Реквизит «Текст документа»
Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита Заголовок к тексту.
Реквизит Текст документа
Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).
Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
¦ краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
¦ объективность и достоверность информации;
¦ составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
¦ структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
¦ широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признакам:
нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;
употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотрение и утверждение..., проверкой установлено, что... );
ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
Использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
безличный характер изложения текста;
употребление специальных терминов;
использование сокращенных слов;
Использование универсальных слов с неопределенным значением;
Исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
Исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.
Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово Таблица и указывают ее порядковый номер (без знака ). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.
Реквизит Отметка о наличии приложения
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.
При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень на 5 л. в 3 экз.
Слово Приложение, независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Приложение: брошюра в 1 экз.
При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова Приложение. В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:
Опись
| приложений к письму от_ | |||||||||||||||
|
Приложение: по описи.
Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:
Приложение: письмо ЗАО Стройдеталь
от 18.04.2001 138/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л.
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово Приложение, при необходимости его номер (со знаком ), наименование, дату и номер основного документа, например:
Приложение 1 к письму ЗАО Маяк
подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:
Директор
ООО Агат ТІотапоВ Н.И. Потапов
или
TfomanoB
Директор
Н.И. Потапов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
К.Т. Морозов Г. И. Фомина
Директор предприятия Моро^оВ Гпавный бухгалтер Фомина
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор ЗАО Директор ОАО
Орион Электрон
ИВаноВ А. И. Иванов Й?роВМ.Б. Егоров
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должност. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например:
Зам. директора frropoB С.Н. Егоров
Допускается в реквизите Подпись центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строк, например:
Председатель правления
банка ИВаноВ Л. Б. Иванов
Реквизит Гриф согласования документа
Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля -это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационнораспорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа.
Процедура согласования документа одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.
Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей.
Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел Должностные обязанности.
Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).
Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник планового отдела
ОАО Промстрой
УароЯ А.В. Уваров
13.07.200
При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.
Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:
-СОГЛАСОВАНО-
Протокол заседания профкома
от 10.01.2001 3
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:
СОГЛАСОВАНО Письмо Госстандарта РФ от 06.01.2001 7/05-09
Гриф согласования располагают ниже реквизита Подпись а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: Лист согласована прилагается.
Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередност
- с организациями, интересы которых затрагивает документ
- с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
- с общественными организациями (при необходимости);
- с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.
- с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Реквизит Визы согласования документа
Реквизит Виза используют для внутреннего согласования документов.
Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:
Юрисконсульт Смелов К. И. Смелов
03.08.2001
При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: Не согласен, Возражаю, С п.7 не согласен, Замечания прилагаются и т.п., например:
Гл. бухгалтер Не согласен Павлов Н.Д. Павлов
17.07.2001
Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложени.
Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательност:
- составитель документа;
- руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
- заинтересованные должностные лица других подразделений организации; - общественные организации (при необходимости);
- руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
- заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
- руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.
Реквизит Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен. Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:
С актом ознакомлен: #асилье 01.07.2001 О.Н. Васильев
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:
С приказом ознакомлены: начальник отдела ¦
кадров Гришина 08.07.W01 В. И. Гришина
экономист планового
отдела МаслоВа 08.01.2001 А. С. Маслова
менеджер отдела
рекламы Гя^аноВ 0J.07.W01 И.П. Рязанов
Визы ознакомления располагаются ниже реквизита Подпись,
Реквизит Печать
Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документо:
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
Архивные справки.
Архивные копии.
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.
ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего докумен, например:
Ю.Б. Голубев
Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами М.П. или надписью Место печати (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.).
Реквизит Отметка о заверении копии
Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.
Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита Подпись и включает заверительную надпись Верно, наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
$ерио
Секретарь Сидорова М.К Сидорова
ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации.
В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть
листа документа в левом нижнем углу.
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о сотруднике, оформлявшем документ на пишущей машинке или компьютере (о секретаре, машинистке, операторе ЭВМ и т.п.). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:
Авдеева Ольга Петровна
153-12-45
НК 3 17.07.2001
Реквизит Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа ссылку на его дату и номер; слова В дело; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:
Допрос решен но телефону
с гл. бухгалтером ЗАО Маяк
3 Зело N- \0'М
Иванова 16.09.Z001
Отправлен ответ
от oi.ii.zooo ц- оъ~о/т
3 Зело Ms 03-0S
Васильева 01.11.ZO01
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Реквизит Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:
ЗАО Маяк
Дата _
_
Примерная форма регистрационного штампа
При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа (при необходимости часы и минуты).
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Реквизит Идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организаци.
На внутренних и исходящих документах эта отметка проставляется в момент подготовки документа на компьютере, на входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер.
Требования к бланкам документов
Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.
Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютер.
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три вида служебных бланков для организационнораспорядительных документов:
¦ общий бланк;
¦ бланк письма;
¦ бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации, например: ,
ЗАО Информационные технологии
Рис. 1. Общий бланк организации
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.
Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение, например:
Рис. 2. Бланк письма с угловым расположением реквизитов
Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц, например:
Рис. 6. Бланк конкретного вида
реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа.
При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков форматов A3 (420 х 297 мм) и А6 (148 х 105 мм).
На бланках формата А6 оформляют резолюции (поручения).
Бланки документов должны иметь поля не менее, м: левое и нижнее - 20; правое - 10; верхнее 15.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.
Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.
Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием
следующих реквизито:
при поступлении бланков:
¦ наименование вида гербового бланка;
¦ дата поступления;
¦ номер сопроводительного документа;
¦ наименование организации - поставщика гербовых бланков;
¦ количество экземпляров;
¦ серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
¦ наименование вида гербового бланка;
¦ количество экземпляров;
¦ серия и номера гербовых бланков;
¦ наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица получателя гербовых бланков;
¦ расписка в получении;
¦ примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.
2.6 Правила оформления документов при использовании технических средств
Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. По ГОСТ 6.10.5-87 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т.е. размер печатного знака 2,6 мм.
