базы данных. Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение .mdb. Для того, чтобы получить копию базы данных, необходимо скопировать файл, в котором она содержится, так как
команда Сохранить как (Save As) в меню Файл (File) заменена на Сохранить как/экспорт (Save As/export). Эта команда позволяет сохранить вне базы данных ее отдельные объекты.
При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы.
Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица Товары содержит сведения только о товарах, а таблица Поставщики - только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам.
Данные в таблице организованы в столбцы (поля) и в строки (записи).
Существует два режима работы с таблицей. Вы можете выбрать режим Конструктор или Режим таблицы, кликнув на специальной кнопке на панели инструментов.
В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.
Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце Имя поля.
Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций.
Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец Тип данных, нажмите в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка.
Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, для формата Денежный автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр.).
Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.
Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись.
Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов.
В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.
Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка.
Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов.
Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.
Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр.
Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа.
Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:
Текстовый
Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.
Поле МЕМО
Длинный текст или комбинация текста и чисел.
Числовой
Числовые данные, используемые для проведения расчетов.
Дата/время
Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.
Денежный
Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.
Ввод данных
В режиме таблицы отображаются все введенные данные. Если же создана только структура таблицы, значит, данных таблице еще нет.
В пустой таблица Маркер записи (с изображением треугольного указателя, направленного вправо) обычно установлен в первой строке таблицы.
Для ввода значения в поле (в режиме таблицы) переместите курсор в это поле и наберите значение. Во время редактирования записи маркер записи принимает вид карандаша.
При вводе новой записи (на маркере которой изображен карандаш) автоматически появляется следующая строка (на маркере которой изображена звездочка для обозначения новой-записи). Маркер новой записи всегда отмечает последнюю строку таблицы.
При вводе новой записи курсор обычно размещается в первом поле таблицы.
В зависимости от выполняемой операции и типа записи, маркер записи может принимать одну из четырех форм.
Маркер текущей записи.
Маркер редактируемой записи.
Маркер блокированной записи (при работе в многопользовательском режиме).
Маркер новой записи.
Сохранение записи
Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи или при закрытии таблицы При этом маркер записи меняет свою форму: карандаш превращается в направленную вправо стрелку.
Для сохранения записи нужно ввести допустимое значение в поле первичного ключа Значение первичного ключа проверяется по типу данных, уникальности и другим правилам проверки значения, введенным в свойстве Условие на значение (Validation Rule)
Кнопка Отмена (Undo Current Field/Record), расположенная напанели инструментов, позволяет отменить изменения, внесенные только в текущую запись. После перехода к следующей записи эта кнопка вернется в обычный режим отмены И, изменив следующую запись, вы уже не сможете отменить изменение предыдущей.
Сохранить текущую запись на диске можно с помощью команды Записи-Сохранить запись (Records-Save Records) или комбинации клавиш Shift+Enter.
Проверка корректности введенных данных
Автоматическая проверка типа данных
Некоторые типы данных Access проверяет автоматически, безо всякого вмешательства. Для полей, содержащих данные этих типов, не нужно заполнять свойства Условие на значение.
Перечислим эти типы данных.
Числовой (Number)
Денежный (Currency)
Дата/время (Date/Time)
Логический (Yes/No)
Числовой (Number) и Денежный (Currency) позволяют вводить допустимые числовые значения. Хотя Access дает возможность ввести букву в поле Числовой (Number), при попытке выйти из этого поля появится диалоговое окно с сообщением "Введенное значение не подходит для свойств поля Тип данных или Размер поля" Сообщение об ошибке появится также при вводе других неприемлемых символов или нескольких десятичных точек, а также при попытке ввести чрезмерно большое число для определенного размера поля данных типа Числовой (Number)
Поля типа Дата/время (Date/Time) проверяют корректность значений даты и времени. Если вы попытаетесь ввести время 44:44:44 или просто букву в поле типа Дата/время (Date/Time), появится диалоговое окно с сообщением об ошибке
Логический (Yes/No) можно ввести только одно из следующих заданных значений: Да (Yes), Истина (True) Вкл(On) или любое отличное от нуля число для логического Да и Нет (No), Ложь (False), Выкл (Off) или 0 для логического Нет. В свойстве Формат поля (Format) можно определить свои собственные значения типа Логический (Yes/No), но обычно используются стандартные значения
Ввод данных в поля различных типов осуществляется разными способами. Для некоторых типов данных проверка допустимости значения выполняется автоматически.
Однако при создании некоторых таблиц может потребоваться ввести данные в нестандартных (определенных пользователем) форматах и установить для них правила проверки допустимости в свойстве Условие на значение (Validation Rule). Далее мы рассмотрим различные способы ввода данных. |
Стандартный ввод текстовых данных
Три поля, введенных в таблицу "МоиСтуденты", были полями типа Текстовый (Text). В полях Fam Name Name1 для ввода данных использована маска ввода. Если вы вводится значение строчными буквами, оно отобразится: первая буква прописная, остальные - строчные.
Текст можно проверить на наличие особых значений и отобразить в заданном формате.
Иногда в поле типа Текстовый (Text) нужно ввести значение, состоящее из нескольких строк. Для добавления новой строки нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter.
Эта возможность полезна для форматирования строк адресного поля, а также поля Memo.
Ввод данных типа Дата/время
Значения в него вводятся в формате ммм гг. Таким обя когда вы введете 4/8/96 и выйдете из этого поля. Access отобразит значение в виде Арг 96.
На самом деле в таблице сохраняется значение 4/8/92, и вы можете отобразить его, поместив курсор это поле. С другой стороны можно ввести в поле Арг 96, и в таблице будет сохранено значение Арг 96.
Для поля типа Дата/время также можно определить условие на значение Between #1/1/70# And Date (). Это условие говорит о том, что введенная дата рождения должна входить в интервал между 1 января 1970 г. и текущей датой.
Форматы влияют на отображение данных, а не на объем занимаемой ими памяти.
Ввод текстовых данных с проверкой данных
Для текстового поля может быть задано свойство Условие на значение. Оно ограничивает вводимые данные значениями (например, F,M,C).
Если вы попытаетесь ввести в это поле значения, отличные от F, М, и C, то появится диалоговое окно с таким, например, сообщением: В это поле можно ввести только значение М, F или С. Данное сообщение определяется значением свойства "сообщение об ошибке" для данного поля.
Ввод числовых данных с проверкой условия на значение |
Для числовых полей заданы правила проверки допустимости данных. Для поля Resultat в свойстве Условие на значение задано ограничение значения оценки (=2 и =5 ). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке.
Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
Ввод данных типа OLE
Поле объекта OLE под названием Foto можно заполнять даже без отображения самого объекта (изображения) на экране. В поле типа OLE могут храниться следующие объекты.
Растровые изображения.
Звуковые файлы.
Графики и (диаграммы).
Word или Excel.
Объект спознаваемый OLE-сервером, можно сохранить в Access в поле типа OLE OLE-объекты обычно вводятся в формы таким образом, чтобы их можно был о видеть, слышать или использовать. При размещении OLE-объекта в таблице вы увидите текст с описанием объекта (например, в поле типа OLE можно увидеть надпись Paintbrush Picture).
Ввести объект можно двумя способами.
Вставить из буфера.
Вставить из диалогового окна, появляющегося после выполнения команды Вставка-Объект (Insert-Object)
Ввод данных типа MEMO
Поле Recenzia содержит данные типа MEMO. Этот тип позволяет вводить до 64000 байт текста для каждой записи.
В таблице отображается только часть введенного текста. Нажимая Shift+F2, можно отобразить диало-пасть ввода (Zoom) с полосой прокрутки, которое позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста
Перемещение по записям в таблице
Как правило, после ввода данных часто возникает необходимость внести некоторые изменения На это могут быть следующие причины
Получена новая информация
Обнаружены ошибки
Нужно добавить новые записи
Чтобы изменить данные, прежде всего откроите таблицу В окне базы данных откройте таблицу в режиме таблицы, дважды щелкнув на строке с ее именем в списке таблиц.
Если вы находитесь в режиме Конструктор (Table Design), щелкните на кнопке Представление таблиц (Views), чтобы перейти в режим таблицы для внесения изменений в данные.
Перемещение по записям
Чтобы перейти к любой записи, можно просто поместить на нее курсор или щелкнуть на ней мышью Но если таблицах очень велика, то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остроту
Для перемещения по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют перемещать маркер записи только на одну позицию за один щелчок Поэтому для более быстрого перемещения (через несколько записей сразу) лучше пользоваться бегунком полосы прокрутки Можно также щелкнув мышью в области между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки, чтобы переместиться на много позиций вперед.
Команда Правка-Перейти (Edit-Go) предоставляет несколько вариантов быстрого перемещения по таблице.
Пять кнопок перехода, расположенных в нижней части окна в режиме таблицы, также можно использовать для перемещения по записям Щелкая на этих кнопках, можно перейти к любой записи Если вы знаете номер записи (номер строки для заданной записи), щелкните на поле номера записи, введите номер записи и нажмите клавишу Enter Для перемещения в поле номера записи нажмите клавишу F5.
При перемещении по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех пор, пока вы не щелкнете на каком-либо поле записи.
Хотя, зная номер записи, можно перейти к ней и найти конкретное поле, в большинстве случаев нужно будет находить в записи определенное значение Это можно сделать тремя способами:
Выбрать команду Правка-Найти (Edrt-Find)
Щелкнуть на кнопке Найти (Find Specified Text), расположенной на панели инструментов (на ней изображен бинокль).
Воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+F
При использовании любого из этих методов появится диалоговое окно. Для выполнения поиска только по определенному полю поместите в него курсор (причем сделайте это до открытия диалогового окна).
Установите в диалоговом окне флажок Только в текущем поле (Search Only Current Field), и Access будет вести поиск только в указанном поле.
В этом диалоговом окне можно задавать различные параметры поиска. В текстовом поле Образец (Find What) ввести искомое значение Значение можно ввести в том виде, в каком оно представлено в поле, или с использованием приведенных ниже специальных символов:
* -- Соответствует любому количеству символов
? -- Соответствует одному символу
# -- Соответствует одной цифре
Чтобы разобраться, как эти символы работают, предположим, что нужно найти все значения, которые начинаются с АВ Для этого введите АВ*
А теперь предположим, что вы хотите найти значения, которые заканчиваются символами 001 В этом случае введите *001. Для поиска любого значения, которое начинается с символов АВ, заканчивается символами 001 и содержит только два символа между ними, нужно ввести АВ??001.
Если же нужно найти все фамилии, заканчивающиеся на "ко", то для поиска значений типа Бродский и Чайковский введите *ко.
В раскрывающемся списке Совпадение (Match) содержится три варианта выбора:
С любой частью поля (Any Part of Field)
Поля целиком (Whole Field)
С начала поля (Start of Field)
Стандартной является опция Поля целиком (Whole Field) Например, значение Пет будет найдено, если значение равно Пет. Если выбрана опция С любой частью поля (Any Part of Field), то в результате поиска будут извлечены значения Петров, Петровский.
Шпетный и т.д В результате поиска с установкой С начала поля (Start of О будут найдены значения Петров, Петровский.
В раскрывающемся списке Просмотр (Search) вы можете выбрать одну или несколько опций из набора Все, Вверх, Вниз (Up, Down, All)
При выборе кнопки опции Только в текущем поле (Search Only Current Field) поиск значения будет вестись только в одном поле Флажок С учетом регистра (Match Case) определяет, будут ли различаться прописные и строчные буквы. По умолчанию они не различаются При поиске по значению Пет будут найдены пет, Петр и Петров. При установке флажка С учетом регистра (Match Case) необходимо ввести строку поиска с учетом прописных и строчных букв
Очевидно, что для данных типа Числовой (Number), Денежный (Currency) и Дата/время (Date/Time) учет регистра не имеет смысла.) При выборе флажка С учетом регистра (Match Case) Access игнорирует флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) (Если вы форматировали поля таблицы, установите этот флажок) Например, вам нужно найти в поле ДатаРождения записи обо всех, родившихся в апреле 1982 года Для этого установите флажок опции С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) и введите Апр 92. Если вы не установите этого флажка, поиск придется выполнять по точной дате рождения, например искать 4/8/92
Использование флажка С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) может существенно замедлить поиск.
Поиск начнется после щелчка на кнопке Найти (Find First) или Найти далее (Find Next) Найдя значение, Access выделяет его Для поиска первого подходящего значения щелкните на кнопке Найти. Для поиска следующего значения нужно щелкнуть на кнопке Найти далее На протяжении всего процесса поиска диалоговое окно остается открытым. Поэтому, найдя нужное значение, щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно
Чтобы изменить значение, перейдите к нему и внесите необходимые исправления. Для редактирования значения может быть несколько причин.
Добавление нового значения.
Замена существующего значения
Изменение существующего значения
Если поле пусто, просто введите в него новое значение При вводе в поле любых новых значений придерживайтесь тех же правил, что и при вводе новых записей
Замена существующего значения
Выбрать поле можно с помощью клавиатуры или мыши При использовании клавиатуры содержимое поля выделяется (Оно отображается в инверсном виде) При нажатии любой клавиши содержимое поля удаляется и заменяется символом, соответствующим нажатой клавише Нажав клавишу Delete, вы удалите значения поля без замены. Нажатие клавиши пробела стирает значение и заменяет его пробелом
С помощью мыши содержимое поля можно выделить следующими способами:
Щелкнуть на левой границе поля (там, где указатель принимает вид большого знака плюс)
Дважды щелкнуть на поле (этот способ не годится в том случае, если в тексте содержится пробел)
Щелкнуть и перетащить указатель мыши через содержимое поля слева направо
Выделить любую часть содержимого поля и нажать клавишу F2
Для замены существующего значения стандартной величиной из свойства Значение по умолчанию (Default Value) выделите это значение и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Alt+ пробел.
Для замены существующего значения величиной из того же поля предыдущей записи нажмите комбинацию клавиш Сtrl+(кавычки)
Убедитесь, что вы не нажали С1г1+-(минус), поскольку в этом случае текущая запись будет удалена
Изменение существующего значения
Чтобы исправить существующее значение, вместо того чтобы заменять его целиком, щелкните перед любым символом этого значения. Поместив указатель мыши перед конкретным символом, вы активизируете режим вставки, и при вводе нового значения существующие значения сдвинутся вправо. После нажатия клавиши Insert включается режим замены и вводимые символы заменяются по одному.
С помощью клавиш управления курсором можно переходить от одного (а к другому, не вызывая их изменения. Для удаления символа, находящегося слева от курсора, нажмите клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа, клавишу Delete.
Перемещение внутри поля | Нажатиями клавиш - и - |
Вставка значения в поле | Выбрать позицию вставки и ввести значение |
Выделение содержимого поля целиком | Нажать F2 или двойной клик |
Замена значения новым | Выделить поле целиком и ввести новое |
Замена из предыдущего поля | Ctrl+(апостроф) |
Замена значением по умолчанию | Ctrl+Alt + пробел |
Вставка разрыва строки (текст, Мемо) | Ctrl+Enter |
Сохранение тек строки | Shift+Enter или переход к другой строке |
Вставка текущей даты | Ctrl+;(точка с запятой) |
Вставка текущего времени | Ctrl+:(двоеточие ) |
Добавление новой записи | Ctrl++(плюс) |
Удаление записи | Ctrl+-(минус) |
Переключение кнопок опций | Пробел |
Отмена изменений тек записи | Esc или кнопка отмены |
Поля типа Счетчик (AutoNumber) | Access автоматически поддерживает поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляя их значения при создании каждой новой записи. Поле этого типа можно использовать в качестве первичного ключа |
Вычисляемые поля | Access создает эти поля в формах или запросах, но на самом деле они не сохраняются в таблице |
Блокированные или отключенные поля | Чтобы запретить ввод в заданные поля, можно соответствующим образом определить их свойства в форме |
Поля в многопользовательских блокированных записях | Редактировать поля в записи, которая блокирована другим пользователем, невозможно |
Ее нажатие отменяет операцию изменения значения-или поля. Дважды нажав клавишу Esc, вы отмените изменения для всей текущей записи.
Команда Правка-Отменить (Edit-Undo) также используется для отмены операций, причем имя команды изменяется в зависимости от отменяемого действия.
Правка-Отмена невозможна (Edit-Can't Undo) |
Последнее действие не допускает отмены |
Правка-Отменить ввод (Edit-Undo Typing) |
Отменяет последнее изменение данных |
Правка-Восстановить текущее поле/ запись (Edit-Undo Current Field/Record) |
Отменяет последнее изменение в текущем поле и все изменения в текущей записи |
Правка-Восстановить запись (Edit-Undo Saved Record) |
Отменяет все изменения в последней сохраненной записи |
Отменить все изменения для текущей записи, которая не была сохранена, можно с помощью команды Правка-Восстановить текущее поле/запись (Edit-Undo Current Field/Record). После сохранения записи внесенные в нее изменения можно отменить, выбрав команду Правка-Восстановить запись (Edit-Undo Saved Record).