Эффективные решения
Имеются два вида компромиссов. Первый выражается старой пословицей: Полбатона хлеба лучше, чем совсем ничего. Второй вид иллюстрируется Соломоновым решением, когда лучше не иметь ничего, чем половину (как в притче о младенце).
В первом случае пограничные условия все еще удовлетворяются: хлеб это еда, и полбатона хлеба вполне удовлетворяет условиям. В то же время половина младенца не может удовлетворить пограничные условия.
Ведь половина ребенка не может существовать, это будет просто половина трупа. Не стоит тратить время на размышления о том, что допустимо и о чем не стоит говорить, дабы не вызывать сопротивления. То, о чем обычно беспокоишься, никогда не случается. А вот трудности, о. которых не думаешь, могут неожиданно превратиться в непреодолимые барьеры. Иными словами, мы ничего не выиграем, если начнем с вопроса: Что же допустимо?
Отвечая на этот вопрос, мы можем утратить самое важное и лишиться возможности найти эффективный (не говоря уже о правильном) ответ. 4. Активизация решения является четвертым основным элементом процесса принятия решения. В то время как анализ пограничных условий это наиболее трудный этап в процессе принятия решения, то превращение его в эффективное действие требует больших затрат времени.
Ни одно решение не может быть эффективным, если с самого начала в нем не заложены возможности реализации.
До тех пор, пока решение не превратится в чье-то задание и на кого-то не будет возложена ответственность за его выполнение, оно останется всего лишь благим пожеланием.
- Общим недостатком многих тактических разработок, особенно на производстве, является отсутствие в них ориентации на действие. Их не превращают в конкретные задания и обязанности.
Неудивительно, что многие служащие склонны рассматривать объявленные тактические направления с определенным цинизмом. Зачастую они смотрят на них как на пустые декларации начальства.
При активизации решения необходимо ответить на несколько конкретных вопросов: Кто должен знать об этом решении? Какое действие необходимо предпринять? Кто должен предпринять это действие? Каковым должно быть это действие, чтобы отвечающие за него люди могли бы его реализовать?
На практике часто пренебрегают первым и последним вопросами, что приводит к плачевным результатам. - Одна история, ставшая уже легендой среди производственников, хорошо иллюстрирует вопрос Кто должен об этом знать?. На одном крупном машиностроительном заводе решили прекратить выпуск одной модели.
Станки этой модели успешно эксплуатировались в течение многих лет, а кое-где их можно встретить и по сей день. Было решено продавать эту модель эксплуатационникам еще три года, а затем уже полностью прекратить ее изготовление и продажу. Надо сказать, что заказы на эту модель уменьшались год от года.
И вот, когда уже выпуск этой модели постепенно сворачивался, вдруг вновь посыпались заказы от старых потребителей, решивших создать определенный запас этих машин. Никому не пришло в голову спросить: Кто должен знать об этом решении? Именно поэтому работник из отдела закупок, ответственный за приобретение комплектующих к этой модели станков, пребывал в полном неведении о планах изготовителя.
Ему было поручено покупать комплектующие в определенном объеме, и это задание никто не отменял. Когда подошло время окончательного прекращения выпуска этих станков, на складе накопилось столько комплектующих и запасных частей, сколько хватило бы еще лет на восемь десять сборки.
Все эти ставшие ненужными складские запасы пришлось списать со значительными убытками.
Очень важно, чтобы действие было соизмеримо с возможностями его исполнителей.
- Крупные суммы валюты одной химической компании были заблокированы в двух странах Западной Африки. Тогда компания решила гарантировать сохранность своих фондов путем их инвестирования в местные предприятия, которые способствовали развитию местной экономики, не нуждались в импорте и могли (в случае благоприятного развития событий) быть проданы местным инвесторам при возникновении возможности повторного ремитирования.
Для того чтобы оправдать создание таких предприятий, компания разработала простой химический процесс консервирования тропического фрукта, основного сельскохозяйственного продукта в обеих странах, который практически не поддавался перевозке на западные рынки.
Начинание имело успех в обоих африканских государствах. Но в одном из них местный управляющий организовал производство таким образом, что оно не могло обойтись без высококвалифицированных и технически грамотных управляющих, которых было трудно подобрать внутри страны.
В другом случае местный управляющий учел потенциальные возможности работников на местной фабрике и разработал под них упрощенный процесс производства.
Через несколько лет вновь появилась возможность перевода валюты из этих двух стран. Несмотря на успешное функционирование фабрики в первой стране, покупателя на нее не находилось. Дело в том, что никто из местных не имел достаточной административной и технической квалификации.
Фабрику пришлось закрыть с большими убытками. В другой же стране от потенциальных покупателей фабрики не было отбоя.
В результате западная компания сумела репатриировать свои первоначальные инвестиции со значительной прибылью.
Производственный процесс и его организация были в основном идентичны на обеих фабриках. Однако в первой из них никому не пришло в голову спросить: Имеем ли мы в своем распоряжении работников, которые могут реализовать решение?
На что способны эти работники? В результате решению было не суждено воплотиться в жизнь.
Все это становится вдвойне актуальным, если необходимо изменить поведение людей, их привычки и подходы для того, чтобы активизировать решение. В данном случае нужно быть уверенным не только в том, что имеются работники, ответственные за это действие, и что они способны справиться со своей задачей.
Необходимо убедиться в том, что показатели работы этих людей, параметры их достижений и побудительные мотивы могут изменяться соответствующим образом. В противном случае, эти люди будут парализованы внутренними эмоциональными противоречиями.
- Решение Теодора Вейла поставить во главу угла деятельности своей компании обслуживание клиентов оставалось бы мертвой буквой, если бы не введенная им система измерения эффективности управленческой работы. До этого момента эффективность управляющих измерялась по рентабельности их подразделений или по крайней мере по их затратам.
Новые мерки подхлестнули их ставить перед собой существенно иные цели.
- В качестве противоположного примера можно привести неудачную попытку очень талантливого руководителя повысить эффективность новой организационной структуры и новых целей в одной большой, старой и почтенной американской компании. Все соглашались с необходимостью проведения перемен. Эта компания, некогда прочно удерживающая позиции лидера в своей отрасли, стала потихоньку сдавать; практически по всем важнейшим направлениям ее начали обгонять новые, меньшие по размеру, но более агрессивные конкурирующие фирмы. Чтобы воплотить в жизнь новые идеи, необходимые для поддержания статуса компании, ее руководитель назначил трех ярких представителей старой школы на наиболее ответственные и хорошо оплачиваемые посты.
Короче говоря, он сделал их своими заместителями. Как и предполагали многие в компании, затея воплотить новые идеи при помощи специалистов старого склада провалилась.
Если вознаграждается поведение, идущее вразрез с тем, которое требуется для решения новых задач, то вполне можно заключить, что такое поведение приветствуется вышестоящим руководством.
Далеко не каждый способен преобразовать основополагающее решение в самостоятельное решение отдельного человека, что удалось сделать Вейлу. Но каждый может продумать практическую сторону принимаемого решения, включая перспективы распределения конкретных заданий по его реализации и подбор исполнителей.
5. Каждое ответственное решение должно быть обеспечено обратной связью для проверки соответствия теории и практики.
Решения принимаются людьми. Людям свойственно ошибаться; в лучшем случае их труды недолговечны. Даже самые остроумные решения имеют высокую вероятность погрешности.
Даже наиболее эффективные решения в конце концов устаревают.
- Эти тезисы подтверждаются деятельностью Вейла и Слоуна. Несмотря на всю оригинальность и смелость решений Вейла, только одно из них, а именно решение, касающееся перевода корпорации Белл в сферу услуг, до сих пор находится в силе и применяется в своей первоначальной форме.
Идея об инвестиционном характере обыкновенных акций компании АТТ была вынуждена претерпеть серьезные изменения в пятидесятых годах в ответ на появление институциональных инвесторов пенсионных трестов и фондов взаимной поддержки как новых каналов, по которым представители средних слоев общества инвестируют свои накопления.
В то время как Лаборатория Белла сохраняла свое доминирующее положение, новые научно-технические достижения, особенно в области космической и лазерной техники, наглядно показали, что ни одна компания, действующая в области связи, как бы велика она ни была, не может обеспечивать своими собственными силами свои технические и научные потребности. В то же время развитие технологии сделало вероятным в первый раз за семьдесят пять лет тот факт, что новые процессы телекоммуникации стали серьезно конкурировать с телефонной связью. Стало ясно, что в важнейших областях связи, например в информатике и передаче данных, ни один носитель связи не может быть доминирующим, не говоря уже о некогда имевшей место телефонной монополии Белл.
Далее, в то время как регулирование остается необходимостью для существования частной телекоммуникационной компании, регулирование, предложенное Вейлом, то есть регулирование, осуществляемое отдельными штатами, становится все более неуместным в условиях реальностей национальных и интернациональных систем. Но благодаря отнюдь не этой компании было введено неизбежное (и необходимое) регулирование со стороны федерального правительства.
Фактически получалось так, что Белл систем избегала этот вид регулирования.
- Что касается предложенной Слоуном децентрализации компании Дженерал моторс, то она все еще сохраняет свою актуальность, хотя становится все более очевидной необходимость ее пересмотра в недалеком будущем. Впрочем, основные принципы этой схемы децентрализации по ходу дела уже подвергались многочисленным изменениям, и в своем настоящем виде они мало чем напоминают свой изначальный вариант. Слишком увлеченные повышением собственных показателей, автономные подразделения компании перестали интересоваться положением дел друг у друга и заметно снизили свою ответственность за общий результат работы. Далее, отдельные модели машин, от Шевроле до Кадиллака, давно уже перестали быть такими, как задумал их Слоун, престижными автомобилями для состоятельных покупателей.
Но главным все же остается то, что Слоун фактически создал заново эту компанию, которая оставалась чисто американской по своей организации и системе управления, несмотря на то, что у нее вскоре появилось множество дочерних предприятий за рубежом. В настоящее время Дженерал моторс является явно международной компанией.
Фактически ее основной потенциал находится за пределами Соединенных Штатов, в основном в Европе. Ей удастся устоять на ногах и прогрессировать, только если ее настоящие руководители найдут верные принципы ее функционирования и сумеют ее организовать как многонациональную компанию.
Та работа, которую проделал Слоун в 1922 году, очевидно, должна быть вскоре вновь выполнена, особенно если учесть экономические трудности, с которыми в недалеком будущем может столкнуться вся автомобильная промышленность. Если в компании не будет проведено радикального обновления, то некогда революционное решение Слоуна может превратиться в тормоз.
- Когда генерала Эйзенхауэра выбрали президентом США, его предшественник Гарри Трумэн сказал: Бедный Айк, когда он был генералом, он раздавал приказы, и они выполнялись. Теперь же ему предстоит сидеть в своем огромном кабинете и давать указания, которые абсолютно ничего не сдвинут с места.
Это, однако, происходит совсем не потому, что генералы обладают более высокими полномочиями, чем президент. Военные уже давно усвоили одну простую вещь без проверки выполнения' приказов большинство из них остаются невыполненными. Еще со времен Фукидида и Ксенофона военачальники знали, что самой надежной проверкой являются их собственные глаза.
Обычные инструменты проверки, которыми пользуются президенты,отчеты и доклады, не являются надежным средством обратной связи.
На военной службе солдаты знают, что офицер, который отдал приказ, обязательно лично проверит его исполнение. В крайнем случае он возложит функции проверки на своих ближайших помощников, но никогда не доверится подчиненному, получившему этот приказ.
Дело не в том, что он ему не доверяет; просто он на своем собственном опыте убедился в ненадежности сообщений.
- Именно в силу этих причин командиры батальонов традиционно первыми пробуют пищу своих солдат. Они могли бы, конечно, просматривать подаваемые им меню и заказывать указанные в них блюда.
Однако, как показывает практика армейской жизни, многие офицеры предпочитают лично отведать то, что подают их подчиненным. С внедрением в нашу жизнь компьютерной техники этот принцип приобрел еще большее значение, так как лица, принимающие решения, еще более отдаляются от места практического применения решения. Если они не сочтут необходимым лично присутствовать в этих местах, то тем самым они, скорее всего, оборвут нить, связывающую их с реальной действительностью.
Все компьютеры имеют дело всего лишь с абстракциями. На абстракции, однако, можно полагаться только тогда, когда они сверяются с конкретной реальностью.
В противном случае они могут сбить нас с толку.
Личная проверка также является лучшим, если не единственным, методом оценки актуальности исходных посылок, лежащих в основе того или иного решения. Если при проверке выявляется их несоответствие новым реалиям, их следует пересматривать.
Ни для кого не секрет, что любые посылки рано или поздно устаревают. Реальность также является переменным фактором.
Как показывают наблюдения, сохранение изжившей себя деятельности является результатом отсутствия анализа и контроля. Этот тезис верен как в отношении функционирования производственных предприятий, так и в отношении решений, принимаемых на высшем правительственном уровне.
Неверная оценка ситуации в значительной степени объясняет неудачи политики Сталина в послевоенной Европе, а также неспособность Соединенных Штатов приспособить свою политику к реальностям Европы времен Де Голля и запоздалое прозрение Великобритании относительно реальностей европейского общего рынка.
Систематизированная и организованная информация необходима для обеспечения обратной связи или, проще говоря, проверки результатов. Отчеты и цифры необходимы, но если обратная связь не базируется на постоянных и тесных контактах с реальностью или если мы не приучим себя контролировать и проверять результаты, мы рано или поздно скатимся в болото догматизма, ведущего к снижению или полной потере эффективности.
Мы говорили об элементах процесса принятия решения, давайте теперь попытаемся вникнуть в суть решения как такового.
Глава 7. Эффективные решения
Решение представляет собой суждение. Это выбор оптимального варианта из имеющихся альтернатив.
В основе его лежит выбор между правильным и неправильным.
В лучшем случае решение есть выбор между почти правильным и вероятно, неправильным, но гораздо чаще решение это выбор между двумя направлениями действий, верность которых нельзя доказать.
В большинстве книг, где описывается процесс принятия решения, говорится о том, что начинать надо с поиска фактов. Но опытные управляющие знают, что начинать надо с другого с мнений.
Но мнения, безусловно, не что иное, как непроверенные гипотезы, и как таковые они бесполезны, если не проверены реальностью. Для того чтобы определить, что же также факт, необходимо выяснить критерии релевантности (относящегося к делу), особенно в отношении применяемых измерений.
В этом вся суть и противоречивость эффективного решения.
Наконец, вопреки утверждению многих авторов, эффективное решение отнюдь не вытекает из согласованности по фактам. Понимание ситуации, лежащее в основе верного решения, берет свое начало в столкновении различных мнений, а также в серьезном анализе возможных альтернатив.
Начинать с фактов невозможно и бессмысленно. Не может быть никаких фактов до тех пор, пока не установлен критерий релевантности.
События сами по себе не являются фактами.
- В физике, например, вкус вещества еще не факт. До недавнего времени не был фактом и цвет вещества. В кулинарии же вкус является фактом наипервейшей важности, а в живописи такое же значение имеет цвет.
Постольку, поскольку релевантность вещей различна в физике, кулинарии и живописи, различно и понимание фактов.
Как мы уже говорили, эффективным упрHвляющим известно, что большинство людей не начинают с поиска фактов. Они начинают с мнения, и в этом нет ничего предосудительного.
Люди, обладающие опытом в определенной области, вполне могут иметь свое мнение. Тех, кто его не выработал после долгих лет работы в определенной области, могут посчитать ненаблюдательными и тугодумами.
Людям суждено начинать с мнения, и совсем нежелательно требовать от них поиска фактов. В этом случае они будут поступать вполне предсказуемо: искать факты, которые вписываются в уже сделанные ими умозаключения.
Не было случая, чтобы кому-то не удавалось найти искомые факты. Опытные статистики это прекрасно знают и поэтому не доверяют цифрам, независимо от того, кто их предоставил.
Единственно точный метод, подвигающий нас на проверку мнения реальностью, основывается на четком убеждении в том, что все начинается с мнений. Собственно, так и должно быть.
Далее, ни для кого не секрет, что мы всегда начинаем с непроверенных гипотез единственных отправных точек как в науке, так и в принятии решений. Что делать с гипотезами, мы знаем в них не нужно сомневаться, их нужно проверять. Мы можем обнаружить, какие из гипотез вполне разумны и достойны дальнейшего рассмотрения, а какие следует отбросить как не выдержавшие испытания реальностью.
Эффективные управляющие стимулируют рождение мнений. Но они также настаивают на том, чтобы их носители продумывали характер и цель эксперимента, то есть проверку мнения на соответствие реальности. Именно поэтому эффективные управляющие спрашивают: Что нам нужно знать, чтобы проверить правильность этой гипотезы?, Какие факты могут подтвердить разумность этого мнения?.
Опытные управляющие вырабатывают привычку (как в себе, так и в своих коллегах) определять, на что следует обращать внимания, что нужно изучать и что проверять. Они стремятся к тому, чтобы люди, высказавшие свое мнение, брали на себя ответственность за определение и поиск фактических данных.
Возможно, основную идею следует выразить в вопросе: Каков критерий релевантности?. Это зачастую ведет к проведению измерений, соответствующих теме дискуссии и нахождению решения.
При анализе пути выработки эффективного, по-настоящему правильного решения можно обнаружить, что значительные усилия были затрачены на поиск подходящих измерений.
- Именно это привело Теодора Вейла к заключению о том, что деятельность компании Белл должна носить характер услуг. Это заключение, как нам известно, было высокоэффективным решением.
Талантливый руководитель, ответственный за принятие решений, всегда исходит из того, что традиционные измерения это далеко не всегда то, что нужно.
Действительно, если бы традиционные мерки сохраняли свою действенность, то не было бы потребности принимать решения вполне бы хватило частичной подгонки или регулировки. Традиционные измерения отражают по своей сути вчерашние решения.
Если появляется необходимость в принятии нового решения, это прежде всего означает, что измерение потеряло свою релевантность.
- Еще война в Корее показала, что материально-техническое снабжение и управление материальными запасами в американской армии нуждаются в серьезном пересмотре.
Многочисленные исследования, проводимые в этой области, не давали ни малейшего положительного результата. Так продолжалось до тех пор, пока вновь назначенный министром обороны США Роберт Макнама-ра не поставил под вопрос традиционные измерения, применявшиеся в отношении военных материальных запасов, некую довольно запутанную комбинацию стоимостных и физических показателей. Макнамара начал с того, что выделил несколько предметов материально-технического снабжения (примерно 4 процента общего числа), которые в сумме составляли более 90 процентов стоимости поставок.
Затем точно таким же образом он выделил примерно те же 4 процента предметов материально-технического снабжения, которые обеспечивали 90 процентов боеспособности армии. В силу того, что некоторые единицы запаса материальных ценностей принадлежали к обеим категориям, в список наиболее важных изделий было включено 5 6 процентов их общего количества, независимо от того, в чем они измерялись в долларах или в физических единицах.
Макнамара настоял, чтобы каждое из этих изделий управлялось индивидуально с учетом мельчайших деталей. Остальные 94 95 процентов изделий, которые не представляли собой основной ценности ни с точки зрения их стоимости, ни с точки зрения повышения боеспособности, он предложил измерять на основе вероятностных и средние величин.
Новая система измерения сразу же сделала возможной выработку эффективных решений, касающихся материально-технического обеспечения.
Наиболее действенным методом нахождения приемлемого измерения является личное участие в обратной связи, только связь эта должна осуществляться до принятия решения.
- Во всех кадровых вопросах, например, события измеряются на основании усредненных данных: потеря производительного времени из-за травматизма на сто работающих, средний процент прогулов на весь коллектив, средний процент невыходов по болезни на сто работающих и т. д. Руководитель, который отнесется к подобным событиям с повышенным вниманием, вскоре придет к выводу о необходимости использования других измерений. Средние величины вполне удовлетворяют цели страховых компаний, но они бессмысленны и даже обманчивы, если речь идет о принятии решений, касающихся личного состава.
На производственных предприятиях большинство несчастных случаев происходит на одном или двух участках. Большинство прогулов имеет место, как правило, в каком-то одном подразделении. Даже случаи невыходов по болезни, как нам известно, не подчиняются закону средних величин и сконцентрированы на очень небольшом участке рабочей силы молодых и незамужних женщин.
Действия, основанные на усредненных показателях, например в отношении снижения травматизма на предприятии, не приводят к желаемым результатам. Более того, вполне вероятно, что они могут даже усугубить ситуацию.
Подобно этому, отсутствие должного анализа ситуации было одной из важных причин, по которым автомобильная промышленность не сумела вовремя осознать необходимость повышения уровня безопасности самих машин. Автомобильные компании длительное время руководствовались условными средними величинами количества несчастных случаев на одну пассажиро-милю или одну машину.
При более внимательном рассмотрении компании могли бы понять необходимость измерения степени серьезности травм, полученных при авариях. Это позволило бы им расширить горизонты повышения безопасности путем внесения соответствующих изменений в конструкции машин.
Нахождение приемлемого измерения отнюдь не является математическим упражнением, а есть суждение, связанное с определенным риском.
Суждение можно вынести только тогда, когда есть выбор. Суждение, при котором возможно лишь сказать да или нет, не является суждением в прямом смысле слова.
