Порядок работы в Компании с исходящими документами
Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю.
В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО ДИН передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.
Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.
Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям.
Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ЗАО Строительная Компания Дружба подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ 63.
Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1, стр. 45.
Схема 1. Оперограмма движения входящих документов
|
Кто выполняет Операции |
Общий отдел |
Руко-водст-во Ком-панией |
Секретари структурных подразделений |
Руководство структрур-ных подразделе-ний | Испол-нители |
| 1.Прием документов | |||||
| 2. Вскрытие | |||||
| 3. Сортировка | |||||
| 4.Регистрация | |||||
| 5.Передача на рассмотрение руководству | |||||
| 6.Рассмотрение руководством | |||||
| 7.Получение от руководства рассмотренных документов | |||||
| 8.Фиксация резолюции | |||||
| 9. Постановка на контроль | |||||
| 10. Передача в подразделение | |||||
| 11. Получение документа подразд-нием | |||||
| 12.Регистрация документов | |||||
| 13.Рассмотрение руководством подразделения | |||||
| 14. Фиксация результатов рассмотрения | |||||
| 15. Передача на исполнение |
- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений
- движение нерегистрируемых документов
Порядок работы в Компании с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.64
В ООО ДИН проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
- порядковый номер документа, включающий номер дела;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
- исполнитель;
- примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Порядок работы с исходящими документами ООО ДИН приведен в схеме 2, стр. 48.
Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов
|
Кто выполняет Операции |
Испол-нители |
Структурные подразделения Секре- Руковод-тари ство |
Юрист | Ген. Директор Компании | Общий отдел |
| 1.Составление проекта | |||||
| 2. Согласование | |||||
| 3. Внесение изменений | |||||
| 4.Печать | |||||
| 5. Визирование | |||||
| 6.Внесение изменений | |||||
| 7. Считка | |||||
| 8. Визирование | |||||
| 9. Передача на подпись | |||||
| 10 Подписание | |||||
| 11 Передача на регистрацию | |||||
| 12. Регистрация | |||||
| 13. Отправка |
Регистрация документов
Регистрация документов важнейший этап работы с документами и определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.65
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах.
В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов66.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления67 и Типовой инструкции по делопроизводству68. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Для ООО ДИН, как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах.
Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.
В ООО ДИН регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов ООО ДИН осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
| Дата поступления | Вх. | Дата и док-та | Коррес-пондент/кто подписал | Заголовок | Исполни-тель |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.69 Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ70 в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.
В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.
Регистрация исходящих документов ООО ДИН ведется в журнале, содержащем следующие графы:
| Дата док-та | Исход. | Адресат | Краткое содержание/ кто подписал | Исполнитель/ Кто принял |
Прим. (кто принял док-нт) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Дата и номер поступления | Дата и номер док-та | Структурное подразделение | Вид док-та | Содержание | Исполнитель |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
ООО ДИН имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов. При анализе регистрации документов ООО ДИН была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны.
Это является грубым нарушением ГСДОУ71. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.72 об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением.
Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов73. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.74
Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства Компании.
В ООО ДИН для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:
|
п/п |
док-та | Дата док-та | Вид док-та | Краткое содержание | Испол-нитель | Срок испол-нения | Ход испол-нения | Отметка о снятии с контроля |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
- формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения;
- занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
- снятие документов с контроля по указанию руководителя.
После указания руководителя ЗАО Строительная Компания Дружба о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита заголовок букву К. Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ75. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.
Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись В дело с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.
Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.
В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями76, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах.
Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.77
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел78. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Номенклатура дел это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.79
Несмотря на то, что ООО ДИН существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время начальником Общего отдела ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.
При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами Государственной системой документационного обеспечения управления80, Основными правилами работы ведомственных архивов81, Перечнем документов с указанием сроков хранения82, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этого используются положения о структурных подразделениях Компании, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.
В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- название вида документа;
- место составления;
- на какой год;
- название разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.
Примерная номенклатура дел, разработанная для ООО ДИН, представлена в приложении 8.
Формирование дел
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку83.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела84. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
В ООО ДИН формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации.
Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.
Формирование дел руководства Компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО ДИН занимаются сотрудники Общего отдела.
Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.
Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:
- папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением Основных правил работы ведомственных архивов;85
- для приложений к документам сформирована отдельная папка;
-документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;
- в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
- в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.
Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО Строительная Компания Дружба необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов86.
Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.
В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.87
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).88
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.89 Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.
При изменении названия структурного подразделения Компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.90
Подготовка документов к передаче в архив
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В структуре ООО ДИН до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях.
За сохранность документов в делах отвечают секретари структурных подразделений.
В настоящее время проводятся работы по созданию архива в структуре службы документационного обеспечения управления Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.
