СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.
Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля (т.е. с красной строки).
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов Адресат, Гриф утверждения, Отметка о наличии приложения, Гриф согласования отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
1.5
Директор предприятия 1
Контакт
2
А.Н. Иванов
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Расшифровку подписи в реквизите Подпись печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют 8 стандартных положений печатающего устройства:
9 от границы левого поля для печатания реквизитов Заголовок к тексту, Текст (без абзацев), Отметка о наличии приложения, Отметка об исполнителе, Отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизитах Подпись и Гриф согласования, заверительной надписи Верно, а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
10 после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
11 после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
12 после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
13 после 32 печатных знаков для реквизита Адресат;
14 после 40 печатных знаков для реквизитов Гриф утверждения, Гриф
ограничения доступа к документу;
15 после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите Подпись;
16 после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для
печатания слова Копия при снятии копий с документов об образовании, со
свидетельств о браке и с других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.
При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова Примечание и Основание печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны лист.
Описанные правила следует применять при использовании для оформления документов печатающих устройств средств ПЭВМ и пишущих машинок.
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1 Организационные документы
Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо прежде всего ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения.
Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.
Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.
В альбоме унифицированных форм организационно-распорядительных документов дана форма положения о структурном подразделени.
В соответствии с рекомендациями ГСДО текст положения о структурном подразделении должен включать следующие основные разделы:
Общие положения, определяющие правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно
руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.
Основные задачи раздел, где излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.
Функции перечисление конкретных видов производственно-хозяйственной деятельности, закрепленных за данным структурным подразделением.
Права и обязанности раздел, описывающий права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурное подразделение выполняет по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.
Ответственность раздел, устанавливающий в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных ему прав.
Взаимоотношения. Связи описание служебных взаимоотношений структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.
Организация работы определение порядка деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.
При разработке текста положения о структурном подразделении целесообразно взять за основу структуру текста положения о службе документационного обеспечения управления, приведенного в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управлени.
Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается. Согласование текста документа проводится по усмотрению администрации организации.
Общепринятая практика показывает, что к согласованию организационных документов часто привлекают юрисконсультов, экономистов из отделов труда и зарплаты (при наличии таких подразделений в структуре организации), заместителей первого руководителя, курирующих работу соответствующих подразделений, и т.д.
Положение о структурном подразделении относится к группе документов, подлежащих утверждению, поэтому данный документ должен иметь гриф утверждения. Положения о структурных подразделениях, как правило, вводятся в действие с момента их утверждения руководителем организации, не требуя специальных мер по вводу их в действие, т.е. не требуя издания приказа (распоряжения) об утверждении этих документов.
Поэтому для утверждения положений о структурных подразделениях используется гриф с личной подписью руководителя организации.
Положение о структурном подразделении доводится до работников под расписку путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.
Унифицированная форма положения о структурном подразделении дана в приложении 1. Пример оформления положения о службе документационного обеспечения управления приведен в приложении 2.
При необходимости внесения изменений и дополнений в организационные документы не допускаются зачеркивания и исправления текста с пометкой Исправленному верить. Изменения и дополнения отражаются в соответствующем приказе руководителя организации (см. приложение 3).
Приказ доводится до работников структурного подразделения под расписку.
Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифицированная структура текста данного документа, согласно
УСОР, включает следующие разделы:
Общие положения, устанавливающие сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.
Функции раздел, где определяются основные направления деятельности специалиста.
Должностные обязанности перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т. д.
Права определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
Ответственность установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
Взаимоотношения. Связи по должности перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.
В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел Оценка работы, в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей, степени использования прав и т.д..
При разработке должностных инструкций следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованы^ в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащи.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается.
Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.
Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.
Должностные инструкции доводятся до работников под расписку. Унифицированная форма должностной инструкции дана в приложении 4. Пример оформления должностной инструкции секретаря-референта приведен в приложении 5.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под расписку. Форма такого приказа дана в приложении 6.
Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т. д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
при изменении наименования организации или структурного подразделения;
при изменении наименования должности;
при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция в виде исключения была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.
Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом приказом директора о распределении обязанностей (см. приложение 7).
Распорядительные документы
Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Проекты приказов подготавливаются специалистами организации, согласовываются с главными, ведущими специалистами, при необходимости с юрисконсультом и главным бухгалтером и подписываются руководителем организации. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (при необходимости).
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядител ьной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
положения печатающего устройства. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом, например:
Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Борисова Ю.П.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:
Приложение к приказу директора ЗАО Контакт от 02.06.2000 101 (Инструкция Минфина РФ от 13.04.2000 134/56)
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Пример оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении 8.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части.
Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии (см. приложение 9).
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: Предлагаю, Обязываю, Считаю необходимым, Рекомендую.
Примеры распоряжения и указания приведены в приложениях 10 и 11.
Информационно-справочные документы
Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна показывать:
¦ кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;
¦ кто вел протокол;
¦ кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных
лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;
¦ кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;
¦ какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: Председатель, Секретарь, Присутствовали (без кавычек).
Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел Присутствовали или в специальный раздел Приглашенные, например:
Присутствовали: Антонов М.К., Воронов С.Г., Дьяконов И.Б., Жуков О.М., Игнатов
В.М., Николаев Ю.В., Самсонов А.И., Черкасов В.Х.
Приглашенные: менеджер отдела рекламы Потапов Е.А., менеджер по персоналу Шутова О.Н., зав. отделом маркетинга ООО Прогресс Григорьев Н.П., менеджер по продажам ЗАО КОМБИ Ярославцев Е.И.
_Ня таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое
количество_участников,_перечисление_которых во вводной части текста протокола
нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу, например:
В самом протоколе в разделе Присутствовали указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список, например:
Присутствовали: 85 чел. (список прилагается).
Следует подчеркнуть, что разделы Присутствовали и Приглашенные имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.).
При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны.
Слова Председатель, Секретарь, Присутствовали, Приглашенные печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.
Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие.
Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора.
Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже, например:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
¦ О развитии сотрудничества с ЗАО Электрон. Сообщение зам. директора Тихонова О. П.
¦ О переходе на новый режим работы. Сообщение начальника отдела кадров Черкасовой В.д.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Эти слова печатают прописными буквами.
Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.
Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут - Доклад прилагается (в протоколе - без кавычек).
Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи.
Перед формулировкой ответа пишется слово Ответ (в протоколе - без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.
Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.
Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.
Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его
выполнение и содержит срок исполнения, например:
ПОСТАНОВИЛИ:
¦ Подготовить проект нового Положения о персонале. Ответственный -менеджер по персоналу Родионова Н.П.
Срок - 18.11.2001.
¦ Обсудить проект нового Положения о персонале на общем собрании трудового коллектива в первой декаде декабря 2001 г. Ответственные - зам. директора Антонов Н.Г., менеджер по персоналу Родионова Н.П. Срок - 10.12.2001.
Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: Голосование или Голосовали (в протоколе - без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за - ..., против - ..., воздержались -...
Форма протокола дана в приложении 12, пример составления и оформления полного протокола приведен в приложении 13.
В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.
В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления.
