документационного обеспечения управления предприятия или организации, систематизация архивного хранения документов, обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов”.

Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управления. Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление и изготовление. К организации работы с документами относят технологии обработки документов, согласование, регистрацию и контроль их исполнения.

Разделяют три основные формы организации работы с документами: централизованную, децентрализованную и смешанную.

К централизованной форме относится обработка всей документации, подлежащей централизованной регистрации. За обеспечение централизованного документооборота отвечает, как правило, специальное подразделение, а все структурные единицы работают по единым утвержденным правилам. Эта форма требует комплексной автоматизации всех документальных операций.

При децентрализованной форме правила и методики, сформулированные в центральном аппарате, в самостоятельных структурных единицах могут быть изменены в соответствии с характером деятельности или сложившимися традициями.

Смешанная форма работы с документами используется в крупных учреждениях и организациях со сложной структурой. Как правило, такая форма проведения документальных операций используется при больших объемах документооборота.

Выделяют три основных потока документов (рис. 3.7):

• входящие документы, поступившие от внешних адресатов и обрабатываемые структурными подразделениями организации;

• исходящие документы, выпускаемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;

• внутренние документы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы (например, приказы, инструкции, справки).

Каждый документ включает в себя два компонента:

• информационный (текст, отражающий основное содержание) -пользователями документа являются руководители и исполнители, непосредственно ведущие работу с документом;

• технологический (отметки о прохождении документа) - пользователями документа являются делопроизводители и секретари.

Основные потоки документов

значит приводить к успеху других, приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

В середине 1990-х гг. в связи с распространением компьютерных технологий и ростом количества электронных документов возник спрос на полнофункциональные универсальные системы, которые настраивались бы на решение любых задач. Но в этот же период времени поставщики операционных систем и традиционных офисных приложений стали включать в свои продукты типовые функции документоориентированных систем: версионность, выписка-возврат документов и пр. Многие пользователи стали задаваться вопросом: "Зачем покупать систему управления документами, когда все и так есть в самой операционной системе, например в Windows?" Вот именно этот сакраментальный вопрос и стал камнем преткновения, вызвав задержку широкого внедрения столь необходимых систем управления электронными документами.

Безусловно, можно работать и без развитой системы управления электронными документами (СУЭД). Такой вариант приведен на рис. 3.9. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, применяется общеизвестная программа Microsoft Outlook. С ее помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

1. Разнесенность классификаторов и словарей. Поскольку в подобной структуре нет единого базового компонента, структурные подразделения организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.

2. Отсутствие автоматизированных корпоративных справочников. Ввиду того что MS Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подключения каких-либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации. Единственное, что можно сделать, - это распространить одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

либо таблицы или списки, не обрабатываемые автоматизированными системами.

4. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Однако это не самое лучшее решение - документ (особенно при согласовании) должен обходить сотрудников по цепочке, определяемой регламентами, принятыми в организации.

5. Затруднено проведение контроля за исполнением. Едва ли доступной операцией становится автоматизированный контроль за своевременным исполнением документа, если речь идет только о пересылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную.

6. Затруднен мониторинг версионности документа, сложен процесс согласования. При подобной схеме работы у каждого исполнителя в цепочке может создаваться "своя" версия документа. Даже если все версии собрать воедино, разобраться в сформированном хаосе будет очень сложно.

7. Невозмоэюность автоматизированного поиска документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

Производители систем управления документами быстро поняли тенденции рынка, и у продуктов появились дополнительные возможности: коллективная работа, управление потоками данных (workflow), работа с образами документов, интеграция с системами OCR, электронной почтой, Интернетом. Системы управления документами стали тесно срастаться с системами управления знаниями.

Сегодня крупным организациям, учреждениям, предприятиям нужны мощные современные интеллектуальные системы, которые в то же время должны быть как можно менее заметны. Развитие внутренних и внешних бизнес-отношений ведет к тому, что системы управления документами и знаниями скоро станут необходимыми и обязательными для любой крупной и средней организации.

В этой связи более целесообразной организацией документооборота представляется схема, приведенная на рис. 3.10.

Образы I Управление Г Электронные ^ документов J делами

^___) I документы средство коллективной работы сотрудников предприятия (организации) с корпоративными территориально распределенными информационными ресурсами на основе применения Web-технологий.

Как показала практика, внедрение систем управления электронными документами и переход к полноценному электронному документообороту позволяют обеспечить следующие результаты:

• сокращение времени обработки документов на 75%;

• рост производительности труда персонала функциональных подразделений на 20 - 25%;

• повышение качества бизнес-процессов;

• улучшение исполнительской дисциплины;

• рост уровня информационной безопасности;

• возможность перехода к применению электронной цифровой подписи;

• надежное взаимодействие между рабочими группами;

• переход к использованию единой базы знаний организации.

Достижение перечисленных показателей создаст безусловные предпосылки повышения эффективности деятельности организации в целом.

3.2.3. Функциональность и архитектура системы

Функциональность компьютерной системы - это набор функций, который в совокупности определяет ее реальное назначение. В частности, современная система управления документами должна обеспечивать все библиотечные сервисы (рис. 3.12).

\. Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под специфику организации.

2. Выписка и возврат документов. Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к СУЭД, но они могут отвечать за разработку и согласование документов. При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.

3. Создание и редактирование документов.

4. Версионность и управление версиями. В ходе работы над документом возникает необходимость вернуться к предыдущей версии, поэтому полезно ее хранить.

5. История работы с документами для учета обращения к документам и ведения статистики работы, а также подготовки сводных отчетов.

6. Поиск как по атрибутам документа (полям карточки), так и по тексту (содержанию).

7. Маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения документов и поручений, а также поддержка работы с электронными документами различных форматов. Для обеспечения системы разграничения доступа к документам нужно реализовать управление группами пользователей, ролями и т.д.

8. Интеграция с электронной почтой предполагает возможность сохранения в архиве почтовых сообщений и прикрепленных файлов, отправку документов по почте. Адекватная замена бумажного документооборота возможна только при наличии средств работы со сканированными изображениями документов.

представительства организаций, не прибегая к существенным дополнительным трудозатратам. Это делается не только для того, чтобы клиенты получили комплексное решение, но главным образом для предоставления возможности создания систем корпоративного взаимодействия на базе электронного документооборота с использованием Интернета и Интранета. Внедрение развитой системы управления электронными документами позволит обеспечить сопровождение целого ряда основных бизнес-процессов в современной организации (рис. 3.13).

процессов организации Развитие СУЭД за счет включения в работу дополнительных модулей позволит расширить ее возможности, обеспечивая следующие процессы:

• учет и хранение договоров;

• обработку заявок сотрудников;

• подготовку совещаний;

• формирование сводных планов и отчетов;

• планирование мероприятий;

• идентификацию и аутентификацию пользователей;

• поддержку электронной цифровой подписи.

В аспекте централизации информации система управления электронными документами может содержать несколько баз данных, объединяющих используемые сведения:

• нормативные и юридические документы;

• сканированные оригиналы документов (электронные образы);

• приказы, распоряжения, поручения;

• внутреннюю корреспонденцию и отчеты;

• переписку с клиентами и поставщиками;

• информацию от подразделений.

Блок общесистемных словарей должен содержать основные справочные сведения, которые используются сотрудниками организации. Общесистемные сервисы предназначены для хранения форм документов, а также обеспечения маршрутизации документов при

осуществлении документообмена. Функциональные подсистемы поддерживают основные процессы, протекающие в организации. Электронный архив позволяет сохранять документы для возможности ретроспективного обращения к ним.

В настоящее время рынок информационных технологий предлагает достаточно длинный ряд систем управления электронными документами. Некоторые из них приведены в табл. 3.1.

3.2.4. Электронный архив образов документов

Едва ли нужно убеждать кого-либо в необходимости хранения документов. Проблемы и технологии хранения документов неоднократно рассматривались различными авторами. Вопросам сохранности документов посвящена целая наука - архивоведение. Область распространения этой науки достаточно широка: архивы создаются на государственном, ведомственном, муниципальном уровнях, образуются архивы предприятий и организаций. Только благодаря архивам мы сегодня имеем возможность знакомиться с уникальными документами, хранящими сведения о "делах давно ушедших дней".

Да, архивы, безусловно, уникальны. Однако тот, кто пытался разыскать необходимую информацию даже в обыкновенной годовой подшивке газет, может поделиться опытом о весьма и весьма непростой задаче. Во-первых, сама подшивка (даже за один год) довольно объемна, а во-вторых - кто же позволит выносить архивные документы для спокойной, неторопливой работы с ними. Да и вообще, архивы - не то место, где работать могут все без исключения. Кроме того, архив бумажных документов даже в небольшой организации, постоянно пополняясь, растет довольно быстро, и поэтому рано или поздно возникает дефицит ресурсов хранения. Именно это на сегодняшний день является причиной существования запасников, в которых до сих пор находятся значительные объемы документов.

Действенную помощь в решении проблемы могут оказать информационные технологии. С их помощью организуются электронные архивы. Термин "электронный архив" не нов. Сегодня уже при-вычгіым стало понимание сотрудниками многих организаций и предприятий необходимости хранить версии электронных документов, которые циркулируют благодаря СУЭД или, как часто еще их именуют, системам электронного документооборота.

В данном случае вроде бы все понятно: создаем электронный документ и наряду с отправкой адресату сохраняем его конечную версию (а можно и все промежуточные) в базе данных. В системах электронного документооборота возможно при необходимости и при наличии разрешенного доступа к базе просмотреть документ и использовать нужные данные в последующей работе.

Вот теперь следует вспомнить о еще одном аспекте работы с документами. Увы, еще не везде в нашем обществе достаточно развиты электронные коммуникации, не все организации используют в своей работе системы электронного документооборота, да и расцвет самого электронного документооборота в нашем государстве, судя по всему, еще впереди. Недаром в Федеральной целевой программе "Электронная Россия" одним из направлений предусмотрено развитие именно электронного документооборота. А пока еще значительны потоки циркулирующих бумажных документов, которые приходят в организации в единственном экземпляре, но пользоваться ими в повседневной деятельности приходится многим сотрудникам. В качестве примеров подобных документов можно привести следующие:

• договоры;

• проекты;

• нормативные и законодательные акты;

• картотеки различного типа;

• формуляры:

• архивные документы, папки;

• книги, журналы;

• чертежи, техническую документацию;

• рисунки и карты;

• входящую почту;

• микрофотоносители.

Что в этом случае делать? Организовывать очередь пользователей документов? Хорошо, если желающих поработать с такими документами окажется немного. А если организация велика и спрос на документ достаточно высок?

Выходом из этой ситуации может служить создание электронного архива образов документов, позволяющее предприятию перейти к современным технологиям хранения и использования документации, обеспечить оперативный поиск, надежное хранение документальных данных и оперативную доступность каждого архивного и входящего документа. После формирования такого электронного архива работа персонала с документами будет осуществляться не с бумажными документами, а с их электронными копиями. Последовательность этапов создания электронного архива приведена на рис. 3.15.

приложениями. Успешная интеграция и развитие инфраструктуры обеспечат возможность работы с хранимыми документами в уже привычных программных средах, что сократит время внедрения и снизит дискомфорт персонала, достаточно часто сопровождающий внедрение новых технологий.

Непосредственное формирование содержательной части архива проводится на этапе наполнения, где осуществляются сканирование и индексация актуальной части существующего архива. Именно на этом этапе выполняется перевод документов в электронную форму на основе распознавания сканированных текстов. Оцифрованная информация после этого уже может обрабатываться программными средствами, а индексация полей документов обеспечит возможность проведения последующего поиска необходимых данных. Правильность отбора данных для индексации позволит в дальнейшем сократить время поиска.

Этап внедрения включает в себя стадии запуска комплекса и обучения персонала порядку работы с системой.

Немаловажное значение имеет этап сопровождения, на котором осуществляются поддержка и сервисное обслуживание электронного архива. Качество работы системы напрямую зависит от уровня подготовки обслуживающего персонала, поэтому к обслуживанию электронного архива должны привлекаться специально обученные специалисты.

Структура программно-аппаратного комплекса предприятия с использованием электронного архива приведена на рис. 3.16. Пользователи в процессе работы применяют различные приложения, обеспечивающие обработку информации в соответствии с функциональными задачами сотрудников предприятия. Помимо работы с текущей информацией очень часто возникает необходимость обращения к ретроспективным документам, которые хранятся в архиве. Электронный архив обеспечивает связь с рабочими приложениями посредством интерфейса доступа, интегрирующего архив с информационной системой предприятия.

Начальное наполнение электронного архива проводится в процессе выполнения так называемого залпового ввода, который осуществляется сразу после оснащения предприятия рассматриваемой системой.

аппаратного комплекса предприятия В связи с тем, что электронные архивы устанавливаются намного позже начала деятельности предприятий, существует значительный объем накопившихся бумажных документов. Особенно это характерно для регистрационных, информационных или учетных организаций.

В интересах сокращения сроков оцифровки существующих массивов представляется целесообразным привлечение ресурсов сторонней организации, специализирующейся на создании электронных архивов. Такое решение продиктовано еще и тем, что дорогостоящая аппаратура, предназначенная для оцифровки больших массивов документов, используется один раз, только при первичном наполнении архива, и в последующем предприятию не нужна. Это, например, относится к универсальным "книжным" сканерам, скоростным промышленным сканерам, комплексам высококачественного сканирования, которые могут использоваться для сокращения сроков подготовки архива. Важно также, что организация получает готовый электронный архив без передачи документов, а это имеет особое значение при наличии в массивах документов ограниченного доступа.

Процесс текущего ввода документов (рис. 3.17) предназначается для расширения электронного архива в повседневной работе. Правильная организация работы с документами при расширении созданного электронного архива осуществляется обученными сотрудниками предприятия.

Документы

(входящие, исходящие, внутренние)

р. Документы

С> ^по

назначению

то часть информации, а также использование системных переменных, которые будут автоматически заносить информацию в индексные поля (дата ввода документа, идентификатор оператора и т.д.).

Хранилище данных электронного архива может быть организовано на основе оптимальной комбинации технологий хранения, базирующихся на применении RAID (Redundant Array of Independent Disks -дисковые массивы), ленточных накопителей, использовании различных (в зависимости от потребностей) компакт-дисков (CD, DVD, МО).

Мировой рынок систем управления документами увеличивается в среднем на 20 - 30% в год и составляет десятки миллиардов долларов, поскольку 80% всей информации продолжает храниться на бумажных носителях. Традиционный архив занимает много места, необходимого для картотек, папок, светокопировальных устройств и тому подобных атрибутов. Кроме того, требуются значительные трудозатраты для сортировки, регистрации и поиска документов, а также для возврата их в архив. К сожалению, далеко не все организации и предприятия могут похвастаться безупречно налаженной работой с документами. При отсутствии должной регламентации нередки случаи задержек в получении необходимых сведений из-за того, что документ нужно сначала найти. В худшем случае сотрудник может даже не получить необходимую информацию, потому что нужную папку взял кто-то другой или документ был положен не на свое место после последнего возвращения. В таких ситуациях особенно проявляются достоинства электронного архива:

• компактность;

• высокая скорость доступа к архивной информации (документ загружается на экран монитора в течение нескольких секунд);

• эффективная маршрутизация документов;

• архивация для всех потребителей и приложений в одной среде;

• возможность параллельной работы с документом нескольких пользователей;

• способность системы отслеживать все изменения, внесенные в документ, и хранить полную историю редакторских правок.

Никто не оспаривает безусловного права на существование традиционных архивов. Однако чрезвычайно высокая скорость развития информационных технологий, адекватно сопровождающая тенденции роста уровня информатизации общества и бизнеса, заставляет задуматься о будущем.

3.3. Системы хранения информации

По оценкам специалистов, объем информации удваивается каждые 6 лет за счет глобализации и интеграции экономики, использования интернет-технологий и электронной коммерции. В связи с этим системы хранения данных - один из наиболее быстро развивающихся секторов индустрии информационных технологий. На сегодняшний день человечество накопило около 12 эксабайт информации, и аналитики утверждают, что в ближайшие 2-3 года этот объем удвоится. Но положить информацию в хранилище очень легко, значительно больше времени тратится на ее структуризацию и поиск. Поэтому такое большое значение имеют системы управления хранением информации.

К основным принципам, используемым при создании хранилищ данных, следует отнести централизацию процедур резервирования, миграции, экспорта и распространения информации, а также эффективность управления правами доступа. Выбор тех или иных компонентов при создании хранилищ осуществляется исходя из следующих измеряемых параметров:

• стоимости единицы хранения;

• надежности;

• возможности прямого доступа к данным;

• времени доступа;

• скорости передачи данных.

В современных информационных системах хранилища корпоративных данных строятся на основе трех наиболее распространенных концепций: DAS, SAN и NAS.

3.3.1. Концепция DAS

DAS {Direct-Attached Storage) - устройство внешней памяти, напрямую подсоединенное к основному компьютеру и используемое только им. Простейший пример DAS - встроенный жесткий диск.

Для связи хоста с внешней памятью в типовой конфигурации DAS применяется формат SCSI, команды которого позволяют выделить определенный блок данных на специфицированном диске или смонтировать определенный картридж в ленточной библиотеке. В качестве среды передачи по протоколу SCSI используются наиболее современные версии технологии Parallel SCSI или высокоскоростная технология Fibre Channel.

Конфигурация DAS приемлема для применений, нетребовательных к объемам, производительности и надежности систем хранения. DAS не обеспечивает возможности совместного использования емкости хранения разными хостами и тем более возможности разделения данных. Установка изолированных устройств хранения - более дешевый вариант по сравнению с сетевыми конфигурациями, однако, если иметь в виду большие организации, этот тип инфраструктуры хранения нельзя считать оптимальным. Много DAS-подключений означает разрозненные и разбросанные по всей компании островки внешней памяти, избытки которой не могут использоваться другими хост-компьютерами, что приводит к неэффективной трате емкости хранения в целом. Кроме того, при такой организации хранения нет никакой возможности создать единую точку управления внешней памятью, что неизбежно усложняет процессы резервирования и восстановления данных, а также создает серьезную проблему защиты информации. В итоге общая стоимость владения подобной системой хранения может оказаться значительно выше, чем более сложная на первый взгляд и изначально более дорогая сетевая конфигурация.

3.3.2. Концепция SAN

SAN 0Storage Area Network) - высокопроизводительная информационная сеть, которая логически соединяет системы хранения и серверы. Топология SAN (оптическая коммутация и кольцо с арбитражной логикой) расширяет концепцию традиционных соединений сервер/система хранения и обеспечивает большую гибкость, производительность и надежность. SAN - первое решение, предоставляющее уверенность, что все системы могут иметь доступ ко всей информации корпорации в любое время. Идея SAN основана на формировании общего массива данных, подключенного непосредственно к серверам. Технология SAN предполагает создание специализированной оптоволоконной сети, настраиваемой под нужды и бюджет конкретного заказчика.

Говоря о системе хранения корпоративного уровня, мы имеем в виду сетевое хранение, например SAN (рис. 3.18), которая представляет собой выделенную сеть устройств хранения, позволяющую множеству серверов использовать совокупный ресурс внешней памяти без нагрузки на локальную сеть LAN.

2 Гбит/с. В отличие от традиционных сред передачи на базе SCSI, обеспечивающих подключение на расстояние не более чем 25 м, Fibre Channel позволяет работать на удалении до 100 км. Средой передачи в сети Fibre Channel могут служить как медный кабель, так и оптоволокно.

При построении сети хранения могут использоваться все допустимые топологии Fibre Channel: "точка-точка" - прямое подключение сервера к дисковому массиву, арбитражная петля (Arbitrated Loop, FC-AL), коммутируемое подключение (switched, FC-SW).

Технология Fibre Channel поддерживает блочный ввод-вывод по протоколу SCSI, при котором операции чтения-записи идентифицируют определенное устройство хранения (диск или ленту) и определенный блок на диске. Доступ к данным на уровне блоков, обеспечивающий возможность получать по запросу отдельные записи, а не целые файлы, а также оптимизация технологии Fibre Channel для высокопроизводительной и надежной передачи больших блоков с минимальными затратами делают сети хранения на базе Fibre Channel эффективной платформой для ответственных транзакционных приложений: серверов баз данных, хранилищ, ERP. Несомненно, выигрывают такие многопользовательские системы и от консолидации всех корпоративных ресурсов памяти в одном месте.

В сеть хранения могут подключаться дисковые массивы RAID, простые массивы дисков (так называемые Just a Bunch Of Disks, JBOD), ленточные или магнитооптические библиотеки для резервирования и архивирования данных. Основными компонентами для организации сети SAN помимо самих устройств хранения являются адаптеры для подключения серверов к сети Fibre Channel (Host Bus Adapter, HBA), сетевые устройства для поддержки той или иной топологии FC-сети и специализированный программный инструментарий для управления сетью хранения. Эти программные системы могут выполняться как на сервере общего назначения, так и на самих устройствах хранения, хотя иногда часть функций выносится на специализированный сервер для управления сетью хранения (SAN appliance).

Задача программного обеспечения для SAN - это прежде всего централизованное управление сетью хранения, включая конфигурирование, мониторинг, контроль и анализ компонентов сети. Одной из наиболее важных является функция управления доступом к дисковым массивам, если в SAN хранятся данные разнородных серверов. Сети хранения обеспечивают одновременный доступ множества серверов к множеству дисковых подсистем, привязывая каждый хост к определенным дискам на определенном дисковом массиве. Для разных операционных систем необходимо расслоение дискового массива на ’’логические области” (Logical Unit, LUN), которыми они будут пользоваться без возникновения конфликтов. Выделение логических областей может понадобиться и для организации доступа к одним и тем же данным для некоторого пула серверов, например серверов одной рабочей группы. За поддержку всех этих операций отвечают специальные программные модули.

Разработчики программного обеспечения для SAN предлагают также такие возможности, как удаленное зеркалирование данных в катастрофоустойчивых решениях, создание копий ("клонов”) и мгновенных виртуальных образов логических томов (snapshot). Клонирование позволяет независимо от основных использовать дополнительные копии логических томов, например, для резервного копирования. С этой же целью могут применяться создаваемые практически мгновенно и без физического копирования данных виртуальные образы логических томов, которые также удобны для распараллеливания работы нескольких серверов с одной и той же информацией.

Привлекательность сетей хранения объясняется теми преимуществами, которые они могут дать организациям, требовательным к эффективности работы с большими объемами данных. Выделенная сеть хранения разгружает основную (локальную или глобальную) сеть вычислительных серверов и клиентских рабочих станций, освобождая ее от потоков ввода-вывода данных. Этот фактор, а также высокоскоростная среда передачи, используемая для SAN, обеспечивают повышение производительности процессов обмена данными с внешними системами хранения. SAN означает консолидацию систем хранения, создание на разных носителях единого пула ресурсов, который будет разделяться всеми вычислительными мощностями, и в результате необходимую емкость внешней памяти можно будет обеспечить меньшим числом подсистем.

В SAN резервирование данных с дисковых подсистем на ленты происходит вне локальной сети и потому становится более производительным - одна ленточная библиотека может служить для резервирования данных с нескольких дисковых подсистем. Кроме того, при поддержке соответствующего ПО можно реализовать прямое резервирование в SAN без участия сервера, тем самым разгружая процессор. Возможность разнесения серверов и памяти на большие расстояния отвечает потребностям повышения надежности корпоративных хранилищ данных. Консолидированное хранение данных в SAN лучше масштабируется, поскольку позволяет наращивать емкость хранения независимо от серверов и без прерывания их работы. Нако-нец, SAN дает возможность централизованного управления единым пулом внешней памяти, что упрощает администрирование.

Безусловно, сети хранения - недешевое и непростое решение. Несмотря на то что все ведущие поставщики выпускают сегодня устройства для SAN на базе Fibre Channel, их совместимость не гарантируется, и выбор подходящего оборудования создает проблему для пользователей. Понадобятся дополнительные расходы на организацию выделенной сети и покупку управляющего программного обеспечения, и начальная стоимость SAN окажется выше организации хранения с помощью DAS, однако совокупная стоимость владения при этом может оказаться ниже, чем при использовании традиционных систем хранения.

3.3.3. Концепция NAS

Понятие NAS {Network Attached Storage) обозначает линейку сетевых серверов-хранилищ, подключаемую непосредственно к локальной или глобальной сети. Типичный NAS-сервер подключается непосредственно к пользовательской сети и делает доступным уже настроенное дисковое пространство, используя собственную интегрированную файловую систему и программное обеспечение для управления данными. Таким образом, NAS можно считать законченным решением в области хранения данных. NAS делает дисковое пространство доступным для пользователей напрямую, через корпоративную сеть.

В отличие от SAN, NAS - не сеть, а сетевое устройство хранения, точнее, выделенный файловый сервер с подсоединенной к нему дисковой подсистемой (рис. 3.19).

Иногда в конфигурацию NAS может входить оптическая или ленточная библиотека. NAS-устройство (NAS appliance) напрямую подключается в сеть и предоставляет хостам доступ к файлам на своей интегрированной подсистеме внешней памяти. Появление выделенных файловых серверов связано с разработкой в начале 1990-х гг. компанией Sun Microsystems сетевой файловой системы NFS, которая позволяла клиентским компьютерам в локальной сети использовать файлы на удаленном сервере. Затем у Microsoft появилась аналогичная система для среды Windows - Common Internet File System. Конфигурации NAS поддерживают обе эти системы, а также другие протоколы на базе IP, обеспечивая разделение файлов клиентскими приложениями.

устройство напоминает конфигурацию DAS, но принципиально отличается от нее тем, что обеспечивает доступ на уровне файлов, а не блоков данных, и позволяет всем приложениям в сети совместно использовать файлы на своих дисках. NAS специфицирует файл в файловой системе, сдвиг в этом файле (который представляется как последовательность байтов) и число байтов, которое необходимо прочитать или записать. Запрос к NAS-устройству не определяет том или сектор на диске, где находится файл. Задача операционной системы NAS-устройства - транслировать обращение к конкретному файлу в запрос на уровне блоков данных. Файловый доступ и возможность разделения информации удобны для приложений, которые должны обслуживать множество пользователей одновременно, но не требуют загрузки очень больших объемов данных по каждому запросу. В связи с этим обычной практикой становится использование NAS для интернет-приложений, Web-служб или систем автоматизированного проектирования, в которых над одним проектом работают сотни специалистов.

Вариант NAS достаточно прост в установке и управлении. В отличие от сети хранения установка NAS-устройства не требует специ-ального планирования и затрат на дополнительное управляющее программное обеспечение - достаточно просто подключить файловый сервер в локальную сеть. NAS освобождает серверы в сети от задач управления хранением, но не разгружает сетевой трафик, поскольку обмен данными между серверами общего назначения и NAS идет по той же локальной сети. NAS-устройство позволяет сконфигурировать одну файловую систему или несколько, каждой из которых отводится определенный набор томов на диске. Всем пользователям одной и той же файловой системы по требованию выделяется некоторое дисковое пространство.

Таким образом, NAS обеспечивает более эффективные по сравнению с DAS организацию и использование ресурсов памяти, поскольку подключенная напрямую подсистема хранения обслуживает только один вычислительный ресурс, и может случиться так, что у одного сервера в локальной сети будет слишком много внешней памяти, в то время как другой испытывает нехватку пространства на дисках.

NAS в общем случае - менее производительная конфигурация, чем SAN, так как сети хранения используют выделенные соединения Fibre Channel со скоростью до 2 Гбит/с, а типичная среда передачи данных для NAS базируется на Ethernet с присущими этой технологии ограничениями.

Надо отметить, что специализированные NAS-устройства появились позже, чем базовые для NAS протоколы NFS и CIFS, которые поддерживаются сегодня большинством клиентских и серверных систем. Поэтому теоретически NAS можно сделать "своими руками", подключив в сеть сервер с поддержкой NFS и подсоединив к нему дисковую подсистему.

NAS-устройства не являются полноценными серверами, они выполняют одну специализированную задачу - диспетчеризацию файлов - и ни для каких других целей не применимы. Несомненным плюсом NAS-устройств является то, что они обеспечивают доступ к файлам даже при отключенном основном сервере.

Один из самых частых вопросов, возникающих при обсуждении современных технологий хранения данных, - в чем отличие NAS от сетей хранения данных SAN. Сети хранилищ данных (SAN) и NAS, в сущности, решают одну и ту же задачу - организацию сетевого хранилища данных, но в них применяются разные методы (табл. 3.2).

Сравнение этих концептуальных решений показывает, что каждое из них имеет свои преимущества:

• решения NAS обеспечивают подключение к локальной сети в считанные минуты, образуя оптимизированное пространство для хранения данных, доступных напрямую через корпоративную сеть;

• решения SAN предоставляют практически неограниченный объем не оптимизированных ресурсов для хранения данных. Эти ресурсы подключаются напрямую к серверам с применением специализированной инфраструктуры, настраиваемой под нужды и бюджет конкретного заказчика.

Эти технологии дополняют друг друга, и довольно часто встречаются ситуации, когда они применяются вместе. По данным Gartner Dataquest, решения SAN доминируют над решениями NAS (рис. 3.20) с ежегодной тенденцией роста объемов внедрения этих решений примерно на 50%.

При учете затрат на системы хранения учитывались следующие компоненты: SAN (FC-switches и НВА-адаптеры), NAS (хранилища и NAS-контроллеры, без затрат на TCP/IP-инфраструктуру). Соотношение приблизительно 80% (SAN) к 20% (NAS) держится уже около двух лет.

NAS и SAN часто уже сосуществуют или должны быть одновременно реализованы в распределенной ИТ-инфраструктуре компании. Это неизбежно порождает проблемы управления и оптимального использования ресурсов хранения.

с;

I

s

с;

s

5

ф

А

ю

о одна из самых важных тенденций последнего времени.

3.3.4. Ленточные хранилища данных

Некоторые эксперты в области памяти и производители, традиционно занимающиеся дисковыми технологиями хранения, уже много лет пророчат вымирание ленты, однако рынок упорно доказывает их неправоту. Покупательский спрос на ленточные решения велик, и едва ли в ближайшем будущем здесь возможны перемены.

Устройства хранения данных на магнитных лентах обеспечивают надежное хранение резервных копий и архивирования данных, повышая тем самым безопасность имеющейся информационной инфраструктуры. Инновации в данной области обеспечивают постоянное увеличение емкости и производительности ее продуктов, а также сокращают стоимость хранения на лентах относительно других типов носителей.

В настоящее время спрос на стримерные решения несколько упал, что объясняется существенным снижением стоимости использования компакт-дисков, работа с которыми, помимо прочего, происходит бблее оперативно, чем с магнитной лентой, требующей перемотки при поиске нужного фрагмента. В то же время целесообразно рассмотреть современные подходы к использованию магнитных лент для хранения информации.

Магнитные ленты применяются в качестве носителя для резервных копий практически столько же, сколько существуют сами компьютеры. Однако объемы жестких дисков растут, а базы данных превращаются в гигантские хранилища информации, поэтому процесс записи на ленты усложняется, к тому же все труднее становится обеспечивать более высокую скорость записи. За истекшие десятилетия сменилось много форматов картриджей, и сейчас одновременно активно эксплуатируются сразу несколько их вариантов.

Linear Tape-Open (LTO). Этот формат разработан в 1997 г. совместно Hewlett-Packard, IBM и Seagate Storage Solutions (в настоящее время Certrance). Слово ’’открытый” в его названии означает широкую совместимость лент и лентопротяжных устройств (исторически сложилось, что ленты одного типа читаются устройством только этого же типа). В LTO используется линейная многоканальная запись по принципу серпантина (в прямом и обратном направлении) на полудюймовых лентах с магнитным сервомеханизмом для коррекции ошибок и выполнения аппаратного сжатия. Встроенная электроника обеспечивает сохранение и извлечение информации о характере использования и других сведений о картридже.

Digital Linear Tape (.DLT). Этот формат разработан корпорацией Digital Equipment в 1980-х гг. в порядке адаптации более старой технологии, предназначенной для мейнфреймов, при которой лента наматывалась на бобину. По информации, представленной на сайте , в мире проданы миллионы лентопротяжных устройств DLT и картриджей. Последняя разновидность технологии, SDLT320, предусматривает использование специальных серводорожек на обратной стороне ленты для выравнивания магнитных записывающих головок. Современные устройства SDLT могут считывать записи, сделанные с применением более ранней технологии DLT.

Advanced Intelligent Tape (AIT). Технология, разработанная в 1996 г. корпорацией Sony, обеспечивает запись методом спирального сканирования на 8-мм ленте, подобным тому, что используется в видеосистемах Ні-8. В кассетах АІТ плотность записи выше, а магнитная лента - уже. Они меньше, чем картриджи всех других типов, что позволяет создавать ленточные библиотеки, которые хранят больше данных и занимают меньше места. Кассеты АІТ оснащены микросхемой памяти, на которой записывается информация о формате и о размещении файлов. Благодаря этому запись на ленты АІТ выполняется быстрее, поиск файлов занимает вдвое меньше времени, чем с применением других технологий. Super AIT (SAIT-i) - практически то же самое, что и АІТ-3, однако в этой технологии используется полудюймовая лента, что обеспечивает емкость 500 Гбайт без сжатия.

?ХА. Эта оригинальная технология, разработанная компанией Есгіх, поддерживает считывание и запись данных пакетами. Она обеспечивает различную скорость. Скорость передачи данных может быть согласована со скоростью работы управляющего компьютера, поэтому в отличие от других устройств, действующих только с постоянной скоростью, ?ХА-устройство не должно останавливаться и ждать, если компьютер передает данные с более низкой скоростью. Это уменьшает износ ленты и лентопротяжек. Головки ?ХА считывают данные, записанные на любое место ленты, не просматривая дорожки от начала до конца.

Travan. В этой технологии используется линейная одноканальная запись на 0,25-дюймовую ленту. Емкость ее ниже, но оборудование дешевле, что делает ее оптимальной для удаленных офисов, небольших организаций и резервного копирования информации с индивидуальных рабочих станций.

Mammoth. Эта технология представлена в 1996 г. компанией Exabyte и ориентирована на серверы среднего уровня. В новейших устройствах Mammoth-2 используется метод многоканального спирального сканирования 8-мм ленты, поддерживается коррекция ошибок и сжатие ALDC.

Сегодня говорят о ленточных накопителях форматов SDLT, LTO-2 и S-АІТ как о перспективных решениях. Несмотря на усовершенствования в программных средствах для работы с устройствами SDLT, в последнее время растет число пользователей, приобретающих накопители LTO-2. Изделия стандарта LTO-2 выпускают и HP, и IBM, и Certance, тогда как накопители форматов DLT и SDLT поставляет только Quantum. В июле 2003 г. Quantum оснастила накопители SDLT ’’интеллектуальными" средствами самодиагностики. Специалисты полагают, что это будет способствовать увеличению объемов продаж. Кроме того, по словам представителей Quantum, компания планирует выпустить в ближайшее время еще по меньшей мере четыре версии устройств SDLT. При этом надо отметить, что

Quantum уже сейчас контролирует 31% рынка ленточных средств резервного копирования - больше, чем кто-либо из конкурентов. Хотя по состоянию на сегодняшний день LTO превосходит формат SDLT как по емкости, так и по производительности, аналитики утверждают, что неоспоримого лидера по этим параметрам все же нет. Вперед вырывается то одна, то другая ленточная технология, и решающее значение в определении потребительских предпочтений, возможно, будут иметь другие факторы. В декабре 2002 г. компания Sony Electronics, разработавшая формат S-AIT, представила на суд общественности накопитель емкостью 500 Гбайт с пропускной способностью 30 Мбайт/с. Видимо, S-AIT сохранит за собой лидерство на протяжении некоторого времени.

По стоимости изделия формата S-AIT тоже предпочтительнее продуктов конкурентов. Ленточный картридж формата S-A1T можно купить за 80 долл., тогда как цена картриджа LTO-2 составляет около 120 долл., SDLT - около 130 долл. Sony намеревается развивать и поддерживать стандарт S-AIT по меньшей мере в изделиях шестого поколения. Впрочем, формат S-AIT привлекает далеко не всех пользователей, поскольку, как и в случае с форматом SDLT, эти накопители выпускаются только одним производителем.

3.4. Правовые информационные системы

Успех в бизнесе сегодня затруднителен как без информационной, так и без правовой поддержки. Эта тенденция в ближайшем будущем едва ли претерпит серьезные изменения. Цивилизованный бизнес, развитие демократического общества требуют взвешенных, хорошо систематизированных и непротиворечивых законов. Принятие решения в государственной сфере, в сфере охраны правопорядка и окружающей среды также опирается на законодательную базу. Оперативное реагирование на динамично развивающуюся нормативную базу ориентировано в практической деятельности на использование передовых технологий, прежде всего достижений информатики. Сегодня специалисты в области юриспруденции и права должны эффективно и грамотно работать с прикладным программным обеспечением, владеть способами и методами поиска документов в компьютерных банках данных.

3.4.1. Правовые информационные технологии

Юридическая практика сопряжена со значительными объемами документооборота. Как внутренние, так и внешние источники требуют особого внимания к информационной поддержке правовой стороны бизнеса. Информационные системы, связанные с юридической поддержкой бизнеса и конкретной производственной деятельностью предприятия, помогают разобраться в потоке информации. К ним, в частности, относятся:

• информационно-поисковые справочные и консультационные юридические системы;

• документационные системы, отражающие отдельные стороны документооборота организации (по заключенным договорам и их движению, трудовым контрактам, организационно-распорядительным актам руководства организации и пр.);

• системы, отражающие текущую оперативную деятельность (аудиторские, криминалистические, социально-статистические и др.);

• идентификационные системы, а также подсистемы в комплексных информационных системах, ориентированные на конкретную прикладную сферу.

Значительный интерес к правовой информатике связан с объемами правовой базы и динамичностью ее развития, особенно в условиях перехода к рыночной экономике. Внедрение информационных технологий в различные сферы деятельности определяет специальные требования к структуре информации для обеспечения удобства работы с ней и облегчения ее поиска.

Существенную помощь в поиске оказывают автоматизированные системы. В качестве поисковых атрибутов могут быть использованы как типовые поисковые атрибуты, использовавшиеся для неавтоматизированного варианта поиска, так и специальные, возможность применения которых предоставляют именно компьютеризированные системы, что прежде всего связано с объемами обработки поисковой информации.

При наличии большого числа сведений или документов создаются фактографические информационно-поисковые системы и базы данных, а также базы знаний. Автоматизированные системы значительно сокращают время поиска, обеспечивают оперативность получения и обработки информации, ускоряют принятие управленческих решений.

3.4.2. Юридические информационные системы

В правовой сфере развит устойчивый интерес к информационнопоисковым системам. Это прежде всего фактографические системы по законодательным и нормативным актам. Как инструмент законотворчества представляют также интерес базы знаний.

Типовыми неавтоматизированными информационными системами являются библиотечные, промышленные, патентные каталоги, каталоги стандартов, словари, справочники, энциклопедии. Опыт работы с этими информационными объектами помогает при проведении аналогий. В этих системах в качестве поискового критерия используются поиск по индексу рубрики, лексикографический (алфавитный) поиск, поиск по ключевым словам в наименовании или в тексте документа.

Особенно следует отметить форму представления поисковой информации. Информация может быть представлена в виде адреса дальнейшего поиска (например, шифра в библиотеке), реферата, полномасштабного текста документа на экране, в виде твердой копии (после печати документа на принтере), видеообраза или звукового образа при использовании технологии мультимедиа.

Постоянно возрастающее количество правовых документов, динамизм их обновления, недостаточная согласованность отдельных правовых актов определяют потребность практического использования информационно-поисковых систем (ИПС). Можно выделить правовые ИПС по законодательству, по классификации правовых норм и прецедентов в отдельных приложениях (например, экономических, гражданских, уголовно-процессуальных) и др.

Особое место среди правовых ИПС отводится справочным системам по законодательным и основным распорядительным государственным актам. Учитывая количество таких актов, отдельные системы (при одинаковых принципах построения) имеют специализированные наполнения, которые ориентированы на определенную предметную область. Повышенным вниманием в последнее время пользуется финансовая, в частности банковская, сфера.

Законопослушный гражданин должен иметь возможность оперативно получать нормативные документы, осознавать правовые нормы и принимать их к выполнению. Спрос определил потребность в коммерческих компьютеризированных информационно-справочных юридических системах. Благодаря таким системам пользователь получает возможность быстро получить подробную информацию по интересующим его правовым вопросам.

На рынке программной продукции наиболее заметны следующие правовые ИПС: АРМ "Юрист" агентства Intralex, "Гарант", "Консуль-тант+", "Дело и право", "Кодекс".

К основным проблемам фирм-разработчиков юридических ИПС относятся получение своевременной, полной и достоверной исходной информации, а также доставка ее конечному пользователю.

Первая проблема решается различным образом. Некоторые фирмы ориентированы на прямые контакты с поставщиками нормативных актов, включая Администрацию Президента, Совет Федерации, Государственную Думу, Центральный банк, Министерство финансов и др. Рассматривались, в частности, проекты создания Единого информационного центра подготовки правовой информации. Конечному пользователю в принципе не важно, как получены нормативные акты фирмой, предоставляющей информационные услуги. В то же время ясно, что методы получения информации фирмой влияют на качество предоставляемых ею услуг. Возможность получения информации из первых рук, да еще в электронной форме намного снижает вероятность внесения ошибок, неточностей, опечаток в документы, а прямые устойчивые договорные отношения с законотворческими органами наряду с юридической компетентностью фирмы определяют полноту поступающей информации. Качество информации, поставляемой пользователям юридических ИПС, является условием благополучного существования на рынке. Особую роль играет получение достоверной региональной и отраслевой информации, так как зачастую источники перечисленной информации наиболее труднодоступны.

Что касается второй проблемы, то она тоже решается различным образом. Информация доставляется конечному пользователю на регулярной основе многими способами. Традиционный метод пополнения нормативной базы с помощью рассылки (передачи) дискет или компакт-дисков постепенно заменяют более прогрессивные технологии:

• подключение абонента к серверу в вычислительном центре поставщика информации по телефонным каналам и рассылка дополнений по запросам пользователя по телекоммуникационным каналам;

• реализация прямой модемной справочной службы с поиском информации в вычислительном центре поставщика информации и передача ее пользователю по телекоммуникационным каналам;

• передача информации по радио- и телевизионным каналам, включая использование возможностей системы Телетекст в текстовом и графическом виде.

Все это свидетельствует об активности фирм-разработчиков, занятых в этой нише.

Определим перечень основных требований к правовым информационным системам:

• высокий уровень достоверности нормативных актов и полноты нормативной базы;

• высокий уровень универсальности (обеспечение документальной поддержки по всем разделам российского законодательства);

• наличие развитого контекстного поиска наравне с атрибутивным;

• возможность формирования индивидуальных архивов, а также поддержки нормативной базы конкретной организации;

• использование современного дружественного интерфейса на базе популярных операционных систем;

• развитые средства доставки информации конечному пользователю;

• высокий уровень поддержки, в том числе консалтинга.

Юридическая справочно-информационная система - программный

комплекс, обеспечивающий пользователю поиск и ввод информации о нормативных актах, научно-практических комментариях к ним, о судебной, арбитражной и нотариальной практике применения по всем отраслям права Российской Федерации, типовых формах документов, бланков и других шаблонов, а также ведение делопроизводства.

В базы программных комплексов включаются официальные документы уполномоченных органов власти и управления РФ, которые устанавливают, изменяют или отменяют нормы права. Помимо этого в базы данных включаются неоднократно принимаемые нормативные акты, носящие преимущественно общий характер и направленные на регулирование определенного вида общественных отношений. Практически каждый подобный комплекс содержит две сопряженные между собой базы данных. Первая включает аннотированную информацию о принятых нормативных актах в виде картотеки, а также о практике их применения. Вторая база данных содержит полномасштабные тексты нормативных актов, документов, комментариев и т.п.

Как правило, развитые правовые информационные системы предоставляют возможность поиска необходимой информации в трех основных режимах.

1. Контекстный поиск. Предусматривает возможность поиска любых понятий, содержащихся в нормативном документе в любом логическом их сочетании между собой: в наборе документов, в отдельном документе или его фрагменте. Для этого все тексты документов, содержащихся в системе, проиндексированы на присутствие в них смыслообразующих слов, понятий и цифр.

2. Поиск нормативных материалов в режиме "картотеки". Для поиска используются следующие параметры:

• вид материала (нормативный акт, практика применения, комментарий и т.п.);

• раздел по классификатору отраслей законодательства;

• наименование (или контекст наименования) нормативного акта;

• орган, принявший нормативный акт;

• вид, дата (период) принятия, номер и источник публикации акта;

• ключевые слова, характеризующие акт, и др.

3. Комбинированный поиск информации. Сочетает в себе возможности и достоинства каждого из перечисленных способов поиска.

Комплексы строятся по принципу многооконных систем. В них реализуются гибкие алгоритмы работы со списками документов, предусматривающие возможность уточняющего поиска, просмотр последовательности карточек выбранных документов, табличный просмотр атрибутов списка.

Отметим следующие возможности юридических ИПС:

• ведение конечным пользователем собственной правовой базы или другой необходимой ему информации на различных уровнях: аннотаций, полнотекстовых документов, баз данных (без нарушения основной структуры баз данных комплекса);

• ведение учета, регистрации и поиска корреспонденции пользователя (делопроизводства);

• проведение юридической экспертизы созданного пользователем документа на предмет соответствия нормативным актам и практике их применения;

• протоколирование результатов запросов с уточнением запроса после получения промежуточного списка;

• анализ исторического среза каждого документа и практики его использования;

• гибкий и оперативный поиск документов даже в условиях дефицита информации о предмете поиска;

• пополнение информации в удобной для конечного пользователя форме и в приемлемые сроки;

• телекоммуникационный доступ к серверу агентства для сверхоперативного получения информации о вновь вышедших документах.

Дружественный интерфейс правовых комплексов не требует от пользователя специальных знаний компьютерной техники и юриспруденции. Системы постоянно совершенствуются для улучшения потребительских качеств (управления информацией, ее хранения и анализа) и способов доставки оперативной информации конечным пользователям.

3.5. Информационные системы управления персоналом

Управление персоналом (в западных компаниях принят термин "управление человеческими ресурсами" - Human Resource Management, HRM) - это замкнутый бизнес-процесс, являющийся составной частью общего процесса управления деятельностью организации или предприятия.

Управление персоналом (или хотя бы кадровый учет) организуется на каждом предприятии (будь то десять человек или десятки тысяч работников), хотя и с разной степенью развернутости. Обычно организации, численность персонала которого невелика (от 50 до 100 человек), ведут кадровый учет силами одного специально выделенного сотрудника-кадровика. Если количество работающих больше, создается отдел кадров или равное ему структурное подразделение. Достаточно крупные компании и производственные предприятия управляют персоналом через отдел (или службу) кадров. Малые организации (до 30 - 50 человек), полный коммерческий расцвет которых пока еще впереди, вынуждены взваливать эту непосильную ношу на хрупкие плечи либо секретаря, либо юрисконсульта, либо другого сотрудника, например офис-менеджера. При этом достаточно часто этот сотрудник небольшой компании, отвечающий за кадровый учет, параллельно выполняет и другие функции, которые обычно и являются основными.

3.5.1. Развитие кадрового менеджмента

Люди - главная ценность любой компании. Потенциал этого вида ресурсов практически неисчерпаем. Любая организация располагает и финансовыми, и материальными, и человеческими ресурсами, но именно персонал обеспечивает выполнение намеченных планов и достижение поставленных целей. В то же время человек - существо весьма чувствительное: и настроение может быть плохим, и самочувствие - не очень хорошим. Кто-то в сердцах скажет что-нибудь обидное или дверью хлопнет, кто-то сгоряча заявление об уходе на стол начальнику положит... Трудно с нами, людьми! Обращаться с нами нужно бережно, а управлять - умело. При этом необходимо учитывать все тонкости человеческого характера, а уж знать о каждом требуется так много, что и не удержать всего в голове даже самому квалифицированному кадровику.

Конечно, кадровые документы содержат всю необходимую информацию. Только вот в чем вопрос: а сколько их, кадровых документов? Если организация небольшая, то отыскать нужную информацию не очень сложно. А что делать кадровикам крупных организаций? В компаниях, насчитывающих сотни и тысячи работников, более или менее оперативно можно отыскать только информацию по какому-нибудь конкретному человеку - ведь есть же личная карточка. А что делать с формированием каких-либо сложных отчетов?

В наше время уже никого не требуется убеждать в том, что только современные технические средства справятся с такой достаточно трудной задачей. Кроме того, внедрение автоматизированной системы управления персоналом предоставляет дополнительные возможности руководству предприятия по анализу качества человеческих ресурсов, организационного построения и численности персонала.

Переход к рыночной экономике ознаменовал не только трансформацию хозяйственных отношений, но и изменил характер деятельности кадровых подразделений. Однако известно, что мгновенные изменения в природе и обществе практически невозможны, поэтому и управление человеческими ресурсами в организациях (или, как сейчас принято называть, кадровый менеджмент) тоже изменялось постепенно.

Специалисты выделяют три этапа в развитии российских органов кадрового менеджмента (рис. 3.21).

Расширенная учетная функция

I этап

(до 1993 г.)1994 гг.)административной функции, что было характерно, в частности, для банковского сектора в 1993 - 1994 гг. У кадровых служб появилась такая функция, как составление и ведение штатного расписания. В ведение кадровых служб перешли также отдельные программы социальной поддержки персонала.

Этап III - это собственно управление персоналом, которое охватывает обучение и развитие персонала, мотивацию, оценку, социальные программы, корпоративную культуру, структуру бизнес-процессов, учетную и административную функции.

Вполне понятно, что далеко не все кадровые органы развивались одинаково интенсивно, поэтому сотрудников этих служб, безусловно, интересует вопрос о месте их подразделений в приведенной схеме развития. Критерием оценки уровня развития органов кадрового менеджмента могут быть результаты ответов на три простых вопроса (рис. 3.22).

1. Управляет ли кадровая служба фондами оплаты труда и их мотивацией - как краткосрочной, так и долгосрочной?

2. Связана ли система оценки персонала непосредственно с мотивацией труда?

3. Действительно ли управляется социальная политика и корпоративная культура?

своевременная выработка обоснованных решений, определяющих требования к кадровому составу (в частности, какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей) на каждом конкретном интервале времени. Иными словами, управление персоналом должно изменять состояние самого персонала (его качество и количество) таким образом, чтобы он адекватно соответствовал возложенным на него функциям.

Понятно, что изменение характера экономики должно влиять и на специфику деятельности кадровых работников. Во многом это определяется отношением руководства предприятия к рассматриваемой проблеме. Не напрасно говорят о западном и социалистическом стилях управления персоналом. По отношению, которое наблюдается сегодня у руководства предприятия к проблеме управления персоналом, можно судить о его близости к западному (рыночному) или социалистическому стилю управления в целом (рис. 3.23). Так, например, для рыночного стиля характерно то, что директор по персоналу (или сотрудник, в функции которого входит управление персоналом) отвечает за формирование кадровой политики, согласованной с общей тенденцией развития предприятия, в то время как при социалистическом стиле кадровые органы представляют собой лишь "исполнительный" механизм, имеющий недостаточное значение в управлении.

В вопросах управления кадровым ростом рыночный стиль управления персоналом проявляется в том, что планирование карьеры организовано в виде системы, работающей на основе критериев и правил, известных каждому сотруднику компании, а планирование обучения увязано с производственными планами предприятия. В организациях с социалистическим стилем управления персоналом все в основном определяется решением непосредственного начальника.

результат деятельности всей организации, в то время как при социалистическом стиле этот аспект носит весьма субъективный характер, причем дифференциация в оплате труда специалистов одного должностного уровня практически отсутствует. К специфике функционирования кадровых органов можно отнести то, что этот вид деятельности должен быть гибким и динамичным в различные периоды жизненного цикла предприятия или организации. Характерно, что на разных этапах развития предприятия (рис. 3.24) функции службы персонала могут и должны изменяться, что позволяет грамотно влиять на достижение целей, стоящих перед организацией.

Ряд функций, специфичных для органов кадрового менеджмента, присутствует только на отдельных этапах развития организации. Это свидетельствует о том, что сами кадровики постоянно должны развиваться наравне с эволюцией предприятия.

Режимы деятельности предприятия систем

«Е

О

ГО

Го о

3 8

X ГО-

ГО S

0 I

1 S

ь ⁰⁰

I 8. 3!

го

о

Российские

системы

управления

персоналом

Реализованы основные функции управления персоналом

Функции мотивации и оценки не всегда развиты достаточно

Ограничиваются автоматизацией карточки Т-2 и функцией расчета заработной платы

Программы, выросшие из бухгалтерских продуктов

Простота и легкость освоения

Рис. 3.25. Характеристика систем управления персоналом

К первой можно отнести продукты зарубежных компаний, которые, как правило, являются модулями известных ERP-систем. Вторая группа - российские системы, которые изначально разрабатывались как системы управления персоналом. К третьей группе принадлежат отечественные программные продукты, выросшие из бухгалтерских программ, разработчики которых начали двигаться в смежные области, в данном случае - в область управления персоналом.

Управление персоналом - область достаточно обширная, и, естественно, есть такие участки (например, устранение конфликтов или адаптация на рабочем месте), которые сложно автоматизировать. Очевидно, что лишь часть названных функций, специфичных для сферы управления персоналом, может быть автоматизирована.

Каждая группа средств имеет свои плюсы и минусы. Например, в зарубежных продуктах, которые опираются на мировой опыт, наиболее развиты функциональные возможности, связанные именно с управлением персоналом: оценка, мотивация персонала, карьерный рост и пр. Есть и минусы - эти системы не всегда окончательно локализованы, сложно настраиваются и не всегда учитывают всех требований российского законодательства. В то же время западные кадровые системы и модули в целом функционально более развиты и изначально ориентированы на рыночную экономику.

Российские системы управления персоналом, которые можно отнести ко второй группе, строго говоря, до недавнего времени являлись чисто учетными. С их помощью можно было учитывать все данные о персонале, вести кадровое делопроизводство, производить расчет заработной платы и представлять в электронном виде все необходимые отчетные документы в Росстат, Федеральную налоговую службу (ФНС России) и Пенсионный фонд России (ПФР). Стоит отметить, что системы этой группы хорошо отражают развитие самого рынка. В них реализованы те функции, в которых нуждаются отечественные специалисты по управлению персоналом. В отечественных системах отражена специфика российского законодательства, заведены необходимые классификаторы, присутствуют стандартные формы кадрового документооборота, регламентированные Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и инструкциями Федеральной службы по труду и занятости (Роструд). Именно в российских системах учтены особенности начисления зарплаты с учетом северных коэффициентов, сменности, тяжелых условий труда, меняющегося налогового законодательства (на Западе такое разнообразие просто отсутствует).

Что касается третьей группы, то, как правило, разработчики этих систем ограничиваются автоматизацией карточки Т-2 и функций расчета заработной платы.

Как правило, кадровые системы имеют модульное построение. Основные модули, которые есть практически во всех развитых системах управления персоналом (рис. 3.26), можно охарактеризовать следующим образом.

автоматизация персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.

Администрирование системы. Служит для настройки работы системы и организации разграничения доступа пользователей.

Традиционно пользователями кадровых систем являются руководители предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп. А уж секретарю или офис-менеджеру, на которого возложены вопросы кадровой деятельности, подобные системы, безусловно, окажут существенную помощь, особенно в условиях отсутствия значительного опыта кадровика.

Между собой системы различаются гибкостью настройки модулей и удобством работы пользователей. У разных разработчиков различна скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменения законодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются вычислительные возможности систем. Так, некоторые системы могут рассчитывать заработную плату только для небольших предприятий, тогда как другие успешно справляются с расчетом в компаниях, где работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм, особенно это касается систем финансовохозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-систем. Реальность нашего времени - это холдинговые компании, следовательно, система должна эффективно работать в распределенной структуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при их отсутствии.

С учетом имеющихся задач предприятия и его потребностей обычно и формируется техническое задание на разработку или выбор соответствующего программного продукта. На основе анализа будущих потребностей заказчиков и реальной возможности автоматизации для дальнейшей реализации в системе управления персоналом чаще всего выбираются следующие области:

• отбор, учет и расстановка кадров;

• оценка персонала;

• обучение и повышение квалификации сотрудников организации;

• планирование карьеры;

• мотивация персонала.

В свете постоянно растущих требований к функциональности объектов управления персоналом современные автоматизированные системы должны в полной мере соответствовать запросам самых взыскательных пользователей. Поскольку кадровая система должна быть комплексной, естественна заинтересованность в том, чтобы каждая решаемая задача была увязана в систему (рис. 3.27).

базы требований, содержащей стандартизованный комплекс параметров и характеристик. Такая база может формироваться для данного предприятия без привязки к конкретной должности. Профиль конкретной должности формируется из набора разных требований, каждое из которых может быть применимо к различным должностям.

Особенностью работы автоматизированной системы управления персоналом подобного типа является возможность сравнения профиля определенной должности с профилем конкретного претендента или сотрудника. При этом возможна самая простая двухразрядная шкала оценок (’’соответствует" или "не соответствует"), однако более предпочтительно применение шкалы оценок с несколькими разрядами. Процедуру применения профиля должности можно продемонстрировать на примере процесса отбора персонала (рис. 3.28). Первичную фильтрацию можно проводить в автоматизированном режиме при сборе и анализе сведений о кандидатах, в том числе и через Интернет.

Профиль должности

Шкала оценок -;-

Знания ^ ¦р Соответствует Щ Навыки I Не соответствует | Компетенции К # Профиль Функции Обязанности WotA\ ?гц* Претендент База мероприятий Мероприятие 1 Мероприятие 2 Мероприятие 3 Мероприятие 4 Мероприятие 5 это резюме претендентов на должность. Однако в этом случае весьма затруднительно автоматизировать обработку информации, поскольку резюме чаще всего представляет собой текст, имеющий совершенно разные форматы и структуру. Вследствие этого менеджеры по персоналу, особенно в крупных компаниях, вынуждены тратить достаточно много времени на ручной анализ резюме претендентов.

Использование профиля должности обеспечит автоматизацию отбора кандидатов на первоначальном этапе, что позволит существенно сузить круг претендентов, которые впоследствии будут приглашаться на собеседование. При этом кандидаты заполняют автоматизированные формы профилей кандидатов, выраженные в терминах базы требований и профиля должности данного предприятия. Следует отметить, что в некоторых компаниях уже практикуется автоматизированная обработка специализированных анкетных листов, заполняемых кандидатами при прохождении первичного собеседования.

На основе разработанных профилей можно проводить и оценку персонала. Если обнаруживается отклонение показателей конкретного работника от профиля должности, то можно сделать вывод о необходимости его обучения. Планируя мероприятия по обучению, можно указать, по каким направлениям следует повысить уровень работника. При этом можно в том числе предусмотреть возможность получения конкретных знаний, навыков, компетенций, причем необходимый учет будет производиться в терминах, заложенных в профиле должности (рис. 3.29).

Профиль должности

Знания

База требований

Организация работ

Психология общения

Правовая база Экономика

Банкикадровиков появляется возможность выполнять агрегированный анализ ситуации на предприятии. Можно оценить слабые и сильные стороны предприятия в целом. Результатом такого анализа может быть, например, вывод о том, что на предприятии не хватает специалистов с какими-то конкретными навыками. Можно оценить стоимость обучения по нескольким направлениям и спланировать именно те мероприятия, которые нужны большинству работников, нацелены на наиболее важные для предприятия знания и навыки, но требуют определенных затрат. Появляется возможность оценить эффективность вложений в развитие персонала, сравнить интегрированный показатель уровня работников за текущий период с таким же показателем за прошлый период, например за год.

Развитая система предоставляет широкие возможности по поиску информации. Пользователи могут решать вопросы, которые традиционно относятся к области управления знаниями, например осуществлять поиск экспертов в какой-то узкоспециализированной области или создавать эффективные проектные команды с участием сотрудников, обладающих уникальными навыками и знаниями.

Подобный подход позволяет существенно расширить круг пользователей автоматизированной системы управления персоналом. Каждый работник сможет посмотреть свой персональный профиль и сравнить его с профилем должности, которую он занимает, чтобы самостоятельно оценить степень соответствия. Сравнение с другими должностями в компании позволит работнику подготовиться к беседе с руководством о планировании кадрового роста. Руководитель сможет отслеживать уровень развития подчиненных, планировать их карьеру, а также мероприятия по развитию. Кроме того, непосредственный начальник сможет обосновывать уровень оплаты, потому что мотивационные схемы будут построены на определенных критериях, причем эти критерии будут понятны и самому работнику. А высшее руководство предприятия получит достоверную информацию, на основании которой можно принимать стратегические решения в области управления персоналом.

Вопросы для самоконтроля

1. Как характеризуются информационная, коммуникационная и системная модели офиса?

2. Каковы назначение и особенности работы электронной почты?

3. Какие способы обработки бумажных документов используются в офисе?

4. Охарактеризуйте схему маршрутизации информационных потоков в офисе.

5. Что представляют собой видеоконференции?

6. Какова структура документационного обеспечения управления?

7. Какие компоненты содержит документ?

8. Какие потоки образуют документы?

9. Какова структура процесса обработки документальной информации?

10. Какова структура системы управления электронными документами?

11. Какие требования предъявляются к функциональности системы управления электронными документами?

12. Каково назначение электронных архивов?

13. Какие концепции используются в современных системах хранения информации?

14. Охарактеризуйте ленточные хранилища данных.

15. Какие задачи решают правовые информационно-поисковые системы?

16. Какие функции должны быть реализованы в системах управления персоналом?

17. Каковы современные подходы к методике отбора персонала с использованием информационных систем?

Рекомендуемая литература

1. Автоматизация кадрового учета / М.А. Винокуров и др. - М: Ин-фра-М, 2001.-222 с.

2. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. -М.: Финансы и статистика, 2001. - 368 с.

3. Копылов В.А. Информационное право. - 2-е изд. - М.: Юристъ, 2003.-623 с.

4. Логинова А.Ю., Гутгарц Р.Д. Кадры из жизни менеджера по персоналу. - М: ДМК Пресс, 2002. - 240 с.

5. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев, И.К. Корнеев и др. - М.: Инфра-М, 2003. - 575 с.

6. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2002. - 224 с.

7. Саттон М Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - СПб.: Азбука, 2002. -436 с.

Содержание раздела

---