СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
наличия подписанного сторонами трудового договора (контракта), имеющего пункт о сохранении тайны фирмы и иногда подписанного обязательства, о котором речь шла выше;
прямого отношения функциональных обязанностей сотрудника передаваемым ему документам;
знания сотрудником требований нормативно-методических документов по защите информации и сохранении и сохранении тайны фирмы;
наличия необходимых условий в офисе для работы с конфиденциальными документами и базами данных.
Контроль за фактическим наличием этих условий возлагается на секретаря -референта небольшой фирмы.
Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям (документам, делам, базам данных и т.п.) всегда является строго персонифицированным (индивидуальным) и дается руководителем только в письменном виде: резолюцией на документе, приказом, утверждающим схему именного доступа к конкретным группам информации, утвержденным руководителем списком-разрешением на обложке дела и т. п.
Существует твердое правило: сотрудники фирмы, которым переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.
В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.
В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
В 19691970 гг. была разработана и утверждена серия стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки утверждены были только два: ГОСТ 6.38-72 Требования к оформлению документов и ГОСТ 6.39-72 Формуляр-образец.
С 1972 г. в стране начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.
В 19841986 гг. ВНИИДАД разработал систему документационного обеспечения управления, получившую название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Сегодня это одна из самых популярных специальностей, имеющая постоянный спрос, но уже требующая от секретаря высшего образования и специальной подготовки.
СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТАЦИЮ
Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации О стандартизации, принятым 10 июня 1993 г, это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии, единства измерений;
экономии всех видов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
К нормативным документам по стандартизации, действующим
на территории нашей страны, относятся:
государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);
применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты; правила, нормы и рекомендации;
условия платежей (кроме участников договорных отношений).
ФИНАНСЫ
сведения о финансовой деятельности фирмы (планирование прибылей, их возможные дополнительные источники, кредиты, финансовые прогнозы и др.), не входящие в состав документов обязательной финансовой отчетности.
НАУКА
цели, задачи, перспективы содержание научных исследований;
авторские разработки фирмы (ее ноу-хау), рационализаторские предложения, беспатентные изобретения, находящиеся в стадии разработки;
схемы и чертежи изделий, технологии производств, научные технологии.
ПЕРСОНАЛ ФИРМЫ, ПОДБОР ПЕРСОНАЛА
содержание анкет, тестов для проведения испытаний при приеме на работу;
личные дела, анкетные данные сотрудников, их домашние адреса и телефоны и т.п.;
сведения о приеме на работу специалистов и о переговорах с ними;
сведения о планируемых сокращениях персонала.
ПАРТНЕРЫ, КОНКУРЕНТЫ
сведения о партнерах (компаньонах, клиентах, поставщиках, заказчиках, посредниках, спонсорах), кроме тех, которые должны содержаться в открытых источниках;
сведения о фирмах-конкурентах.
ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ БЕЗОПАСНОСТИ
сведения о системе охраны и безопасности;
принципы организации защиты коммерческой информации;
сведения о времени следования, маршрутах транспортных средств, перевозящих сотрудников, документы, материальные ценности.
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
сведения об оригинальном программном компьютерном обеспечении;
пароли, ключи, используемые в работе с вычислительной техникой;
коды и процедуры доступа к информационным сетям и центрам фирмы.
Обозначение категорий может быть следующим: К других документов, регламентирующих работу с коммерческой информацией.
Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ, УПРАВЛЕНИЯ.
сведения о внутренней организационной структуре фирмы, не содержащиеся в уставе;
сведения об оригинальных методах управления;
решения руководства фирмы по организационноуправленческим вопросам.
ПЛАНЫ, ОТЧЕТЫ
планы развития фирмы, расширения и свертывания производств;
планы инвестиций и закупок;
планово-аналитические материалы;
оперативные, квартальные, годовые отчеты о деятельности фирмы.
ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
сведения о структуре производств, производственных мощностях, типах и размещении оборудования, запасах сырья и источниках его получения, о наличии материалов и готовой продукции;
сведения о подготовке, принятии, исполнении решений руководства фирмы по производственно-техническим вопросам;
сведения о целях, подготовке, обсуждаемых вопросах, результатах совещаний, заседаний, встречах, других коммерческих переговорах;
содержание и условия коммерческих контрактов (хозяйственных, производственных договоров, соглашений), сведения по их заключению и выполнению;
содержание коммерческой переписки.
МАРКЕТИНГ
сведения о направлениях, методах и результатах маркетинговых исследований;
сведения о рыночной стратегии, регионах сбыта продукции и оказания услуг, об оригинальных методах продаж и т.п.;
сведения о тактике и времени выхода на рынок.
ЦЕНОВАЯ ПОЛИТИКА
сведения о методах расчета и структуре цен, системе и размере скидок для определенной категории клиентов;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных объединений.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия определяются государственными органами управления.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.
Счет;
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы техникоэкономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД:
¦ унифицированная система организационно-распорядительной документации;
¦ унифицированная система банковской документации;
¦ унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
¦ унифицированная система отчетно-статистической документации;
¦2унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
¦2унифицированная система документации по труду;
¦ унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
¦ унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и
ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в
Справка о работе с документами в_наименование организации по состоянию на 2000 г.
ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА
Рабочее место секретаря это, как правило, приемная руководителя. Не следует забывать, что приемная то место, куда стекается вся информация, Практически вся эта информация проходит через секретаря.
Секретарь оформляет, принимает, хранит все важнейшие документы фирмы, знает клиентов, поставщиков, заказчиков, деловых партнеров, домашние телефоны и адреса сотрудников, а также много других вещей, которые могут заинтересовать не только конкурентов, но и криминальные структуры.
Многофункциональность, присущая должностным обязанностям секретарям: работа с документами, подготовка встреч, совещаний и переговоров, приём посетителей, телефонные переговоры, связь руководителя с сотрудниками, работа со средствами электронной и вычислительной техники и многое другое заставляют отдельно проанализировать роль секретаря в защите коммерческой информации при осуществлении его основных функций.
Перечень сведений, содержащих коммерческую тайну, доводится до сведения персонала фирмы под расписку.
Указанный перечень используется при разработке Положения о коммерческой тайне, инструкции о закрытом делопроизводстве и деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
В настоящее время действует 37 классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:
1. Классификаторы информации обуправленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
¦ Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
¦ Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
¦ Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
¦ Общероссийский классификатор валют (ОКБ);
¦ Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
¦ Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
¦ Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
¦ Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
¦ Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
¦ Обще союзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
¦ Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
¦ Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
¦ Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
¦ Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
¦ Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.
Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах и формах документов, разрешенных к применению.
Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации и блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом: XX XX XXX X.
Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры -регистрационный номер, последняя цифра - контрольное число.
Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд 09010046 читается таким образом:
09 Унифицированная система документации Пенсионного фонда;
01 Документация по учету и распределению средств;
004 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный
фонд
6 Контрольное число.
ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая это документы по общим и административным вопросам, то есть вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа документы по функциям управления.
Такие документы составляют работники финансовых органов, граждан оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72. На обложку дела при его заведении выносятся следующие реквизиты:
полное наименование учреждения с указанием его подведомственности;
название структурного подразделения;
индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;
номер тома, если дело имеет несколько томов;
заголовок дела;
срок хранения дела.
Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы.
Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.
Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются и архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством.
После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.
При автоматизированной обработке предложений, замечаний, жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.
заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например, К-187/1, К-187/2, К-187/3.
Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений. Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака К. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса.
Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов.
Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел.
Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы и соответствии с действующим законодательством. Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан, и обобщают их в виде аналитических справок (прил.
7.5-7.9) и представляют их своим руководителям.
Обложка дела с предложениями, заявлениями, жалобами бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Классификация документов деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Предметом нашего рассмотрения является административная система документации, которая делится по видам документов на:
1. Организационно-распорядительную положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы.
2. Справочно-информационную письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты.
3. По личному составу приказы по личному составу, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.
Поскольку первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (ДЕЛО документ или совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом), то она является основой правильного формирования дел.
