ПОРЯДОК УСТАНОВЛЕНИЯ И СНЯТИЯ ГРИФА «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА»
- в условиях фирмы обеспечить каждому исполнителю работу в специально выделенном помещении бывает практически невозможно, поэтому следует соблюдать политику чистых столов. Суть ее заключается в том, что в отсутствие работника на его рабочем месте не должно быть никаких документов.
Как показывает практика, значительная утечка коммерческой информации происходит в ходе ведения переговоров. Это объясняется разными причинами: неверно понимаемый престиж, неумение правильно отрекламировать свою продукцию и т. д. Большую роль играет умение ведения переговоров. Сотрудник должен четко знать, какую информацию он имеет право сообщить партнеру по переговорам, а какую - нет.
Необходимо учить проведению рекламы по методу черного ящика, т. е. можно сообщить параметры изделия, полученный результат, а как он получен - секрет фирмы. Сотрудник должен понимать, что от успешно проведенных переговоров зависит не только процветание фирмы, но и его личное благополучие.
Ключевая роль в структуре подразделения, занимающегося защитой коммерческой тайны, должна отводиться аналитической службе. Современное предприятие, функционирующее в условиях рыночной экономики, разумеется, не может позволить себе засекречивать всю информацию.
Это слишком дорого и невыгодно: определенная часть сведений должна использоваться в рекламе, к тому же большое количество засекреченных материалов создает помехи в работе.
Специалисты в области стратегического планирования и управления производством относят сбор информации о конкурентных фирмах и компаниях к обычному маркетингу, также как и информацию о потенциальных потребителях, репутации фирмы, государственном регулировании на рынке и т. п.
Существуют три основных направления сбора информации.
1. Информация о рынке:
- цена, условия договоров, спецификация продукта, скидки;
- объем, тенденция и прогноз сбыта конкретного продукта;
- доля на рынке и тенденция ее изменения;
- рыночная политика и планы;
- отношение с потребителями и репутация;
- численность и расстановка торговых агентов;
- каналы, политика и методы сбыта;
- постановка рекламы.
II. Информация о производстве продукции:
- оценка качества и эффективности;
- номенклатура изделий;
- технология и оборудование;
- уровень издержек;
- производственные мощности;
- способ упаковки;
- доставка; .
- размещение и размер производственных подразделений и складов;
- возможности проведения научно-исследовательских работ.
Ш. Информация об организационных особенностях и финансах:
- выявление лиц, принимающих ключевые решения;
- философия лиц, принимающих ключевые решения;
- программы расширения и приобретений;
- главные проблемы и возможности их решения;
- программа проведения научно-исследовательских работ.
Приведенные направления охватывают практически все аспекты деятельности предприятия, фирмы или компании. И пытаться защитить коммерческую тайну, накладывая ограничения на доступ к информации по перечисленным направлениям, вряд ли возможно, но оказывать противодействие соперникам по конкурентной борьбе на рынке просто необходимо.
Вот здесь-то аналитические подразделения и должны сыграть свою роль в определении ключевой информации, выявлении возможных каналов утечки, поиске путей ее защиты.
ПОРЯДОК УСТАНОВЛЕНИЯ И СНЯТИЯ ГРИФА КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА НА ПРИЕДПРИЯТИИ
Одним из основополагающих элементов системы мер по обеспечению безопасности информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, является выделение документов и изделий, содержащих охраняемые сведения, из общего информационного потока. Выделение таких документов и изделий может осуществляться присвоением им грифа Коммерческая тайна.
Проставление грифа Коммерческая тайна является меткой, которая включает систему защиты охраняемой информации. Поэтому, если система защиты информации функционирует надежно, своевременность установления грифа Коммерческая тайна охраняемой информации имеет принципиально важное значение для ее защиты.
Вместе с тем, в соответствии с общепринятым понятием коммерческой тайны, важным является и то обстоятельство, которое позволяет ограничительный гриф по истечении надобности оперативно снимать.
Предлагаемый порядок установления и снятия грифа Коммерческая тайна не окажет должного влияния на защиту охраняемой информации вне связи с другими элементами системы.
Порядок установления и снятия грифа Коммерческая тайна для различных предприятий, фирм может различаться. Однако, во всех случаях он должен предусматривать следующие аспекты:
кто, когда и как устанавливает гриф Коммерческая тайна документу и изделие;
кто, когда и как этот гриф снимает;
права, обязанности и ответственность должностных лиц, устанавливающих и снимающих ограничительный гриф;
контроль за этой сферой деятельности.
При необходимости, можно вводить ограничительные пометки психологического характера. Например, на определенные категории документов, содержащих охраняемые сведения, можно прикреплять ярко выполненные таблички: На столе не оставлять, Хранить в сейфе.
Установление грифа Коммерческая тайна документам и изделиям
Гриф Коммерческая тайна устанавливается документу или изделию разработчиком этого документа или изделия на стадии подготовки проекта документа и технической документации на изделие.
При установлении грифа Коммерческая тайна разработчик руководствуется требованиями заказчика и Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия. Сведения, которые должны являться коммерческой тайной, заказчику целесообразно указывать в договоре на проведение этих работ. Причем, заказчику и исполнителю работ необходимо позаботиться о том, чтобы требования заказчика в части сведений, являющихся коммерческой тайной, и Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия-исполнителя в части выполняемой работы, не вступали в противоречие.
Сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть указаны и в других документах (ТЗ, ТТЗ), но с соответствующей ссылкой на это обстоятельство в договоре.
На документах гриф Коммерческая тайна проставляется на первом (титульном) листе и на обложке в правом углу в соответствии с ГОСТ 6.39-90. На чертежно-конструкторской и технологической документации гриф проставляется в местах, отведенных соответствующими ГОСТами. Если гриф Коммерческая тайна устанавливается изделию, то это указывается в сопроводительной документации на изделие (в формуляре, паспорте).
При этом в сопроводительной документации необходимо также указать, какая составная часть изделия содержит охраняемые сведения.
Если документы с грифом Коммерческая тайна направляются с сопроводительным письмом, то на нем этот гриф также проставляется.
СЛЕДУЕТ ПОМНИТЬ. что научно-техническую, проектнотехнологическую и др. документацию, содержащую сведения, составляющие коммерческую тайну, необходимо оформлять таким образом, чтобы сведения, составляющие коммерческую тайну, были максимально локализованы (например, собраны в отдельном томе или разделе документации). Это позволит уменьшить объем документов, что является одним из важных условий обеспечения надлежащей защиты охраняемых сведений.
Приведенные рекомендации устанавливают, в основном, порядок присвоения грифа Коммерческая тайна разрабатываемым документам и изделиям. Однако нельзя исключать случаи поступления на предприятие негрифованных документов (изделий), в которых содержатся сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия-получателя.
Предприятие-получатель имеет право установить полученным документам (изделиям) гриф Коммерческая тайна в соответствии со своим Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну в случаях, если:
предприятие-разработчик документа (изделия) было обязано установить гриф Коммерческая тайна по условиям договора. Предприятие-разработчик документа (изделия) немедленно уведомляется о допущенном им нарушении договора.
Если предприятие, допустившее нарушение, смогло своевременно реализовать необходимые и достаточные меры по защите охраняемой информации от утечки, то инцидент может быть исчерпан. В противном случае вопрос о возмещении ущерба решается в соответствии с действующим законодательством;
предприятие-разработчик документа (изделия) не связано с предприятием-получателем условиями договора, но по договоренности с предприятием-получателем согласно включить эти сведения в свой Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну и обеспечить необходимую защиту этой информации. Следует иметь в виду, что без согласия предприятия-разработчика и принятия им соответствующих мер установление грифа Коммерческая тайна предприятием-получателем документа (изделия) лишено смысла.
Снятие грифа Коммерческая тайна с документов и изделий
Снятие грифа Коммерческая тайна с документа или изделия осуществляет должностное лицо, подписавшее (утвердившее) этот документ или техническую документацию на изделие, или руководитель предприятия.
Основанием для снятия грифа Коммерческая тайна с документов и изделий являются:
требования заказчика;
соответствующая корректировка Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
гриф Коммерческая тайна был установлен неправильно;
истечение установленного срока действия грифа.
О снятии грифа Коммерческая тайна соответствующее должностное лицо делает отметку на самом документе и в технической (сопроводительной) документации на изделие путем зачеркивания грифа с проставлением своей подписи и даты.
Лица, осуществляющие учет документов (изделий) с грифом Коммерческая тайна, делают необходимые отметки в соответствующих учетных документах (формах) с указанием фамилии лица, снявшего гриф, и даты снятия.
О снятии грифа Коммерческая тайна предприятие, устанавливавшее гриф, извещает все предприятия, связанные договорными обязательствами с предприятием-разработчиком в части охраны коммерческой тайны. Извещение является основанием для снятия грифа Коммерческая тайна с полученных документов или изделий.
Выполняют эту операцию лица, осуществляющие учет документов или изделий с грифом Коммерческая тайна.
Обеспечение правильности определения своевременности установления и снятия грифа Коммерческая тайна
Ответственность за правильность определения и своевременность установления и снятия грифа Коммерческая тайна несут разработчики этих документов или изделий и руководители, подписавшие (утвердившие) документы или техническую документацию на изделия.
Контроль за правильностью определения и своевременностью установления и снятия грифа Коммерческая тайна осуществляют лица, назначенные руководителем предприятия. Права, обязанности и ответственность этих лиц должны быть определены документально (например, в должностных инструкциях, Положениях и т. п.) и известны сотрудникам предприятия.
ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА.
Настоящие рекомендации позволяют установить обязательные для всех исполнителей требования по учету, размножению, хранению, использованию, отборке на архивное хранение и уничтожение документов с грифом Коммерческая тайна.
Рекомендации разработаны с учетом положений Единой государственной системы документированного обеспечения управления (ЕГСДОУ) и действующих ГОСТов на организационно-распорядительную документацию (ОРД), использованы основополагающие и наиболее эффективные методы и приемы ведения делопроизводства, обеспечивающие надежную сохранность документов и безопасность информации, содержащей коммерческую тайну предприятия.
Организация и ведение делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна возлагается на специальное подразделение или на специально назначенных работников предприятия.
Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно поручить ведение делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна сотрудникам секретных органов.
В случае, если на предприятии отсутствуют секретные органы, ведение делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна возлагается на канцелярию, специально созданное подразделение и на специально назначенных лиц.
Независимо от системы делопроизводства, существующей на предприятии (централизованная, децентрализованная, смешанная), необходимо обеспечить методическое единство в построении учета, прохождения и обращения документов с грифом Коммерческая тайна.
Структура, штаты и численность подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна определяются руководителем предприятия в зависимости от объема документооборота, разрабатываются должностные инструкции, в которых необходимо предусмотреть их права, обязанности, ответственность по вопросам сохранения коммерческих секретов.
Размещение подразделений по ведению делопроизводства с грифом Коммерческая тайна
Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна должны размещаться в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ, в которые должен быть исключен.
Документы должны храниться на металлических закрывающихся стеллажах, в металлических шкафах или сейфах. Хранение документов с грифом Коммерческая тайна в служебных помещениях других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.
В случае размещения подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна в помещениях секретных органов или канцеляриях должно быть обеспечено отдельное хранение документов с грифом Коммерческая тайна от других документов (отдельные комнаты, сейфы, стеллажи).
Учет документов с грифом Коммерческая тайна
Все документы с грифом Коммерческая тайна, изданные или поступившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна.
Учет документов с грифом Коммерческая тайна осуществляется отдельно от учета секретных и несекретных, а также с грифом Для служебного пользования документов.
Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения целесообразно вести следующие виды учета:
- учет входящих документов;
- учет исходящих (подготовленных) документов;
- инвентарный учет;
- номенклатура дел, журналов, карточек.
Прием и регистрация документов с грифом Коммерческая тайна осуществляется подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна. Однократная регистрация распространяется и на документы с грифом Коммерческая тайна.
Если на предприятии вся получаемая корреспонденция поступает в экспедицию, а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию, пакеты с грифом Коммерческая тайна не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна.
Ошибочно поступившие документы с грифом Коммерческая тайна возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом Коммерческая тайна составляется акт (приложение 1) в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Регистрация поступивших документов с грифом Коммерческая тайна производится на карточках (приложение 2) или в журналах, которые должны
иметь аналогичные грифы.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом Коммерческая тайна учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом Коммерческая тайна проставляется штамп, в котором указывается наименование предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и приложений.
Образец штампа:
Наименование предприятия
Входящий Количество листов
и дата основных приложений
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения. Образец штампа:
к вх. н
листов
Печатание документов с грифом Коммерческая тайна производится в машбюро подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна. По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.
На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необходимо проставить количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя документа, фамилию машинистки или лица, печатавшего документ и дату.
Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна на карточках (приложение 3) или в журналах, имеющих соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом Коммерческая тайна учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы в подразделение по ведению делопроизводства документов
с грифом Коммерческая тайна для уничтожения.
Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструкторские и Другие документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, количества документов инвентарный учет может вестись раздельно по наименованиям и видам документов, а также по видам производства.
Инвентарный учет ведется по карточкам (приложение 4) или журналам, имеющим графы, аналогичные графам карточки. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала.
Если документ изготавливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в карточке (журнале) учета делается отметка об уничтожении черновика.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера и даты регистрации.
Образец штампа:
Инв. н
2000 г.
66 99
Штамп с инвентарным номером проставляется:
на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа;
на документах, хранящихся россыпью - в верхнем левом углу каждого листа;
на графических документах - над основной надписью.
Дела, журналы, картотеки с грифом Коммерческая тайна учитываются по общей номенклатуре дел предприятия.
В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф Коммерческая тайна. После графы Заголовок дела вводится графа Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования делом.
Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела, журналы и картотеки с грифом Коммерческая тайна.
При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом Коммерческая тайна, кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации необходимо предусмотреть круг лиц, имеющих право пользоваться делом, не допуская необоснованного его расширения, но и не затрудняя решение производственных вопросов.
Документы с грифом Коммерческая тайна подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с грифом Коммерческая тайна независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.
Листы дела нумеруются, после закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна.
3. Отправка документов с грифом Коммерческая тайна
Отправка документов с грифом Коммерческая тайна, во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.
Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами целесообразно использовать каналы специальной связи.
При отправке документов заказными или ценными отправлениями не рекомендуется проставлять на конвертах (пакетах) гриф Коммерческая тайна, так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к утечке (хищению) охраняемой информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт.
На внутреннем конверте указывать гриф Коммерческая тайна и номера документов, а на внешнем - адрес получателя.
Исходящим номером документа с грифом Коммерческая тайна является номер, за которым зарегистрирован документ. Например: документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во внешнюю организацию за своим входящим номером. Документ, стоящий на инвентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного письма, отправляется за своим инвентарным номером.
Исходящим номером документа, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет этот номер.
После отправки документа в карточке ( журнале) учета, по которому зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.
При необходимости документы с грифом Коммерческая тайна могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.
Уничтожение документов с грифом Комическая тайна
Уничтожение документов с грифом Коммерческая тайна, в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, должно производиться подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна с обязательной простановкой отметок: об уничтожении в учетных данных документов.
Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом Коммерческая тайна.
Сданные в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом Коммерческая тайна черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифов Коммерческая тайна и даты.
