Контроль исполнения документов
¦ автор документа (корреспондент);
¦ наименование документа;
¦ дата документа;
¦ номер документа;
¦ дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
¦ номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
¦ заголовок документа или его краткое содержание;
¦ резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);
¦ отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен
следующими:
4расписка исполнителя в получении документа;
5ход исполнения;
6наличие приложений;
7количество листов и экземпляров документа и др.
В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационноконтрольные карточки (РКК).
Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам и разновидностям документов.
Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с
документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.
При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов, например:
Нумерационный бланк-шахматка
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
| 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 |
| 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 46 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 68 | 59 | 60 |
| 61 | 62 | 63 | 64 | 66 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 |
| 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 |
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации. Примеры регистрационных карточек и журналов даны на страницах 9596 настоящего издания.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Пример регистрационно-контрольной карточки Лицевая сторона карточки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент
Дата поступления Дата и регистрационный
и номер документа_ номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
| Контрольные отметки (ход исполнения) | ||
| Фонд | Опись | Дело |
| Дата поступления |
Регистрационный номер документа |
Корреспондент (автор) |
Дата документа |
Номер документа |
Краткое содержание документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Резолюция или кому направлен документ | Дополни тельные сведения о документе |
Расписка в получени и |
Отметка об исполнении |
||||
| Исполнител и |
Задани е |
Срок исполнени я |
Автор резолюции |
Дата простановк и резолюции |
|||
| ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ | ||||||||||||||||||||
|
| Дата документа |
Регистрацион ный номер документа |
Краткое содержание документа |
Кем подписан документ |
Исполнитель | Дополнитель ные сведения о документе |
Расписка в получении документа | Отметка об исполнении |
| і | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения документов является составной частью функции менеджмента Контроль.
Основная цель организации контроля исполнения обеспечение своевременного и
качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационнораспорядительные документы.
Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших с даты поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Например, в Законе города Москвы Об обращениях граждан 25 от 28 июня 1997 г. в статье 8 установлены типовые сроки рассмотрения обращений граждан:
Решения по обращениям граждан принимаются... в срок до одного месяца со дня их поступления и регистрации.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки до 15 дней со дня их поступления....
Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки принятием нового акта, индивидуальные руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Контроль исполнения включает:
10постановку документа на контроль;
11проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
12проверку и регулирование хода исполнения;
13учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование
руководителя.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:
¦ формирование картотеки контролируемых документов;
¦ направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
¦ выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, и отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);
¦ напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
¦ получение информации о ходе и результатах исполнения;
¦ запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
¦ регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
¦ сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
¦ снятие документов с контроля по указанию руководителей;
¦ формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:
¦ заданий последующих лет ежеквартально;
¦ заданий последующих месяцев текущего года ежемесячно;
30заданий текущего месяца каждые десять дней, а в последнюю декаду за пять
дней и за три дня до истечения срока и исполнения документа.
Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины. Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается самой организацией, например:
- СВЕДЕНИЯ
ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТАВЛЕННЫХ НА КОНТРОЛЬ,
ЗА ПЕРИОД_200 г.
|
|||||||||||||||||||
| Секретарь-референт Личная подпись И.О. Фамилия |
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
5.1 Номенклатура дел организации
Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.
При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (см. приложения 33 и 34) и включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы (номера) дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел.
Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
¦заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
¦заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
¦заголовки типа Общая переписка, Разные документы, Справочные материалы и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, не допускаются.
¦Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образуют следующие элементы:
¦наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
¦наименование организации или ее структурного подразделения;
¦адресат или корреспондент;
¦краткое содержание документов дела;
¦название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; ¦даты (период), к которым относятся документы дела;
¦указание на копийность документов дела.
Наименование вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем документов указывается в начале заголовка, а слово Копии в конце заголовка, например:
Приказы директора организации по основной деятельности за 2001 г. Копии.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например:
Протоколы заседаний аттестационной
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например:
Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор, например:
Годовой план предприятия Контакт по капитальным вложениям на 2001 г.
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указываются вид документа и автор, например:
Приказы директора организации по личному составу за 2001 г.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин документы, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:
Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости).
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел организации также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Г рафа 3 Количество дел заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле.
В графе 4 Срок хранения и номер статьи по перечню указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.
В графе 5 Примечание проставляются отметки: о незаведении дел (Дело не заведено), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников, об изъятии дел, об утрате дел и т.п. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем
для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в организации.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 35). По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой ЭПК (эксперно-проверочная комиссия).
Отметка ЭПК проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно. По истечении предварительного срока хранения (например, 5 л. ЭПК) вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участием экспертно-проверочной комиссии архивных органов.
Пример составления номенклатуры дел приведен в приложении 36.
Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел:
- номинальный;
- предметно-вопросный;
- авторский;
- корреспондентский;
- географический;
- хронологический.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например:
Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:
Протоколы производственных
совещаний ЗАО Контакт за 2001 г.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:
Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2001г.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например:
Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:
Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2001г.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) раздельно группируются:
¦ документы постоянного и временного сроков хранения;
¦ подлинники и копии документов;
¦ годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
¦ утвержденные документы и их проекты;
2) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);
4) каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
5) в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации).
6) в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);
7) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров.
Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Например, план на 2002г., составленный в 2001г., должен быть отнесен к 2002г., а отчет за 2001г., составленный в 2002г. - к 2001г.
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения.
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий.
Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом -
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
Подготовка документов к архивному хранению
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации. Текст примерного положения об ЭК организации приведен в приложении 37.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел.
