Реквизиты заголовочной части документа
Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).
Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 0116).
Содержательная часть главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 1720).-
Оформляющая часть совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 2124). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25 29).
Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу.
Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа придание документу юридической силы.
Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа.
В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).
Схема 1
Схема 2
Продольное расположение реквизитов ОР
29 ГОСТ Р 6.30-97, с. 11.
30 ГОСТ Р 6.30-97, с. 12.
Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения.
Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.
2.2 Реквизиты заголовочной части документа
Реквизит Герб
Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:
АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ _
ГУБЕРНАТОР КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.
Реквизит Эмблема
Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ
товарного знака (знака обслуживания) организаци.
Товарный знак и знак обслуживания это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.
Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.
В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:
Реквизиты Код организации и Код формы документа
Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации но каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данны.
Код организации проставляется но Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации.
Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную
форму, название которой включено в классификатор управленческой документации (класс 0200000.
Реквизит Наименование организации
Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.
При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них), например:
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РФ
(МП О)
При наличии наименования организации на иностранном языке разрабатывается двуязычный бланк, например:
| Уральское межрегиональное отделение | Ural-Siberian House of Knowledge, |
| Общественной организации - | Scientific and Technica) |
| общество Знание России | Propaganda Of the Knowledge |
| Урало-Сибирский Дом Знаний | society of Russia |
| ул. Плеханова, 32, | 32 Plekhanov St., Chelyabinsk, |
| г. Челябинск, 454000 | Russia, 454000, UHESTP |
| тел.: (3512) 37-83-15 | tel.: (3512) 37-83-15 |
| факс: (3512) 37-83-15,33-94-02 | tax: (3512) 37-83-15, 33-94-02 |
| E-rnail: | E-mail: |
При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия, например:
ЦЕНТРОСОЮЗ РФ
Московский университет потребительской кооперации
(МУПК)
Реквизит Справочные данные об организации
Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26
сентября 1997г. 1239.
В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:
наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя, например:
ЗАО Информационные технологиипр. Мира, 181, Москва, 112281
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты, например:
ЗАО Информационные технологиипр. Мира, 181, Москва, 112281 Тел. 183-15-01, факс 183-18-36.E-mail:
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах:
ЗАО Информационные технологиипр. Мира, 181, Москва, 112281 Тел. 183-15-01, факс 183-18-36E-mail:
р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602 в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342 кор/сч 30109510600000000342
Реквизит Наименование вида документа
Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000).
Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности. Примерная форма Табеля приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федераци:
п/п Наименование
Дата утверждения, Периодичность Подразделение, Примечание
| формы документа |
наименование органа, утвердившего форму документа |
издания | ответственное за подготовку |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Реквизит Дата документа
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.
День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрам, например:
28.08.2001 или 2001.08.28
Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например:
01.09.2001
После написания даты цифровым способом не ставится буква г с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква г с точкой или слово год, например:
15 марта 2001 г. 28 декабря 2001 года
При словесно-цифровом способе изображения дат не обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например:
8 декабря 2001 г.
При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.
Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании.
При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлени.
Реквизит Регистрационный номер документа
Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие
составные части, например:
при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.
Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черт.
Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:
На 301/07-15 от 21.04.2001
Реквизит Место составления или издания документа
В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ.
В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах - может входить в реквизит Наименование организации, например:
Московское научно-производственное объединение Маяк
Рязанский приборный завод
В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:
Москва
г. Подольск Московской обл.
пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.
Административно-территориальное деление страны, т.е. наименование областей, краев, районов, необходимо учитывать в связи с возможным повторением наименований некоторых наемных пунктов в различных регионах, например: г. Красногорск Московской обл. г. Красногорск Челябинской обл. г. Красногорск Сахалинской обл. г. Красногорск Алтайского кр.
Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.
Реквизит Гриф ограничения доступа к документу
Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе такого документа в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая тайна содержится в данном документ.
Гриф ограничения доступа к документу обычно сопровождаемся указанием номера экземпляра документа, например:
Конфиденциально экз. 1
Реквизит Адресат
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:
Муниципальное предприятие Контакт
Министерство образования РФ Управление образовательных программ
Не допускается адресование типа: Предприятию Контакт или В фирму Маяк.
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилие.
АОЗТ Стройдеталь
Главному специалисту
А.С. Смирнову
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору завода Эталон
-И.Н. Иванову-
Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:
Директорам
машиностроительных
заводов
При отправке документа в разные организации реквизит Адресат не должен содержать более 4 адресов.
Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.
В сослав реквизита Адресат может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связ, например:
Директору предприятия Янтарь
О.Н. Петрову ул. Мира, д. 7, г. Пермь, 413425
Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:
А.Ю. Красовой
ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,
г. Химки Московской обл.,
148012
Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строк, например:
Генеральному директору ЗАО Контакт
Д. И. Преображенскому
Ректору
Московского университета экономики и права проф. Аникину С.А.
При адресовании служебных документов неизбежно встает опрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях
ВНИИДАД, первая форма обращения устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, обращаясь к должностному лицу, указывают инициалы и фамили.
Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.
Реквизит Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Принято ставить гриф утверждения на следующих управленческих документа:
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научноисследовательских работах и т.д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, дополнительно удостоверяется печатью.
Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.
При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:
_ УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО Маяк
Сидоров А.Б. Сидоров
мтгоо\
Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО Электроника
Максимов К.П. Максимов 15 сентября 2001 г.
Документ может утверждаться посредством издания или составления другого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номер, например:
УТВЕРЖДЕНО Приказом директора
ОАО Маяк от 20.01.2001 4
УТВЕРЖДЕН Протоколом собрания акционеров КБ Стройинвест от 12.05.2001 2
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строк, например:
УТВЕРЖДЕНО Решением общего собрания трудового коллектива, протокол от 01.07.2001 1
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:
УТВЕРЖДАЮ Зам. директора завода Металлист ПтороВ И. С. Егоров
1Ш.Ю1
УТВЕРЖДАЮ Начальник научного центра Прогресс Антонов П.Н. Антонов
Реквизит Резолюция
Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например:
И. С Коростелеву Подготовить проект ответа с обоснованием к 1603.2001. Агорой 01.03.ZO01
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки ответственный).
Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами Адресат и Текст. При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги.
При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).
2.3 Реквизиты содержательной части документа
Реквизит Заголовок к тексту
Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа, например: приказ о реорганизации структуры предприятия, протокол собрания акционеров, должностная инструкция секретаря-референта, положение о канцелярии, правила внутреннего трудового распорядка.
Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа.
Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5,
Реквизит Отметка о контроле
Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву К или слово Контроль, поставленные цветным карандашом или специальным штампом.
