Доценко Е. - Документационное обеспечение управления
Предлагаемое учебное пособие рассматривает историю развития документации в России, нормативно-методическую базу, государственные стандарты на документацию, классификацию документов, правила работы с документами с учетом требований стандарта ГОСТ Р 6.30-97.
Пособие предназначено для обучающихся по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов.
КРАТКАЯ ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИИ И СЕКРЕТАРСКИХ СЛУЖБ В РОССИИ
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.
Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному и социальному неравенству, закреплявшемуся в документах.
В конце IX века этот процесс привел к образованию классов. Все это отражено в документе, памятнике древнерусского права - Русской Правде.
Приказное делопроизводство
В конце ХУ в. появляются первые приказыцентральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы органы государственного управления на местах. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной.
В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного управления число приказов росло.
Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50. Кроме приказных изб на местах были такие органы, как земская изба, губная изба, возглавляемые старостами, городничими.
В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку выписать, а после исполнения вклеить в столп (подклеить к делу).
Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его.
Документы этого периода имели форму свитка, длина разработки номенклатур структурными подразделениями н представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.
Разработку номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы
Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или ранее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.
Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, согласовывает с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем се утверждает руководитель структурного подразделения.
Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.
Номенклатуры печатают в 4-х экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы.
Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа, а четвертый оставляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с I января следующего календарного года. Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и
хранения дел для организаций определенной категории или системы.
Примерные номенклатуры устанавливают примерный состав дел для тех организаций, на которые они распространяются. Этот вид номенклатуры имеет рекомендательный характер. Независимо от наличия типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна иметь конкретную номенклатуру в качестве нормативного документа. Она представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в календарном году, для данной организации (или ее структурных подразделений).
При разработке конкретных номенклатур организации, входящие в единую подведомственную сеть, применяют типовые н примерные номенклатуры. Для того, чтобы квалифицированно составить номенклатуру, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего объема организационнораспорядительной, планово-отчетной и других групп документов, образующихся в процессе деятельности организации Основой для составления номенклатуры являются:
¦ устав (положение) организации;
¦ положения о структурных подразделениях;
¦ классификаторы участков деятельности и кодификаторы структурных подразделений (при их наличии);
¦ штатные расписания;
¦2 планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений; номенклатуры организации за прошлые годы;
¦ описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу,
¦ акты о выделении документов н дел к уничтожению;
¦ типовые и примерные номенклатуры дел данной системы (при их наличии);
¦ решения Государственной архивной службы России и территориальных архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов.
Номенклатуру дел на предстоящий календарный год составляют на основании номенклатур структурных подразделений заранее, так чтобы утвердить и ввести ее в действие с I января. Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений - на руководителей подразделений. Работу по составлению номенклатуры строят в соответствии с приказом руководителя организации.
В нем должны быть указаны сроки свитка часто была весьма значительной. Например, Соборное уложение 1649 г., содержавшее основные законы России ХУII в., имело общую длину столба 309 м.
Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа черное письмо составлял подьячий средней руки, дьяк чернил его, то есть исправлял, а молодший подьячий белил, то есть писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, старый подьячий справлял переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. Справленные документы подписывали дьяки.
Подпись растягивали на всю ширину документа с целью охраны от подлогов.
В период приказного делопроизводства царь издавал указы, акты, жалованные грамоты. Боярская дума издавала приговоры.
Характерной особенностью документов этого периода было безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово волокита. Подклеенные в столбцы длиной в среднем 5080 м документы наматывались на палочки в свитки.
Ленты при чтении волочились, отсюда родилось это понятие.
И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки.
Коллежское делопроизводство
Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I. Взамен устаревшей системы приказов в 17171718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром 1 27 февраля 1720г.
В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине.
Канцелярию Сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари тянули воз ежедневной скучной работы с текущими делами.
Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.
Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет вершенных и невершенных дел, хранил печать коллегии (канцелярии).
Глава XXIX Генерального регламента называлась О секретарском управлении, в ней впервые излагалось требование об учтивости секретаря. Также на попечении секретаря была и сохранность документов.
Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, ленность и недосмотр наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до лишения живота и пожитков. При Петре I был составлен моральный кодекс Юности честное зерцало, в котором были сформулированы основные требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.
В 1722 году был принят Табель о рангах закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. Табель состоял из 14 классов или рангов чиновников. Секретари относились к 4 классу.
Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.
С 1763 г. была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в приеме прошений на высочайшее имя. На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели.
Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще 2-3 секретаря.
Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса.
В конце XVIII в. существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари.
Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось слово архив.
Исполнительное делопроизводство
В течение всего XVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами.
Указом об учреждении министерства, изданном в 1811 г., были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь
разглашать сведения о составе находящихся у него документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы и персонала.
оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте.
Секретарю-референту следует учитывать, что работающий в
фирме злоумышленник или работник фирмы, сотрудничающий со злоумышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют, как правило, не те документы, с которыми они сами работают, а документы информации, доверенные другим сотрудникам фирмы. Особую ценность в этом плане для злоумышленника представляет секретарь-референт как лицо, наиболее осведомленное о тайне фирмы.
Следовательно, возлагаемая на секретаря-референта функция по осуществлению доступа персонала к конфиденциальным документам является важной составной частью в реализации системы обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы. Контроль за соблюдением этих правил органически входит в состав служебных обязанностей секретаря-референта некрупный предпринимательской фирмы.
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура дел является важнейшим элементом делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Без нее невозможно получить оперативную информацию, содержащуюся в документах.
Номенклатура дел предназначена для: классификации документов; порядка формирования дел в делопроизводстве учета дел; группировки исполненных документов в дела; систематизации дел; индексации дел; фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов; использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно); использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные, конкретные;
Типовые номенклатуры определяют типовой состав и сроки сотрудников, не сдающих по объективным причинам технические носители информации на хранение секретарю-референту в конце рабочего дня, организацию особой охраны помещений и компьютеров.
Сотрудникам фирмы, работающим с конфиденциальными документами, информацией, запрещается:
использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и интервью, рекламных материалах, выставочных проспектах и любых других информационных сообщениях массового доступа;
сообщать кому-либо (в том числе сотрудникам фирмы) устно или письменно конфиденциальную информацию, несанкционированно передавать документы, даже если это связанно со служебной деятельностью;
вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведения, по не защищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;
обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего пользования;
снимать копии с конфиденциальных документов и делать из них выписки без письменного разрешения первого руководителя;
знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать за их компьютерами без письменного разрешения первого руководителя;
переписывать сведения из документов в личные дневники, карточки учета работы, календари, еженедельники и т. п., переносить их в справочные и личные учетно-плановые массивы ЭВМ;
вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото-, видеоаппаратами, компьютерами, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и т. п.), радиотелефонами, копировальными аппаратами;
выносить документы из здания фирмы без письменного разрешения первого руководителя;
оставлять документы на рабочем столе или работающий компьютер при любом по длительности выходе из помещения;
хранить конфиденциальные документы вместе с открытыми документами и материалами, формировать в одном деле или машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения;
разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и о личных идентифицирующих кодах и паролях;
определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти указы и предписания; местные губернские власти имели право рассылать указы от имени его императорского величества; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения и представления. К высочайшей власти обращались также с всеподданнейшими докладами, прошениями, жалобами.
Равные по положению учреждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие.
Это привело к дальнейшей централизации государственного аппарата.
Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащие сведения об организации. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.
Указом Общее учреждение министерств предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью в канцелярию министра или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция.
В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общихв канцелярии и департаментах, и частных в отделениях канцелярии и департаментов. И общие, и частные журналы регистрации документов состояли из трех частей: для регистрации документов верховной власти, для обыкновенных бумаг и для секретных документов.
23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом создания профессионального секретарского труда в нашей стране.
После 1840 г. личные секретари появились на многих предприятиях России. В 1868 г. в Харькове были открыты первые секретарские курсы, подобные учебные заведения в США появились в 1879 г., в Англии и Франции в 19001907 гг.
Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале ХХ столетия, особенно в области механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, включая новые в то время перьевые ручки.
Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.
Начиная с 18 84 г., в России издавались восемь специализированных журналов, рассматривающих вопросы конторского и секретарского труда, такие, как Вестник контор и канцелярий, Бюллетень конторщика, Машинопись, Стенограф и др.
Развитие делопроизводства в 1917-1990 гг.
Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях.
В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям. Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиевавыпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.
В 1923 г. при ВСНХ СССР было создано бюро Стандартизация, которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В стране издавались специальные журналы: Стенография и машинопись, Вопросы организации и управления, Техника управления и др.
Секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей. Однако расцвет секретарского труда был недолгим.
В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами.
В 1932 г. было принято решение, разделившее всех секретарей на две неравноценные (в должностных обязанностях и окладах) группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые машинистками-секретарями 1-й и 2-й категорий.
На вторых были возложены механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.
В начале 60-х годов секретари получили новые должности: секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка и им были документ не адресован руководителем, не только не имеют право доступа к нему, но и не должны знать о существовании такого документа и исходных данных о нем. Даже в том случае, если эти сотрудники имеют допуск к данной тематической группе конфиденциальных сведений.
В такой ситуации эти сотрудники являются, по существу, посторонними лицами.
Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме (в том числе случайные, несанкционированные) обязательно фиксируется секретарем-референтом в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и росписи лица, который обращается к документу.
ОСОБЕННОСТИ ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТАМ:
доступ к персональному компьютеру, серверу или терминалу;
доступ к машинным носителям информации, хранящимся вне ЭВМ;
непосредственный доступ к базам данных и файлам.
Доступ к машинным носителям конфиденциальной информации,
хранящимся вне ЭВМ, предполагает:
организацию учета и выдачи сотрудникам чистых носителей информации;
организацию ежедневной фиксируемой выдачи сотрудникам и приема от сотрудников носителей с записной информацией (основных и резервных);
определение и регламентацию первым руководителем состава сотрудников, имеющих право оперировать конфиденциальной информацией с помощью компьютеров, установленных на их рабочих местах, и получать у секреторя-референта учетные машинные носители информации;
организацию системы закрепления за сотрудниками машинных носителей информации и контроля за сохранностью и целостностью информации, учета динамики изменения состава записанной информации;
организацию порядка уничтожения информации на носителе (форматирование носителя) и порядка физического уничтожения носителя;
организацию хранения носителей у референта в рабочее и нерабочее время, порядка эвакуации носителей в экстремальных ситуациях;
определение и регламентацию первым руководителем состава конфиденциально, СК - строго конфиденциально, ДСП - для служебного пользования.
Следующим направлением деятельности в области защиты коммерческой информации является определение порядка доступа сотрудников фирмы к информации, составляющей коммерческую тайну. При этом необходимо учитывать должностные обязанности, профиль деятельности сотрудников, их надежность и преданность интересам фирмы. Доступ сотрудников к различным категориям коммерческой информации фиксируется в трудовом договоре (контракте), должностных инструкциях. В этих же документах устанавливается ответственность сотрудников за соблюдение коммерческой тайны.
Обязательство о неразглашении коммерческой тайны желательно распространить не только на весь период работы сотрудника в фирме, но и на определенный период после перехода на другую работу.
Разрешение (санкция) на доступ к конфиденциальной информации может быть дана при соблюдении следующих условий:
наличия подписанного приказа первого руководителя о приеме на работу (переводе, временном замещении, изменении должностных обязанностей и т.п.) или назначении на должность;
