ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТАВЛИВАЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТНЫХ УСТРОЙСТВ
6.1. Сдача-прием Товара оформляется подписанием Покупателем и Продавцом акта сдачи-приема при условии полной оплаты полученного Товара и отсутствии претензий сторон друг к другу.
6.2. Право собственности и риски переходят к Покупателю с момента подписания акта сдачи-приема.
7. САНКЦИИ.
7.I. За отказ от поставки Товара Продавец возвращает Покупателю все перечисленные ему платежи за данный Товар, а также выплачивает ему неустойку в размере 10% стоимости непоставленного Товара.
Министерства образования Российской Федерации. 110114, Москва, Вадковский пер., д.10. т. 250-32-36, факс 252-40-61.
2. Составьте 2 бланка для закрытого Акционерного общества Грань. 117031, Москва, ул.
Луганская, д. 5. т. 322-985, факс 322-0636.
3. Найдите ошибки в оформлении приведенного ниже документа. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.
Адрес Наименование
организации Главе администрации Иванову С. Ю.
Уважаемый Сергей Юрьевич!
Сибирская инженерно-техническая компания Сибитек (г. Новосибирск), просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.
Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы Сибитек, генеральный директор В.Г.Иноземцев
Приложения:
1. Бизнес-план фирмы Сибитек, количество листов.
2. Заявление фирмы Сибитек в Министерство экономики РФ о выделении квоты на экспорт на 1999 г.
4. Выберите правильный и неправильный ответ.
Юридическую силу документа обеспечивают:
- бланк документа,
- подпись руководителя,
- печать,
- гриф утверждения,
- визы,
- регистрационный номер,
- штамп с названием организации,
- заверительная подпись секретаря.
5. На бланке документа наименование организации, являющейся автором документа, воспроизводят на иностранном языке в тех случаях (...)
- наименование закреплено в ее учредительных документах;
- организация ведет совместную с иностранными партнерами деятельность;
- организация является филиалом иностранной фирмы.
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТАВЛИВАЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТНЫХ УСТРОЙСТВ
Текст документов на бланках формата А4 печатается через 'полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
Остальные части реквизитов адресат, гриф утверждения, отметка о наличии приложения, гриф согласования отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например,
СОГЛАСОВАНО (1,5) Руководитель организации (1-2)
Л. И. Петров
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами, расшифровку подписи в реквизите подпись печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 знаков, если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора (от лат. ТаЬиІа доска, таблица - приспособление в пишущих машинах для печатания таблиц):
0 от границы левого поля для печатания реквизитов заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименования должности в реквизитах подпись и гриф согласования, заверительной надписи Верно, а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
1 после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 после 32 печатных знаков для реквизита адресат;
5 после 40 печатных знаков для реквизитов гриф утверждения и гриф ограничения доступа к документу;
¦ название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку);
¦ дата, место составления, номер;
¦ наименования сторон (полные и сокращенные названия фирм);
¦ предмет контракта;
¦ условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
¦ условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
¦ порядок сдачи-приема выполненных работ;
¦ ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);
¦ гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
¦ переход права собственности и риски;
¦ порядок разрешения споров;
¦ юридические адреса сторон (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
¦ печати фирм-контрагентов.
Коммерческие контракты (договоры) хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним (статья 337 Перечня документов с указанием сроков хранения).
Контракты с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой давности других стран следует хранить не менее 10 лет.
Образец контракта КОНТРАКТ
купли-продажи офисной мебели
07.02.99 город Москва 127
Фирма РАМ, именуемая в дальнейшем ПРОДАВЕЦ, в лица генерального директора Котова Игоря Константиновича, действующего на
основании Устава, с одной стороны, и фирма_,
именуемая в дальнейшем ПОКУПАТЕЛЬ, в лице_, действующего
на основании_, с другой стороны, заключили
настоящий контракт о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА.
1.1. Продавец продает, а Покупатель покупает фоисную мебель производства швейцарской компании WAL, именуемую в дальнейшем Товар, на условиях, определнных настоящим контрактом.
1.2. Количество и ассортимент Товара определется спецификацией, обществу Инвест плюс в лице Президента Плетнева Н. А. заключить договор купли-продажи 1000 (Одной тысячи) акций Открытого акционерного общества Приборостроительный завод в соответствии с договором комиссии 00/00 от 20 декабря 1999 года.
Настоящая доверенность действительна в течение 1 месяца со дня выдачи.
Генеральный директор А. М. Власов
Главный бухгалтер Н. Н. Тихонова
(печать организации)
КОНТРАКТЫ
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).
Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировки, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон все это находит отражение в контракте.
Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием).
Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).
Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает.
Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов предприятий-контрагентов.
Составными частями контракта являются:
6 после 48 печатных знаков для расшифровки подписи на реквизите подпись;
7 после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для простановки кодов по ОКНО и ОКУД, для печатания слова Копия при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова Примечание и Основание печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним ТЕКСТ через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) и знаков препинания на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
Должностная инструкция правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.
Должностная инструкция организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до замены новым), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц.
Все инструкции можно разделить на две основные группы:
инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);
должностные инструкции указывают функции, права, обязанности, ответственность должностных лиц.
Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).
В зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должностные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии вида документа и структуре текста.
Например, для первого руководителя предприятия, его заместителей, главных специалистов и для руководителей самостоятельных структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых сотрудников и специалистов должностные инструкции. Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) функциональные обязанности.
Несмотря на различия в названиях, цель создания всех этих разновидностей документов и их назначение остаются едиными, при их разработке соблюдаются единые требования. Должностные инструкции работникам в каждом структурном подразделении разрабатываются на основе Положения о подразделении; они составляются по единой методике; должностные инструкции всегда конкретны и фактически описывают конкретные рабочие места; пересматриваются они также в едином порядке в соответствии с изменениями структуры и штатной численности предприятия, а также после проведения аттестации.
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
определяет его задачи, функции, права и обязанности;
позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
устанавливает организационно: е основы документирования деятельности.
Должностные инструкции обычно пересматриваются I раз в пять лет (лучше I раз в три года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения.
Срок хранения утвержденных должностных инструкций в коммерческих организациях постоянный; в государственных и муниципальных органах они также хранятся постоянно по месту составления или по месту утверждения, а в других структурных подразделениях 3 года после замены новыми. Обычно хранение оригиналов должностных инструкций осуществляет кадровая служба
Генерального директора Сидорова И.И., действующего на основании Устава, уполномочивает заместителя Генерального директора Лыско Ю. Н. (паспортные данные) подписывать от имени Общества любые договоры и соглашения быть полномочным представителем на всех предприятиях, в учреждениях и организациях, вести дела Общества в арбитражных и общих судах, со всеми правами, предоставленными законом истцу, ответчику или третьему лицу, в том числе с правом окончания дела миром, признания иска или отказа полностью или частично от исковых требований, изменения предмета иска, обжалования решения суда.
Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.
Доверенность действительна по 08 февраля 2001 года.
Генеральный директор И. И. Сидоров
(печать организации)
2. Доверенность на представления интересов организации при рассмотрении конкретного дела в арбитражном суде
Бланк организации
Доверенность
г. Москва, первое марта одна тысяча девятьсот девяносто девятого года
0000/00
Закрытое акционерное общество ЛАД уполномочивает Вицепрезидента Федорова Н. Н. быть представителем ЗАО ЛАД в Московском городском арбитражном суде по иску О.О.О. Фикус к ЗАО ЛАД о взыскании долга.
Настоящая доверенность предоставляет Федорову Н. Н. право на совершение от имени ЗАО ЛАД всех предусмотренных законом процессуальных действий, в том числе заключения мирового соглашения, полного или частичного признания иска, предъявления встречного иска.
Полномочия, предоставленные Федорову Н. Н. данной доверенностью, не могут быть переданы другим лицам.
Настоящая доверенность действует в течение 1 года со дня выдачи.
Президент А. А. Трофимов
3. Доверенность на право заключения договора купли-продажи ценных
бумаг
Бланк организации
Доверенность
г. Москва, седьмое января двухтысячного года
00
Общество с ограниченной ответственностью Власов и Ко в лице Генерального директора Власова А. М. доверяет закрытому акционерному государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.
Закон возлагает на должностных лиц ряда организаций и удостоверение доверенностей, которое приравнивается к нотариальному. Так, начальники военных лечебных учреждений и дежурные врачи удостоверяют доверенности находящихся на лечение военнослужащих.
В организации, где работает гражданин, могут быть удостоверены доверенности на получение им заработной платы, иных платежей связанных с трудовыми отношениями (премий и т.д.), вознаграждение авторов и изобретателей, пенсий, пособий и т.д.
На доверенности в обязательном порядке ставится печать юридического лица. В тех организациях, где существует гербовая печать именно она и проставляется на доверенности. Остальные организации используют обычную круглую печать.
Доверенности, не имеющие печати, не обладают юридической силой!
Как показывает практика, слабый контроль за выдачей доверенностей, влечет порой для организации самые не благоприятные последствия. Поэтому секретарю важно правильно и четко организовать строгий учет выданных доверенностей.
Каждая доверенность должна иметь порядковый номер по форме, которую целесообразно утвердить приказом по организации.
Необходимо иметь соответствующий журнал учета выданных доверенностей, где должны содержаться следующие сведения:
номер доверенности, дату выдачи, кому выдана доверенность и на совершения какого действия, срок действия доверенности, подпись лица, получившего доверенность. Целесообразно также делать отметку о возвращении доверенностей по истечении срока действия, исполнению полномочий, отмены и т.д.
Для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств существует установленная форма журнала учета ( его обычно ведет бухгалтерия).
Образцы доверенностей
1. Генеральная доверенность на право представлять интересы организации
Бланк организации
Доверенность
г. Москва, восьмое февраля одна тысяча девятьсот девяносто девятого
года
000-0
Общество с ограниченной ответственностью СпецАвто в лице предприятия, а заверенные копии используются в текущей работе структурных подразделений.
Порядок оформления должностной инструкции определяется требованиями государственного стандарта на организационнораспорядительную документацию ГОСТ Р 6.30-97.
Первый лист должностной инструкции оформляется по образцу общего бланка предприятия, то есть с изображением его логотипа, указанием полного наименования и организационно-правовой формы. Документ подписывается непосредственным руководителем сотрудника, утверждается руководителем вышестоящего структурного подразделения (обычно это один из заместителей первого руководителя организации, начальник соответствующего управления или отдела).
Обязательными на должностной инструкции являются визы кадровой службы, юрисконсульта предприятия или соответствующего управления, а при необходимости также визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которыми осуществляется сотрудничество (например, тех лиц, кто замещает сотрудника в случае его временного отсутствия).
На экземпляре должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, ежегодно проставляются отметки об ознакомлении работника с установленными в ней требованиями.
Отметка об ознакомлении оформляется по образцу визы (должность, подпись, дата) и должна быть обязательно проставлена (в порядке напоминания) перед очередной аттестацией сотрудника в сроки, которые всегда конкретно устанавливаются в Положении об аттестации персонала.
Формуляр-образец инструкции состоит из реквизитов:
¦S наименование министерства или ведомства (если есть),
S название организации автора документа,
S наименование структурного подразделения (если есть),
¦S наименование вида документа (инструкция),
S дата, номер.
S место издания (город),
S заголовок,
S гриф утверждения,
¦/ текст,
S подпись автора,
¦S гриф согласования-визы.
Текст должностной инструкции как организационного документа обычно состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения. Связи по должности.
7. Условия оплаты труда.
8. Показатели оценки работы.
Дополнительными разделами в структуре текста могут являться:
организация работы (если сотруднику устанавливается индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовывать и планировать свой рабочий день);
порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обычного или требует особого утверждения органами управления предприятием, в том числе для руководителей, их заместителей, главных специалистов и т.д.);
контролъ, проверка и ревизия деятельности (в должностных инструкциях материально ответственных лиц этот пункт становится обязательным).
Допускаются и несколько уточненные названия обязательных разделов, отражающие специфику конкретного предприятия. Так, взаимоотношения и связи сотрудника по должности могут быть выделены в раздел с названием Информация и документация, раздел с условиями оплаты труда может быть назван Компенсация за труд, а показатели оценки работы могут быть сформулированы в разделе Аттестация и оценка деятельности.
Такие уточнения названия обычно даются разделам текста в должностных положениях руководителей.
В функциональных обязанностях документа, составляемом и утверждаемом преимущественно для рядовых работников предприятия, текст может не делиться на самостоятельные разделы. В его пунктах обычно последовательно перечисляются формулировки основных операций, которые работник выполняет по определенной и утвержденной на предприятии технологии, устанавливается его непосредственное подчинение, кратко формулируются права и ответственность.
В разделе I Общие положения необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации:
полное наименование должности (точное наименование в соответствии со штатным расписанием с указанием категории
Правильность изложения секретарем полномочий поверенного крайне важна. Полномочия это указания на те действия, которые поверенный имеет право совершать от лица доверителя.
Полномочия излагаются предельно четко, максимально конкретно, во избежание в дальнейшем различного рода противоречий.
В зависимости от объектов сделок, осуществляемых через представителей, доверенности имеют свои особенности. Гражданское законодательство требует, чтобы в доверенности на совершение дарения представителем был назван предмет дарения (автомашина, строение и т.д.), а также одаряемый. (Замечу, что дарение запрещается в отношениях между коммерческими организациями, за исключением подарков, стоимость которых - не более пяти минимальных размеров оплаты труда).
В доверенности должны быть отдельно обговорены полномочия поверенного по передаче недвижимого имущества (т.е. подписания соответствующего акта сдачи-приемки или иного документа) по договору купли-продажи или мены. Такие полномочия можно оформить и самостоятельной доверенностью.
Отдельная оговорка требуется и для права поверенного, представляющего организацию в арбитражном и общем судах, окончания дела миром, признание или отказа полностью или частично от исковых требований, изменение предмета иска обжалования решения суда, получения исполнительного листа.
Следующим шагом являются указание на то, могут ли полномочия по настоящей доверенности быть переданы поверенным другим лицам (т.е. передоверие).
Далее следует указание на срок действия доверенности, о котором подробно говорилось выше.
Ни в коем случае нельзя после срока действия доверенности дописывать какие-либо дополнительные полномочия поверенного. Такая доверенность не будет иметь юридической силы!
Гражданское законодательство определяет, что от имени юридических лиц доверенности подписываются руководителем (генеральным директором, председателем Правления и т.д.). Возможно также возложение полномочий по подписанию доверенностей на какое-либо другое должностное лицо (например, Вице-президента), но с условием, что таковые полномочия отражены в учредительных документах организации.
Ряд доверенностей должны содержать две подписи: руководителя и главного бухгалтера. К таким доверенностям закон относит доверенности от имени юридического лица, основанного на организации, содержащий указание на ее организационно-правовую форму и наименование, а также основные реквизиты (почтовый адрес, телефоны, банковские реквизиты).
Но возможно использование и простого листа бумаги с оттиском углового штампа организации.
Для наиболее часто используемых доверенностей, а также для тех, формы которых утверждены государственными органами, существуют типографски исполненные бланки (доверенности на право получения товарно-материальных ценностей и денежных средств и др.), что позволяет правильно их оформить, избежав различного рода ошибок.
В тексте доверенности обязательно должны быть прописью указаны место и дата её составления (подписания). Например, г. Москва, двадцать первое февраля одна тысяча девятьсот девяносто восьмого года.
Если в доверенности отсутствует дата её совершения, то такая доверенность в соответствии с п. I ст. 186ГКРФ признаётся ничтожной, т.е. не имеющей юридической силы с момента выдачи.
Следующим моментом, который необходимо отразить в доверенности, является срок её действия. Такой срок может быть различным от нескольких дней (при совершении каких-либо разовых действий) до трёх лет.
