Соглашение о неразглашении коммерческой тайны
Следует обратить пристальное внимание как на вновь пришедших на работу, так и на тех, кто подлежит увольнению. Эти люди находятся в ситуации, наиболее благоприятных для утечки информации.
Возможными источниками утечки интеллектуальной собственности могут стать конгрессы, конференции, симпозиумы, торговые выставки, демонстрации созданной техники, ярмарки, реклама и т. п. Профессионалов промышленного шпионажа привлекают и различные съезды специалистов, потому что они знают: самые лучшие источники коммерческой и научно-технической информации - болтуны.
Утечка информации охватывает широкий круг различных действий. Это и утрата информации из компьютера, и пропажа документов.
Утратой считается и тайное копирование информации конфиденциального характера с дискеты на дискету, снятая лично для себя копия документа, содержащего коммерческую тайну.
Концептуальная модель защиты информации при защищенном документообороте
Существуют три общепринятых метода защиты интеллектуальной собственности: патент, авторское право и коммерческая тайна.
Патентом оформляется право изобретателя законно монополизировать использование изобретения в течение установленного периода времени. Основами гражданского законодательства срок действия патента определен в 20 лет.
Патент является способом защиты промышленной, а не коммерческой информации.
Авторское право, напротив, защищает только форму, в которой выражена конкретная идея, а не саму идею. Это отличает авторское право и от патента, и от коммерческой тайны, которые относятся к сущности, содержанию идеи.
Оригинальные мысли, содержащиеся в книгах и научных статьях, после их прочтения уже принадлежат каждому. Ими можно свободно пользоваться. Однако при использовании этих идей в новых публикациях необходимо делать ссылки на конкретного автора, иначе будут нарушены авторские права.
Это относится в большей степени к литературному творчеству, музыке, программному обеспечению.
Коммерческая тайна как форма интеллектуальной собственности в нашей стране не охвачена правовым регулированием, поэтому для защиты коммерческой информации применение законодательных мер значительно осложнено, и здесь большое значение приобретают другие меры защиты.
Немаловажную роль в защите информации играют морально-этические нормы, которые не являются обязательными, однако их несоблюдение ведет к потере авторитета (престижа) человека, группы лиц либо всей организации.
При охране информации от прямого хищения или уничтожения нередко прибегают к мерам физической защиты. Это - замки на дверях, решетки на окнах, различные механические, электромеханические и электронные устройства охраны здания, лаборатории, других помещений фирмы.
Физические меры защиты, как правило, применяются в совокупности с административными мероприятиями. К ним относятся: организация соответствующего режима секретности, пропускного и внутреннего режима, создание службы безопасности, обучение и инструктаж персонала.
Технические системы охраны включают в себя электромеханические, акустические, емкостные, радиотехнические, магнитометрические средства.
Криптографические меры защиты позволяют шифровать информацию таким образом, чтобы ее содержание, могло стать доступным только при предъявлении специфической информации (ключа). Специалисты считают криптографическое закрытие информации наиболее эффективным и надежным средством.
В качестве потенциальных угроз безопасности информации могут выступать стихийные бедствия, неблагоприятная внешняя среда, катастрофы, политическая нестабильность, ошибки и неисправности программы, компьютерная преступность. Концептуальная модель угроз безопасности информации при
защищенном документообороте приведена на рис. 4
Концептуальная модель угроз безопасности информации при защищенном документообороте
Исходя из характера угрозы, применяются различные меры противодействия.
Для защиты коммерческих секретов следует соблюдать следующие правила:
- обеспечение безопасности всегда и везде - дело профессионалов, потому что для этого требуются специальные знания;
- предпринимаемые превентивные меры должны предусматривать специ-альную программу по дезинформации промышленных, шпионов;
- система превентивных мер должна включать в себя такой важнейший элемент, как организация движения охраняемой информации, исключив при этом возможность её утечки;
- система превентивных мер должна быть основана на материальной заинтересованности сотрудников, а для этого надо адекватно оплачивать их труд. В нашей стране такую систему превентивных мер по защите коммерческой тайны могут позволить себе пока что немногие частные фирмы.
Объективные потребности фирмы, банка, страховой компании в обеспечении сохранности коммерческой тайны определяются рядом факторов, а именно:
- обострением конкурентной борьбы на рынке товаров и услуг;
- важностью сохранения секретной информации в течение определенного времени;
- возможностью проверить каждый из вероятных каналов утечки информации, и в первую очередь по конкретным служащим.
Последние два фактора должны быть тщательно просчитаны по затратам: стоит ли овчинка выделки?
На начальной стадии создания фирмы, когда ее штат ограничен несколькими сотрудниками, а финансовые возможности не позволяют осуществить весь комплекс мер по защите информации, складывается ситуация, при которой любые действия конкурентов несут реальную угрозу гибели фирмы. На этой стадии необходимо осуществить хотя бы минимально возможный комплекс мер:
- предусмотреть, чтобы служащие в заявлениях о приеме на работу, в трудовых соглашениях и контрактах принимали на себя четко выраженные письменные обязательства не разглашать тайны фирмы и иные сведения, ею охраняемые;
- определиться с потоками информации и все документы, содержащие коммерческую тайну, снабдить соответствующим грифом, отражающим степень их секретности. Сюда относятся, прежде всего, документы с планами предстоящей деятельности фирмы, технологическая документация, списки поставщиков и покупателей;
- предусмотреть вопросы защиты коммерческой тайны в типовых соглашениях с заказчиками, покупателями изделий и услуг фирмы, продавцами, торговыми агентами и др.
В промышленно развитых странах основой защиты коммерческой тайны являются законодательные акты и контракты найма-увольнения, заключаемые служащими с фирмой. Даже при наличии соответствующих законов многие фирмы идут на то, чтобы подписывать контракты со своими служащими о неразглашении доверенных им, секретов либо с момента установления трудовых отношений, либо когда сотрудник получает доступ к коммерческим секретам.
В условиях, когда правового регулирования охраны коммерческой тайны еще не существует, хотя кое-какие проекты уже разработаны, следует обусловить принятие на себя служащим фирмы, работающим по контракту, обязательства о неразглашении коммерческих секретов, при этом данный документ должен прямо предусматривать право работодателя расторгнуть трудовое соглашение (контракт) с сотрудником, нарушившим названное обязательство, а также принимать иные меры, предусмотренные законом.
В странах, где нормы права довольно детально регламентируют охрану коммерческой тайны, тем не менее общеприняты типовые формы соглашений (контрактов) о ее неразглашении. Рассмотрим форму документа, рекомендованную по защите деловой информации в Соединенных Штатах Америки.
Соглашение о неразглашении коммерческой тайны
Приступая к выполнению своих обязанностей в качестве служащего Компании, я понимаю, что получу доступ к информации, касающейся ее бизнеса. Я также понимаю, что во время работы будут заниматься анализом, составлением схем, таблиц, чертежей, докладов и других конфиденциальных документов, относящихся к делам Компании.
В связи с этим даю обязательство, что ни во время моей работы, ни после увольнения не буду обсуждать с кем-либо или раскрывать (за исключением случаев выполнения своих обязанностей в качестве служащего Компании) какую-либо информацию или коммерческие секреты, полученные или разработанные мною. Я также согласен с тем, что все аналитические разработки, схемы, чертежи, доклады и другие документы, подготовленные лично мною либо в сотрудничестве с другими служащими, являются собственностью Компании.
Обязуюсь, что не буду сам и не позволю никому другому снимать копии или делать аннотации с вышеупомянутых документов.
Я подтверждаю, что не не имею перед кем-либо никаких обязательств, которые входят в противоречие с настоящим Соглашением или ограничивают мою деятельность в Компании.
Дата Подпись Служащего
Дата Подпись Свидетеля
Конечно, служащий фирмы, подписывая подобного рода документ, должен четко представлять, что конкретно из деловой информации и технологических разработок является тайной фирмы. Как раз по этой причине и считается обязательным требование о том, чтобы вся секретная информация была обособлена от остальных сведений, а документы, ее содержащие, носили соответствующий гриф.
Приведенный выше текст соглашения о сохранности коммерческой тайны, по мнению американских юристов, оставляет многие вопросы без ответа. На практике для охраны коммерческой тайны фирмы ее служащими как во время работы в ней, так и после увольнения, используются более детально проработанные соглашения.
Важно, чтобы условия сохранения коммерческой тайны бывшим сотрудником фирмы были реальными по времени, оставляя ему возможность подыскать достойно оплачиваемую работу.
Использование контрактов о сохранении коммерческой тайны позволяет обеспечить формальную юридическую защиту коммерческой информации, к которой имеет или имел доступ персонал фирмы.
Однако коммерческие тайны полностью или частично могут стать известны деловым партнерам вашей фирмы в процессе обмена с ними необходимой для совместной работы информацией. Следовательно, они должны принять на себя обязательства по защите ваших коммерческих тайн, равно как и вы должны поступить таким же образом в отношении их.
Это традиционная для делового мира практика, но и она должна подкрепляться письменными обязательствами.
Соглашение о сохранности коммерческой информации
Здесь и далее Доверяющий или Ваше имя, здесь и далее Доверенный желают рассмотреть возможность для чего необходимо, чтобы Доверенный имел доступ к информации о_
Эта информация составляет коммерческую тайну Доверяющего и раскрывается только в заранее оговоренных целях. Доверенный обязуется сохранять в секрете эту информацию и не использовать ее в других целях. Доверенный обязуется ознакомить под роспись с этим Соглашением всех своих сотрудников, которые получат доступ к данной информации.
По окончании переговоров (или сотрудничества) Доверенный сразу же вернет все материалы, содержащие данную информацию, Доверяющему.
Это соглашение не относится к информации, законным владельцем которой является Доверенный, или информации, полученной им у третьих лиц.
Дата Подписи
Готовя документы на приобретение каких-либо товаров или услуг, размещая заказы на них, следует в соответствующих соглашениях или договорах обязательно указать, что продавец (поставщик) обязуется содержать в секрете всю предоставленную ему в связи с данным заказом вашу информацию. По исполнении заказа все документы фирмы, содержащие секретную информацию, он обязуется возвратить во взаимообусловленные сроки.
Рекомендуется на документах с конфиденциальной информацией, адресуемой поставщикам фирмы, ставить штамп, который свидетельствовал бы о том, что изложенные в документе сведения являются частной собственностью фирмы и требуют соответствующей защиты и своевременного возвращения владельцу.
Соглашение о сохранении коммерческой информации следует подписать и с теми партнерами, которые предоставляют фирме разного рода сервисные услуги (ремонт оборудования, уборка помещений).
Если фирма прибегает к услугам торговых посредников или нанимает торговый персонал, то и в этом случае единственной возможностью сохранения коммерческих секретов будет подписание с ними соответствующего контракта.
Нет иных путей для сохранения коммерческих секретов производимой (реализуемой) фирмой продукции (товаров) в общении с контрагентом, кроме как заключение соответствующего соглашения о сохранении коммерческой тайны. Такие сведения могут быть нужны ему, например, для того, чтобы оценить ваши возможности по наращиванию производства данного вида продукции (товара), и краткое соглашение о сохранении тайны заставит его беречь полученную информации.
Таким же образом охраняются коммерческие тайны третьей стороны, в частности вашего поставщика.
Деловые партнеры могут высказать пожелание о предоставлении им всей коммерческой информации для оценки реального состояния ваших дел. На предварительной стадии обсуждения сделки следует воздерживаться от детального обсуждения вашей охраняемой информации.
Это возможно лишь после подписания соглашения о сохранении тайны.
В целом же защита коммерческих тайн фирмы в общении с дружественными, лояльными лицами, или же занимающими по отношению к вашему бизнесу нейтральную позицию, осуществляется на основе заключения соответствующих соглашений, прямо предписанных в нормах права, либо так или иначе основанных на них.
Даже тщательно охраняемые тайны фирмы могут стать известны вашим конкурентам из обычных публикаций для широкой публики, если пустить это дело на самотек. Поэтому один из сотрудников должен предварительно просматривать готовящиеся к печати брошюры, рекламные объявления, пресс-релизы и иные материалы, предназначенные для симпозиумов, конгрессов, выставок, а также выступления, научные и иные публикации сотрудников вашей фирмы. Он должен руководствоваться простым, но достаточно эффективным правилом, суть которого состоит в том, чтобы в максимально возможной степени раздробить, разобщить по времени и по авторам ту строго охраняемую коммерческую информацию, без которой невозможно опубликование упомянутых выше работ. Все это существенно препятствует сбору секретной информации о фирме конкурентами или недоброжелателями.
Конечно, этот барьер преодолим, но лишь посредством очень больших затрат.
Трудно найти золотую середину между стремлением сохранить коммерческую тайну и желанием использовать в рекламных целях наиболее впечатляющие данные из строго охраняемой информации, особенно те из них, которые, несомненно, помогли бы расширить сбыт производимых товаров и услуг.
Рассмотрим теперь вопрос о том, где и как предприниматель может получить необходимые ему сведения о клиентах и конкурентах, дающие ему возможность нормально работать в условиях рыночной экономики. Известно, что обладание такими сведениями по сути своей есть один из элементов системы превентивных мер по борьбе с промышленным шпионажем.
В капиталистических странах сведения о клиентах принято считать не коммерческой тайной фирмы, а, скорее, ее капиталом. Поэтому список клиентов фирмы и иные сведения о них составляются, в первую очередь, усилиями руководителя и эта информация не доверяется даже его ближайшему окружению.
На каждого клиента фирмы накапливается информация, где отражаются его привычки, характерные черты поведения, его интересы в личной жизни, о предоставляемых ему фирмой привилегиях. Отражаются сведения о его требованиях к качеству и количеству товаров и услуг, какие режимы доставки товаров применялись, какова периодичность поставок, сведения об особенностях платы и иных специфических чертах контрактов с данным клиентом.
Здесь отражаются те сведения, которые определяют прибыльность всей операции с ним, какие предполагаются объемы сделок, частота поставок.
Сведения о деятельности фирмы и ее руководителях собирают в различных экономических газетах и журналах, справочниках, выпытывают у биржевиков, покупают у частных детективов.
Осведомленность о наиболее выгодных клиентах конкурента дает шанс победить в состязании с ним, если вам удастся переманить его клиентуру. Здесь на первый план выступает персонифицированная информация о клиентах, сведения о симпатиях и антипатиях, об их привязанностях, дружеских связях в среде предпринимателей и их конкурентах, которые влияют на принятие ими решений о поддержке деловых отношений с вашей фирмой или об их прекращении.
Сбор информации о клиентах и конкурентах должен быть упорядочен самым тщательным образом, и эта информация должна находиться только у руководства фирмы.
Сотрудники фирмы, продвигающие на рынок ее продукцию, должны представить письменные отчеты о конкретных клиентах по каждому факту продаж. В этих отчетах должны быть отражены перспективы будущих сделок.
Если вашей фирме по силам затраты на содержащие аналитического отдела, изучающего конъюнктуру рынка, клиентов, конкурентов, то и в этом случае следует распределять такого рода конфиденциальную информацию среди сотрудников.
Документация об этом должна быть строго секретной, а персонал, работающий с ней, должно соблюдать правила обращения с секретными документами. Все служащие, работающие непосредственно с клиентами, должны дать письменные обязательства сохранять коммерческие тайны фирмы.
Аналитический отдел или отдел маркетинга, изучая клиентов, должен одновременно собирать и анализировать сведения о конкурентах. Для этого должна быть разработана программа действий каждого сотрудника отдела.
Следует четко знать, какие сведения надо получить и где они концентрируются.
Кто и каким образом может добыть эти сведения с наименьшими затратами. Какие трудности могут . возникнуть при этом и как их следует преодолевать.
Обязательно следует фиксировать: где, когда и как получена данная информация, кем конкретно и что по ней сделано.
В наших условиях добывание достоверной информации о клиентах и конкурентах - предмет постоянной головной боли. Рынок, его информационные структуры - еще в стадии формирования, притом на самых первых ступенях, По этой причине решение проблемы, вероятнее всего, может осуществляться:
- собственными силами (создание отделов маркетинга, изучения спроса);
- получением за плату нужной информации у тех коммерческих структур, которые ею располагают (банки, страховые компании, биржи, частные детективные агентства);
- обращением за помощью, разумеется, платной, к службам промышленной контрразведки, к частным сыскным агентствам.
Предприниматель осуществляет выбор сам, но в любом случае выбор этот потребуется сделать, потому что система превентивных мер, обеспечивающая безопасность фирмы, без исчерпывающей информации о ее клиентах и конкурентах существовать не может, а сама фирма в таких условиях обречена на проигрыш в конкурентной борьбе.
Добывая жизненно важную коммерческую информацию, не следует забывать, что ваши конкуренты озабочены тем же. Во Франции, например, за промышленными секретами охотятся десятки тысяч промышленных шпионов и на оплату их труда французские бизнесмены ежегодно тратят свыше одного миллиарда долларов.
Следует не забывать о работе с представителями средств массовой информации, тем более что наше законодательство никак не защищает предпринимателей от журналистов.
Исходя из Закона Российской Федерации от О средствах массовой информации от 27 декабря 1991 года, не допускается использование средств массовой информации ... для разглашения сведений, составляющих государственную или иную специально охраняемую законом тайну. Но закон о печати не предусматривает ответственности за возможность нанесения публикацией даже существенного имущественного вреда посредством разглашения коммерческих тайн предпринимателей.
Столь существенный недочет Закона О средствах массовой информации заставляет любого предпринимателя быть настороже при общении с журналистами. Следует исходить из известного правила: минимум информации -максимум общественного интереса.
Для постоянного общения с представителями средств массовой информации и общественности следует назначить компетентного, толкового сотрудника, умеющего общаться с людьми, располагать их к себе, быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства.
Итак, что же относится к коммерческой тайне и требует защиты от утечки информации и ее похищения?
1. Деловая информация:
- финансовые сведения;
- данные о цене (стоимости) продукции и услуг, технологии;
- деловые планы и планы производства новой продукции;
- списки клиентов и продавцов, контракты, преференции и планы;
- информация о маркетинге;
- соглашения, предложения, квоты;
- списки персонала, организационные схемы и информация о сотрудниках (их характеристики).
II. Техническая информация:
- научно-исследовательские проекты;
- конструкторские разработки по производству какой-либо продукции и ее технические параметры;
- заявки на патенты;
- дизайн, эффективность и возможности производственных методов, оборудования и систем;
- информационный процесс;
- программное обеспечение ЭВМ;
- химическая формула.
Анализируя зарубежный опыт по созданию механизма защиты коммерческой тайны, можно выделить основные блоки, из которых он состоит:
- нормы права, направленные на защиту интересов ее владельцев;
- нормы, устанавливаемые руководством предприятия, фирмы (приказы, распоряжения, инструкции);
- специальные структурные подразделения, обеспечивающие соблюдение этих норм (подразделение режима, службы безопасности).
Мировой опыт в области защиты производственных секретов показывает, что чисто административные меры не гарантируют результат, поэтому предприниматели, не отказываясь от административных мер, переходят к совмещению их с активным вовлечением в процесс защиты конфиденциальной информации всех сотрудников фирмы.
Главное место в организации надежной защиты секретной информации должно отводиться работе с кадрами. Специалисты считают, что сохранность секретов на 80% зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания кадров.
И эта работа должна начинаться со дня приема человека на работу.
Вторым по важности мероприятием должно быть ограничение доступа к секретной информации. Работа должна быть организована таким образом, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к той информации, которая необходима ему в процессе выполнения прямых служебных обязанностей.
Эта мера не сможет сама по себе полностью защитить от возможной ее утечки, но возводит свести возможный ущерб к минимуму.
Третьим направлением в работе с кадрами является проведение воспитательной работы. Специалисты в области противодействия промышленному шпионажу дают следующие рекомендации:
- использовать любую возможность для пропаганды программ обеспечения режима секретности;
- всемерно стимулировать заинтересованность сотрудников в выполнении режима секретности;
- не забывать периодически вознаграждать сотрудников за успехи в защите секретной информации.
Следует иметь в виду, что голые призывы не дают положительных результатов, поэтому значительное место в воспитательной работе необходимо отводить обучению, целями которого являются:
- четкое знание сотрудником объемом охраняемой информации, за безопасность которой он несет личную ответственность;
- понимание исполнителем секретных работ характера и ценности данных, с которыми он работает;
- обучение правилам хранения и защиты секретных данных.
При этом ни одно правило или процедура не должны вводиться без разъяснения их сути, их разумности и необходимости. Каждый руководитель, доводя такие правила до сведения своих подчиненных, обязан подчеркнуть, что они являются неотъемлемой частью их работы.
Вместе с тем не следует ограничиваться только воспитательной работой и обучением. Сотрудник, нарушивший правила работы с секретной информацией, должен знать, что у него будут серьезные неприятности и он будет строго наказан руководством.
Такие подходы к работе с кадрами дают неплохие результаты и могут применяться на предприятиях разного профиля деятельности.
Важным направлением в организации работы по защите конфиденциальной информации является установление порядка обращения с ее носителями, такими как документы, чертежи, дискеты, компьютерные программы и т. п. При этом следует учитывать, что:
- специалисты ставят обязательным условием наличие на носителях конфиденциальной информации отличительных пометок, различающихся в зависимости от уровня секретности, но они должны отличаться от применяемых в сфере защиты государственных секретов;