СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. ПОСТАНОВЛЕНИЕ И РЕШЕНИЕ

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации - автора, название вида документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.
Текст постановления и решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом ПОСТАНОВЛЯЕТ, в решениях - РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:
Совет директоров РЕШИЛ:...;
Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ....
Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункт, содержащий конкретное поручение, включает наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и срок его выполнения.
ОБРАЗЕЦ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
25 ноября 1995 г. Москва 1145
Об упорядочении деятельности по развитию собаководства
В целях упорядочения мероприятий по развитию собаководства и обеспечению организационного единства в их осуществлении Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Возложить на Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирование вопросов развития собаководства в Российской Федерации.
2. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации оказывать необходимое содействие деятельности общественных кинологических организаций.
3. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации и Министерству юстиции Российской Федерации разработать совместно с заинтересованными организациями и в 2-месячный срок представить предложения о внесении изменений и дополнений в решения Правительства Российской Федерации в связи с настоящим постановлением.
Председатель Правительства
Российской Федерации В. Черномырдин

ПРИКАЗ

Приказ это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
Различают приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов, при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально - технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации - автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме О чем?, например,
Об организации Института современных технологий управления;
Об увеличении уставного капитала общества;
О создании филиала общества в г. Твери;
Об изменении устава общества.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер:
В соответствии с Национальном планом проверок налогоплательщиков на 1999 г., согласованным с Департаментом налоговой полиции России 12.01.99 и утвержденным Госналогслужбой России 18.01.99,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:
В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Металлистов, д. 37 а
ПРИКАЗЫВАЮ:
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляются в виде отдельного пункта.

Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие (или действия) носят постоянный характер.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в составе....
2.Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов.
При составлении проекта приказа необходимо:
увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;
указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой либо части.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования.

Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения:
поднять уровень, обратить внимание, усилить контроль и т.п.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа или на обороте последнего листа.
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА
Научно - производственное объединение Агроприбор
ПРИКАЗ
23.04.2000 245
Москва
Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в праздничные дни
В соответствии с приказом министра от 04.04.2000 115 Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заведующему складом Сидорчук К.С. организовать тщательную уборку территории объединения и перевести в склад 4 воспламеняющиеся предметы к 28.04.2000.
2. Коменданту здания Пернаеву Л. С. проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации. Обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях не позднее 15 часов 29.04.2000.
3. Начальнику отдела кадров Куликову О.П. 28.04.2000 к 17.00 представить в секретариат генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения Жарова П.Р.
Директор М. Д. Галкин

З. РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организации, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. Текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия.

Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.

ОБРАЗЕЦ РАСПОРЯЖЕНИЯ

МОСКОВСКИЙ СТАНКОСТРОИТЕЛЬНЫЙ ЗАВОД Красный пролетарий
РАСПОРЯЖЕНИЕ
10.02.2000 137
Москва
О внедрении СТП 02-601
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Внедрить стандарт предприятия Система управления предприятием. Организационно-распорядительная документация (СТП 02-60) во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.03.2000.
2. Зам. директора по общим вопросам Сомову Г.К. организовать занятия по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-техническим персоналом с 15.02.2000.
3. Заведующей канцелярией завода Вороновой Н.П. организовать тиражирование бланков организационно-распорядительных документов, типовых текстов и унифицированных форм документов.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам Ивантеева И.К.
Главный инженер Д.М.Иванков
Юрисконсульт П.К.Луков
07. 02. 2000

УКАЗАНИЕ

Указание правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть:
ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ в зависимости от содержания указания.
Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, реквизит адресата оформляется, обобщенно, например:
Руководителям органов охраны природы республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
В этом случае рассылка указаний осуществляется по списку. Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как и заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, раскрывающую цели и причины его издания.

Последний пункт распорядительной части - пункт о контроле за исполнением указания.
ОБРАЗЕЦ УКАЗАНИЯ
Министерство связи РФ
Руководителям предприятий и организаций отрасли
(по списку)
УКАЗАНИЕ
05.02.2000 26-Вр
Москва
О мероприятиях по разработке проекта плана развития отрасли на перспективу
В целях выполнения решения коллегии Министерства от 12.01.2000 12-45 О разработке проекта плана развития отрасли на перспективу
ПРЕДЛАГАЮ:
1. При разработке предложений для внесения в проект плана провести необходимые расчеты потребности предприятий и организаций отрасли в материалах, сырье, оборудовании, руководствуясь методическими рекомендациями министерства от 20.12.99.
2. При разработке предложений к плану по труду исходить из расчетов потребностей в инженерно-техническом персонале и рабочих кадрах по профессиям, рекомендованным министерством в письме от 14.12.99. 2-12/67.
Все предложения, направляемые в министерство, сопроводить подробными расчетами со ссылками на соответствующие методические рекомендации и нормативы.
3. Координацию работы по подготовке предложений поручить Техническому управлению министерства,
4. Контроль за исполнением настоящего указания возложить на начальника Технического управления Внукова Р.С.
Заместитель министра М.Т.Воронов

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. АКТ
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации). Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии.

Присутствовали пишутся с прописной буквы.
Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т.д.
ОБРАЗЕЦ АКТА
АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ
20 ноября 1999г. г. Новгород
Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с.г. из Пермского авиастроительного объединения Пермские моторы, не обнаружено приложение 2 (Чертежи изделия на 4 листах).
В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.
Ст. уполномоченный
делопроизводства
Новгородского завода
телеаппаратуры Подпись
Делопроизводитель Подпись

СПРАВКА

Справка - документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или собраний. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего - выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т.д.).
Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.
Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.
Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации.
Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: Дана ...(фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что...; Настоящая справка выдана... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что....
Сведения об организации, для которой выдана справка, размещается на один интервал ниже основного текста:
Выдана для представления в кассу Аэрофлота.
Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации:
Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи.
Справка действительна на 2000 год.
Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдающего справку. Подпись заверяется печатью организации.
Генеральный директор ОАО Лотос _________В.А. Тарасюк
М.П.
ОБРАЗЕЦ СПРАВКИ
Директору Московского заочного Строительного колледжа
Справка
К началу 1998/99 учебного года в библиотеке колледжа имеется учебной литературы:
По предмету Количество экземпляров Число учащихся
1. Математика 1200 1200
2. Физика 1150 1200
3. История 1100 1200 и т.д.
25.08.1998 Зав. библиотекой (подпись)

З. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя.
Внутреннюю записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК
Генеральному директору ОАО
Т.П.Данилину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 12.07.2000
В связи, с реорганизацией структуры Управления и укреплением отделов происходит перераспределение функций сотрудников.
Прошу перевести старшего экономиста С.Т.Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.
Начальник управления В.А.Ильин

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
ОБРАЗЕЦ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
Начальнику факультета подготовки специалистов на внебюджетной основе кандидату исторических наук
доценту Е.С.Калинину
студентки группы ЭО-153 О.Ю.Томиной
Объяснительная записка
Мною пропущено 2 дня занятий - 15.09.2002 и 16.09.2002 - в связи с болезнью матери. Справку от врача прилагаю.
17.09.2002

3АЯВЛЕНИЕ

Заявление - это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Заявление составляется по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.
Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса (прошу перевести..., прошу предоставить отпуск... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения - документы, подтверждающие обоснованность просьбы.
Заявление подписывается составителем. Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную подпись, фамилию и инициалы.
Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ
Декану Северо-Кавказской академии
Государственной службы
И.П.Морозко
студента 1 курса группы ВОП-11-4
В.Л.Димидова
Заявление
Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 ноября для поездки домой по семейным обстоятельствам.
Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.
25.10.2000

ДОВЕРЕННОСТЬ

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

Содержание раздела

---