Служебное письмо
Порядковый номер вопроса и слово Доклад печатаются с абзаца.
Все фамилии приводятся в порядке: фамилия, инициалы.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем эти слова печатаются прописными буквами от левого поля и после них ставится двоеточие.
Содержание докладов и краткое изложение выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается пометка Текст выступления прилагается.
Постановление (решение) печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (при большом количестве страниц документа допускается печатать через 1 межстрочный интервал).
Подпись - печатается через 2-3 межстрочных интервала после предыдущего реквизита.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. При оформлении подписи указывается слово Председатель (Секретарь), проставляется личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия с пробелом).
4.3.3. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным структурным подразделением и должностным лицам в соответствии со списком рассылки.
Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Копии протоколов заверяются печатью канцелярии.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью канцелярии.
Образцы и примеры оформления протокола и выписки из него приведены в Приложении 4.1, 4.2.
Служебное письмо
4.4.1. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения университета с другими учреждениями, а также с частными лицами.
По содержанию и назначению письма подразделяются на инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и т.д.
4.4.2. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.
Обращаться к адресату следует по имени-отчеству или по фамилии с предшествующим словом господин (или сокращенным г-н). В письмах, адресованных высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам или председателям обществ, компаний, фирм принято обращение с указанием должности без фамилии,
например: Уважаемый господин министр!
Уважаемый Сергей Иванович!
Уважаемый г-н Смирнов!
Обращение центрируется в пределах полей и в конце его ставится восклицательный знак.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причину его написания. Основное содержание составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, просьб, отказов, требований, напоминаний и начинается словами:
- просим (письмо-просьба или запрос),
- высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо),
- сообщаем (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая печатается с абзаца и завершается запятой.
Подпись должностного лица отделяется от текста письма 2-мя межстрочными интервалами.
например:
С уважением,
Проректор по режиму и кадрам личная подпись В.М. Дущенко
4.4.3. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.
При необходимости обратиться в организацию по нескольким различным вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.4.4. Текст излагается от первого лица множественного числа.
Допускается изложение от первого лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица, носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.
Примеры оформления служебных писем приведены в Приложении 4.3.
Акт
4.5.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Акт оформляется на общем угловом бланке университета или структурного подразделения и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - А К Т, которое печатается прописными буквами вразрядку и выделяется полужирным шрифтом. Допускается выравнивать слово АКТ по центру в пределах полей, отведенных для размещения углового штампа на бланке
Дату и номер - датой акта является дата его составления.
Гриф утверждения
Заголовок к тексту
Текст - состоит из двух частей. В вводной части после слова Основание указывается распорядительный документ, на основании которого актируется событие, его дата и номер.
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их должности с указанием организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже).
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы от левого поля.
После слов Основание, Присутствовали ставится двоеточие; после слов Председатель, Члены комиссии ставится тире.
Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и их местонахождении, приводящимися после слова Составлен, которое печатается с абзаца.
например:
Акт составлен в 3-х экземплярах:
1- й экземпляр - бухгалтерия,
2- й экземпляр - планово-финансовое управление,
3- й экземпляр - проректор по АХЧ.
Подпись председателя и членов комиссии.
Примеры оформления актов приведены в Приложении 4.4.
Служебная, докладная, объяснительная записки, справка
4.6.1. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего структурного подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе и т.д.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Указанные документы относятся к информационным и оформляются на листе бумаги формата А5 (если текст документа превышает 7 строк, используется формат А4) с воспроизведением краткого наименования структурного подразделения-автора, наименования вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), даты составления и номера, адресата, заголовка к тексту и текста, подписи.
Используется угловой вариант расположения реквизитов на бланке. При оформлении на бланке формата А5 заголовок к тексту не приводится.
4.6.2. Служебная записка печатается в двух экземплярах.
Первый экземпляр служебной записки направляется в структурное подразделение-адресат, второй экземпляр остается в подразделении, составившем служебную записку (Приложение 4.5).
Докладную и объяснительную записки, заявление допускается писать от руки (Приложение 4.6, 4.8).
4.6.3. Справки выдаются, как правило, для предоставления в сторонние организации в целях подтверждения каких-либо фактов, касающихся сотрудников и студентов университета.
Не допускается начинать текст справки словами: настоящая справка выдана в том, что... (Приложение 4.7).
Телеграммы, телефонограммы, факсимильная связь, электронная почта
4.7.1. Телеграммы составляются по установленным формам и посылаются (передаются) в тех случаях, когда другим способом передать информацию невозможно.
Передача местных телеграмм по городу Таганрогу запрещается.
Текст телеграмм излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов, местоимений и знаков препинания, цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
Текст печатается на одной стороне листа через 2 интервала прописными буквами, без переносов, без абзацев, без исправлений в двух экземплярах, из которых первый передается в канцелярию, а второй подшивается в дело структурного подразделения. Первый экземпляр после передачи на телеграф с отметкой об этом хранится в канцелярии.
В телеграмме под чертой указывается обратный адрес и должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.
Телеграммы от имени университета подписываются ректором или проректорами согласно виду их деятельности и регистрируются как обычная исходящая корреспонденция.
4.7.2. Для оперативного решения служебных вопросов допускается передача телефонограмм.
В тексте телефонограммы не должно быть труднопроизносимых слов, словосочетаний и речевых оборотов.
Исходящие телефонограммы составляются в одном экземпляре, регистрируются как исходящая корреспонденция. На телефонограмме отмечается время передачи, должность, фамилия лица, передавшего телефонограмму, и лица, принявшего ее.
После этого телефонограмма подшивается в дело.
Входящая телефонограмма оформляется на отдельном листе бумаги. При приеме телефонограммы указывается наименование заявителя, точное время приема, должность и фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер телефона, откуда передана, а также должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму (Приложение 4.9).
Входящие телефонограммы регистрируются и хранятся как обычная входящая корреспонденция.
4.7.3. Передача корреспонденции по факсимильной связи и электронной почте осуществляется по указанию или с разрешения руководящих работников, список которых утверждается ректором университета.
Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой БАХ (дата и время).
Полученная по факсимильной связи и электронной почте корреспонденция на имя университета или ее руководителей в тот же день передается на регистрацию в канцелярию и затем адресату.
Регистрация в структурных подразделениях корреспонденции, передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке.
5. Организация документооборота и исполнения документов
Порядок прохождения и исполнения входящих документов
5.1.1. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется в централизованном порядке канцелярией и включает в себя проверку правильности доставки и целостности вложений, учет поступления документа в университет и подготовку корреспонденции к передаче по назначению. Все регистрационные формы приведены в Приложении 7.
Корреспонденция, полученная сотрудниками университета при личном приеме посетителей или посещении других учреждений и учебных заведений, должна быть передана в канцелярию для соответствующего учета и оформления не позднее следующего рабочего дня.
5.1.2. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.
5.1.3. В канцелярии вскрывают поступившую корреспонденцию, за исключением получаемой с надписью лично и в адрес общественных организаций; эта корреспонденция передается адресату в упаковке.
5.1.4. В случае отсутствия приложений, указанных в полученном документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т.п.) пометкам на вложенном документе об этом делается запись на обороте первого листа.
Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель (Приложение 7.1).
5.1.5. Конверты от поступившей от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются за исключением случаев:
- если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;
- если даты подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени;
- если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
5.1.6. При поступлении машиночитаемых документов (магнитные ленты, магнитные диски) экспедитором обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.
5.1.7. Полученная канцелярией корреспонденция должна забираться работниками делопроизводства структурных подразделений ежедневно.
Правительственная корреспонденция, телеграммы и другие срочные документы вручаются адресатам немедленно с указанием даты и времени вручения.
5.1.8. Вся корреспонденция, поступающая в университет, подлежит регистрации за исключением той, которая передается непосредственно по назначению; информация о ней заносится в журнал (Приложение 7.3).
Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации, приведен в Приложении 8.
Корреспонденция, получаемая канцелярией под расписку (с нарочным, заказная, ценная и т.д.), регистрируется в учетной форме (Приложение 7.5) и выдается также под расписку.
5.1.9. При наличии ссылки на ранее поступившие документы сотрудник, регистрирующий документ, указывает на последней странице номера этих документов, номер дела, в котором они подшиты, и фамилию исполнителя.
5.1.10. Регистрационные карточки на документы, переданные на рассмотрение руководству, хранятся отдельно от картотеки.
Рассмотренные руководством университета документы возвращаются в канцелярию для передачи их исполнителям, а в ПЭВМ из карточки переносятся резолюции.
Первый экземпляр карточки передается исполнителю с документом, а второй помещается в контрольную картотеку по корреспондентам и срокам исполнения. После исполнения документа первый экземпляр карточки с отметками о результатах рассмотрения возвращается исполнителем в канцелярию и размещается в картотеке по корреспондентскому признаку; второй (контрольный) экземпляр изымается и уничтожается.
5.1.11. Получив документы на исполнение, сотрудник университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.
Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.
Каждый сотрудник университета обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.
Передача исполнителям документов, рассмотренных руководством университета или его структурных подразделений, производится только через канцелярию или лиц, осуществляющих учет и регистрацию корреспонденции.
Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
Передача документов в процессе исполнения из одного структурного подразделения в другое с обязательной отметкой об этом в карточке производится с разрешения руководства университета.
5.1.12. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Сроки исполнения входящих документов
5.2.1. Сроки исполнения распорядительных документов и ведомственной корреспонденции могут быть типовыми и индивидуальными.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в самих документах или резолюциях руководства.
Для документов, срок исполнения которых не указан в их тексте или резолюции руководства, устанавливаются следующие типовые сроки:
- по вопросам, решаемым в соответствии с действующим законодательством и другими нормативными актами и распорядительными документами, - до 10 дней;
- по тем же вопросам, затрагивающим компетенцию других
подразделений, с которыми необходимо согласование, - до 15 дней;
- по вопросам, требующим подготовки распорядительных документов:
а) на основании нормативных документов вышестоящих органов, содержание которых следует довести до сведения структурных подразделений, -до 5 дней;
б) на основании тех же документов, если по ним необходимо разработать мероприятия (без обсуждения вопросов на ученом совете), - до 15 дней.
Сроки исполнения исчисляются со дня поступления документа.
5.2.2. Для соблюдения установленных сроков исполнения в письмах и запросах указывается ожидаемый срок получения ответа.
5.2.3. Отсутствие непосредственного исполнителя (командирование, отпуск, болезнь и т.д.) не снимает с подразделения ответственности за своевременное и качественное исполнение документов и поручений.
5.2.4. При невозможности исполнить документ в установленный срок исполнитель должен обратиться к руководству или в канцелярию с мотивированной просьбой о продлении срока.
Данные о сроке исполнения и его продлении обязательно заносятся в регистрационно-контрольные карточки и журналы.
Порядок подготовки и прохождения исходящих документов
5.3.1. Порядок прохождения исходящих документов включает в себя следующие этапы: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
Для предварительного ознакомления и согласования проект документа может быть размножен и передан всем участвующим в его подготовке лицам.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он подготовлен.
5.3.2. Вся исходящая корреспонденция университета регистрируется в журналах учета исходящих документов (Приложение 7.6) и отправляется только через канцелярию.
Регистрация производится в день подписания документа.
5.3.3. Все документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются ректором или проректорами согласно распределению обязанностей, а в их отсутствие - исполняющим обязанности ректора или проректора.
Эта корреспонденция оформляется на фирменных номерных бланках с эмблемой университета и регистрируется:
- за подписью ректора - в канцелярии,
- за подписью проректоров - у секретарей проректоров.
5.3.4. Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений университета.
Эта корреспонденция оформляется на чистых листах бумаги, регистрируется в структурных подразделениях, а в канцелярии на нее проставляется угловой штамп университета.
5.3.5. В исходящем письме-ответе указывается исходящий номер и дата письма корреспондента, на которое дается ответ,
например: на 23-14/115 от 20.01.2000.
5.3.6. Копия отправляемого документа подшивается в дело по месту регистрации документа.
Готовая корреспонденция в незапечатанном конверте сдается в канцелярию для последующего оформления и отправки через почтовое отделение связи.
Сотрудники, ответственные за делопроизводство, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие всех виз, подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, его телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в учетно-регистрационные журналы (карточки).
5.3.7. Исходящие телеграммы, факсы и телефонограммы имеют порядковую нумерацию в пределах года и регистрируются в отдельных учетных формах (журналах, реестрах и т.п.).
5.3.8. Корреспонденция, адресованная одному и тому же учреждению, должна быть вложена в один конверт.
На конверте должны быть указаны вид отправки: заказное письмо, ценное, с уведомлением - и адрес получателя в соответствии с действующими почтовыми правилами (п. 3.5.4).
Порядок подготовки и прохождения внутренних документов
5.4.1. К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, указания, решения, докладные, служебные, объяснительные записки, акты, справки, сводки, заявления и др.
Они готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах университета и рассматриваются теми должностными лицами, которым они направлены.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки их соответствия действующему законодательству.
5.4.2. Внутренние документы регистрируются в день подписания.
Контроль исполнения документов
5.5.1. Все поступающие на имя ректора университета и в адрес университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
5.5.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, надлежащего решения содержащихся в них вопросов.
5.5.3. Обязательному контролю подлежат:
- постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов и другие документы, по которым требуется ответ;
- поручения и задания структурным подразделениям;
- документы, поставленные на контроль руководством университета или структурных подразделений.
5.5.4. Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения возлагается на руководителей структурных подразделений.
Канцелярией ежедневно составляется перечень контролируемых документов, срок исполнения которых истек (Приложение 7.7).
5.5.5. Контроль за исполнением документов возлагается:
- для документов, поступивших из вышестоящих органов и поставленных на контроль руководством университета - на секретариат и канцелярию;
- для документов, поступивших в структурные подразделения и поручений руководства этих подразделений - на лиц, назначенных для этой работы в структурных подразделениях.
5.5.6. На полях первой страницы документа, взятого на контроль, и на контрольной карточке проставляется штамп контроль.
Карточки на документы, поставленные на контроль, размещаются следующим образом:
1- й экз. - в канцелярии в контрольную картотеку
2- й экз. - вместе с документом в структурное подразделение.
5.5.7. Для осуществления контроля за исполнением распорядительных документов университета ведется отдельная картотека.
Контроль за исполнением осуществляется путем ежедневного просмотра контрольной картотеки и напоминания исполнителям о приближении срока исполнения.
5.5.8. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе имеется пометка срочно - в трехдневный срок,
- если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,
- документы без указания срока исполнения, а также поручения без
указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.
Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.
5.5.9. Документы снимаются с контроля сотрудниками, поставившими их на контроль, после решения изложенных в них вопросов.
Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства университета является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо отметка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.
Отметка об исполнении документа оформляется, как указано в п. 3.13.
Печатание, тиражирование и рассылка документов
5.6.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие органы, а также приказов по основной деятельности осуществляется в канцелярии.
Приказы по личному составу сотрудников печатаются в отделе кадров.
Остальные материалы печатаются в структурных подразделениях университета.
Текст должен быть напечатан четко, без ошибок, помарок.
5.6.2. Материалы, подлежащие тиражированию на копировальномножительных аппаратах, печатаются в 2-х экземплярах.
