Руденко Д. - Организация и технология документационного обеспечения
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Введение
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу1.
По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия2. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения.
Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.
За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций.
Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других с помощью средств механизации, в третьих эти процессы полностью автоматизированы.
Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Закрытого акционерного общества Строительная Компания Дружба.
Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности ООО ДИН, а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- ознакомление с организационной структурой Компании;
- изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;
- рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ООО ДИН;
- изучение организации службы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории.
В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно методических материалов по документационному обеспечению составляют:
Государственная система документационного обеспечения управления.3 Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации.
ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти4 способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.
Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения.5 Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
Содержательную основу стандарта составляют три раздела: Общие понятия, Делопроизводство и Архивное дело.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения6 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение.
Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации7. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный закон Об электронной цифровой подписи. 8
Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н.
С.Л. Кузнецова, старшего преподавателя О. В. Мосягиной, к.и.н. Н.В.
Шатиной, старшего преподавателя В.С. Иритиковой.
В издании "Секретарское дело" Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.9
Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы.
В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.
Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.
В издании Т.В. Кузнецовой Делопроизводство (документационное обеспечение управления)10 рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание.
Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.
В справочном издании М.В. Стенюкова Справочник по делопроизводству11 собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами.
Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В дипломной работе использовалась информация на основе анализа диссертационной работы доктора исторических наук М.В.Ларина Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)12. Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах Секретарское дело, Делопроизводство, Отечественные архивы.
- В журнале Секретарское дело, в статье Рекомендации по разработке должностных инструкций13 В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой Должностная инструкция секретаря-референта,14 Должностная инструкция секретаря руководителя15, Должностная инструкция: рекомендации по составлению16 и, соответственно, Как составить должностную инструкцию секретаря17 изложены рекомендации по составлению должностной инструкции секретаря-референта. Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.
Конкретизированные этапы делопроизводства рассматриваются в следующих статьях:
1. Тему регистрации документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой Регистрация ключевой момент организации работы секретаря с документами18, И.Л.Артамоновой Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации.19
2. Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов описываются в статьях Т.В. Кузнецовой Ведение контроля за сроками исполнения важнейшая задача секретаря20, Е.А.
Степанова Контроль исполнения документов и поручений21, С.Л. Кузнецова Автоматизированный контроль исполнения важное условие успешной работы офиса.22
3. Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А.
Осичкиной Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива23 и Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов24; Н.В. Басакина Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности25, В.Д. Банасюкевича Новый типовой перечень26.
Эту тему продолжают Н.В. Шатина Составление номенклатуры дел27, Е.М. Емышева Методика составления номенклатуры дел28.
В данных статьях описывается ход работы по подготовке и передаче дел в архив, составлению номенклатуры дел с учетом сроков хранения по новому перечню29.
В статье М.П. Бобылевой На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)30 и в статье М.П.
Бобылевой и В.А. Гуськова Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства31 рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.
Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А. Казуто Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства32, А.В. Бадьиной - Электронный документооборот фирмы33, Бобылевой М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем34, С. Короткого Современные технологии корпоративного документооборота35.
Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.
Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова Автоматизация делопроизводства. Первый этап36, Г.Ю. Максимовича и А.М.
Андреева Новые возможности автоматизации делопроизводства37, О.А. Ефимовой Современные технологии работы с документами38.
В этих статьях приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.
В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса39 и Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства40; О.А. Ефимовой Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации41; Г.Ю.
Максимовича и В.П. Берестова Как создать информационную документальную систему42.
Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.
Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)43 и Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве44, В.А.
Еремченко О проблеме электронных документов45. Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве.
Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.
Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО ДИН:
- Устав Компании;
- должностные инструкции сотрудников;
- приказы и указания руководства ООО ДИН и другие материалы.
Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.
В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.
В первой главе рассматриваются структура и функции Общего отдела ЗАО Строительная Компания Дружба. Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В 3-й главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота Компании, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.
В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.
Закрытое Акционерное Общество Строительная Компания Дружба.
- История создания, его структура, задачи, функции. Структура делопроизводственной службы
1.1. История создания ЗАО Строительная Компания Дружба
Строительство в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений экономической деятельности и является по существу катализатором для всей отечественной экономики.
Сегодня все большее внимание уделяется применению эффективных градостроительных и архитектурных решений, поскольку градостроительный фактор существенно влияет на общую стоимость жилища. Как показали современные исследования46, доля затрат на создание всех необходимых условий для функционирования среды жизнедеятельности, включая формирование инженерной и транспортной инфраструктуры, благоустройство и озеленение территорий, составляет около 30% от всех затрат на строительство жилых домов. В связи с этим особую актуальность приобретает строительство новых домов за счет уплотнения сложившихся территорий населенных мест.
Это прежде всего уплотнение районов 3-5-этажной застройки первых послевоенных лет и 60-х годов за счет пристроек, возведения мансард и новых домов, уплотнение и реконструкция усадебной застройки, примыкающей к центральной части городов.
В настоящее время в этой отрасли воплощаются новейшие технологии и современные принципы организации труда. ООО ДИН компания, которая за небольшой период своего существования трансформировалась из небольшого строительного кооператива в лидеры подмосковного строительства и является примером организации нового поколения по всем показателям.
ЗАО Строительная компания Дружба образована в 1998 г. путем реорганизации жилищно-строительного комбината с названием Дружба.
История образования Компании началась в 1990 году, когда группа энтузиастов решила создать строительный кооператив, который занимался бы выполнением ремонтно-отделочных работ квартир. Постепенно деятельность кооператива набирала обороты, структура расширялась, появлялись новые направления деятельности.
В 1995 году в ходе реорганизации кооператив Дружба сменил организационно-правовую форму и стал жилищно-строительным комбинатом Дружба. В это время ЖСК Дружба стал принимать заказы инвесторов на подрядные работы по строительству.
Позднее был создан ряд дочерних структур, охватывающих весь спектр работы на рынке недвижимости от проектирования зданий до их строительства и реализации объектов недвижимости.
Начиная несколько лет назад свою деятельность как небольшой жилищно-строительный кооператив (ЖСК) и постепенно расширяя масштабы своей деятельности, за короткий промежуток времени он превратился в крупную строительную компанию, лидирующую на строительном рынке Подмосковья.
ООО ДИН способна осуществлять полный комплекс работ, охватывающих все стадии строительного проекта. Применение современных технологий, опыт строительных работ, профессионализм сотрудников Компании позволяют находить оптимальные решения.
Со дня основания ООО ДИН прошло более 12 лет. Сейчас ООО ДИН одна из представительниц новой волны экономически грамотных строителей, использующих в своей работе самые современные технологии для возведения жилых домов и других зданий под ключ.
За это время Компания выполнила более 150 договоров по строительству, реконструкции и капитальному ремонту объектов жилого и нежилого фонда.
